Archives mensuelles : avril 2011

Rencontre autour d’un verre…

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Créée en 1978, ADELI est une association qui permet à l’ensemble des professionnels des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) et des Systèmes d’Information (SI) de partager et d’accroître leurs connaissances, de débattre librement de leurs idées et de publier leurs points de vue et retours d’expérience.

Le 9 Mai de 19h00 à 21h00, l’ADELI invite: Jean-Pierre-Blanger, Philippe Blot-Lefèvre, Jean-Louis de la Salle et Alexis Blum à venir échanger avec ses membres autour d’un verre, sur la fonction D&IM.

Pour en savoir plus et vous inscrire, cliquez ici.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

ECM à ne pas confondre avec ECM…

Tout D&IM connaît la signification de l’acronyme ECM: Enterprise Content Management; en français, GEIDE: Gestion Electronique d’Information et Document pour l’Entreprise.

Pourtant l’acronyme ECM prend une autre signification qui n’est pas pour déplaire aux D&IM: Enterprise Cost Management.
Le grand cabinet d’audit et de consulting Deloitte défend cette définition par une approche visant la réduction des coûts dans différentes directions:
image . Modélisation financière
. Centres de Services partagés
. Gestion des actifs
. Gestion des dépenses
. Frais d’exploitation
. Coût de l’information
Le cabinet LowendalMasaï fait de même en inscrivant l’ECM, dans une démarche d’accompagnement durable et responsable des directions générales. Il défend qu’une meilleur gestion des coûts permet à l’entreprise d’innover davantage, des se développer sur ses marchés et de préserver son capital humain.

image D’ailleurs, l’étude auprès de 212 Directeur Administratif et Financier en septembre 2010 de l’association Syncost (Syndicat professionnel des conseils opérationnels en optimisation des coûts) démontrent bien cette orientation. Les répondants à l’étude déclare:
– 93% considèrent que l’optimisation des coûts a une incidence sur la rentabilité;
–  80% considèrent que les économies réalisées sont durables;
– 63% considèrent un impact sur la création et le maintien des emplois;
– 86% considèrent que la démarche d’optimisation des coûts fait partie des bonnes pratiques au quotidien;
– 82% sont favorables à une rémunération au résultant sur le conseil qui est la pratique dans 80% des cas;

Le D&IM trouvera dans l’approche ECM (au sens de Cost), matière à se faire un allié de son Directeur Administratif et Financier car chacun partage la même valeur de réduction et maîtrise des coûts.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

4ème Rencontre Nationale des Directeurs de l’Innovation

imageCes deux derniers jours, les 19 et 20 Avril 2011, vient de se dérouler un événement assez exceptionnel pendant lequel l’intelligence collective a été mise à l’honneur.
Marc Giget (Créateur du Club de Paris des Directeurs de l’Innovation), impressionnant d’enthousiasme, nous a conduit dans un ‘Voyage au cœur des écosystèmes d’innovation’  en passant par ‘l’Insertion dans les communautés et la société, relations aux utilisateurs’ et se terminant sur les territoires de la ‘Gestion des écosystèmes d’innovation complexes interconnectés’.

J’aurais vraiment aimé que de nombreux D&IM puissent au fil des étapes de ce voyage puiser leurs sources d’inspirations multiples pour conduire leur mission de gouvernance documentaire de d’animation de leur réseau d’excellence.
VoyageEn effet, les témoignages d’initiatives internationales ou nationales: O3B, EDF, Sanofi Pasteur, Bouygues Immobilier, BSH, P&G, PSA Novartis, mediconValley, CSEM, Eutelsat, SESIPR, eBay, PayPal, La Poste, Veolia, Ville de Barcelone, Ville de Sevran, CAP Digital,… ont été toutes été aussi révélatrices d’approches innovantes les unes que les autres.
Des sujets très variés ont ainsi été abordés dont quelques-uns très marquants: Diffusion satellitaire internet pour les pays en voie de développement, Immeuble à bilan énergétique positif, construction d’un pont entre deux pays générant la région la plus innovante d’Europe pour le secteur médical, ré-ingénierie de réalisation d’équipements de maison aux bilans énergétique les meilleurs du monde, la modélisation sociale et économique au sein de communautés internet, le changement de modèle éducatif en environnement défavorisé, la création d’évènements sociaux stabilisant les populations défavorisées,… le partage du travail de startups françaises pour générer d’autres initiatives innovantes,… 

Des sujets très disparates apparemment mais qui pourtant font apparaître deux conclusions au milieu de nombreuses autres, qui m’apparaissent se détacher et mériter d’être partagées immédiatement avec les D&IM:
La première conclusion vient de l’ensemble des présentations qui montrent que l’innovation est le moteur de l’action en rupture avec l’usage et que les chemins de l’innovation sont extrêmement diverses avec des constantes telles qu’un objectif, un esprit fédérateur communautaire, une écoute des acteurs utilisateurs et une approche technologique qui ne néglige pas les aspects économiques.
La seconde conclusion vient de Jacques Perrin, réalisateur du film OCEANS et d’autres comme Micro-Cosmos ou les Oiseaux migrateurs, qui nous dit: “Pour comprendre les poissons, il faut être au milieu des poissons” et qui explique comment une torpille ‘humaine’ a dû être imaginée et réalisée avec la Marine Nationale pour filmer au cœur des bancs de poissons comme cela n’avait jamais été fait depuis l’avènement de l’humanité.

Le caractère universel de ces conclusions permet aux D&IM de fonder la conduite de leurs missions sur les fondations de l’innovation dont leur quotidien devra s’inspirer pour convaincre au changement les directions opérationnelles et plus globalement leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Enfin… Une norme de gouvernance !

La série de normes ISO 30300, accompagne la norme ISO 15489 : Records management et crée trois obligations:
– L’obligation d’analyse et de modélisation par les processus du système Documents & Informations (D&I) pour entrer dans le futur de l’amélioration continue;
– L’obligation de vérifier la cohérence du système D&I avec les systèmes normalisés de l’organisation: ISO9000, ISO 27000, ISO 140000,…
– L’obligation enfin de s’assurer de la parfaite conduite du système par un audit externe qui peut être un audit certificateur.

Les normes de la série ISO 30300 sont les suivantes:
ISO 30300 Information et document – Système de management des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire
ISO 30301 Information et document – Système de management des documents d’activité – Exigences
ISO 30302 Information et document – Système de management des documents d’activité – Guide de mise en œuvre
ISO 30303 Information et document – Système de management des documents d’activité – Exigences pour les organismes d’audit et de certification
ISO 30304 Information et document – Système de management des documents d’activité – Guide pour l’évaluation

Voilà qui enthousiasme à juste titre les nombreux D&IM qui lisent les textes du présent site car disposer enfin d’un langage commun et de pratiques communes est tant attendu par chacun.

Evidemment présenté ainsi, dès demain matin j’en connais qui vont se mettre en ordre de marche avec l’achat des normes auprès de l’ISO et s’empresser de les appliquer. Il faudra pourtant gérer vos ardeurs car la série de normes est en cours de rédaction et d’approbation. Mais la frustration, ne sera pas si grande car d’ores et déjà les textes des 30300 (Fondamentaux et Vocabulaire) et 30301 (Exigences) sont disponibles. Le travail de normalisation de la gouvernance documentaire peut donc commencer dans votre organisation.

Afnor7D’autres saines lectures vous attendent… Elles sont, au-delà de l’explication du contexte d’application des normes de la série 30300, mentionnées dans l’excellent livre blanc d’initiative française: “Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 – CN11 – Mars 2011” (accès ici).

D&IM92 Vous, qui êtes D&IM ou le deviendrez !
Vous, qui êtes membre du comité de direction !
Vous qui êtes directeur de la qualité  totale !
Vous qui savez que Documents & Informations sont clés dans l’agilité de votre organisation et ne savez comment maîtriser le système documentaire !
Lisez le livre blanc, appliquer les normes… jusqu’à la certification de votre gouvernance documentaire en 2015… Mais 2015, c’est déjà dans 4 ans et c’est juste le temps qu’il faut pour une politique documentaire active et maîtrisée. Alors… Allez y ! Et faites nous part dans ces lignes votre retour d’expérience.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Documents et Informations (D&I), une affaire de gouvernance

casm C’est dans mon rôle de D&IM (Document & Information Manager – membre de la Gouvernance) que je me suis récemment intéressé à une application de gestion des Conseils d’Administration (CA) aux grandes entreprises.
Mon but: la prise de conscience par le « C-Level » de l’importance de la gestion documentaire comme porteuse de la conformité réglementaire et des différentes natures de valeur de l’entrepreneuriat.

Comme bien d’autres sujets documentaires, l’organisation opérationnelle du Conseil d’Administration répond à des aspects antagonistes et complémentaires que le D&IM est à même d’analyser afin d’apporter une réponse triple de valeur, de réactivité et de sécurité : valeur de l’entreprise au sein de laquelle sont prises les décisions stratégiques, réactivité des éclairages en vue du meilleur arbitrage, sécuritaire quand à l’habilitation des acteurs, à la confidentialité de documents accessibles et à la protection des individus et des actionnaires.
Antagonistes et complémentaires parce qu’en dépit de l’intérêt général, les attentes et obligations individuelles divergent. Souvent membres de plusieurs CA, les administrateurs aspirent à la simplification de leur travail inter-organisations et dans l’urgence. Nous savons sur ce point, que la performance  attendue de l’informatique souffre d’un manque d’interopérabilité entre les grands éditeurs de logiciels (IBM, Microsoft, EMC, …, systèmes divers d’authentification forte, etc.)  ainsi que de la diversité des outils d’accès à l’information (PC, tablettes, PDA, …). La protection des responsabilités civile et même pénale demeure souvent négligée par les utilisateurs. Or, son effet domino jusqu’à la présidence oblige le responsable de l’organisation opérationnelle des CA, souvent un Directeur Juridique, le Secrétaire Général et un avocat, à juguler les échanges et accès à l’information.

urne Parfait complément pour ceux qui le désirent, du lourd dossier-papier nécessaire à la préparation d’un Conseil d’administration, un logiciel serveur de gestion documentaire pour les CA répond typiquement à une démarche de Document & Information Manager, en apportant une solution horizontale (opérationnelle, technique, juridique, stratégique, globale, individuelle) qui favorise la réponse aux besoins (souplesse, sécurité) sans empiéter sur les fonctions-métiers de l’entreprise ni entraver les processus.  Il constitue une plateforme documentaire dédiée au travail des hommes, dans la conformité règlementaire et permettant d’agir sur les trois plans de :
• L’organisation par la Direction Juridique: planification des réunions, convocations par la voie numérique et éventuellement doublées d’un courrier recommandé, inscriptions, statistiques, etc.
• L’accès à l’information et aux documents utiles à l’arbitrage de l’Administrateur, où qu’il soit et avec quelque matériel informatique qu’il ait sous la main : recherches et accès faciles, versionning optionnel,  hyperliens depuis un simple PDA, avec tous les sujets apparentés (cours de bourse, statuts, charte, dossier CE, précédents PV, rapports et comptes rendus archivés, etc.) et aussi des outils (en ligne) de commentaire individuel et de consultation écrite confidentielle.
• La sécurité des hommes et des informations aux instants les plus critiques : authentification forte des mandataires et de leurs collaborateurs, gestion de l’intégrité et de la pérennité des documents dans un coffre fort électronique, et  grâce au mode SaaS (Software as a Service) fichiers non-résidents sur les portables ni « hameçonnables » lors des connexions-Internet.

Coffre Au cœur de cette question majeure de l’intelligence économique  qu’est l’échange informationnel stratégiquen inter-organisations, le D&IM s’impose au sein de la Gouvernance comme l’agent de la dématérialisation respectueuse  de la préservation du patrimoine, des processus métiers et de l’efficacité des hommes.

Philippe Blot-Lefèvre
HUB2B
Membre de l’Académie de l’IE
Consultant DLM (Digital Legal Management)

Le D&IM doit-il s’intéresser aux réseaux sociaux ?

Depuis les origines se sont constitués des communautés, guildes, congrégations, clubs rassemblant des hommes. Ces réseaux se sont constitués autour d’intérêts communs. En favorisant le partage, la solidarité, l’entraide entre les membres, ils leur ont permis de développer des connaissances et expériences renforçant la compétence de chacun. Ils ont également contribué à renforcer l’influence du groupe dans son environnement.

Le 21eme siècle à permis l’éclosion de « réseaux sociaux » proposant de rassembler les internautes autour de thèmes d’échange. Sans acquitter de droit d’entrée, il est possible de créer un profil et de regarder « qui en est ». La rencontre, la convivialité, la relation professionnelle ont donné lieu à l’émergence de sites spécifiques qui ont suscité un engouement rapide. Entre curiosité, intérêt ou voyeurisme, tout un chacun peut maintenant établir des contacts en ligne. Ainsi, Facebook compterait aujourd’hui plus de 600 millions de membres (http://www.checkfacebook.com).

A quoi sert le réseau social ?
La plupart des réseaux sociaux actuels sont nés dans les années 2003/2004. L’apparition de Myspace, LinkedIn, Twitter, Facebook, Viadeo a permis de structurer des communautés de profils. En renseignant les données demandées par le réseau, l’internaute rend visible une partie de son identité. Ainsi, il divulgue ses goûts musicaux, le nom de sa société, sa vision de l’actualité, ses loisirs, son expérience professionnelle en espérant pouvoir consulter celles des autres membres du réseau.
Par le jeu du référencement, il gagne en visibilité. Et pourra être retrouvé aisément à l’aide de quelques données de base soumises à des moteurs de recherche.
Le réseau social sert à développer sa notoriété et par voie de conséquence, son influence. Si la génération Y y voit un moyen facile de devenir rapidement célèbre, les entreprises commencent à comprendre tout l’intérêt à pénétrer ces nouveaux réseaux.

Personne physique ou personne morale ?
Chaque réseau social se constitue un patrimoine des données confiées par les internautes. La question de son utilisation, encore un peu tabou, mérite d’être éclaircie. Car le modèle d’affaire des réseaux sociaux n’est pas encore finalisé et il apparait de plus en plus clairement que l’exploitation de ce patrimoine peut constituer une source de revenus significative. D’autant que rien n’empêche une personne morale de s’inscrire sur le réseau et de proposer de nouveaux contenus susceptibles d’influencer le comportement d’internautes physiques. Voilà un autre intérêt du réseau social ; il permet de faire cohabiter en un même endroit des identités numériques de nature différente. Et de rapprocher encore davantage l’entreprise de ses parties prenantes.
Certaines l’ont bien comprise et commencent à jeter les bases d’un réseau social « interne » (dont elle maîtrise le patrimoine) autour duquel elles développent de nouveaux échanges avec leurs fournisseurs, leurs clients, leurs collaborateurs, leurs partenaires : en se connaissant mieux, on avance plus vite.

Données personnelles et exploitation professionnelle
Les utilisateurs de prédilection d’un réseau social sont des personnes physiques. A ce titre, elles s’identifient et construisent leur identité numérique en faisant appel à leur patrimoine personnel. En renseignant son état civil, en diffusant une photo, en écrivant un texte original, en tweetant un lien, chacun délègue une part de sa personnalité au réseau social où il « existe ». Souvent sans se soucier des réalités juridiques concernant les droits et jurisprudence en vigueur. Ainsi, il ne faut pas confondre confidentialité des données personnelles (obligation légale pour toute entreprise), et commerce de données personnelles (évoqué généralement dans les CGU de chaque site, que personne ne lit véritablement dans le détail…). Le commerce de données personnelles numériques n’est qu’à ces débuts. Il est une opportunité séduisante pour toute organisation qui souhaite adresser une cible clairement identifiée. Sur ces promesses, la valorisation de Twitter a été estimée entre 8 et 10 milliards de dollars (Wall Street Journal, Mars 2011), celle de Facebook à 50 milliards (New York Times, Janvier 2011).

Identité numérique et socialisation
Ces opportunités nécessitent pour les parties prenantes de développer et maîtriser leur identité numérique afin de mieux organiser leurs échanges à travers le réseau social. Les personnes physiques doivent apprendre à préserver leur intimité pour s’affranchir de sollicitations non souhaitées. Les personnes morales doivent se définir une ligne de conduite afin de se rendre clairement identifiable auprès de leurs cibles. Ainsi les uns auront plaisir à se rapprocher des autres pour partager leurs envies ou répondre à leurs besoins. La maîtrise de ce changement se jugera dans le temps : le monde numérique a cette particularité de conserver longtemps les traces de ces acteurs. Inconséquent, vous devrez assumer votre réputation ; anonyme, vous n’existerez que par procuration. Sans oubli numérique, il faudra apprendre à composer avec l’éternité.

Le D&IM
Est-il besoin de commentaires pour comprendre que le D&IM doit s’intéresser aux réseaux sociaux… d’urgence !

Christophe CHAMBET-FALQUET
Directeur et Fondateur RuleIs

L’AIIM et OpenText enquêtent

imageEn interrogeant sur l’efficacité de la gestion du contenu 450 responsables informatiques et Responsables métiers, il apparait que celle-ci améliore de:
– 33% le service client par accès en temps réel aux dossiers;
– 33% la productivité administrative grâce au workflow et aux formulaires électroniques;
–  30% les gains de productivité de l’entreprise et de
– 25% l’efficacité des collaborateurs.

L’enquête de l’AIIM (Association for Information and Image Management) et d’OpenText (Editeur leader de l’ECM – Enterprise Content Management) n’en reste pas là. Elle met aussi en évidence quelques autres points clés:
– Le fait de ne pas mettre en œuvre la GEIDE (ECM) est reconnu comme danger majeur par 61% des répondant car la connaissance de l’entreprise n’est pas activée;
– Ce sont 37 minutes en moyenne qui sont consacrées quotidiennement par chaque répondant, au tri, la saisie, la mise à jour et la recherche de D&I;
– La GEIDE augmente les chances de réussite des projets et surtout réduit leurs coût et délai de 23% en moyenne;

graph-accroissementLes D&IM seront heureux de voir confirmé par cette étude que les améliorations apportées par une solution de gestion de contenu bien implémentée et bien utilisée sont très nombreuses en termes de productivité administrative (33%), productivité opérationnelle (18%), service client (33%), collaboration (23%), espace de travail (60%), stockage (14,5% passe à 5,9% soit: 60%), mobilité (20 à 25% d’efficacité) et maîtrise de la conformité.

Les enjeux sont suffisamment clarifiés pour que les D&IM veillent à ce que leur organisation s’engage comme 13,57% des entreprises interrogées, à engager jusqu’à 10% du budget informatique dans des projets de Gestion Electronique d’Information et de Documents pour l’Entreprise. En tant que D&IM ce n’est pas le seul sujet à traiter en matière de D&I mais par la rationalisation des gains directement liés à la GEIDE, il pourront certainement accélérer les décisions sur les moyens à mettre en œuvre pour accroître la Gouvernance Documentaire dans l’entreprise.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh