Archives de Catégorie: Bonnes pratiques

Protection des données à caractère personnel

La France est un des premiers pays au monde (en 1978, sous la présidence de Valéry Giscard d’Estaing) à s’être doté d’une législation protégeant les données à caractère personnel.

Dix-sept ans après, en 1995, l’Europe a adopté une directive généralisant les principes de protection de la vie privée des citoyens, et apportant quelques innovations très intéressantes : des formalités administratives allégées au profit d’une recherche plus effective de conformité ; un transfert de charge de travail sur les entreprises, qui purent désigner en leur sein un « Correspondant Informatique & Libertés ». Cette directive fut transposée en droit français… en 2004 et 2005.

image Une nouvelle étape est aujourd’hui franchie par l’Union Européenne, avec l’examen du projet de règlement sur la protection des données personnelles.
Ce projet de règlement, qualifié d’explosif par certains, est l’aboutissement d’une logique engagée en 1995.
Il généralise le rôle du Correspondant Informatique & Libertés (il en existe déjà 10.000 en France). Il renforce les sanctions, qui deviennent réellement dissuasives.
Il se positionne sur toutes les questions d’actualité : failles de sécurité, cloud computing, droit à l’oubli, consentement préalable pour les internautes …

Attention, un règlement européen ne nécessite pas de transposition par les états membres. Il pourrait donc être applicable dès 2014.
Informaticiens, juristes, Document & Information Managers : préparez-vous !

Philippe SICARD
Consultant expert Informatique & Libertés

D&IM et Gestion de crise

image Une crise est une opportunité de management du changement ; dans la douceur parce que – dans la compréhension des hommes – forcée par les circonstances.
La crise est un système explosif, une énergie qui divise les hommes.
Le D&IM transforme cette énergie centrifuge en énergie centripète de rassemblement des hommes sur l’objet commun de l’entreprise.
Les Documents & Informations apparaissent comme les éléments les plus communs de l’entreprise et ce qui souffrira le plus d’une réorganisation tel, par exemple, un déménagement. Inexact !
Ce sont les collaborateurs qui souffrent des dysfonctionnement de processus qui sont nécessaires à l’exécution de leur travail; lesquels processus reposent sur les Documents & Informations (D&I) qu’ils ont à échanger et partager.

Voici la trame méthodologique du D&IM

Objet
– Piloter les D&I (Documents et Informations) dans et entre chaque unité opérationnelle, et suivre les projets.
– Définir une politique
– Faire vivre

Choisir les outils
– Contrôler la mise en œuvre et l’efficacité

Focus 1 Focus 2 Focus 3
Fonctionnel
Patrimonial
Légal
Organisation
Technique
Juridique
Métiers de l’entreprise
Temps
Contexte

Contexte
Intégration au COMEX, donc très opérationnel

Les D&IM auront compris que cette trame doit être déclinée sur trois temps: l’avant-crise et son anticipation, pendant la crise et au retour à la normale.
De nombreuses exceptions d’habilitation sont à prendre en considération au cours de la crise . Ainsi appartient-il au D&IM d’anticiper l’évolution du rapport « rôle individuel – droit d’usage du document » au fur et à mesure du déroulement des trois phases.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Risk Manager de l’Information

A lire…

Cette fois, il ne s’agit pas de livre blanc éclairant tel ou tel aspect technologique ou du marché. Les D&IM devront lire deux livres que nous mettons à l’honneur dans ces quelques lignes: “L’ atout numérique” et “L’âge de la multitude”.

image « L’ »ATOUT NUMERIQUE, Pour en finir avec une mélancolie française” d’Eric Bousteller, Vice-président de Microsoft International, donne une bouffée d’aire optimiste sur les atouts français pour gagner ce que l’on nomme habituellement: La bataille du numérique. Dans ce livre, l’auteur rappelle que de grands acteurs français dont ils mentionne les réussites, sont des stars du Web d’aujourd’hui et que les métiers de l’Internet représentent l’un des principaux gisement d’emplois.
A lire pour cesser d’être mélancolique et au contraire être enthousiaste de notre place dans le monde numérique d’aujourd’hui.

image “L’âge de la multitude – Entreprendre et gouverner après la révolution numérique” est d’une lecture très complémentaire au précédant ouvrage. Ecrit par Nicolas Colin et Henri Verdier, il met en évidence le rôle de chacun dans la nouvelle économie numérique résultat de cette multitude d’individualités qui réunies, créent et agissent au gré des flux de de Documents et informations portés par le  monde numérique d’aujourd’hui. Il laisse à penser que cette multitude est certainement un puissant levier de croissance pour ceux qui le comprennent.
A lire pour comprendre comment la révolution du numérique est génératrice de valeur pour ce que l’on appelle communément l’économie numérique.

Les D&IM tireront avantage de ces deux ouvrages pour valoriser dans leurs organisations, la maîtrise de la complexité des Documents & Informations numériques et cela avec un enthousiasme sans faille.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Archives de France: SEDA

image Françoise Banat-Berger, Directrice du Service  Interministériel des Archives de France publie la version 1.0 du Standard d’Echange de Données formalisant les transactions entre deux acteurs d’une  opération d’archivage de données.
De nombreux profils de structures et typages de données sont détaillés et documentés pour formaliser les échanges de données en fonction des métiers.

Le SEDA résulte d’un travail de fond piloté par un comité de pilotage d’experts et présente un formalisme à utiliser ou dont les D&IM peuvent d’inspirer fortement pour traiter de leur archivage.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Comment les dirigeants intelligents transforment une stratégie en actions

Nous l’avons plusieurs fois mentionné, le D&IM est responsable de la définition et de la conduite de la politique documentaire de l’entreprise auprès de la direction générale. Il rencontre dès lors toutes les difficultés des dirigeants en charge des déploiements de stratégies, sans toujours bien savoir comment les affronter.

image Cette situation n’a pas échappé à Randall H. Russel, qui propose une démarche pour la bonne exécution de stratégies dans le blog du magazine: Harvard Business Review.

A partir de l’étude de 150 cas en entreprise, il conseille les étapes suivantes:
– Piloter une équipe constituée pour conduire l’alignement stratégique de façon transverse,
– Partager l’histoire de la stratégie auprès de tous en communiquant des objectifs mesurables,
– Améliorer le feedback sur la performance stratégique en se focalisant sur 15 à 20 mesures au maximum,
et ajoute quelques recommandations très pertinentes.

Cette analyse est de nature à rendre service aux D&IM dont la mission ne peut être conduite de façon isolée. Elle doit au contraire s’inscrire dans une dynamique d’entreprise que les conseils de Randall H. Russel permettront de faciliter la mise en œuvre.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Le service fait la différence

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Sabine Hübner, considérée en Allemagne par la chaîne de télévision Pro 7 comme l’“Experte No 1 du Service”, nous propose un livre blanc que les D&IM ne manqueront pas d’apprécier. Il nous propose une explication sur la façon dont les entreprises peuvent et doivent aborder leur orientation Service pour rendre des clients heureux.

Quelques recommandations au fil de la lecture:
– Définir des lignes directives en collectif et les communiquer au collaborateurs;
– Définir les Points de Contacts et les exigences;
– Remplacer le raisonnement vertical par le raisonnement horizontal;
– Aller au-delà des lignes directives et des paquets de services, l’orientation client des services est à rechercher et à mettre en œuvre au-delà de la demande;
– Définir un plan de services reposant sur une analyse de qualité et formuler l’offre de services répondant non seulement à la satisfaction mais surtout à l’enthousiasme.
– …
Pour ce qui nous concerne en termes de Documents & Informations, la Gouvernance Documentaire consiste notamment à optimiser les flux entre les acteurs de l’entreprise. L’approche Service décrite dans ce livre blanc est donc la bienvenue pour supporter les D&IM et la voie à suivre pour rendre des utilisateurs heureux.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Quelles écopratiques au bureau ?

image L’association Riposte Verte, association pour un environnement tertiaire responsable, s’est donnée trois principaux objectifs:
. Évaluer l’éco-responsabilité du secteur tertiaire,
. Apporter des solutions innovantes et citoyennes,
. Promouvoir un développement durable et solidaire.

Pour atteindre ses objectifs, elle conduit de nombreuses actions de sensibilisation pour le secteur tertiaire public et privé, visant la prise de conscience des entreprises/organisations et de leurs employés.
A ce titre, Riposte Verte a récemment produit une version actualisée en 2012 de son étude de 2010 sur le ‘Papier’, qui montre principalement que:
green– Les papiers utilisés sont de grammages plus faibles que par le passé;
– Les imprimeurs sont engagés dans une démarche éco-responsable;
– Si les pratiques sont parfois contraire au bon sens, les utilisateurs sont de plus en plus impliqués dans la mise en œuvre d’éco-pratiques;
– La taille de l’entreprise n’a pas d’influence sur le comportement des utilisateurs;
– L’accompagnement au changement des pratiques est le point clé méritant plus de gouvernance, de plans d’action, de mesures,…

Les D&IM qui ont pris en charge la dimension gouvernance green inhérente à leur fonction, pourront exploiter au mieux cette étude pour juger de leur situation et justifier d’efforts éventuels à conduire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

La numérisation des documents

image Nombreux sont ceux qui vont se demander si un article sur la Numérisation des documents a sa encore place dans un site où l’on évoque plutôt la Gouvernance documentaire que les techniques mises en œuvre pour la gestion des documents dématérialisés ou en passe de l’être.

La lecture du document préparé par la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec, répondra facilement à cette question. Il s’agit en effet d’un recueil de  synthèse des bonnes pratiques auxquelles toutes les les opérations de numérisation de documents devraient se référer même si l’on n’a pas la chance d’habiter la belle région de Québec. Evidemment, on ne tiendra pas compte des lois et règlements qui sont mentionnés dans ce document mais on cherchera tout de même leurs équivalences françaises. Dans nos non moins belles régions, ce document servira de référence à ceux qui ne pas accoutumés à la numérisation des documents et de guide à ceux qui conduisent un projet de numérisation.

En complément du document relatif à la numérisation de documents, les D&IM peuvent aussi consulter les synthèse de la BNF (Bibliothèque Nationale de France) pour compléter leurs connaissances:
– Numérisation de masse: Qualité et formats utilisés pour garantir la conservation;
– Le processus technique de numérisation;
– Numérisation: choix technologiques.

Voilà qui constitue un bon début pour les D&IM qui sont plus habitués à la dématérialisation totale qu’à la conversion de supports d’information en documents & informations numériques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Nouveaux usages de la veille

image L’association gfii publie un nouveau livre blanc qui s’intéresse plus particulièrement à 5 pratiques en émergence qui contribuent à de nouveaux usages de la veille:
– La veille en temps réel,
– La veille sur les réseaux sociaux,
– La veille multimédia avec son information multiforme,
– La veille multilingue,
– Cartographie et représentation visuelle de l’information dans le processus de veille.

image En introduction, le livre blanc met en évidence 8 tendances que le gfii interprète comme autant de ruptures:
– Les Big Data et l’ouverture des jeux de données,
– L’interconnexion des données au service de la production de connaissances nouvelles,
– Le pilotage par le visuel,
– L’intégration dans le système d’information ou dans le Cloud ?
– La reconfiguration du marché et des acteurs,
– L’impact organisationnel
– La question: Une mesure du ROI est-elle possible ?

Les D&IM trouveront de nombreux avantage à prendre connaissance de ce livre blanc pour mesurer l’impact des technologies nouvelles sur les activités de veille.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Cloud Computing. Nouveaux modèles

Les D&IM ont pris goût aux livres blancs publiés par le Syntec Numérique et ils ont raison tant est grande, la qualité des contenus de ces synthèses.
Aujourd’hui, c’est une toute dernière publication que nous relayons ici.

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Après quelques rappels sur les typologies du Cloud, les nouveaux modèles économiques autorisés par les Cloud sont mis en évidence.
Les contraintes contractuelles nouvelles sont abordées ensuite avant de terminer par le nouveau rôle de la DSI et les normes et standards du Cloud.
Ainsi, ceux qui ne connaissent pas les nouveaux modèles en auront rapidement une vision panoramique alors que ceux qui connaissent, trouveront dans le livre blanc un aide mémoire sur l’ensemble des aspects de ces nouveaux services du Web.
image Les D&IM les plus assidus, savent qu’il s’agit du troisième livre blanc sur le sujet. Les autres se rendront sur le site du Syntec numérique et liront aussi: “Cloud Computing: ce qu’il faut savoir” et “La sécurité du Cloud Computing”.
Après tant de saines lectures, les D&IM seront incollables sur les différentes facettes techniques et règlementaire du Cloud pour en maîtriser les avantages et les risques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Trouver des outils pour chercher !

urfist L’Unité Régionale de Formation à l’Information Scientifique et Technique, URFIST de Bretagne et des Pays de la Loire, a trouvé et recensé de nombreux outils pour chercher sur le Web.
D&IM de toutes organisations, visitez le site de l’urfist en cliquant
ici et utilisez plus de 80 outils spécialisés pour différentes types de recherche sur le Web: Recherche de blogs, Recherche d’actualités, Recherche dans twitter et le micro-blogging, Moteurs de recherche en temps réel, Recherche dans les réseaux sociaux, Moteurs participatifs, Recherche de livres, Recherche d’images, Recherche de vidéos, Recherche de sons, Recherche de fichiers, Recherche de diapositives, Recherche d’archives du web, Recherche de données, Recherche de personnes, Moteurs personnalisables.
Bonnes recherches !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Economie de fonctionnalité

image La Fondation CONCORDE a publié dans ses cahiers « Pour un changement de rythme dans les activités économiques », son III° volume « L’ECONOMIE DE FONCTIONNALITE VERS UN NOUVEAU MODELE ECONOMIQUE DURABLE »*.

Quel intérêt une information a-t-elle si nul n’en a l’usage ?
Aucun ! C’est donc bien l’usage de l’information par un individu qui lui trouve un intérêt, qui confère une valeur à l’information.
Progressivement, nous devons donc nous organiser pour gérer non plus l’information elle-même mais son droit d’usage par les personnes susceptibles de lui trouver un intérêt: besoin d’en connaître, modifications, transmission peut-être confidentielle, archivage ou même sa destruction.

Une dizaine de grandes entreprises parmi lesquelles Michelin, Kaeser, Xerox et Velib démontrent à travers l’étude publiée par la FONDATION CONCORDE, les vertus du droit d’usage face à l’investissement financier.
L’enjeu n’est-il pas devenu pour tous, de passer d’une économie de « sur mesure » à une économie de fonctionnalité ?
“l’enjeu n’est plus alors de détenir un bien mais de disposer d’un service”.

L’économie de fonctionnalité désigne les transactions, précise le Groupe de travail N°6, MODELE MODERNE, du Grenelle de l’Environnement, qui à la fois,
a. « Portent sur l’usage d’un bien (ou d’une information) et non plus sur la vente du bien d’équipement (ou de l’information) lui/elle-même et
b. exercent des effets positifs en matière de développement durable, par la réduction des consommations de matière et d’énergie » ;
ce qu’un D&IM traduira en matière d’information, par une réduction de la circulation de l’information en fonction des besoins-utilisateurs.

L’interprétation D&IM du DROIT d’USAGE publié par la FONDATION CONCORDE nous rappelle ainsi qu’en matière d’information des collaborateurs et décideurs de l’économie, le fournisseur d’information met le contenu à la disposition de ses utilisateurs en vertu d’un engagement d’usage consenti. « L’utilisateur n’aura plus qu’à appuyer sur le bouton pour recevoir ce dont il a besoin ».

« L’économie de fonctionnalité a déjà suffisamment d’exemples d’applications pour n’être plus seulement un concept théorique. Elle participe à la dématérialisation de l’économie avec décroissance de la notion de bien (on n’est pas propriétaire d’une information) remplacée par la notion d’usage (lié à un besoin associé à un rôle dans l’organisation) et la réduction/rationalisation des composants matériels (moins d’entraves aux processus métiers) et l’accroissement de la part des services ; déjà constatée dans divers secteurs.

image Il reste à diffuser cette nouvelle approche mature et à obtenir des pouvoirs publics et autres parties prenantes (patronat et syndicats) qu’ils prennent en compte la nécessité d’une mutation indispensable au retour de la croissance dont notre pays a un besoin urgent pour créer des emplois et se désendetter. Les transactions de l’économie de fonctionnalité [à laquelle se rattache la gestion du droit d’usage des informations] peuvent s’effectuer entre entreprises; et entre entreprises et particuliers.

Dans la pratique, précise encore le Groupe de Travail N°6, cette définition n’est pas toujours clairement appréhendée par les acteurs intéressés et il sera donc nécessaire de la préciser et de l’illustrer pour dissiper tout malentendu. Il s’agit de concepts apparentés, apparus dans les années 2000, sur lesquels peu d’économistes se sont encore penchés : la « Functional Service Economy » et le « Digital Legal Management » pour l’information numérique.

Pour le D&IM, 9 CRITERES DE REUSSITE (*d’après la P.26 du rapport):
1. l’offre est dérivée d’une ACV (analyse du cycle de vie) qui a déjà eu lieu dans nombre de grands comptes;
2. l’innovation est une innovation de rupture, au sens où elle change le comportement des utilisateurs;
3. l’innovation associe une nouvelle information et un nouveau service (la performance de l’information et accrue par le service);
4. elle induit un découplage entre l’information et son usage pendant ses phases de vie critique;
5. elle est un exemple type de cycle de vie informationnel vertueux avec la production, l’utilisation, la mise à jour, la réutilisation, l’archivage et la destruction des informations;
6. la maîtrise des utilisateurs successifs de l’information est accrue, y compris à l’international;
7. elle entraine une intégration de la valeur ajoutée des utilisateurs dans celle du premier auteur/fournisseur;
8. elle est notamment attractive parce qu’elle évite tout investissement client en terme notamment de re-création ou de doublonnement de l’information;
9. une garantie de résultat, notamment en terme de non-répudiation, est apportée aux fournisseurs et aux utilisateurs de contenu sans obligation de moyens (empilages sécuritaires).

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management) – HUB2B
Vice Président fi-D&IM

D&IM… Etudiants… C’est la rentrée alors étudiez…

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Quelle merveille cette brochure REPERE (Ressources Electroniques Pour les Etudiants, la Recherche et l’Enseignement) !!!

Les D&IM trouveront, dans ce que l’on doit aussi considérer comme un guide d’apprentissage, matière à leur auto-formation pour certains et sources d’approfondissement pour les autres.

Cette brochure offre de nombreux points de départs pour investiguer au fil du temps la planète information. Elle ne prétend pas donner toutes les réponses à tous les cas rencontrés par les D&IM. Elle couvre cependant, avec une originalité motivant la découverte, les bonnes pratiques fondamentales liées aux acteurs, aux comportements, à l’exploitation de l’information recherchée et trouvée avec succès.
Il convient de ne pas manquer de s’organiser et de passer la vingtaine de jours nécessaires au travail minutieux des REPEREs proposés.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Pourquoi faut-il dématérialiser ?

Merci de leur invitation, à la DFCG, l’APDC et l’AFDCC pour leur 8ème Petit Déjeuner annuel « Démat-Finance« .

Etonnamment, les avantages annoncés de la dématérialisation de la facturation (cf. ci-après) restent constants au fil des années années.

Vu à travers le prisme de gouvernance horizontale du D&IM, ils semblent porteurs d’une expérience enrichissante pour l’entreprise. La valeur ajoutée se caractérise en tant que modèle d’amélioration des performances des processus, d’homogénéisation des méthodes et de réplication des systèmes à l’échelle européenne tout au moins.
Au niveau des processus, la dématérialisation optimise les processus métiers. C’est, dans la limite du champs légal, plus d’autonomie, d’industrialisation et de traçabilité. Avec l’EDI c’est, dans la limite de l’interopérabilités des fournisseurs de solutions et de la question de l’archivage à valeur probante, plus de rapidité et de normalisation. La dématérialisation fiscale permet de même, de réduire les coûts et d’augmenter la rapidité des traitements.

Bénéfices
          Division par cinq du délai de traitement des factures (une forme de D&I)
          Respect des délais de paiement
          Escomptes sauvegardés
          Clôtures accélérées (IFRS)
          Traçabilité et auditabilité (SOX)
          Amélioration des relations fournisseurs
          Amélioration de la valorisation RH
          Accroissement du développement durable

Enseignements
          Définition des process en amont
          Conduite du changement
          Prise en compte des aspects fonctionnels et des nouvelles technologies sur toute la chaîne de valeur
          Education des fournisseurs

Impacts
          Optimisation des moyens et mesures de pilotage de la performance
          Meilleure viabilité et flexibilité des charges
          Rationalisation de la chaîne fournisseurs
          Modernisation de la plateforme technologique
          Evolution de la fonction comptable à l’inter et à l’externe
          Responsabilisation des acteurs

Conditions nécessaires d’évolution et de mise en conformité
          Choix du changement de protocole de relations (bancaires)
          Transformation des formats existants en SEPA (SCT XML 20-022)
          Ibanisation des bases de tiers (=amélioration des annuaires)
          Adaptation des règles de rapprochement bancaire
          Adaptation des relevés de comptes eu format XML camt 054

Deux tiers des interrogés de la DFCG pensent la dématérialisation est peu efficace. Sans doute est-ce la conscience et la volonté de capitaliser sur l’expérience acquise, et donc d’engager une action stratégique, qui conduit  le tiers des directeurs financiers à annoncer un projet de dématérialisation à 12 mois.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Coaching stratégique & Risk Management de l’information

Droit de l’internet

image Didier Frochot et Fabrice Molinaro nous livre ce livre blanc sur le droit de l’internet (Les Infostratèges).
Par un travail documentaire détaillé et commenté, ils rappellent les lois applicables à tous les aspects de l’internet: Publication, Propriété intellectuelle, Commerce, Données personnelles, Presse, Confiance dans l’économie numérique, Identification des auteurs, Droits de réponse, Obligations de l’hébergeur, Liens hypertextes, CNIL, Noms de domaine, Liens sponsorisés,…
A lire absolument par tous les D&IM pour vérifier l’application des bonnes pratiques dans leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh