Archives mensuelles : novembre 2010

Le D&IM à l’honneur sur le salon INFO to DOC

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Ce salon né du regroupement de deux salons regroupait largement les sociétés expertes de la dématérialisation et une partie des spécialistes de l’éditique. Pourtant, une fréquentation très faible des visiteurs est à regretter même si on peut noter que la conférence sur la “Gouvernance Documentaire en Entreprise: Stratégie et Propositions” a pu tirer son épingle du jeu avec une trentaine d’auditeurs.
Nous avons le plaisir de partager ici, la présentation réalisée lors de  cette conférence:

Au-delà de la conférence, la visite du salon a été un vrai plaisir avec des fournisseurs extrêmement disponibles et à un niveau d’expertise indiscutable. On pouvait échanger très facilement sur des sujets aussi actuels que la dématérialisation fiscale, la dématérialisation des bulletins de salaire, l’email sécurisé, l’horodatage, la gestion, l’impression multi-canal, le courrier numérique, le coffre-fort numérique, l’archivage électronique probant, le paiement en ligne, les workflows de production en éditique ou les workflows métiers et les environnements collaboratifs… Autant de technologies dans lesquelles l’utilisateur c’est sûr ne peut plus s’y retrouver !!!

Le niveau d’expertise nécessaire pour comprendre et maîtriser l’intégration nécessaires des technologies et services du document numérique n’est autre que celui du D&IM dont l’expérience accumulée est seule à permettre d’éviter de nombreuses surprises à l’entreprise/organisation qui s’engage dans la dématérialisation… Une évolution inéluctable.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Managed Document Services

image Ricoh et IDC ont publié un livre blanc sur les enjeux et le potentiel des ‘Managed Print Services’ sur le marché européen: ‘Une gestion documentaire réussie au sein d’un nouveau paradigme de l’information’.

Rappelons que selon IDC, les MPS sont un « accord contractuel entre un utilisateur et un prestataire de services qui consiste à déléguer la responsabilité de la gestion de l’infrastructure et des applications d’impression et d’imagerie moyennant des frais de gestion négociés et selon un ensemble de niveaux de service prédéfinis ».

L’étude confirme que les collaborateurs d’une entreprises passent en moyenne 7,4 heures par semaine à rechercher des informations sans les trouver…
Elle indique aussi que le marché des MPS en Europe de l’Ouest devrait connaître un taux croissance annuel moyen de 10,1% au cours des cinq prochaines années et passer de 2,7 milliards de dollars en 2009 à 40,1 milliards de dollars en 2014.

MDSA l’occasion de cette étude, Ricoh annonce qu’au-delà de la pratique de MPS qui résulte d’une méthodologie rigoureuse et de forts potentiels humains et technologiques, elle élargit son champ d’intervention par son approche ‘Managed Document Services’. Cette dernière est fondée notamment sur une offre ‘Outservicing’ et ainsi, économies, infrastructure verte et flexibilité sont des caractéristiques étendues aux bénéfices des entreprises.

MPS, et plus particulièrement MDS qui prend en compte les processus documentaires et leurs impacts métiers, concernent le D&IM au premier chef. Facteurs d’économie, de productivité, d’optimisation des processus documentaires, de conduite du changement, d’innovation technologique,… MDS contribue par son approche multi-dimensionnelle à l’accroissement de la maîtrise des flux et processus documentaires, recherchés dans les différentes missions du D&IM, pour laisser l’entreprise se concentrer à nouveau sur son cœur de métier.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Externalisation des archives publiques dématérialisées

RF La conservation des archives publiques et notamment celles de collectivités locales est réglementé. L’externalisation des archives dématérialisées est permise sous réserve d’un agrément de l’administration des archives nationales qui dépend du Ministère de la Culture.

La règlementation repose notamment sur les textes suivants:
Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.
Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 qui autorise le dépôt d’archives publiques, pendant leur durée d’utilisation courante, auprès d’une société agréée par l’administration des archives.
Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 du Ministère de la Culture et de la communication fixe les conditions pour obtenir l’agrément auprès du Service Interministériel des Archives de France.
Arrêté du Ministère de la Culture et de la communication du 4 décembre 2009 précise les normes relatives aux prestations d’archivage et gestion externalisée, en particulier demande la conformité à la norme NF Z42-013.

En fonction de son organisation, le D&IM vérifie que le Records Manager, le Responsable des Archives ou tout autre responsable d’une décision d’externalisation des archives est bien au fait des lois et normes en la matière.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Canon Expo à Paris

Canon-Expo

Canon  Canon Expo s’est arrêtée à Paris du 12 au 14 Octobre dernier, après New York et avant l’Asie.

Tous les 5 ans
Cet événement se tient tous les 5 ans et est assez important en taille, occupant une halle entière à La Villette (Paris 20è).
Il y a de bonnes raisons pour ce planning quinquennal. La plus importante est de montrer au marché des produits et technologies qui pourraient sortir dans les 5 ans. C’est une bonne durée car les produits de l’année prochaine et de l’année suivante sont déjà au stade du dessin et du prototype voire de la pré-production. Pour dans 5 ans, il y a encore des changements et des adaptations que le fabricant peut réaliser et faire un teste grandeur nature auprès des meilleurs clients est très important.

Une gamme très large
Canon veut s’assurer que les visiteurs repartent avec une bonne idée de l’étendue du portefeuille produits. La simple taille de l’événement fait déjà passer le message. Si vous demandiez à Mr Dupont dans la rue ce que représente Canon, il est probable qu’il vous réponde appareil photo et photocopieur. Mais il n’est pas certain qu’il aille beaucoup plus loin.
En fait Canon se présente comme TOUT pour l’image avec trois étapes principales. L’entreprise fournit des technologies qui « capturent », qui « transforment » et qui  « restituent »:
« La Capture » est présentée au travers de l’exposition par des démonstrations spectaculaires. Il y a des capteurs puissants pour les images 3D, pour les images très haute définition, les images du corps humain, la vidéo, des scanners, etc. toute une série d’appareils hautement sophistiqués.
« La Transformation » est présentée au moyen de nombreux logiciels d’imagerie et de workflow. Leur démonstration est naturellement moins spectaculaire et la gamme n’est pas aussi large que dans la catégorie précédente. L’héritage « matériel » de Canon reste très présent car ce sont les racines de l’entreprise et cette phase démontre leurs capacités.
« La restitution » couvre les mondes électroniques et papier. Bien sûr un utilisateur peut restituer l’image électroniquement grâce aux lignes de produits tel que écrans et projecteurs. De plus la gamme d’impression est très large. Les démonstrations utilisent de nouvelles formulation d’encre qui s’éloignent des toners traditionnels.

OCE Une vraie nouveauté est le fait que c’est le premier événement public important où Canon et Océ présentaient sous un toit unique. Océ fait désormais partie intégrante du portefeuille Canon de produits et de marques. L’intégration semble se poursuivre quoique ‘il reste des questions en suspens. 
Un sujet est bien sûr l’harmonisation des moteurs d’impression. Océ, quand il était indépendant, construisait et achetait des moteurs. Les contrats de fourniture ont rapidement changé en faveur des moteurs Canon qui sera le principal fournisseur des gammes Océ.
Pour le visiteur c’est moins évident en termes de logiciel. Canon a ses propres logiciels dans le domaine bureautique. Pour la gestion des parcs, il a un accord important avec Hewlett Packard. Toutefois la gamme est étroite dans le domaine de la Production C’est un domaine où Océ a un rôle à jouer et a des offres logicielles sérieuses soit en production propre soit achetées. Il sera intéressant de suivre les développements dans ce domaine.

Atteindre le haut de la chaîne de commandement
Enfin la plus grosse annonce dans une perspective du D&IM est que Canon a décidé, plus que jamais, de devenir un interlocuteur écouté de la DG et du Conseil des entreprises  Il est manifeste que Canon devra s’intéresser au D&IM.
Pour cela,
Canon utilise une baseline de communication qui s’appelle Managed Document Services (MDS) qui va plus loin que le Managed Print Services (MPS) en cours chez d’autres fabricants. Au delà des pages imprimées et des équipements nécessaires, Canon nous rappelle qu’ils apportent aussi les outils de l’image. Canon y attache beaucoup d’importance car les nouvelles méthodes de communication incluent de plus en plus d’images et de vidéo. Canon pense (et il n’est pas de D&IM qui les contredira) que les directions d’entreprise ne réalisent pas l’importance que Canon a comme fournisseur du fait de ce volume d’affaires plus important et des enjeux associés. Canon veut changer cela.  Pour progresser, Canon a donc signé une alliance avec Accenture qui fournira les moyens d’accéder au sommet des hiérarchies des organisations de par sa connaissance des bonnes méthodes et des bons sujets.

Canon se voit bien placé face à ses concurrents du fait des volumes d’affaires plus importants qu’il peut piloter de par sa maîtrise des deux technologies (papier et imagerie vidéo). Si l’on considère les quantités de vidéos postées sur YouTube ou Dailymotion chaque jour par les jeunes professionnels et les départements marketing, cela fait sens à long terme. Il y aura toutefois encore des barrières organisationnelles à franchir pour parvenir à cette maîtrise. C’est d’ailleurs tout l’enjeu du D&IM.

La preuve a été faite qu’il a été difficile d’adresser la Direction avec l’impression et le document du fait des organisations en silo. Plusieurs facteurs y ont contribué comme le manque de glamour, l’analyse business un peu insuffisante de l’industrie et les montants en jeu jugés trop faibles.
Il nous semble que l’incompréhension reste et pour deux raisons principales : le manque de lisibilité des enjeux et la complexité des réponses à apporter. Le groupe D&IM milite pour qu’existe cette fonction qui soit capable de comprendre le discours d’une entreprise telle que Canon et capable, et si cela correspond aux intérêts de l’entreprise, de mettre en œuvre ces méthodes soutenues par ces technologies.

Le monde avance et Canon aussi.
C’était l’objectif de la démonstration Canon Expo.
Rendez-vous en 2015 avec de nombreux D&IM… C’est demain !

Jean Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

Charte du droit à l’oubli

image Le 13 octobre 2010, Madame Nathalie Kosciusko-Morizet – Secrétaire d’Etat chargée de la prospective et du développement de l’économie numérique, signe avec quelques acteurs de l’économie numérique la Charte du droit à l’oubli.
Cette signature conclue un travail de concertation engagée en novembre 2009 et engage les signataires à:
– Favoriser les actions de sensibilisation et d’éducation des internautes par:
. la mise en œuvre d’action de pédagogie,
. l’affichage clair sur la page d’accueil de leur site Web d’un lien vers leur politique de protection de la vie privée et
. Fournir dès la collecte des données concernant les internautes, une information claire sur la durée de conservation et les modalités d’accès et d’opposition de celles-ci.
– Protéger les données personnelles de l’indexation automatique par les moteurs de recherche;
– Faciliter la gestion des données publiées par l’internaute par:
. L’accès à la visualisation des données connues de l’internaute,
. La possibilité de suppression de l’enregistrement et
. L’information de l’internaute quant au opérations menées.
– Adopter des mesures spécifiques d’information pour les mineurs;
– Mettre en place un outil de signalement ou un bureau de réclamations;
-Transférer les données dans les mêmes conditions de protection en cas de transfert vers un prestataire tiers.

Il va de soi que les recommandations de la Charte du droit à l’oubli dans les sites collaboratifs et les moteurs de recherche constituent des avancées en matière de protection des données personnelle et qu’à ce titre le D&IM doit veiller à leur application dans son organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh