Archives mensuelles : avril 2010

Le papier, l’oublié des D&IM

Quand on observe les formes que peuvent prendre les informations, on observe trois natures différentes[1] :
– L’information numérique
– L’information écrite (manuscrite ou imprimée)
– L’information cognitive
Force est de constater que les NTIC ont engendré une multiplication exponentielle des informations numériques. Bases de données, fichiers passifs de formats divers, vidéo, audio, … le numérique s’est imposé comme élément vital au développement des entreprises, tellement vital que leur manque peut occasionner jusqu’à la fermeture de l’entreprise si les PCA et PRA n’ont pas été étudiés et testés régulièrement.

C3InkPenLa dématérialisation participe à cette gourmandise, dévorant des pétaoctets chaque jour plus nombreux. Elle trouve son essence dans le coût du traitement des supports papiers et dans la souplesse qu’elle apporte en matière de consultation, recherche, historisation et duplication.
Pour autant le zéro papier n’est pas d’actualité, il est même quasiment impensable de se passer de ce support qui s’adapte à tout sans plus de formalité que celui de l’usage d’un stylo. Pas d’ordinateur ou de PDA à allumer, pas besoin de réseau électronique pour communiquer, le postier est fiable, le papier a un côté charnel que l’informatique ne saura remplacer que par le long changement des mentalités. Dans l’entreprise on y matérialise, qui un mémo, qui un courrier ou un compte rendu de réunion sur ce support ancestral. On y re-matérialise les factures, bons de commandes, rapports et autres documents reçus au format électronique tant il rassure. Sur le papier se retrouve couché à un moment ou un autre l’essentiel des informations stratégiques, commerciales, administratives, comptables, juridiques, sociales ou mercatiques de l’entreprise.

Le rôle du D&IM
Document num trouéSi les fichiers informatiques bénéficient d’un panel de systèmes de protection limitant leur accès (singn-on, firewals, …) ou leur lisibilité (chiffrement) ; les systèmes de sécurité attachés au papier sont méconnus. Et pourtant…

Les moyens de protéger les informations sont parfois plus performants sur un support papier que dans un fichier informatique.

Le papier peut interdire ou contraindre la photocopie, il peut permettre d’authentifier formellement un original, des systèmes de traçabilité visibles ou invisibles peuvent y être imprimés ou inclus dans le papier lui-même, il est facile à conserver et sa destruction ne risque pas de laisser de trace.

Autant d’avantages qu’un D&IM ne peut ignorer et dont il doit impérativement prendre la mesure. La loi pourrait même l’y contraindre car un chef d’entreprise qui doit gérer sa société « en bon père de famille » ne peut pas ignorer les protections à mettre en place pour sécuriser ses documents imprimés. A défaut de quoi, tout comme pour les données informatiques, il pourrait être tenu pour responsable de leur manquement, divulgation trop aisée auprès de la concurrence ou dans l’espace public, si la pérennité de l’entreprise peut être mise en cause du fait de cette négligence. Il est donc indispensable au D&IM de cartographier l’ensemble des flux documentaires, d’en mesurer la criticité et la sensibilité, d’y appliquer les mesures de sécurité correspondant au risque.

Laurent SCHMITTE
Président d’ORCA SECURITY


[1] Voir étude ORCA SECURITY « Traitement Sécuritaire de l’Information, un autre regard pour sortir du brouillard » téléchargeable gratuitement sur www.orcasecurity.fr, rubrique E-Librairie.

The Greening of America: An Opportunity for Europe?”

image Microsoft a accueilli ce lundi 12 avril dernier, en son nouveau siège d’Issy les Moulineaux une importante mission commerciale américaine en France à la recherche de technologies et de partenariats sur le thème de l’Environnement (http://www.uscsfrance.com/green/greening_of_america2.html).

Microsoft en a profité pour décrire sa stratégie en la matière et, parmi diverses initiatives, a évoqué les aspects technologiques. Ils se déclinent en trois piliers:
– La réduction de la consommation électrique des produits logiciels (exemple : un PC sous Windows 7 consomme moins que les générations précédentes).
Les communications unifiées pour mieux soutenir tous types de services (visio et audio-conférence, échanges collaboratifs, etc…) pour réduire les déplacements physiques.
– Le cloud computing et l’usage intensif d’Internet pour optimiser les traitements et le calcul informatique en le confiant à des datas-centers utilisant les dernières technologies de réduction de consommation d’énergie.

Du point de vue d’un D&IM, cela pose des questions qu’il faut soulever et résoudre car la réduction de coût et la réduction de l’impact environnemental sont des propositions alléchantes. Si les D&I font l’objet de traitements en dehors du réseau interne de l’entreprise, il faudra en connaître les tenants et les aboutissants de façon détaillée. La DSI prendra à son compte la sécurité mais ne gérera pas ce sur quoi le D&IM agira.
Le D&IM pensera confidentialité, copyright, autorisations de consultation, copie et modification, intégrité et localisation des D&I. Et à l’expérience des « Clouds » grand public de type Facebook ou Google, on voit que l’enchevêtrement des architectures, des législations et des intérêts commerciaux rendent ce trajet plus qu’opaque et le D&IM devra faire la lumière et la transparence car les enjeux de l’entreprise l’exigent.

On ne peut que constater le silence en France à ce sujet alors que en Allemagne, ce sujet est porté au niveau ministériel.

En complément de lecture, ce lien: http://www.lefigaro.fr/web/2010/04/12/01022-20100412ARTFIG00424-internet-les-mysteres-du-nuage-numerique-.php
Un excellent article de vulgarisation sur l’impact du « Cloud » sur la vie quotidienne.

Jean-Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

Forum MPS France 2010

MPS = Managed Print Services = Services de Gestion de Parcs d’Impression Bureautiques = Gestion déléguée des impressions

Si vous êtes Utilisateur Final, le Forum MPS présentera des études de cas montrant comment de grandes organisation françaises, MPSForumcomme Le Magazine Le Point par exemple, on fait des économies grâces aux services MPS. 
Si vous êtes Revendeur, un parcours spécifique présentera l’état du marché et donnera de nombreux conseils et astuces pour mettre au point une offre MPS. Notamment, la session de formation montrera comment conduire un tel changement.
Le 18 Juin 2010 au Pavillon d’Armenonville – Paris Porte Maillot, se déroule ce forum avec conférences et exposants où vous découvrirez les meilleures pratiques de la bureautique maîtrisée.

Définition MPS: Services offerts par les fabricants d’imprimantes et multifonctions conçus pour aider l’utilisateur final entreprise à rationaliser la gestion des points d’impression et réduire au minimum les coûts associés à l’impression. MPS peut aider à réduire les coûts de possession, accroître la productivité et réduire la consommation d’énergie des équipements.

Le D&IM doit impérativement connaître les Services MPS et en favoriser la mise en œuvre au sein de son organisation.
Inscription à l’événement en cliquant ici !

Jean-Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

Le CIL séduit les grandes entreprises

CnilDans un arcticle publié sur le site de la CNIL, cette dernière nous indique que le quart des entreprises du CAC40 est aujourd’hui dotées du CIL (Correspondant Informatique et Libertés)  qu’impose la loi de 2005. Le CIL protège les employés quant à l’usage des données et des traces numériques qui les concerne dans l’entreprise. La fonction CIL peut être remplie par un salarié ou par un sous-traitant.

Quel rôle le D&IM est-il appelé  à jouer dans ce contexte du CIL ?
L’indépendance du CIL est un fondamental de la loi de protection des données personnelles. Ce n’est pas le cas de la fonction D&IM mais celle-ci épouse un champ d’application beaucoup plus large sur le plan opérationnel puisqu’elle concerne toute l’entreprise et sa pérennité. En englobant la conformité règlementaire, la fonction D&IM intègre le respect de celle du CIL.
Être éthique, c’est donner la priorité à l’homme sur les systèmes ou sur son propre ego.
Le CIL et le DIM sont responsables mais il ne sont pas décideurs. A la triple question “que veux-je faire, que dois-je faire, que puis-je faire “, ils répondent par l’information et le conseil ; éventuellement par un veto si leur étique est mise en jeu. Sous cette réserve du candidat étique, la juxtaposition des deux fonctions D&IM et CIL est possible. Je la crois souhaitable sur le plan économique puisqu’elle évite l’opposition des deux hommes en faisant appel à la conscience d’un seul ; et tandis que l’un et l’autre sont incontournables.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM
www.hub2b.com

Enterprise Marketing Services

Xerox Global Services (XGS) a présenté ce mercredi 14 avril une offre novatrice au marché français. EMSSous le nom de « Enterprise Marketing Services », XGS propose une offre de services qui vise a fédérer la production et la diffusion de documents marketing en exploitant les dernières technologies et les pratiques les plus récentes (base de données comportementales, e-mail, permission marketing, multi canal, composition à la volée, repurposing dynamique, impression à la demande) pour une efficacité accrue. Les résultats présentés de deux cas clients belges sont impressionnants et pertinents. 

Les critères retenus ont été à 100% marketing. Efficacité des envois, taux de lecture, taux de conversion, chiffres d’affaires réalisé. Les mots impression ou copieurs ne sont jamais apparus et s’ils l’avaient fait auraient été hors contexte. C’est bien une logique de services au métier du client et non de placement de produit qui prévaut.

Le GT de travail D&IM ne peut que se réjouir d’une telle initiative qui remet le document (indépendamment de sa forme physique) et son interaction avec le client au cœur des processus métiers. On n’est pas étonné de la complexité de la démarche et de la multiplicité des compétences requises à mettre en œuvre.

Globalement les entreprises ne sont pas parvenues en interne à franchir ces barrières organisationnelles et psychologiques. XGS tente, en faisant une offre de services de bout en bout sous sa bannière, proposant facturation unique, conduite de projet, vitesse d’exécution et prix tirés), de débloquer ces freins.

Jean-Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

Quels leviers pour un management optimal du Système d’Information

mod-2962050-1Un article de BPM-Channel  écrit par Hamilton Mann (Responsable des Offres IT Service Management pour Devoteam Consulting et auteur du livre "Améliorer la qualité des services" paru aux éditions Eyrolles), met en évidence les facteurs de succès pour la gouvernance d’un système d’information créateur de valeur. Pourtant, il apparaît à la lecture de l’article que la fonction D&IM est le chaînon manquant d’un gouvernance efficiente.

En effet….
Si la gouvernance du SI relève du comité exécutif et de son directeur général, nous pensons que le Document & Information Manager, le D&IM, doit être responsable des D&I dans l’organisation.

Le groupe de travail D&IM comme le relève cet article, nécessite la prise en compte des relations entre la gouvernance, la mise en œuvre du plan de gouvernance et la compréhension des enjeux et comportements par les Directions opérationnelles.
Or, il est patent qu’un trou fonctionnel et organisationnel est révélé par cette chaîne d’acteurs opérationnels. Celui qui manque est justement le D&IM à qui la gouvernance D&I est confiée par le comité exécutif et dont l’une des missions est justement de fédérer les directions opérationnelles quant à l’application de la politique documentaire.
Voilà pourquoi, sans mettre en cause le moins du monde le contenu de l’article, je pense que pour dégager de la valeur du Système d’Information, un quatrième facteur de succès indispensable est à prendre en compte: Créer une fonction D&IM au sein de l’organisation conformément au profil du présent site.

Jean-Pierre BLANGER – Directeur R&D Ricoh
Membre Aproged – Groupe de travail D&IM

Réseaux sociaux : la formation des salariés est stratégique pour limiter les risques en entreprise

ZdnetUn article de ZDnet écrit par Olivier Chicheportiche, met en lumière les contradictions à résoudre pour satisfaire les demandes opposées des utilisateurs et de leur DSI et Direction Juridique.

Les entreprises n’ayant pas de D&IM sont mal équipées pour résoudre ceci dans le consensus et la raison de ce problème est simple. Il n’y a pas de stratégie exprimée. Car si former est essentiel, la question est de former à quoi ? Quelle stratégie de l’entreprise est à expliquer aux salariés ? Quelle navigation sur ce chemin de crête étroit entre agilité de l’entreprise et de ses processus pour une meilleure productivité et une meilleure réponse aux divers enjeux marchés et clients opposées à la sécurité technique, financière et de propriété intellectuelle de l’entreprise ?

Le DIM proposerait une telle stratégie et permettrait de former les salariés et non de les sensibiliser. Ceci n’est qu’un pis aller puisque, une fois sensibilisé sans autre précision, chaque utilisateur et son management est laissé à lui-même.

Jean-Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-président Xplor