Document & Information : affaire de gouvernance


 SpeakerJ’ai peur que le mot gouvernance ne subisse le même galvaudage que titre de DSI (Directeur des Systèmes d’Information lorsque tant de DI (Directeur informatique) sont montés en hiérarchie par effet de paresse d’une gouvernance qui confondait  l’utilisation des nouvelles technologies de l’information avec la technique informatique. Alors soyons clairs : l’informatique est à l’information ce que la maçonnerie est à l’habitat. Et la gouvernance est à l’entreprise ce que le management est à ses fonctions.

Il me semble dès lors, impropre de parler de « gouvernance documentaire » quand on travaille sur le management documentaire. Pourquoi cette polémique me direz-vous ? Parce que je crois que le management documentaire doit être confié à la gouvernance de l’entreprise (C-level disent les américains) et qu’il serait incompréhensible de parler de gouvernance de la gouvernance documentaire.

SerdaLABCette rectification faite, félicitons le SerdaLAB pour le livre blanc « La Gouvernance Documentaire dans les Organisations françaises », paru à l’occasion du salon Documation (cliquez sur l’image pour le télécharger).

N’est-il pas rassurant en effet, que 44% des 250 organisations publiques et privées consultées, considèrent que l’information est essentielle à l’élaboration de la stratégie d’entreprise ? Et si 63% des interrogés pensent que la politique documentaire est un moyen de bonne gouvernance, ils sont 10% de moins à la confier aux « spécialistes du management de l’information ».  Il est bien entendu plus difficile de gérer des connaissances (46%) que d’archiver électroniquement (33%) ou de traiter des e-mails (30%) mais la véritable raison n’est-elle pas le charisme et l’omnipotence du gouvernant face à la technique d’un métier, quel qu’il soit ?

Qui décide de « la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation », si ce n’est ce fameux Document & Information Manager que nous évoquions dans un précédent article ? Le Groupe RSD vient de signer la mise en place du Record Management([i]) de PSA. Et Jean Mourain son VP Strategic Alliances, de nous expliquer en conférence que « le comité de pilotage de la stratégie documentaire doit faire appliquer la politique partout : en central comme en local pour la géographie comme pour les métiers, pour les volumes informatiques comme pour les formats de données, les référentiels, le juridique » ; le Risque Management et l’Intelligence Économique ajouterais-je. Comment appellerait-on le patron de ce comité de pilotage, et quelles seraient ses prérogatives, si ce ne sont celles du D&IM qui manque indiscutablement à la gouvernance des organisations ?

Une entreprise sur dix applique un management documentaire nous dit-on. Saluons ce départ et encourageons toute initiative concourant  à son accroissement,  vertueux pour l’économie nationale.

Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B 


[i] Défini comme « Gestion des D&I d’activité » par Pierre Fuzeau, Président de Serda Groupe.

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