Archives mensuelles : septembre 2010

Archivage Electronique, Cloud Computing et valeur probante

Un intéressant Petit Déjeuner a eu lieu ce matin Mardi 28 septembre 2010 sous la houlette de la FEDISA et qui avait pour titre: Archivage Électronique, Cloud Computing et valeur probante.

Microsoft Participaient à cette manifestation Microsoft dont les interventions sur le Cloud sont toujours attendues et CIMAIL qui présentait son produit Easyfolder SAE qui s’intègre dans SharePoint 2010.

Fedisa_ La FEDISA par l’intermédiaire de son Vice Président a rapidement rappelé les enjeux. Puis est venue la présentation de Microsoft qui a été un peu décevante. Il s’agissait d’une avalanche de slides produits (record battu de 47 en 20 minutes !!!) et n’avait que peu avoir avec le thème de la manifestation. On attendait plutôt quelque chose qui montrait que Microsoft comprenait les enjeux du Cloud en particulier en termes de localisation de données et donc d’engagement contractuels associés.

Cimail Enfin CIMAIL Solutions  a fait une présentation très propre en trois parties. Un premier intervenant a bien décrit les questions que pose le Cloud en matière d’archivage, un deuxième a présenté des cas concrets de déploiement même s’il n’apparaissait pas clairement que l’on faisait appel à la valeur probante dans un Cloud. Enfin une série de Questions&Réponses a permis d’échanger avec la salle où les questions ont porté sur la mise en œuvre de tels systèmes, de leur stabilité dans le temps et de leur réversibilité si on désire changer de fournisseur.

Les présentations sont à obtenir auprès de la FEDISA.

Jean Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

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Information et documentation

Afnor7La normalisation progresse dans le domaine d’application ‘Information et documentation’.
Sont actuellement soumises à enquête publique les propositions de normes suivantes:

PR NF ISO 30300
Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Principes essentiels et vocabulaire
Cette proposition de norme définit les objectifs associés à l’utilisation d’un système de management des informations et des documents, donne les principes d’un système de management des informations et des documents, décrit une approche processus et spécifie les rôles de la direction. Il fournit également les termes et définitions applicables à la série de Normes internationales ISO 30300.

PR NF ISO 30301
Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Exigences
Cette proposition de norme spécifie les exigences relatives à un système de management des informations et des documents (SMID) visant à soutenir un organisme dans la réalisation de son mandat, de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs par le développement et la mise en œuvre d’une politique et d’objectifs relatifs aux informations et aux documents et par la mesure et la surveillance des performances.

La série des normes ISO 30300 est élaborée dans le cadre des normes de systèmes de management afin d’être compatible et de partager des éléments et une méthodologie avec d’autres normes de systèmes de management. Elle fournissent des lignes directrices sur différents aspects et éléments en vue de concevoir, mettre en œuvre, surveiller et améliorer le fonctionnement du système de management des informations et des documents (D&I).

Que les propositions deviennent des normes ou non, elle présentent un très fort intérêt pour le D&IM. Celui-ci doit en effet coordonner les utilisateurs des ces futures normes qui s’adressent explicitement aux:
– Dirigeant des organismes;
– Professionnels des informations et des documents
– Professionnels de la gestion des risques et de l’audit;
et à tous ceux qui créent ou contrôlent des informations et des documents.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Le SaaS au secours des factures entrantes dématérialisées

Selon une étude image sponsorisée par image

Bénéfices d’une solution d’automatisation des factures fournisseurs
(Personnes interrogées sur importance forte et très forte)
79% Conformité avec les obligations règlementaires de délai de paiement
77% Facilité de recherche des archives en cas d’audit comptable grâce à
        l’archivage électronique
77% Réduction des coûts de traitement
77% Revalorisation de la fonction comptable
74% Réduction du temps passé par les comptables pour la saisie
70% Réduction des coûts de stockage grâce à l’archivage électronique
69% Simplification du processus de validation des factures

Principaux avantages d’une solution d’automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs en mode SaaS
51% L’accès aux dernières versions et fonctionnalités de la solution
48% Une interface utilisateurs simple et ergonomique (Web)
47% La mise en place de ce type de solution est transparente pour votre entreprise
38% La possibilité d’accéder à la solution en situation de mobilité (de la maison, de
        chez un fournisseur, en déplacement…)

Les chiffres marquants de l’étude IDC/Esker démontrent que:
62% des entreprises souhaitent s’équiper d’une solution de dématérialisation de factures entrantes;
84% des entreprises interrogées sont prêtes à choisir le mode SaaS.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

S’il fallait encore démontrer l’importance de la fonction D&IM…

imageAlors que le le Secrétariat à l’Economie numérique fait le point sur les métiers de l’internet, on découvre une fois encore que la question de la gouvernance documentaire n’est pas prise en compte globalement.

imageEn effet, on découvre que les métiers techniques sont très détaillés, et dans la catégorie ‘Administration’, que les fonctions d’Expert en sécurité informatique et de Juriste internet sont mises en évidence. Ou encore dans la catégorie ‘Gestion de l’information et des connaissances’, on trouve le Knowledge manager ou le Responsable de l’archivage Web. Alors d’accord ces fonctions se préoccupent des Documents et Informations à publier même si on peut discuter leurs dénominations, mais rien sur les questions des gestion des flux circulants en interne et externe à l’entreprise, rien sur la sensibilisation et la formation nécessaires auprès des directions opérationnelles, rien sur la stratégie Document & Information dont l’Internet n’est que l’un des aspects, rien sur la mise en cohérence des métiers cher à l’activité du D&IM,… etc.
Il reste encore beaucoup de chemin à parcourir pour faire connaître et reconnaître la fonction Document & Information Manager essentielle à la gouvernance documentaire des entreprises. Les contributeurs du présent site doivent accroître encore leur efforts de communication.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Forum des acteurs du numérique 2010

Pour les D&IM, un événement à ne pas manquer
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Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh