Xplor – Courrier égrené


 imageXplor France recevait ce mardi pour son deuxième petit déjeuner concernant le courrier égrené (définition pour les non initiés: il s’agit de ne plus expédier des lettres individuelles de chaque poste de travail mais de les intégrer dans la chaîne de production industrielle et de bénéficier de meilleurs tarifs postaux).

Le courrier égrené représente un petit quart des courriers émis par une entreprise.

Cette session menée par des utilisateurs en entreprise et professionnels indépendants était instructive. En partant d’un problème simple tel que décrit ci dessus qui vise à une réduction apparemment anodine des coûts, on voit qu’il s’agit assez vite d’un projet qui implique une réorganisation de la production et qui va nécessiter la signature du directeur général.

En fait c’est un projet transverse pour amener à une refonte des processus et une modernisation profonde qui relèverait du D&IM.

Objet 1 : ces courriers ne font pas partie du système d’information mais sont sur les PCs des collaborateurs; leur accessibilité en cas de changement de personnes ou de problème juridique est franchement insuffisante.
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Impact sur la direction juridique et la conformité

Objet 2 : le plus souvent il s’agit de processus individualisés et donc réservés aux meilleurs clients qui achètent des produits/services complexes; la qualité de service due à ces meilleurs clients et leurs attentes font que la couleur est souhaitable voire impérative.
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Impact sur la direction Marketing et les Métiers

Objet 3 : les nouvelles technologies d’impression permettent de gérer les documents dynamiquement, c’est à dire en s’affranchissant des formulaires.
Ceux ci ont deux inconvénients majeurs;
1/ le risque d’obsolescence et d’erreur des formulaires est élevé
2/ la complexité de gestion dans des environnements multi- marques est limitée physiquement et ne répond pas aux besoins des métiers.
=>
Impact sur les Métiers, la direction juridique et la Qualité

Objet 4 : il est important que chacun s’accorde sur un usage raisonné de la couleur afin de garantir que la qualité des correspondances et le respect de la charte couleur soit et de qualité et constante quel que soit le lieu et les conditions de production Trop d’enthousiasme technologique et qualitatif ont rendu les conditions de production si délicates qu’elles sont peu reproductibles et ne permette pas la répétabilité (la réédition d’un document ne se faisant pas dans les mêmes conditions et apparait différent voire incohérent aux yeux du client). Une annonce importante a été faite lors de cette réunion : une norme est en cours; Une telle norme n’a jamais été obtenue au niveau mondial dans le domaine de l’offset que les entreprises continuent d’utiliser quotidiennement.
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Impact sur la direction Marketing (et leurs agences de Communication)
=> Impact sur
la direction des Achats (choix des prestataires d’impression et des fournisseurs de papier)

email numérique La vraie définition du projet est donc « intégrer ces courriers isolés dans la chaîne documentaire complète qui permette de conserver ces correspondances dans un dossier client unifié et accessible à tous, dans le système d’archivage et de profiter de la production industrielle, de ses coûts réduits, de sa qualité optimisée et enfin de bénéficier de meilleurs tarifs postaux ». Ce qui paraissait le plus important est en fait un critère secondaire sur le plan fonctionnel mais il reste essentiel car il permet de justifier le ROI « hard cash » du projet et de faire le saut à la couleur à l’intérieur d’une même enveloppe budgétaire.

Il est donc naturel que le D&IM ayant l’écoute de la DG mène ce projet et aide par ses connaissances documentaires, techniques, marketing et juridiques à aider les divers intervenants à aller au bout de ce projet au bénéfice des métiers.

Jean Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

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