Archives mensuelles : mars 2010

Dem@in le livre

demainlelivrePremier salon dédié au livre de demain, l’événement regroupait une petite vingtaine d’éditeurs, imprimeurs, constructeurs et prestataires. Tous dédiés au livre de demain, ils défendent des approches très numériques du livre avec des approches en convergences vers des concepts tels que:
* Le livre à la demande
Qu’il s’agisse de services en lignes aux auteurs, de qualité d’impression de livres en quelques unités avec une recherche de réduction des coûts ou de rapidité de mise à disposition des ouvrages, les différents métiers s’organisent et les technologies murissent.
* Le contenu du livre dédié à de multiples médias
Le format ePub apparaît faire l’unanimité des acteurs dans un but d’échange bien sûr mais aussi de retour sur investissement.
* La dématérialisation à tout va
Il s’agit de numériser les ouvrages existants au plus vite pour partager mieux encore les contenus.

Au gré des échanges de stand en stand, les commentaires sont très intéressant et par exemple:
– Unibook.com, site de livres à la demande, indique que 70% des clients de livres à la demande, sont souvent les clients eux-mêmes;
– Diadeis, industriel de la dématérialisation (membre Aproged), signale qu’ils numérisent des livres reliés à raison de pas moins de 1,5 millions de pages par mois.
– Nord Compo, prestataire spécialiste de la mise en page, n’hésite pas à prédire que ‘le IPad remplacera les Netbooks’ (M. C. Rozand).
– Polinum.net, plate-forme française multi-entreprises de ‘Numérisation Augmentée’, s’organise et mise sur le R&D pour le livre de demain.
– …
Des échanges riches en réflexion mais montrant aussi des entreprises en action pour un nouvel état du livre que le D&IM devra maîtriser.

Jean-Pierre BLANGER – Directeur R&D Ricoh
Membre Aproged – Groupe de travail D&IM

Formation Dématérialisation, Archivage électronique

AprogedForm J’ai participé à cette formation de l’APROGED pendant laquelle, le norme NF Z4201 est expliquée par des experts du comité de rédaction de la norme.

Réalisée en intra-entreprise chez Ricoh, nous avons avec des collègues et collaborateurs, au cours d’une journée très interactive, fait le point sur l’environnement législatif et règlementaire de l’Archivage des documents dématérialisés.
Nous avons notamment découvert les nouveaux contenus de la norme dans sa toute dernière version de 2009 et discuté la conservation long terme de documents tels que les Factures, les données et document comptables, les feuilles de paies, les appels d’offres,…etc.

La grande qualité des intervenants est indiscutablement un critère d’appréciation très positif pour cette formation.
Il n’y a pas réfléchir ! Un D&IM d’aujourd’hui ou de demain doit impérativement participer à cette formation et en assimiler le contenu pour une parfaite maîtrise du champs des possibles de la dématérialisation et de l’archivage électronique probant.

Jean-Pierre BLANGER
Directeur R&D Ricoh – Membre Aproged

Legal Requirements for Document Management in Europe

VOI Cette publication initié par VOI (Voice Of Information – Association allemande), constitue un guide qui s’adresse aux D&IM des organisations internationales.

Le guide aborde le cadre légal de l’écrit électronique en Europe.

Ecrit par les représentants d’associations centrées sur l’économie numérique dans chaque pays, il présente le contexte législatif et réglementaire pour le documents numérique dans chacun des pays suivants: Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, France, Espagne, Royaume-Uni, Suisse.
Pour lire ce guide,
cliquez ici.

Jean-Pierre BLANGER pour le Groupe D&IM

Nouveau glossaire de l’archivage

Comment ne pas conseiller vivement à tout Document & Information Manager (D&IM), la lecture du “Nouveau glossaire de l’archivage” écrit par Marie-Anne Chabin ?
Témoignage de sa grande expertise en ce domaine de l’Archivage et de la Conservation, elle aborde en 7 chapitres des définitions fondamentales:Glossaire
1- Qu’est-ce que l’archivage ?
2- Pourquoi archiver ?
3- Archiver des documents engageants
4- Le projet d’archivage
5- Les règles attachées aux documents archivés
6- Le processus d’archivage
7- Les outils de la conservation
A lire en cliquant ici et à conserver en tant que document de référence.

Jean-Pierre BLANGER – Directeur R&D Ricoh
Membre APROGED – Groupe de travail D&IM

Web3.0 et Cloud Computing ne sont pas un effet de mode

Atelier débat avec des membres du Groupe D&IM
le 15 mars à 18H30 à PARIS
(Inscrivez-vous en fin de page)

La Nétiquette n’a pas pu s’imposer au-delà d’un groupe limité d’utilisateurs solidaires. L’Internet des années 90 connait sa dernière étape avec le Web 2.0.
A la différence du précédent, le Web 3.0 n’est pas une bulle : il permet à l’utilisateur d’aller, via le réseau, à l’information dont il a besoin (l’inverse du spam) si son émetteur y consent (!). Véritable aboutissement des télécoms et de l’IT, c’est une infrastructure mutualisée étendue que l’utilisateur utilise(ra) en vertu d’un consentement mutuel.
cloud-computing1 Le Cloud Computing, les SAAS et le Peer to Peer sont des applications du type Web 3.0 quand l’accès au contenu (multimédia) intervient après l’autorisation de son fournisseur. C’est le cas sur LinkedIn® et Facebook® où il faut, depuis quelques mois, être accepté comme « ami »  pour accéder à l’information. Cela fait, priez… mais c’est un début ! Les lacunes restent nombreuses : authentification des utilisateurs, expression et opposabilité du consentement pour des usages* plus étendus, éventuelle nécessité d’une habilitation professionnelle, réglementée ou civile (mineur, etc.), contrôle parental, turnover des utilisateurs dans leurs structures, fusions-acquisitions, évolution réglementaire ou contractuelle, méta-cycles de vies, etc.

* Bien au-delà de l’accès au contenu en effet, se posent les questions de son droit d’usage par l’utilisateur ; et les suivants (notions d’héritage).

D’essences binaires, les techniques de blocage sécuritaires montrent chaque jour leur limite: trop complexes ou nombreuses, elles étouffent les processus métiers et provoquent leur propre contournement par les utilisateurs. La sécurité est appropriée au monde matériel mais elle ne l’est pas à l’humain, surtout lorsqu’il est confronté à des situations contextuelles et à l’exercice du libre arbitre.

Basé sur la notion d’appartenance à un groupe, le DLM (Digital Legal Management ou Gestion du droit d’usage de l’information) prend le parti de mettre l’homme en amont des systèmes, de considérer que la valeur de l’information n’est pas dans le fichier informatique mais dans l’usage (par lui) du contenu. N’apprend-t-on aux diplomates que dire qu’il y a un secret, c’est déjà le dévoiler ?

Cette considération a inspiré les juristes par deux fois : d’abord avec la convention de preuve (La loi du 13 mars 2000 a consacré l’existence légale des conventions de preuve, sans toutefois en fixer les conditions de validité (C. civ., art. 1316-2) puis avec les chartes d’entreprise qui dictent aux employés les limites et conditions d’utilisation du système d’informatique ; mieux, du système d’information. Ces deux solutions trouvent évidemment leur limite dans l’entreprise. Or aujourd’hui, la valeur de l’entreprise se trouve moins en son sein que dans l’interaction avec les tiers, c’est-à-dire dans l’organisation. Il faut donc un système inter-organisations qui soit juridiquement universel puisqu’on travaille à l’international et, autant que faire se peut, multilingue.

Cloud-comutingLe DLM fait appliquer des principes fondamentaux de droit par les systèmes informatiques pour établir un consentement opposable et le maintenir de manière dynamique entre des utilisateurs. Ces derniers n’ont pas nécessairement besoin de se connaître au sein du système d’information ; ce dernier fut-il cloudy. S’agissant donc d’une architecture et d’un procédé techno juridique, le DLM apporte une interopérabilité dont ont besoin les utilisateurs pour communiquer ou partager des contenus et des œuvres multimédia en dépit de l’hétérogénéité des outils informatiques qu’ils utilisent.

Le DLM n’est ni le produit d’un éditeur ni celui d’une législation. Pourtant, il homogénéise l’effort cognitif  des utilisateurs (IHM). Il est porteur de fluidité informationnelle, même  à l’international,.  De son côté, fonction essentielle de l’Organisation, le D&IM (Document & Information Manager) considère que le document est porteur de la conformité réglementaire. En établissant la responsabilité individuelle de chaque transaction d’usage documentaire, le DLM supporte et maintient la confiance interindividuelle.

Le DLM est donc une stratégie de gouvernance à laquelle le D&IM doit se consacrer.

Ce sujet sera au cœur de l’atelier débat qui se tiendra le lundi 15 mars à 18H30 – Hôtel La Louisiane – 60 rue de Seine – Paris 6°
Inscription préalable à l’atelier-débat sur 
http://www.doodle.com/nbvzvphypn37shzb

Très instructive journée à la FEDISA

FEDISA La FEDISA qui s’intéresse à  certains aspects des technologies documentaires  (en particulier information, stockage et archivage) que recouvre le D&IM a tenu son Congrès annuel le 26 janvier 2010.  Ce fut un beau succès organisationnel avec près de 400 personnes présentes au long de la journée qui se déroulait place d’Iena (Paris 16è).

Au plan du contenu,
* Jean Marc RIETSCH, Président, a introduit le Congrès. Nous avons constaté avec plaisir qu’il a abordé certaines thématiques du D&IM (nécessité d’une vue globale (holistique) difficile à obtenir dans les organisations en silo).
* Une conférence de Orange sur le Cloud Computing et les économies à en attendre par la mutualisation. Le Groupe D&IM est très favorable à cette évolution mais rappelle la nécessité d’un cadre très rigoureux pour équilibrer traitements distribués avec la nécessaire protection de la confidentialité de l’information.
* Au plan de l’environnement, BIOS Intelligence et l’ADEME ont mis un peu de mesure dans les débats opposant impact du papier et impact des NTIC. Le premier a été rapidement mesuré depuis quelques années et le papier a été accablé de tous les maux y compris de ringardise. On s’aperçoit, au moyen d’études complexes à mettre en œuvre qui commencent à apparaître que les NTIC ont aussi des impacts très forts voire pire que le papier dans certains cas !!!
* L’après midi a été consacrée à des interventions couvrant les aspects techniques et légaux plus réservées aux spécialistes. Vous en trouverez le compte rendu sur http://www.fedisa.eu/fedisa2007/info.php3?page=ARTICLES&id=458

Nous nous réjouissons du succès de cette initiative et de ce Congrès, qui si il n’a pas regroupé pas toutes les thématiques du D&IM, tente d’apporter une vision non étroite des technologies, processus  et pratiques documentaires dans les organisations.

Jean-Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-président Xplor

LABEL « Plate-Forme de Facturation Electronique »

C’est dans l’enceinte du siège du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables à Paris 7ème, que la FNTC (Fédération nationale des Tiers de Confiance) a inauguré le 3 février 2010 son LABEL « Plate-Forme de Facturation Electronique ». Devant une centaine de personnes, il a été présenté l’élaboration de ce label, auquel a participé le CoRef: Comité de Référencement indépendant (http://www.ticpme2010.fr/referentiel/archivage_electronique). Ensuite, le Président de la FNTC, Monsieur Jean Saphores, a remis le label à une première société: TrustMission, pour sa solution « Net-Correspondance ».

Ce label, après celui du Tiers-Archivage, et précédant celui du « coffre-fort numérique », sont importants pour les utilisateurs et donc pour le D&IM, car ils permettent d’établir qu’une prestation donnée répond au critère parfaitement connus d’un Référentiel public.

FNTC Lors de cette inauguration, la FNTC a aussi diffusé aussi dans sa collection « Guide de la Confiance de la FNTC », son quatrième guide: « le Guide de la Facture Electronique » à télécharger sur le site de la FNTC (http://www.fntc.org). Il permet à chacun de disposer d’un solide document de travail et d’explications précises quant à ce qui concerne les dernières normes, les lois et les bonnes pratiques relatives au Document numérique et à sa valeur probatoire.

L’inauguration s’est terminé dans une ambiance très conviviale où l’échange entre experts était ainsi favorisé.

Alexis BLUM
Consultant en Ingénieries Documentaires et Editique
Administrateur Xplor France

News sur les normes d’archivage

Norme NF Z 42-013
La commission AFNOR CN 171 a terminé la rédaction du guide d’application de la norme NF Z 42-013. Il est en phase d’approbation finale et devrait être publié dans le courant du premier trimestre.
Ce guide a pour objectifs :   Afnor
· Positionner la norme dans le projet d’archivage et fournir les éléments de compréhension des principaux points clés,
· Proposer une démarche projet,
· Répondre aux différentes interrogations au travers d’une FAQ.
La commission travaille maintenant sur la certification NF Z 42-013 avec le choix d’un organisme agréé.

ISO 14641
Cette norme française sert de base aux travaux de la commission ISO TC 171 pour la création de la norme ISO 14641. Dans l’état actuel des travaux, cette norme sera composée de deux parties :ISO
1 – le cœur du SAE (inspiration NFZ 42013),
2 – les relations du SAE avec les autres composants du Système d’Information.

Norme NF Z 42-020
La commission AFNOR CN 171 a lancé un groupe de travail "Coffre électronique".
Ce projet de nouvelle norme NF Z 42-020 semble être, pour l’instant, le seul sur ce sujet au niveau mondial. Les travaux prennent comme point de départ, les travaux antérieurs de la FEDISA et de la FNTC. Il faut espérer que cette norme va clarifier la situation cacophonique des nombreux coffres électroniques proposés actuellement sur le marché.

Pour mémoire:
NF Z42-013 – Mars 2009 Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.
ISO 14641 – Electronic archiving – Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic records preservation

Pour le D&IM
Gérard Godart
Concept Doc

Etude AIIM sur la capture de documents

L’étude de l’AIIM (Association for Image and Information Management):image

Document Scanning and Capture:
local, central, outsource – what’s working best?

présente un très grand intérêt pour le D&IM à qui elle donne ou confirme des orientations qui ne manquerons pas d’être suivies par de nombreuses organisations.

Quelques conclusions pour cette étude conduite en Novembre 2009 sur un panel d’entreprises de 10 à 5000 employés, multi-secteurs:

* La capture mutualisée sur MFP est un marché amené à croître comparativement aux scanners de bureau;
* Près de 50% des interrogés considèrent le ROI de la Capture de l’ordre de 12 mois (68% en 18 mois et moins);
* 30% des interrogés ont outsourcé des services de scanning;
* 32% des interrogés pensent que la capture diminuent les photocopies alors que 32% pensent le contraire;
* 25% des document scannés ont fait auparavant l’objet d’une photocopie;
* Chez les clients, la capture est avant tout Distribuée, avant d’être Centralisée et Outsourcée;
* S’il n’y a pas de volonté de suppression des scanners de bureau, les MFPs scanneront plus de documents que les scanners de bureau à l’avenir;
* Business drivers pour la capture: Accessibilité des documents, Amélioration des processus et mise en sûreté des documents;
* Business drivers pour le service: Pas de personnel, Coût du scan plus bas, Capacité de production;
* L’utilisation de la fonction Scan distribuée sur MFP est vue comme un atout permettant au opérationnel métiers s’approprier la fonction Capture;
* La fonction Scan des MFP est vue comme sous-utilisée par les organisations interrogées;
* 62% des interrogés considère que les impressions seront à l’avenir égales et supérieures à aujourd’hui.

Lien de chargement de l’étude: http://www.aiim.org/PDFDocuments/38054.pdf

Bonne lecture

Jean-Pierre BLANGER pour le Groupe D&IM
Directeur R&D Ricoh France – Membre Aproged