Archives de Catégorie: Avis / Opinion

DOCUMATION 2015 en Conférences vidéo

Documation - Arbre Cette année encore, les visiteurs de DOCUMATION ont pu visiter des nombeux stands et bénéficier de conférences fort intéressantes. Je vous propose ici une sélection de six conférences qui couvrent tous les aspects de la Transformation Numérique au coeur des préoccupations des organisations:
– Introduction sur la transformation numérique;
– Importance de la Gouvernance de l’information dans cette transformation;
– L’outil Records Management pour servir la Gouvernance de l’information;
– Les principes et règles de conservation ou pas des informations;
– La dématérialisation des processus au delà des informations et
– pour terminer avec la gestion des contenus riches pour améliorer l’expérience client.

Documation - TN   Documation - IG Documation - RM  Documation - IN a conserver Documation - BPM   Documation - Contenus riches

La richesses de ces vidéos vous poussera à les partager dans votre organisation afin que vos collègues, vos managers, vos partenanires,… soient vos meilleurs sponsors.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

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Retour aux fondamentaux ?

Les Français sont connus pour être un peuple qui aime discuter, se critiquer, pinailler : on en a eu quelques séquences récemment qui ont parfois tourné à l’hystérie.
C’en fut au point qu’un hebdomadaire d’actualités a titré en première de couverture : Du CALME !

Je ne peux m’empêcher de mettre cela en relation avec l’épidémie de burn‐out ou épuisement numérique qui atteindrait certaines populations. Ainsi en Allemagne 13 millions de salariés souffriraient de ce syndrome. Du coup, nombre de grandes sociétés allemandes règlementent l’accès de leurs salariés à leurs messageries professionnelles pour essayer de le limiter.

Je n’ai pas de conseils psycho‐médicaux à donner, par contre j’en ai un d’un autre ordre : faites une bonne cure de lecture, de préférence sur papier. Vous vous détacherez un peu des 6 ou 7 écrans qui peuplent vos bureaux, vos poches, vos mallettes, vos domiciles, et vous pourrez tester l’adage anglo-saxon qui nous dit : « Paper speaks to us quietly. »

Vous aurez alors un choix très large de lectures possibles : un document publicitaire, un catalogue, un journal, un magazine d’actualité, un magasine spécialisé, un mook, un roman, une biographie, un atlas, un livre d’histoire ou d’histoires, un livre de prières, un livre de cuisine, un livre d’art, un album photos, etc, etc, etc….

Et ne tombez pas dans le piège de ceux qui vont vous dire que c’est ringard, pas moderne : faire du papier et l’imprimer fait appel aux technologies les plus modernes (une bonne vingtaine). L’imprimé actuel est tout aussi moderne qu’un Airbus…

Mais qu’est ce que lire ?
Abrité à la cité des Sciences et de l’Industrie de la Villette,
il y a un laboratoire qui mesure les processus d’attention à partir des mouvements de l’œil et qui les corrèle avec l’activation des zones du cerveau. Son directeur scientifique s’appelle Thierry Baccino.

Que nous dit‐il de la lecture ?
L’acte de lire se déroule en 3 phases : détection des lettres, identification des mots, compréhension
des textes…
Seule une zone du cerveau située dans l’hémisphère gauche est capable d’assurer la reconnaissance
des mots écrits.
En plus notre cerveau n’a pas changé depuis les Babyloniens, ses capacités de perception, de
mémorisation sont les mêmes.
La différence avec non seulement les Babyloniens, mais même nos ancêtres proches, est que nous disposons de beaucoup plus d’informations, de connaissances, d’outils d’indexation et de
récupération des données.
Cela aide‐t‐il à lire ? Probablement pas : toutes les études récentes de psychologie cognitive qui analysent les mouvements de l’œil montrent combien la lecture papier permet à l’œil et donc au cerveau de mieux fixer les textes présentés, grâce à la stabilité du texte, grâce aux possibilités de retours rapides sur les mots déjà vus. Pour bien lire, le cerveau utilise aussi une mémoire spatiale
que le numérique n’assure pas.

En plus, pour bien comprendre un texte, il faut nous appuyer sur notre mémoire qui permet une projection de nos connaissances sur le texte lu.
Déléguer à des moteurs de recherche n’aide probablement pas à construire cette mémoire, d’où des difficultés supplémentaires à construire sa propre mémoire, donc à bien comprendre ce que l’on est
amené à lire.

Dans un document imprimé, l’auteur a aménagé un chemin de lecture vers la compréhension la plus simple et la plus cohérente de son texte. Dans l’hypertexte, le lecteur commence par prendre le même chemin, mais les sollicitations extérieures peuvent facilement le détourner du cheminement proposé, et rendre le message plus difficile à lire ! On appelle cela la désorientation cognitive.

Lire et chercher le plus rapidement possible une information n’occupent pas les mêmes zones cérébrales et, l’on sait que notre cerveau ne sait bien faire qu’une tâche à la fois, d’où un risque de surcharge cognitive…

J’ajouterai ceci à ces remarques : si l’on pousse la réflexion un peu plus, c’est la capacité à raisonner qui est en danger : le web en nous sollicitant en permanence risque de nous mener à un certain vagabondage numérique. Le mimétisme risque de remplacer le raisonnement.

L’imprimé essaie lui de nous ramener à l’origine de tout raisonnement.

Les tablettes, les liseuses ont amené des progrès dans leurs possibilités de lecture profonde, mais on ne manquera de remarquer que ces progrès ont comme objectif de (re) copier le papier imprimé. Ils n’y arrivent pas encore complètement, et cela montre bien à quel point celui‐ci reste pour le moment et quelque temps encore, la référence pour une lecture réellement complète, profonde, au service de la pensée humaine.

Ces réflexions basées sur des observations scientifiques ne remettent pas en question la complémentarité à construire entre les différents supports, mais en même temps, elles contiennent une forme de mise en garde à tous ceux qui poussés par certains industriels pressés et pressants veulent un peu vite faire table rase du passé…

Jacques de Rotalier
Consultant Média Imprimé

Google Glass pour les D&IM

J’ai essayé les Google Glass. Une expérience surprenante.

image Je porte des lunettes et j’ai donc porté deux paires de lunette en même temps.Les Google Glass ne sont pas lourdes même si on ne risque pas de les oublier après quelques heures. L’écran situé un peu en hauteur est parfaitement lisible et amusant. Il est clair qu’au début on préfère rester immobile car l’attention est clairement attirée par l’affichage. Mais, après quelques minutes les Google Glass deviennent rapidement un outil.

Après avoir pris quelques photos, d’excellente qualité d’ailleurs, et après avoir effectué quelques recherches de définition, de restaurant ou de localisation, on a envie d’aller vivre de nouvelles aventures:
– Surprendre ses interlocuteurs avec une paire de lunettes peu commune,
– Montrer combien il est facile d’en savoir plus et surtout plus vite, sur tel ou tel sujet de conversation en posant une simple question aux Google Glass,
– Ecouter un texte ou de la musique sans écouteur dans les oreilles (même si la qualité sonore est correcte sans plus),
– Se promener et se laisser guider sur le chemin,
-…
Très vite on comprend que les lunettes constituent un outil d’intelligence artificielle qui étend les capacités du cerveau par une interface d’accès à internet d’un usage incroyablement intuitif.

Ensuite, on se met rapidement à rêver à de nombreuses applications et notamment pour les D&IM:
– L’affichage de références bibliographiques sur simple demande,
– L’affichage d’un plan de classement de documents alors que l’on a le document en main,
– La recherche de textes et documents similaires en toute simplicité,
– L’accès à la liste de documents associés,
– L”affichage d’alerte,
– La capture d’information en cours de lecture,
– Le classement et l’association de mots clés à la volée,
– …
ainsi que toutes les applications auxquelles vous même vous pensez à l’instant.

Dans quelques années, tout pousse à croire que nous ne pourrons pas nous passer des Google Glass ou de leurs équivalentes. Les D&IM doivent donc s’y intéresser car 2014, sera une nouvelle année clé dans l’évolution des technologies numériques au service de leur métier.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Toutes les news en ligne pour les D&IM !

Une revue de presse est régulièrement publiée par les soins de la fi-D&IM pour réunir les news les plus pertinentes à destination des Document & Information Manager.

Plusieurs gisements de publications sont mis en œuvre mais le plus facilement consultable quel que soit votre équipement est certainement: http://dimanager.tumblr.com/:image
ou encore sur écran de PC ou Mac, http://www.scoop.it/t/fidim :
image 
Alors n’hésitez pas consultez régulièrement le site de publication et faites nous part de vos réactions.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Une insuffisance documentaire à 20 Milliards

Les membres de la fiD&IM ne cessent de menacer les entreprises des pires abominations – J lorsque leurs documents ne sont pas gérés avec méthode et précision et ce grâce à un D&IM. Certains d’entre vous nous regardent d’un air poli mais un peu las. Il y a tant à  faire, juste trop de priorités……

 

image Je suis désolé mais la réalité a rattrapé ceux qui n’ont pas été attentifs. Ils auraient du regarder le dernier jugement du Tribunal de Nanterre en date du 8 février. Le litige oppose le Conseil Général de la Seine St Denis (CG93)  et la banque Dexia sur le sujet bien connu des emprunts structurés, dits toxiques. Ce jugement est l’un des premiers et peut faire référence jurisprudentielle pour l’ensemble de ces prêts à de très nombreuses collectivités locales.

 

Les faits : Dexia a prêté de l’argent au CG93 et le processus est le suivant comme dans de nombreuses salles de marché: accord au téléphone, fax de confirmation à la suite et validation par un contrat formel plus tard.

 

image CG93, lorsque les taux se sont retournés, a attaqué DEXIA pour dénouer ces prêts devenus toxiques. CG93 a plaidé au fond son manque de connaissance et sa non compréhension des risques. Le tribunal l’a entièrement débouté car il a estimé que CG93 était un opérateur sophistiqué comprenant très bien les mécanismes en jeu. L’obligation de conseil de Dexia n’est pas prise en défaut.

 

Mais coup de tonnerre, le tribunal a jugé que le fax de confirmation ne faisait pas mention (pourtant obligatoire) du TEG (Taux effectif global) et que cela n’annulait pas le prêt (cf. paragraphe ci dessus) mais entraînait l’application du taux légal soit 2,75% en ce moment. Là, on est dans le processus documentaire pur et dur.

 

Si ce jugement est maintenu en appel, on estime que le dommage à la place, au niveau national, est de l’ordre de 20 MILLIARDS d’EUROS.

 

Dexia et toutes les banques prêteuses sont sur les dents car la provision à passer est colossale. Ce jugement sera très politique; d’un côté les collectivités locales menées par l’ancien Président du CG93 devenu depuis Président de l’Assemblée Nationale et ce juste avant des municipales en 2014  et de l’autre Dexia (nationalisée depuis, donc l’Etat soit 10Mds d’euros) et certaines banques telle la Société Générale.

 

Quelque soit le résultat final, une erreur documentaire, somme toute simple à éviter, va coûter au pire une vingtaine de milliards et au mieux une somme coquette de frais d’avocat et de mauvaise réputation. Il y avait tant à  faire, juste trop de priorités……

Jean Louis de La Salle
Président fi-D&IM
Président, AUREA Performance SAS

Productivité : le secours de Saint François de Sales

 Tout le monde gémit sur la crise; bon moyen pour l’aggraver !
imagePolitiques ou économiques, les méls négatifs qui inondent nos boites-méls; stupide et contraire à toute quête d’amélioration des situations et des personnes. Fissa et par de justes questions, voyons ce qui est à porté de main pour recouvrer moral et croissance.

Transformez-vous vos succès en performance immédiate ?
Hier soir, l’émission « Danse avec les stars » a été déclarée N°1 mondial du Tweet !
La gouvernance de TF1 était-elle organisée pour transformer ce formidable succès en facteur de performance appréciable au niveau du compte d’exploitation ?
– Ca m’étonnerait.
– Pourquoi ?
Faute de Gouvernance Documentaire & Information !

Qui, dans l’entreprise, prend la peine d’organiser la réflexion pour que les technologies (Big data, Tweet, etc.) soient abordées sous l’angle vertueux des comportements humains ?
– Pas ceux des barons mais ceux qui, là où ils sont (collaborateurs, clients, …), vont bénéficier de la technologie mise en œuvre pour améliorer la performance du service et de l’entreprise.

En quoi une technologie modifie-t-telle les comportements utilisateurs et décisionnels ?
La Gouvernance Documentaire regarde devant: qu’apporte(-ra) cette ‘techno’ dans mes métiers et vis-à-vis de ma clientèle pour améliorer mon compte d’exploitation ?
Telle que posée ici, la question dépasse évidemment la responsabilité des opérationnels dont le rôle est plutôt de mettre en œuvre la stratégie que de la faire.
La gouvernance documentaire, responsabilité du D&IM, couvre horizontalement l’ensemble de cette réflexion pour percevoir les conséquences comportementales favorables au développement de l’entreprise et ce faisant, élaborer une stratégie et veiller – en gardant le cap – à ce que sa mise en œuvre soit adaptée aux changements qu’elle provoque elle-même. 

Le Time sharing et l’ASP (Application Software Provider) n’ont pas émergé. En sera-t-il de même du SaaS ? A moins que le D&IM ne s’en mêle pour l’aborder avec une réelle hauteur de vue, le succès ne sera pas au rendez-vous; et le pinceau ne fait pas l’artiste. Il faut donc prendre la dimension stratégique du SaaS et l’envisager sous l’angle du comportement humain à chaque niveau: processus, protection du patrimoine, conformité réglementaire, intelligence économique, … avantage-client, développement de nouvelles offres, prise de possession de nouveaux marchés.
A ne pas y travailler, point de salut ! Ce devrait être le travail de la DG  mais chacun sait qu’elle est de plus en plus absorbée par le court terme.
 
image« Une demi-heure de méditation est essentielle sauf quand on est très occupé. Alors une heure est nécessaire »  dicte François de Sales !

Les technologies existent et se multiplient. Les énergies existent et se multiplient aussi. Alors il faut impérativement consacrer du temps à les canaliser utilement.

Si vous pensez que votre emploi du temps ne vous permet pas de gérer cette priorité vitale, confiez-là à un consultant dont vous êtes certain qu’il a la dimension d’un D&IM, lequel doit avoir compris que c’est le comportement des individus qui fait, finalement, toujours la différence.

Philippe Blot-Lefevre
Vice Président de la fi-D&IM
Coaching de la Gouvernance

règles et process : oui, mon référentiel !

image Un article d’Archimag nous en dis plus sur l’importance du référentiel auquel la fi-D&IM accorde beaucoup de valeur.

La mise en place de règles et de processus clairs, répondant au périmètre et aux objectifs d’un plan de gouvernance documentaire établi en amont est indispensable.

image Philippe Blot-Lefèvre, vice-président de la Fédération internationale des D&IM (fi-D&IM), évoque la nécessité d’un tel référentiel:
« Lorsque nous avons créé la fi-D&IM, nous sommes partis d’une question simple : qui est le porteur d’une conformité réglementaire ? C’est le document. Et qui en est le responsable ? C’est celui qui l’écrit, le signe, l’envoie, l’archive… Bref, tout le monde. Et si tout le monde est responsable, alors personne ne l’est vraiment.
Une telle situation risque d’entraîner une situation de dominos sur les responsabilités. Et plus cette responsabilité est retardée, plus elle risque de coûter cher
».
C’est pourquoi tout référentiel de conservation doit passer par un plan de classement, lequel trie et ordonne l’ensemble
des documents selon leur provenance (liée à l’activité) et la responsabilité qu’ils tracent.

« Une bonne gouvernance passe par un positionnement de ces six modules dans l’organisation et au sein même de ses différents services, poursuit Philippe Blot-
Lefèvre, car un document fonctionnel lié aux ressources humaines sera différent, par exemple, d’un document fonctionnel concernant la relation client
».


Philippe BLOT-LEFEVRE
Risk Manager de l’Information