Archives mensuelles : avril 2012

Etes-vous un Collaborateur 2.0 ?

imageVoilà une question extrêmement intéressante pour les D&IM. Cette question posée par AASTRA, un spécialiste mondial de la téléphonie IP, est en fait prétexte à une analyse détaillée de l’usage des outils du Web 2.0 et des nouvelles pratiques et changement à mettre en œuvre pour transformer une entreprise en entreprise 2.0.

L’étude permet de se faire une idée sur la réalité de l’utilisation des outils 2.0 (Blog, Chat, Communications unifiées, Facebook, LinkedIn, RSS, ToIP, Twitter, Wiki, Youtube…) et leur mise en œuvre au sein des organisations.  Elle cherche ensuite le prescripteur de chaque technologie 2.0 puis, analyse les facteurs de motivation. Elle se termine par la mise en évidence des freins tant réels (interdits dans l’entreprise) que perçus par les utilisateurs (intérêt à l’usage de tel ou tel outil).
C’est la première étude qui permet de comprendre les comportements des entreprises et des utilisateurs face aux outils 2.0. Gageons que les D&IM en feront le meilleur usage dans leur mission de Gouvernance D&I.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Les usages de l’information en entreprise

image image L’ADBS et Veille Magazine se sont associés pour une enquête sur les usages informationnels dans les organisations. Les principaux résultats ne révèlent aucune surprises et mettent en évidence notamment:
– La veille (66%) est la principale activité juste avant la recherche ponctuelle d’information (65%).
– Le principal contexte de l’usage de l’information est la gestion de projet et/ou d’équipe suivie de près par la veille technologique. On note cependant que si l’on ajoute la veille technologique, la veille concurrentielle, la veille juridique et la veille d’image, on constate que l’usage de l’information en entreprise est ‘trustée’ par la Veille.
– Pour ce qui est des responsabilités des usages de l’information, l’enquête montre une fois encore l’incroyable dispersion des responsabilités de l’information dans les organisations. Là encore point de surprise mais une réelle nécessité pour l’entreprise de mettre en place la fonction D&IM dont nous prétendons qu’elle est stratégique pour l’entreprise depuis des mois.
Regardez vous-même l’étude ci-après:

et constater combien, il est nécessaire de fédérer les fonctions D&I dans les organisations, pour répondre aux difficultés de capitalisation et de gestions des D&I dans l’entreprise que 46% des interrogés réclament.
…46% seulement dira-t-on… car les 64% restant n’ont probablement pas encore conscience de l’importance de la fonction D&IM pour le bon fonctionnement de leur organisation !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

11 Gestions de projets: Web et Open Source

project_schedule Le travail de recensement réalisé par Philippe Scoffoni et publié sur son Blog est très complet et d’un intérêt certain pour les D&IM qui d’ores et déjà engagent des projets de transformation de leur organisation.

On peut découvrir les logiciels suivants:
– Gestionnaires de gestion de projets orientés informatiques:
               
Codendi, Collabtive, KForge, Redmine
– Gestionnaires d’anomalies
                Trac, Bugzilla
– Gestionnaires de gestion de projets généralistes
                ClockingIT, ProjectPier, Project HQ
– Gestionnaires de gestion de projets orientés Groupware
                eGroupware, FengOffice, dotProject, Simple Groupware & CMS
Bonnes évaluations

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Coffres-forts Numériques associés

image L’Association pour les Coffres-Forts Numériques (A-CFN) regroupe les acteurs : Adminium, Coffreo, E-coffrefort, E-factures, E-folia, Home-Bubble, La Poste (Service Digiposte), MyArchiveBox, Novapost et Xambox.

Visant à favoriser l’usage des coffres-forts numériques, l’A-CFN vient d’imposer à ses membres, le respect de la charte en sept points, suivante:

  1. Assurer la confidentialité des données des utilisateurs
  2. Garantir la non exploitation des données des utilisateurs sans accord préalable
  3. Sécuriser et protéger l’accès aux coffres-forts numériques
  4. Héberger les coffres-forts numériques sur le territoire de l’Union Européenne
  5. Garantir la conservation et la non altération des données confiées
  6. Garantir la libre restitution des documents confiés
  7. Supprimer le coffre-fort numérique et son contenu sur demande de l’utilisateur

Gageons que ces premiers engagements seront suivis par de nombreux autres, car les D&IM savent que ce qui est proposé ici, est bien le minimum que l’on puisse attendre des sérieux membres de l’association.

Pour autant, restons patient tout en encourageant vivement cette initiative car mettre dix sociétés autour d’une table dans le but de produire un texte commun n’est pas une mince affaire. J’ai de nombreuses fois conduit de telles réunions et… Bravo ! Nous suivrons de prêt les avancés de l’A-CFN que les D&IM ne doivent plus ignorée.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Handmade Type

Nous sommes sûr que les D&IM apprécieront le travail de Tien-Min Liao, artiste qui s’amuse de la typographie:
437ae6eb734ce61511b4821b7eb9683e
Pour en voir plus visiter ce site.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

La Gouvernance documentaire dans les organisations françaises

Pour la seconde année consécutives, le SerdaLab a produit pour Documation 2012 son étude sur la Gouvernance documentaire.
Cette étude confirme que la principale préoccupation des organisations est la dispersion des sources et gisements d’informations. Cette problématique est parfaitement identifiée par les D&IM qui justement, mettent tout en oeuvre pour réduire cette dispersion en maîtrisant les enjeux de la gouvernance documentaire:
image

imageL’étude résumée au sein d’un livre blanc, raisonne comme un programme de politique générale pour les D&IM (Cela n’est peut-être pas si étonnant que cela en cette période pré-électorale finalement).
S’il y a lieu de tirer ainsi parti de cette étude c’est parce que seuls 12% des répondants indiquent avoir mis en place une politique de gouvernance documentaire de manière globale et seulement 38%, avoir mis en place une telle politique de manière partielle.  Sachant que les résultats reposent sur 228 répondants, les D&IM ont encore beaucoup à faire.
Il faudra cependant convaincre les dirigeants qui manifestement n’ont toujours pas compris l’importance de la gouvernance documentaire alors que plus d’un sur deux (53%) est considéré comme manquant de volonté pour accomplir le dessein des D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Cloud Computing. Nouveaux modèles

Les D&IM ont pris goût aux livres blancs publiés par le Syntec Numérique et ils ont raison tant est grande, la qualité des contenus de ces synthèses.
Aujourd’hui, c’est une toute dernière publication que nous relayons ici.

image

Après quelques rappels sur les typologies du Cloud, les nouveaux modèles économiques autorisés par les Cloud sont mis en évidence.
Les contraintes contractuelles nouvelles sont abordées ensuite avant de terminer par le nouveau rôle de la DSI et les normes et standards du Cloud.
Ainsi, ceux qui ne connaissent pas les nouveaux modèles en auront rapidement une vision panoramique alors que ceux qui connaissent, trouveront dans le livre blanc un aide mémoire sur l’ensemble des aspects de ces nouveaux services du Web.
image Les D&IM les plus assidus, savent qu’il s’agit du troisième livre blanc sur le sujet. Les autres se rendront sur le site du Syntec numérique et liront aussi: “Cloud Computing: ce qu’il faut savoir” et “La sécurité du Cloud Computing”.
Après tant de saines lectures, les D&IM seront incollables sur les différentes facettes techniques et règlementaire du Cloud pour en maîtriser les avantages et les risques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Trouver des outils pour chercher !

urfist L’Unité Régionale de Formation à l’Information Scientifique et Technique, URFIST de Bretagne et des Pays de la Loire, a trouvé et recensé de nombreux outils pour chercher sur le Web.
D&IM de toutes organisations, visitez le site de l’urfist en cliquant
ici et utilisez plus de 80 outils spécialisés pour différentes types de recherche sur le Web: Recherche de blogs, Recherche d’actualités, Recherche dans twitter et le micro-blogging, Moteurs de recherche en temps réel, Recherche dans les réseaux sociaux, Moteurs participatifs, Recherche de livres, Recherche d’images, Recherche de vidéos, Recherche de sons, Recherche de fichiers, Recherche de diapositives, Recherche d’archives du web, Recherche de données, Recherche de personnes, Moteurs personnalisables.
Bonnes recherches !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Droit à l’usage des responsables informatiques

Si le titre de ce livre d’Isabelle Renard et Jean-Marc Rietsch chez Dunod, annonce qu’il s’adresse aux Responsables informatiques, nous pensons que son sommaire en font surtout un ouvrage destiné aux D&IM:
– RSI : de quoi êtes-vous responsables ?
am de droit
– Le patrimoine incorporel de l’entreprise
– Téléchargements illicites et loi Hadopi
– Gérer les intervenants sur le SI
– Encadrer les pratiques des salariés
– Les données personnelles
– Conservation et processus numériques
– L’impact des comptabilités informatisées sur le SI
– Comment faire face aux situations de e-discovery ?
– Le cloud computing
– Traitement assurantiel : de l’anticipation à la réparation
En effet, présentant sous forme de fiches un rappel des lois et règlements applicables aux systèmes d’information ce livre devient un guide pratique traitant des sujets clés pour les Document & Information Managers: Sous-traitance, Cloud, Mobilité, CNIL, Hadopi, Archivage électronique,…
Un Aide-mémoire à lire absolument
et… en urgence !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Papier électronique

Il va falloir très prochainement que les D&IM se préoccupent d’un nouveau média, l’affichage sur papier électronique.
Si on en juge par le succès de l’iPad d’Apple et sa percée en entreprise, il est certain que le papier électronique va décupler les possibilités d’affichage mobile au sein des entreprises.
LG Papier ElecEn effet, LG a annonce que le mois prochain elle sera en situation de produire pour le marché européen, des EDP (Electronic Paper Display) 15 cm pour l’affichage noir et blanc en 1024 x 768 pixels.
Basé sur la technologie e-ink, l’afficheur flexible de 0,7 mm est fin, léger, pour un poids de 14 grammes, inclinable à 40° et ne nécessite pas d’alimentation une fois rafraîchi.
Ce type d’affichage se généralisera dans la décennie et l’on peut penser qu’ils faciliteront grandement les activités de consultation mobile, de gestion des documents d’activité (Records Management) et DLM au sein des organisations. 
Les D&IM trouveront ainsi dans le papier électronique un nouvel allié technologique pour que les entreprises répondent à leurs exigences métiers.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

XMP… Une norme ISO

image La première fois que je rencontre le standard XMP, c’est en 2001 dans les documents produits en PDF 1.4 par Acrobat 3.0. A l’époque je développe avec mon équipe de très nombreux plug-ins pour Adobe Acrobat et XMP est alors un moyen extrêmement efficace et simple pour la structuration et la capture des métadonnées d’identification des PDF.
Je rencontre à nouveau le standard XMP en 2004 mais cette fois la rencontre est très formelle car il s’agit de faire de PDF une norme pour l’archivage long terme de documents: PDF/A. J’interviens à cette époque au sein du comité de normalisation ISO de ce qui deviendra la norme ISO 19005-1.
Lors de ces travaux de normalisation, au-delà de nombreux commentaires, je critique vivement le standard XMP présenté comme un standard mais essentiellement (pour ne pas dire uniquement) défini par Adobe. Je demande alors au nom de la France, que les spécifications de XMP ne soit pas seulement disponibles sur le site Web d’Adobe. L’association AIIM accepte alors d’accueillir aussi sur son site la spécification de XMP. Ce point que je considère comme une faiblesse de la norme PDF/A est resté longtemps en status-
quo.
openerLogo_en Vous l’avez compris, la situation vient de changer. En effet, XMP est devenue une norme:
ISO 16684-1:2012 – Technologie graphique – Spécification de la plate-forme de métadonnées extensibles (XMP) – Partie 1: Modèle de données, mise en série et paramètres principaux. Par la normalisation de l’eXtensible Metadata Platform, Adobe met à disposition de tous, une technologie de balisage des Documents & Informations numériques qui est déjà très répandue dans le monde grâce au format PDF et dont la particularité est d’être intégrée dans les fichiers documents.
Déjà intégrée dans les fichiers produits par les suite logicielle d’Adobe, on peut penser que le passage du statut de standard à celui de norme permettra à de nombreux acteurs de contribuer à sa diffusion. On note d’ailleurs, que si d’ores et déjà PDF/A est destiné à la conservation long terme des documents, la normalisation de XMP ne fait que renforcer l’obligation du PDF/A pour l’archivage électronique. Cela donne beaucoup de sens à l’utilité de cette norme car XMP est aussi très adapté tout au long du cycle de vie des documents & informations.
Il y a donc fort à parier que les D&IM croiseront plus souvent le XMP à l’avenir. Il leur sera très utile de le connaître mieux pour une plus grande facilité pour la traçabilité des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh