Le papier, l’oublié des D&IM


Quand on observe les formes que peuvent prendre les informations, on observe trois natures différentes[1] :
– L’information numérique
– L’information écrite (manuscrite ou imprimée)
– L’information cognitive
Force est de constater que les NTIC ont engendré une multiplication exponentielle des informations numériques. Bases de données, fichiers passifs de formats divers, vidéo, audio, … le numérique s’est imposé comme élément vital au développement des entreprises, tellement vital que leur manque peut occasionner jusqu’à la fermeture de l’entreprise si les PCA et PRA n’ont pas été étudiés et testés régulièrement.

C3InkPenLa dématérialisation participe à cette gourmandise, dévorant des pétaoctets chaque jour plus nombreux. Elle trouve son essence dans le coût du traitement des supports papiers et dans la souplesse qu’elle apporte en matière de consultation, recherche, historisation et duplication.
Pour autant le zéro papier n’est pas d’actualité, il est même quasiment impensable de se passer de ce support qui s’adapte à tout sans plus de formalité que celui de l’usage d’un stylo. Pas d’ordinateur ou de PDA à allumer, pas besoin de réseau électronique pour communiquer, le postier est fiable, le papier a un côté charnel que l’informatique ne saura remplacer que par le long changement des mentalités. Dans l’entreprise on y matérialise, qui un mémo, qui un courrier ou un compte rendu de réunion sur ce support ancestral. On y re-matérialise les factures, bons de commandes, rapports et autres documents reçus au format électronique tant il rassure. Sur le papier se retrouve couché à un moment ou un autre l’essentiel des informations stratégiques, commerciales, administratives, comptables, juridiques, sociales ou mercatiques de l’entreprise.

Le rôle du D&IM
Document num trouéSi les fichiers informatiques bénéficient d’un panel de systèmes de protection limitant leur accès (singn-on, firewals, …) ou leur lisibilité (chiffrement) ; les systèmes de sécurité attachés au papier sont méconnus. Et pourtant…

Les moyens de protéger les informations sont parfois plus performants sur un support papier que dans un fichier informatique.

Le papier peut interdire ou contraindre la photocopie, il peut permettre d’authentifier formellement un original, des systèmes de traçabilité visibles ou invisibles peuvent y être imprimés ou inclus dans le papier lui-même, il est facile à conserver et sa destruction ne risque pas de laisser de trace.

Autant d’avantages qu’un D&IM ne peut ignorer et dont il doit impérativement prendre la mesure. La loi pourrait même l’y contraindre car un chef d’entreprise qui doit gérer sa société « en bon père de famille » ne peut pas ignorer les protections à mettre en place pour sécuriser ses documents imprimés. A défaut de quoi, tout comme pour les données informatiques, il pourrait être tenu pour responsable de leur manquement, divulgation trop aisée auprès de la concurrence ou dans l’espace public, si la pérennité de l’entreprise peut être mise en cause du fait de cette négligence. Il est donc indispensable au D&IM de cartographier l’ensemble des flux documentaires, d’en mesurer la criticité et la sensibilité, d’y appliquer les mesures de sécurité correspondant au risque.

Laurent SCHMITTE
Président d’ORCA SECURITY


[1] Voir étude ORCA SECURITY « Traitement Sécuritaire de l’Information, un autre regard pour sortir du brouillard » téléchargeable gratuitement sur www.orcasecurity.fr, rubrique E-Librairie.

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