Archives mensuelles : janvier 2011

Congrès FedISA du 25 janvier 2011

« 10 ans de dématérialisation et d’archivage électronique : encore tant à faire ! »

FEDISA La semaine passé a eu lieu le 4è Congrès de la FedISA qui a réuni près de 400 personnes à Paris, preuve de la rencontre opportune de l’efficacité renouvelée de l’organisation et de l’actualité des sujets abordés.
Le thème en était « 10 ans de la dématérialisation et d’archivage électronique:  encore tant à faire ! », et le congrès était donc un moment de respiration bienvenu pour en envisager les 10 prochaines années.

Deux lignes de réflexion future furent soulevées.
. La dématérialisation est par essence internationale et les cadres juridiques sont nationaux. Il y a là une complexité qui freine le marché tant du côté de l’offre (gestion de la complexité) que de la demande (incertitude quant au cadre juridique).
. Lié a cela se retrouve souligné le rôle du citoyen dans un monde très (trop) technique qui échappe à la compréhension de l’homme normal, le citoyen électeur.

démat Dans son discours introductif, M. Jean-Marc Rietsch – Président de la FedISA –  a exprimé ses réserves quant au terme de « dématérialisation » qui est compris comme une simple numérisation de documents papier existants. Il place l’enjeu sous le vocable « Management des données numériques » qui recouvre, en plus des réalités techniques, les aspects juridiques, de développement du marché, et de manière explicite et globale de gouvernance numérique. On voit bien que l’on quitte le « pareil » numérisé vers une dynamique différente, plus forte mais aussi plus dérangeante. Elle est propice et aux bouleversements et aux succès.

Son intervention a été suivie par celle de M. Bernard DUBS (du BIT GROUP) qui a esquissé une analyse pertinente et remarquable de l’«Entreprise Numérique 2020». donnéesnum Pour lui il s’agit d’un aboutissement d’une période (1970/80) d’équipement initial sous le primat de la Technique et de la Production, puis de l’arrivée lors du renouvellement de ceux-ci (1990/2000) au pouvoir de la Demande et du Marketing générant des organisations matricielles, pour arriver à une période (à notre avis déjà entamée) de Demande Volatile, qui entraîne les fameuses organisations en réseau entre Clients, Partenaires et Fournisseurs agrégeant des offres évolutives et personnalisées. En venant d’une simple gestion de l’Information, on se dirige vers une élaboration de la Connaissance via « un puits central numérique et d’énergie IT ».

Pour les intervenants suivants, cet afflux (explosion ?) de données parait très gérable. Ils n’ont pas tort car les moyens techniques qu’ils proposent permettent de le faire à un coût raisonnable.  Mais il est sous entendu qu’il faut un minimum d’organisation pour résoudre le problème.

Du point de vue du D&IM c’est là un problème de fond. Entre le discours incantatoire de l’organisation souhaitable (je ne parle même pas d’idéal) et la réalité terrain quotidienne très éloignée de cela, il nous semble essentiel de combler le fossé. C’est une clé de la performance future des entreprises pour leur donner flexibilité réactivité et performance économique. Précisément le D&IM sera au croisement de ces enjeux par sa compréhension stratégique de l’efficacité de l’entreprise.

Une dizaine de présentations (voir la liste ci-après), toutes forts intéressantes, et couvrant les domaines techniques, organisationnels et juridiques ont suivies pour réaliser un Congrès professionnel et réussi.

Jean-Louis de la Salle                                       Alexis Blum
Vice-président Xplor                                       Consultant
Aurea Performance SAS                                Membre Xplor

Si vous désirez recevoir les présentations PowerPoint des différents intervenants, merci de les demander  par mail à la FedISA:
1. Dématérialisation de factures, enjeux et solutions, Thierry Blanc (STS Group)
2. Archivage des e-mails, Alain Heurtebise (Messaging Architects)
3. Signature électronique, rétrospectives et enjeux, Thibault de Valroger (Keynectis)
4. L’horodatage au service de l’archivage, Julien Stern (Cryptolog)
5. Quelle gouvernance face a l’augmentation des données et des contraintes règlementaires, (Sair Naji)
6. Archivage électronique, historique et exemples, Dominique Lhopital (Arcsys Software)
7. Le dépôt électronique notarial, Jacques Binard (Chambre des Notaires de Paris)
8. Dématérialisation et automatisation des flux entrants et sortants, Bruno Lamard (ACMN VIE), Alain Navaro (Kofax)
9. Collectivités et RGS, Francis Kuhn (Sictiam), Florence Esselin (ANSSI)
10. Financement du risque, Jean-Laurent Santoni (Gras Savoye Sageris)

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Vous avez dit BYOT ?

business_man_with_laptop_-_ Le monde de l’entreprise nous apporte un nouvel acronyme
BYOT : B
ring Your Own Technology (Tools)

que l’éminent Louis Naugès propose de traduire par
AVOP : Apportez Vos Outils Personnels.

Devant les difficultés de conservation des données et des matériels informatiques confiés au personnel, l’AVOP consiste à doter chaque collaborateur d’une allocation de l’ordre de 50€/mois (=1.800€ sur 3 ans à comparer à l’investissement-entreprise de l’ordre de 3 à 4.000€) pour qu’il acquière le matériel qui convient le mieux à sa fonction.

Selon Unisys , 32% des I-Workers interrogés sont OK pour financer totalement leur matériel, 21% acceptent de prendre la moitié des frais et autant acceptent de financer le 1/3 de la dépense.

Le D&IM aura tôt fait de rapprocher la stratégie BYOT-AVOP de celle des voitures dont on sait que, personnelles, elles sont incomparablement mieux entretenues que lorsque les véhicules de fonction, lesquels restent sur les bras de l’entreprise lorsque le collaborateur la quitte. Faites les comptes…

GSM, androïde, PC, Mac, Tablette, Ipad, SaaS, l’accès partout n’importe quand est au choix du collaborateur qui peut l’utiliser indifféremment à des fins personnelles et professionnelles. Dans la rubrique avantages-inconvénients, le D&IM dressera une liste des + et des – en tenant compte des facteurs sécurité, de droit d’usage des informations en matières de stockage et de partage, de la souplesse des horaires pour aller dans le sens du nomadisme et du travail tantôt à domicile, tantôt connecté aux SI des partenaires, etc.

Une organisation associant la confiance et la sécurité, le matériel professionnel et des outils personnels est-elle moins onéreuse et plus vertueuse pour l’entreprise ?
Oui, j’en suis convaincu pour peu que la fonction D&IM soit pleinement reconnue, respecter et active ; ce qui rejoint les 12 recommandations d’Unisys: Surveiller les employés, gérer le droit d’usage des informations en indiquant ce qui peut sortir et ce qui ne doit pas sortir, comprendre et gérer les rôles des utilisateurs, inventorier les technologies courantes, prévoir les besoins de maintenance, proposer un portail d’accès unique, intégrer la fonction e-commerce pour le règlement de certains services et produits, instituer une politique de droit d’usage des matériels et une autre pour les D&I, ainsi que des moyens de leur gestion ; mettre en place un système de consentement interindividuel,  lancer une opération pilote, simplifier et rendre le programme facile à utiliser.

Autoproclamé « Leader mondial des technologies d’information, Unisys » oublie un point crucial qui n’échappe pas à un D&IM habitué à prendre de la hauteur de vue : l’ensemble du dispositif doit être juridiquement opposable et non-répudiable par les utilisateurs. C’est l’objet du DLM dont nous parlons souvent dans les colonnes de ce blog.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B

KPMG justifie le DLM par une étude

image Une statistique réalisée par KPMG, publiée par le Journal du Net, révèle que  30% des pertes critiques d’informations de l’entreprise sont imputables à la négligence (terme élégant pour parler d’irresponsabilité) des collaborateurs de l’entreprise.

Considérant que la gestion du droit d’usage (DLM) organise le consentement de l’utilisation des informations par les collaborateurs, c’est un tiers de ces pertes que le Digital Legal Management éradique.

La tendance est à l’aggravation : KPMG précise qu’au cours du premier semestre 2010, la malveillance interne a augmenté de 21% ; plus que le vol d’ordinateurs (15%), le piratage (12%) ou le vol de supports amovibles (10%) (Source: Le Journal du Net) .

Considérant que les systèmes de sécurité n’agissent pas sur l’attention et la responsabilité individuelle sans entraver gravement les performances individuelles, les D&IM (Document & Information Managers) doivent entamer sans tarder la démarche d’une classification et du marquage du droit d’usage des documents et informations qui circulent en interne et avec les partenaires.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B DLM SARL

Cigref… cap sur le numérique !

imageLes changement auxquels le CIGREF (Club Informatique des Grandes Entreprises Française) se livre, ne doivent pas échapper aux D&IM. Ils auront à coup sûr un impact direct favorable à la création et la reconnaissance de la fonction des Document & Information Manager.

2010 restera une année importante pour le Cigref qui change: de président avec la présidence de Bruno Ménard – VP IS de Sanofi Avantis,  de Club associatif à réseau, de logo (cf. ci-dessus), d’objectif: “Promouvoir la culture numérique comme source d’innovation et de performance”, de cap: “Des Systèmes d’Information vers l’Entreprise numérique !’”. Ainsi en fêtant ses 40 ans, le Cigref veut selon les mots de son président, passer ‘”du pari informatique au défi numérique !”

La stratégie du Cigref résumé par son président, conviendra volontiers aux D&IM: “Engagement, Entreprise numérique, Culture du numérique”.

Alors que 2010 a consacré la naissance du “Cloud Computing”, comme le confirme les intervenants à la conférence anniversaire du Cigref, nous devons en 2011 prendre en considération le changement de cap annoncé du Réseau des Grandes Entreprises. En 2011, nous serons donc très attentifs à rapporter dans le présent blog, les questions posées et les recommandations proposées par le Cigref, pour tout ce qui nous apparaîtra en relation avec les champs d’actions des D&IM; sans aucun doute, le Cigref sera prolixe en la matière.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre CLUSIF – Directeur R&D Ricoh France

Déclarez vos papiers !

Vous émettez des papiers en volume supérieur à 5 tonnes en 2010 ?
ecoFolio Vous devez déclarer ce volume auprès d’EcoFolio avant le 28 Février 2011 !
Vous devrez acquitter une Eco-contribution de 38 €HT/tonne en Avril 2011.

En effet, vous devez pratiquer ainsi:
· Depuis le 1er Janvier 2006 si vous êtes émetteur d’imprimés gratuits à destination des particuliers;
· Depuis le 1er Juillet 2008 si vous êtes donneur d’ordre qui émet ou fait émettre des imprimés papiers, y compris à titre gratuit, à destination des utilisateurs finaux;
. Depuis le 1er Janvier 2010, les papiers utilisés en bureautique: impression, enveloppes… sont concernés.

Les imprimés papiers englobent le publipostage, les catalogues, les magazines de marques, les publications d’entreprises et les rapports d’activité.

Alors D&IM, soyez vigilants et vérifiez que cette pratique est prise en compte dans votre organisation. Il s’agit de contribuer au recyclage et de tenir une conduite éco-responsable.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre CLUSIF – Directeur R&D Ricoh France

Loppsi II

Selon Wikipedia, “une société d’intelligence économique (SIE) est une société de conseil et de services aux entreprises. Sa mission consiste à étudier et comprendre l’environnement économique dans lequel son client a choisi de se développer”.

Les-Echos Dans un article paru sur le blog des Echos sous le titre “Intelligence économique et Loppsi II[i] : le texte doit être amélioré”, Maître Thibault du Manoir de Juaye[ii] pose la question du périmètre des professionnels visés par la loi ; tout à fait critique pour les D&IM : “La loi entend réglementer toutes les activités d’IE et elle ne fait aucune distinction entre les prestataires et les activités exercées au sein des entreprises pour leur propre compte. Il faut cependant nuancer cette affirmation puisque les procédures d’agrément et d’autorisation mises en place ne concernent que les sociétés d’IE”. L’avocat propose également de réfléchir à ce texte dans le cadre du lobbying.

La loi LOPPSI II revient devant le Sénat le 18 janvier 2011. Les D&IM peuvent utiliser le blog D&IM (qui transmettra) pour faire part de leurs remarques, attendu que “ce texte qui constitue déjà un réel progrès par rapport aux textes antérieurs”.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B DLM SARL


[i] LOPPSI : Texte transmis au Sénat accessible ici

[ii] Maître Thibault du Manoir de Juaye, Avocat à la Cour, a commencé à travailler en cabinet d’avocats en 1987. Il a fait de l’Intelligence Economique et de la Propriété Intellectuelle, ses spécialités. En Savoir plus ici