Archives mensuelles : octobre 2011

AG du CIGREF

« PROMOUVOIR LA CULTURE NUMERIQUE COMME SOURCE D’INNOVATION ET DE PERFORMANCE ».

P. BuffardAprès avoir élu son nouveau Président en la personne de Monsieur Pascal Buffard,  actuel Directeur Général d’AXA Group Solutions et en charge de la supervision de AXA Technology Services, le CIGREF nous a offert une suite de conférences d’une qualité exceptionnelle.

P. Blot LefèvreJe ne résiste ni au devoir de remercier M. Jean-François PEPIN, Secrétaire Général du CIGREF, de se souvenir de m’inviter chaque année, ni au plaisir de vous relater ici, en style télégraphique, les réflexions intelligentes et constructives que j’ai écoutées:
·         Bertrand ETENEAU – FAURECIA : à propos de la DRH « Il faut travailler sur le comportement plus que sur les seules compétences ».
·         Georges EPINETTE – Gpt des MOUSQUETAIRES : à propos de la DOSI, « La gouvernance de l’inattendu privilégie la taille humaine plus que l’hyperspécialisation qui nuit à la vision globale. La transversalité est le maître mot de l’agilité ».
·         Régis DELAYA – SCOR : à propos de la DSI, « Il faut utiliser le guide d’audit et de gouvernance des S/I. »  …mais attention, l’audit n’est pas l’exécution du travail pour lequel il a été diligenté !
·         Alain MOUSTARD  – BOUYGUES TELECOM : Il cite les facteurs d’évolution,  relevés par le CIGREF. Mis à jour et réduits à 10, il faut les retenir comme une check list du travail à court terme, à Moyen Terme et à Long Terme.
·         Bernard DUVERNEUIL – ESSILOR : à propos du SaaS, « Le SaaS est monté en puissance dans le PME-PMI mais les grandes entreprises restent frileuses. C’est pourtant un sujet d’investigation et d’innovation à retenir pour le time to market ».
·         Patrick HARENG – TOTAL : « les nouveaux usages et l’innovation sont partout mais il ne sont pas assez visibles. Le CIGREF s’emploie donc faire faire savoir que la recherche de valeur passe par l’innovation ».
·         Philippe ROUAUD – France TELEVISION : à propos des bonnes pratiques, « Attention entre l’audit et la vente de solutions commerciales, notamment liée aux licences de logiciels : le travail en groupe est essentiel car lui-seul permet à chacun de repartir avec des savoirs à partager ensuite ».
·         Jean-Marc LAGOUTTE – DANONE et Vice Pdt du CIGREF : « pour lancer la dernière rentrée de septembre,  Franck Riboud (PDG de DANONE) a martelé:  Débit 2012 sera comparable à fin 2008 ».
imageEt M. Lagoutte d’ajouter une passionnante litanie de ce qui a changé et doit faire bouger le D&IM et ses amis de la Gouvernance : « un pays peut faire faillite, l’individu s’est numérisé, l’environnement n’est plus un sujet utopiste, … il faut s’adapter et évoluer à budget serré, les exigences de transparence se renforcent et ajoutent au besoin de réputation, le client devient une entreprise numérique et le marketing doit se réinventer, l’outil collaboratif est devenu vital, il faut aller vite et pour pas cher, l’amélioration des chiffres pour le closing a pris une nouvelle dimension (qui n’est pas forcément liée au quarter), on pilote dans le brouillard –d’où un besoin accru d’agilité ! … A la question de savoir si la consommation du marché retire de la lisibilité du côté des fournisseurs ou de celui des clients, la réponse n’est plus nécessairement dans la croissance externe mais plutôt dans la co-construction avec ces fournisseurs et clients. Or ce n’est pas naturel et c’est donc long. Le point déterminant est donc la qualité de la relation ! »
·         Prenant la parole, le Président sortant du CIGREF, Bruno MENARD – SANOFI AVANTIS – demande aux fournisseurs de la DSI, de parler métier, valeur d’usage, flexibilité, exécution globale, partage de la chaine de valeur plutôt que fonctionnalités techniques. Il conseille pour améliorer la relation client, d’investir sur la cohérence du contact numérique.

Le programme de recherche ISD, programme international de recherche ‘Information Systems Dynamics’  vise à « mieux comprendre comment le monde numérique transforme notre vie et nos entreprises ».
Il a clos son rapport d’étape  « Vague A » avec une conclusion qui porte à nouveau sur « l’impact de la mobilité dans les usages. Le collaboratif ne se décrète pas. Il faut  créer une culture en amont et le faire coexister avec l’ancienne approche.  L’innovation ne permet pas les anciennes approches exclusivement top-down ; il faut aussi du bottom-up ; c’est essentiel ! »
Et le Président sortant de conclure sur l’« acceduction », un système de management productif de valeur et d’adaptation par les liens avec les clients et les partenaires.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Coaching stratégique et Consultant DLM (Digital Legal Management)
Membre de l’Académie de l’Intelligence Economique

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Xplor – Courrier égrené

 imageXplor France recevait ce mardi pour son deuxième petit déjeuner concernant le courrier égrené (définition pour les non initiés: il s’agit de ne plus expédier des lettres individuelles de chaque poste de travail mais de les intégrer dans la chaîne de production industrielle et de bénéficier de meilleurs tarifs postaux).

Le courrier égrené représente un petit quart des courriers émis par une entreprise.

Cette session menée par des utilisateurs en entreprise et professionnels indépendants était instructive. En partant d’un problème simple tel que décrit ci dessus qui vise à une réduction apparemment anodine des coûts, on voit qu’il s’agit assez vite d’un projet qui implique une réorganisation de la production et qui va nécessiter la signature du directeur général.

En fait c’est un projet transverse pour amener à une refonte des processus et une modernisation profonde qui relèverait du D&IM.

Objet 1 : ces courriers ne font pas partie du système d’information mais sont sur les PCs des collaborateurs; leur accessibilité en cas de changement de personnes ou de problème juridique est franchement insuffisante.
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Impact sur la direction juridique et la conformité

Objet 2 : le plus souvent il s’agit de processus individualisés et donc réservés aux meilleurs clients qui achètent des produits/services complexes; la qualité de service due à ces meilleurs clients et leurs attentes font que la couleur est souhaitable voire impérative.
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Impact sur la direction Marketing et les Métiers

Objet 3 : les nouvelles technologies d’impression permettent de gérer les documents dynamiquement, c’est à dire en s’affranchissant des formulaires.
Ceux ci ont deux inconvénients majeurs;
1/ le risque d’obsolescence et d’erreur des formulaires est élevé
2/ la complexité de gestion dans des environnements multi- marques est limitée physiquement et ne répond pas aux besoins des métiers.
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Impact sur les Métiers, la direction juridique et la Qualité

Objet 4 : il est important que chacun s’accorde sur un usage raisonné de la couleur afin de garantir que la qualité des correspondances et le respect de la charte couleur soit et de qualité et constante quel que soit le lieu et les conditions de production Trop d’enthousiasme technologique et qualitatif ont rendu les conditions de production si délicates qu’elles sont peu reproductibles et ne permette pas la répétabilité (la réédition d’un document ne se faisant pas dans les mêmes conditions et apparait différent voire incohérent aux yeux du client). Une annonce importante a été faite lors de cette réunion : une norme est en cours; Une telle norme n’a jamais été obtenue au niveau mondial dans le domaine de l’offset que les entreprises continuent d’utiliser quotidiennement.
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Impact sur la direction Marketing (et leurs agences de Communication)
=> Impact sur
la direction des Achats (choix des prestataires d’impression et des fournisseurs de papier)

email numérique La vraie définition du projet est donc « intégrer ces courriers isolés dans la chaîne documentaire complète qui permette de conserver ces correspondances dans un dossier client unifié et accessible à tous, dans le système d’archivage et de profiter de la production industrielle, de ses coûts réduits, de sa qualité optimisée et enfin de bénéficier de meilleurs tarifs postaux ». Ce qui paraissait le plus important est en fait un critère secondaire sur le plan fonctionnel mais il reste essentiel car il permet de justifier le ROI « hard cash » du projet et de faire le saut à la couleur à l’intérieur d’une même enveloppe budgétaire.

Il est donc naturel que le D&IM ayant l’écoute de la DG mène ce projet et aide par ses connaissances documentaires, techniques, marketing et juridiques à aider les divers intervenants à aller au bout de ce projet au bénéfice des métiers.

Jean Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

Conformité légale

imageL’ ADELI , association pour la maîtrise des systèmes d’information créée en 1978, publie une brochure sur la Conformité légale des SI que le D&IM et les membres de la Gouvernance dont ce dernier assure la coordinations horizontale, auront la bonne intuition de se procurer.

Huit pages synthétisent, schéma et tableaux à l’appui, le résultat opérationnel de quinze années de légiférassions françaises: Informatique et Liberté, HADOPI et HADOPI2, la LCEN et les deux LOOPSI ; quels sont les objets des textes, qui est touché et dans quelles mesures…

Ce document de travail est complété d’une enquête de 40 questions réparties en trois domaines principaux: juridique et législatif, qualité et sécurité des SI et entreprise et nouveaux outils.

Dans ce panel 57% des entreprises interrogées déclarent avoir un CIL (Correspondant Informatique et Liberté), ce qui est très au dessus de la moyenne nationale puisque la CNIL déclare 8262 CIL désignés dont 2219 en activité ; mais les réponses n’en sont que plus motivantes.

Voici quelques chiffres pour la mise en bouche :
 Qui assure la veille juridique dans votre entreprise ?  Près de 50% ne savent pas
 Comment-êtes-vous informé des obligations incombant à votre métier ?  19,67% répondent : « par le bouche à oreille ».
 Connaissez-vous les règles générales en termes de contrats informatiques ?  Partiellement à 52,46% !
 Cette connaissance est-elle indispensable  à l’exercice de votre métier ?  oui à 72 % !!!
 L’entreprise applique-t-elle une démarche de qualité ? Non ou ne savent pas : 56%
 
 Y-a-t-il un responsable de sécurité des SI ?  39% de oui
 Le connaissez-vous ?  39% de oui
 L’entreprise a-elle un référentiel sécurité ? Sans réponse et non-complété:  90,13 %
         
 Votre entreprise a-t-elle été sensibilisée à la sécurité des SI ? 24% de réponses favorables.
 etc.

Procurez-vous le document car les commentaires sont édifiants (ici).

Etre D&IM d’entreprise, c’est se situer au confluent d’une visée (où voulons-nous être demain ?) et d’un diagnostic de positionnement  (quel chemin parcourir pour cette destination ? ). Pour cela, il faut économiser les ressources (ne pas succomber aux embuches et améliorer la productivité) en ajustant compétences (humaines et d’entreprise) et ambitions stratégiques. Cet ajustement intervient à la croisée, bien connue du D&IM, des fonctions de transformation que sont la communication, la formation, l’organisation et le système d’Information.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Coaching stratégique et Consultant DLM (Digital Legal Management)
Membre de l’Académie de l’Intelligence Economique

Données sous clé numérique

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Dans cet article du nouvel Economiste, la question de la capacité des entreprises à conserver leurs documents numériques sur le long terme selon les règles de l’art est posée. Clairement la réponse apportée par les tiers archiveurs externes à l’entreprise présente aujourd’hui de meilleures garanties.

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Il n’est pas fait mention de la chaîne de confiance nécessairement mise en place entre l’entreprise et le tiers archiveur pour un archivage à force probante. Pourtant, attention à ce point critique souvent négligé, qui permet aux ‘pirates’ de s’intercaler entre l’outil de capture ou de dépôt, et de subtiliser voire, de substituer des documents.

Au D&IM de se faire une idée de la complexité de l’archivage probant et de choisir la meilleure approche pour son organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

D&IM… Etudiants… C’est la rentrée alors étudiez…

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Quelle merveille cette brochure REPERE (Ressources Electroniques Pour les Etudiants, la Recherche et l’Enseignement) !!!

Les D&IM trouveront, dans ce que l’on doit aussi considérer comme un guide d’apprentissage, matière à leur auto-formation pour certains et sources d’approfondissement pour les autres.

Cette brochure offre de nombreux points de départs pour investiguer au fil du temps la planète information. Elle ne prétend pas donner toutes les réponses à tous les cas rencontrés par les D&IM. Elle couvre cependant, avec une originalité motivant la découverte, les bonnes pratiques fondamentales liées aux acteurs, aux comportements, à l’exploitation de l’information recherchée et trouvée avec succès.
Il convient de ne pas manquer de s’organiser et de passer la vingtaine de jours nécessaires au travail minutieux des REPEREs proposés.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

« Profiter pleinement de l’information au sein de son organisation et « oublier les contraintes »

Fedisa_ …C’était la semaine dernière à la Maison des Arts et Métiers de Paris, à l’invitation de la FEDISA.

La dématérialisation que la FEDISA regroupe dans un métier : la Dématique®, donne trois branches :
– la ‘démat’ des supports de documents,
– celle des échanges (e-mails et télétravail, …) et
–  celle des processus métiers, de le-administration qui inclut notamment les appels d’offre et monservicepublic.fr, à la facturation et la feuille de paie et enfin, épiphénomène : le chrono tachygraphe européen.

De quelque dématérialisation qu’il s’agisse, la recommandation est de ne surtout pas succomber à la tentation du calque des processus physiques existants sur ceux du tout numérique. Le D&IM y veillera car seuls les projets dont l’objet a été repensé sous ce nouvel angle, portent leurs fruits.
C’est d’autant plus important qu’en France, la dématérialisation totale n’a légalement pas cours. Il faut toujours imprimer un papier ici ou là.

Quels sont les inducteurs de la dématérialisation ?
– Les normes et la réglementation qui visent la fiabilité des échanges;
– L’archivage de gros volumes documentaires pour économiser l’entreposage immobilier;
– La valorisation du capital immatériel pour en conserver la qualité et pour préserver la compétitivité;
– La prévention des risques, notamment en archivant sur plusieurs sites numériques;
– L’optimisation des processus métiers dans un souci de rationalisation;
– Et enfin, l’accès et aisé et rapide à une somme d’informations utiles au meilleur exercice d’un métier ou d’une fonction.
A toutes ces fins, la gouvernance du D&IM s’applique au fonctionnement du mode projet avec des objectifs clairement définis et partagés, à la prise en compte de l’ensemble des cycles de vie de l’information et, à beaucoup d’accompagnement jusqu’au choix des bons outils.

Ce choix des outils a été présenté par la Société IBM Enterprise Content Management, sous la forme des plus-values suivantes:
IBM

Les solutions proposent autant de plus-values que les D&IM auront avantage à déployer dans leur organisation.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Membre de l’Académie de l’IE
Consultant DLM (Digital Legal Management)

L’ebook a 40 ans (1971-2011)

image Un livre étonnant que celui de Marie Lebert: “l’ebook a 40 ans”.
En effet, plus de 160 pages réunissent pas moins de 60 articles qui retracent l’évolution du livre numérique des débuts de l’internet à l’iPad.

Tant sur le plan culturel que technique, les D&IM trouveront avantage à la lecture de cet ouvrage pour mieux comprendre les bonnes pratiques à mettre en œuvre dans leur organisation.

Bonne lecture !

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh