Documents et Informations (D&I), une affaire de gouvernance


casm C’est dans mon rôle de D&IM (Document & Information Manager – membre de la Gouvernance) que je me suis récemment intéressé à une application de gestion des Conseils d’Administration (CA) aux grandes entreprises.
Mon but: la prise de conscience par le « C-Level » de l’importance de la gestion documentaire comme porteuse de la conformité réglementaire et des différentes natures de valeur de l’entrepreneuriat.

Comme bien d’autres sujets documentaires, l’organisation opérationnelle du Conseil d’Administration répond à des aspects antagonistes et complémentaires que le D&IM est à même d’analyser afin d’apporter une réponse triple de valeur, de réactivité et de sécurité : valeur de l’entreprise au sein de laquelle sont prises les décisions stratégiques, réactivité des éclairages en vue du meilleur arbitrage, sécuritaire quand à l’habilitation des acteurs, à la confidentialité de documents accessibles et à la protection des individus et des actionnaires.
Antagonistes et complémentaires parce qu’en dépit de l’intérêt général, les attentes et obligations individuelles divergent. Souvent membres de plusieurs CA, les administrateurs aspirent à la simplification de leur travail inter-organisations et dans l’urgence. Nous savons sur ce point, que la performance  attendue de l’informatique souffre d’un manque d’interopérabilité entre les grands éditeurs de logiciels (IBM, Microsoft, EMC, …, systèmes divers d’authentification forte, etc.)  ainsi que de la diversité des outils d’accès à l’information (PC, tablettes, PDA, …). La protection des responsabilités civile et même pénale demeure souvent négligée par les utilisateurs. Or, son effet domino jusqu’à la présidence oblige le responsable de l’organisation opérationnelle des CA, souvent un Directeur Juridique, le Secrétaire Général et un avocat, à juguler les échanges et accès à l’information.

urne Parfait complément pour ceux qui le désirent, du lourd dossier-papier nécessaire à la préparation d’un Conseil d’administration, un logiciel serveur de gestion documentaire pour les CA répond typiquement à une démarche de Document & Information Manager, en apportant une solution horizontale (opérationnelle, technique, juridique, stratégique, globale, individuelle) qui favorise la réponse aux besoins (souplesse, sécurité) sans empiéter sur les fonctions-métiers de l’entreprise ni entraver les processus.  Il constitue une plateforme documentaire dédiée au travail des hommes, dans la conformité règlementaire et permettant d’agir sur les trois plans de :
• L’organisation par la Direction Juridique: planification des réunions, convocations par la voie numérique et éventuellement doublées d’un courrier recommandé, inscriptions, statistiques, etc.
• L’accès à l’information et aux documents utiles à l’arbitrage de l’Administrateur, où qu’il soit et avec quelque matériel informatique qu’il ait sous la main : recherches et accès faciles, versionning optionnel,  hyperliens depuis un simple PDA, avec tous les sujets apparentés (cours de bourse, statuts, charte, dossier CE, précédents PV, rapports et comptes rendus archivés, etc.) et aussi des outils (en ligne) de commentaire individuel et de consultation écrite confidentielle.
• La sécurité des hommes et des informations aux instants les plus critiques : authentification forte des mandataires et de leurs collaborateurs, gestion de l’intégrité et de la pérennité des documents dans un coffre fort électronique, et  grâce au mode SaaS (Software as a Service) fichiers non-résidents sur les portables ni « hameçonnables » lors des connexions-Internet.

Coffre Au cœur de cette question majeure de l’intelligence économique  qu’est l’échange informationnel stratégiquen inter-organisations, le D&IM s’impose au sein de la Gouvernance comme l’agent de la dématérialisation respectueuse  de la préservation du patrimoine, des processus métiers et de l’efficacité des hommes.

Philippe Blot-Lefèvre
HUB2B
Membre de l’Académie de l’IE
Consultant DLM (Digital Legal Management)

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