Archives de Catégorie: Etudes / Marché

La Gouvernance de l’information dans les organisations

Le groupe Serda image publie son 4ème rapport annuel: “La Gouvernance de l’information dans les organisations.image
Après 120 questions posées à plus de 300 organisations publiques et privées, il révèle que 2/3 des organisations sont concernées par la Gouvernance de l’information mais qu’il reste énormément à faire:
– Convaincre les décideurs;
– Faire face aux volumes croissants;
– Etablir une politique documentaire;
– Mettre en place les outils et les mesures;
– Changer les habitudes;
– Rechercher le soutien de la DG, du DSI,…
– Prendre en compte prioritairement la composante humaine:
– ….
Les D&IM ou CDO (Chief Digital Officer) ne manqueront pas les enseignements de cet excellent rapport d’étude du Serda en le téléchargeant sur le site d’Archimag ici.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

Big data

Un guide enfin disponible sur le Big data !
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I
l fait le point sans concession, sur les  définitions, les usages, le marché,les technologies et mentionne des exemples réussis d’exploitation du Big Data.
Il va au-delà en présentant les métiers et les acteurs du secteur en nous offrant un passage par l’Open Data et la responsabilité des pouvoirs publics.
Enfin, il se termine par la présentation une à une des sociétés agissant dans le domaine du Big Data avec pas moins d’une trentaine de fiches entreprises.

Ce guide doit impérativement rejoindre la bibliothèque numérique des D&IM.

Un point mérite cependant un petit commentaire de notre point de vue, car la fonction de CDO (Chief Data Officer) est présentée comme une fonction de direction disons… à tort. Le rêve d’une entreprise conduite par les données conduit à ce raccourci regrettable. Nous pensons au contraire que le CDO doit être rattaché au D&IM dont la responsabilité est beaucoup plus large. Pour autant, ne rechignons pas mieux vaut un CDO qui deviendra D&IM que ni l’un, ni l’autre comme c’est encore trop souvent la cas dans les organisations. Cela étant dit, il faut reconnaître la qualité du travail réalisé pour la constitution de ce guide.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Optimisation des processus métiers

image Alors que les entreprises sont à la recherche d’optimisations de toutes natures pour réduire leur coûts opérationnels, les processus métiers occupent une place prépondérante dans leur préoccupations.

L’enquête 2013 du CXP sur les usages et les pratiques des entre prises françaises et notamment sur la gestion des processus métier en France, révèle que 81% des personnes interrogées considèrent importante ou stratégique, l’amélioration des processus métiers. D’ailleurs 81% on déjà engagé une démarche d’amélioration.

Si le déclencheur principale de l’optimisation des processus métier est la refonte du Système d’Information, la démarche engagée vise d’abord l’amélioration de  la satisfaction client et ensuite seulement, la productivité de l’entreprise et la réduction des coûts.

L’étude met aussi en évidence que les activités concernées par la démarche processus sont d’abord, la Documentation, la modélisation et la cartographie des processus (85% des répondants) avant l’analyse et l’optimisation des processus.
On y apprend aussi, parmi d’autres informations, que les processus cœur de métier puis les processus support sont considérés en premier lieu.

En lisant l’étude du CXP, les D&IM pourront enfin se faire une idée des sponsors et des principales fonctionnalités des outils mis en œuvre dans la démarche processus.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Document Output Management

image Ce livre blanc de l’AIIM fait le point sur l’Output Management et montre que les difficultés de la distribution des documents vont bien au delà  de l’impression.

Les principaux constats révélés par l’étude sont les suivants:
.  La gestion des impression reste une cause de forte frustration professionnelle;
. La réduction des coûts reste la principale amélioration recherchée mais s’accompagne d’une réelle recherche de vitesse et de fiabilité;
. Si un quart des entreprise est équipée en moyens d’impression, l’archivage électronique des documents imprimés reste un problème;
. 60% des organisations émettent les documents par email ou par télécopie et 50% utilisent le Web et les SMS;
. Alors que 88% outsourcent l’impression des formats complexes (AFP par exemple) et des impressions grands formats, nombreux sont ceux qui impriment essentiellement en mode batch (60%);
. D’une façon générale, l’assemblage de documents exigé par différents flux d’impression reste un problème important parce mettant en jeu chaque fois beaucoup de technicité.

Le livre blanc de l’AIIM est une bonne occasion pour les D&IM de se faire une idée claire sur les pratiques et les difficultés de l’Output Management. Il constitue un véritable outil d’aide à la décision pour  ceux qui prendront le temps de challenger les usages internes de leur organisation en les comparant aux indicateurs du marché révélés par l’étude.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Gagner la guerre au papier

image Avec un titre tel que: ‘Gagner la guerre au papier’, le nouveau livre blanc de l’AIIM est provocateur. Pour autant, on ne peut dire que les auteurs ont tort car il y a maintenant 20 ans que l’on évoque le bureau sans papier alors qu’il est encore partout (même sur mon bureau… sic).

Quelques chiffres et commentaires de cette étude:
– Seules 41% des organisations voient leurs flux papier baisser;
– Les 2/3 de ceux qui ont dématérialisé, observent un ROI de 18 mois;
– Seuls 10%, numérisent le courrier à l’arrivée pour distribution numérique;
– Les petites entreprises et les grandes ont le même dynamisme dans leur volonté de réduire le papier même si les grandes ont des politiques mieux définies;
– La difficulté de recherche dans les document reste la principale motivation au passage du papier au numérique;
– La numérisation reste appliquée à des documents parfaitement identifiés;
– La numérisation des documents est le plus souvent externalisée;
– Dans la majeure partie des cas, le passage au document numérique a été particulièrement apprécié des organisations;
– La conduite du changement reste un facteur essentiel de succès dans les projets de dématérialisation;
– La sécurité des moyens très hétérogènes, de numérisation, est prioritairement observée par les organisations;
– …

D&IM, vous trouverez dans ce dossier de l’AIIM de nombreuses informations relatives à la conduite de projets de dématérialisation des documents et processus. Si 20% d’accroissement de productivité est la garantie minimum à attendre de tel projets, il n’est pas pour autant indispensable de répondre à de nombreuses questions, comme le fait cette étude, pour Gagner la guerre au papier.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Papier: Une espèce en disparition ?

image En ce mois d’Avril, Adobe a choisi de nous expliquer, étude à l’appui, que le papier n’est plus la panacée comparativement au numérique et ses technologies.

Les inconvénients du papier sont pointées du doigt:
– Risques de pertes;
– Sécurité et confiance faibles;
– Stockage difficile;
– Coûts élevés;
– …
image En revanche, les vertus du numérique sont mises en évidence:
– Rend plus efficace et productif;
– Simplifie les processus de travail;
– Réduit les coûts;
– Facilite la gestion des documents;
– …
Et, cerises sur le gâteau… l’étude met en relief deux arguments fortement valorisés par les répondants à l’étude:
– 72% admette que le numérique permet de travail dans un environnement plus green,
– 68% disent être plus attirés par une entreprise qui met plutôt en œuvre le numérique.
Les D&IM se feront eux-même leur idée en consultant l’étude en cliquant
ici.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

L’économie d’internet en 2012

image L’OCDE (Organisation de Coopération et de Développement Economiques) fait le point de l’économie de l’internet dans son rapport: ‘OECD Internet Economy Outlook 2012’.

De nombreuses thématiques sont analysées, tels que: 
– L’expansion des réseaux,
– L’impact d’internet face à la crise,
– L’évolution du commerce en ligne,
– L’internet dans les foyers,
– L’économie des contenus numériques,
– L’internet dans le secteur de la santé,
– Les données privées et la confidentialité,
– L’internet des objets connectés,
– La contribution d’internet à l’économie et
– les priorités gouvernementales.
Très complet et parfaitement documenté, ce rapport passionnera les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Les Français et la dématérialisation

image L’IFOP et Generix Group ont décidé d’en savoir plus sur les pratiques de dématérialisation des français. Ils ont interrogé 1004 personnes âgées de plus de 18 ans représentatives des français sur leurs perceptions et pratiques relatives à la dématérialisation de documents personnels et professionnels.

Les résultats de cette enquête sont porteurs d’informations très utiles à tout D&IM:
– 65% estiment qu’il y a trop de papier dans leur vie quotidienne;
– 93% consultent leur compte bancaire sur internet;
– 47% payent contraventions, factures d’électricité, eau, gaz, sur internet;
– 60% et plus sont prêts à recevoir leurs factures sur internet (Téléphone, Electricité, eau, gaz, Appels de charges);
– 65% craignent de perdre les documents administratifs en ligne;
– 60% et plus, trouvent essentiellement des avantages à la dématérialisation;

En entreprise, les résultats sont tout aussi intéressants:
– 55% considèrent qu’il y a assez, voire trop, de recours à la dématérialisation;
– 60% et plus de documents restent sur support papier;
– 87% considèrent la dématérialisation comme un gain d’argent pour l’entreprise;
– 81% considèrent la dématérialisation comme un gain de temps pour l’entreprise;
– 86% des emails sont lus à l’écran et ne sont pas imprimés;
– 15% des contrats sont lus à l’écran;
– 50% et plus de rapports, compte-rendus et emails sont archivés sous forme électronique.

Les D&IM conduiront l’analyse de l’étude accessible ici, document par document, pour identifier des pistes intéressantes et faire rapidement progresser la dématérialisation des documents dans leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Internet sur 10 ans

Vous avez témoigné un grand intérêt pour l’infographie BYOD alors avant la rentrée de septembre, nous vous proposons de découvrir l’infographie de présentation de l’évolution d’Internet entre 2002 et 2012 telle que nous la propose frenchweb: 
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Cliquez ici

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Economie sociale

En tant que D&IM, vous êtes certainement encore aujourd’hui très interrogateur pour votre entreprise sur les risques et opportunités des réseaux sociaux.

image Le mois dernier, en Juillet 2012, le McKinsey Global Institute (MGI) s’est interrogé pour vous. Dans son étude: ‘The social economy: Unlocking value & productivité through social technologies’ elle a fait le point en se demandant comment créer de la valeur avec les Technologies Sociales.
Avant de révéler quelques-unes des bonnes nouvelles de ce rapport d’étude, rappelons ce que l’on entend aujourd’hui par Technologies Sociales. Ces dernières couvrent des technologies de l’information aux noms et principes variés suivants: Réseaux sociaux, Blogs et Microblogging, Evaluateurs et comparateurs, eCommerce social, Wikis, Forums de discussions, Espace co-opératifs, Espace de crowdsourcing, Jeux sociaux et Sites de partages.
C’est en analysant le contenu de (et entre) ces différentes technologies (Social analytics) que MGI met en évidence dix façons de générer de la valeur pour l’entreprise:
1- Co-création de produits;
2- Prévoir et gérer à partir des informations sociales;
3- Exploiter les informations sociales pour optimiser les processus d’activité;
4- Tirer des enseignement des clients;
5- Utiliser les technologies sociales pour les interactions marketing et communication;
6- Générer et favoriser les contacts commerciaux;
7- Commerce social;
8- Fournir des services clients via les technologies sociales;
9- Exploiter les technologies sociales pour améliorer la collaboration et la communication inter et intra-organisation;
10- Exploiter les technologies sociales pour mettre en adéquation les talents et les activités.

image L’étude de MGI mérite que les D&IM passent du temps à son analyse pour mesurer l’écart entre la situation actuelle de leur entreprise et la situation à atteindre et à proposer à la direction générale.
1,5 milliards d’utilisateurs des technologies sociales méritent que l’entreprise s’y attarde n’est-ce pas ?
28 heures par semaine en recherche d’information, réponse à des emails et à de la collaboration interne… Ne peut imaginer que quelques-unes de ces heures soient plutôt en interaction avec les prospects et clients externes ?
Et même si MGI explique, après une analyse très fouillée et riche d’enseignement, que l’on est au tout début de la compréhension des apports des technologies sociales, gageons que pour en tirer le pleine puissance, il est urgent de s’y intéresser dès à présent pour se créer une expérience utile aux décisions stratégiques de demain.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Identité numérique

Vous êtes-vous déjà demandé ce qu’est votre identité numérique ou celle de vos collègues ou de vos proches ?

image Cette étude impressionnante conduite par Adeline Lory de Pole Documentation va vous aider à répondre à cette question.

image Elle a recensé pour vous les outils de recherche d’information sur des personnes dans un livre blanc pour la recherche:
– de personnes: pas moins de 27 sites de recherche que vous pouvez immédiatement exploiter;
– de photos
– d’information sur annuaires inversés;
– dans des réseaux sociaux:
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– de CV en ligne;
– d’adresses email;
– d’adresses IP;
– d’ancêtre, d’amis et proches…
Autant d’outils permettant de mesurer clairement une e-Réputation.

Les D&IM pourront faire bon usage… modéré… des conseils et outils mis à disposition.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Toujours plus de pression sur les DSI

image Une toute récente étude de Vanson Bourne met en évidence que l’accès aux documents  informations d’activité est un enjeu considérable pour les entreprises interrogées:
– 65% veulent une amélioration dans leur département;
– 49% ont déjà engagé une amélioration dans leur département;
– 40% sont informés des améliorations apportées par les équipes de la DSI;
– 72% considèrent que l’amélioration de l’accès aux D&I est plus qu’urgente;
– 47% considèrent que leur projet d’amélioration est indispensable à leur activité;
– 41% affirment que leur DSI n’aide pas les métiers dans l’amélioration indispensable à leur activité;

Si l’étude conduite par Vanson Bourne va bien au-delà de ce que nous avons choisi de mettre en évidence, elle n’en démontre pas moins l’importance d’inventorier et hiérarchiser les besoins en termes de D&I dans l’entreprise. Cela est d’autant plus critique que d’ores et déjà, on sait que tous les projets nécessaires ne pourront pas être menés à bien.

Les D&IM en déduiront qu’ils doivent considérer en urgence la priorisation des projets à soumettre à leur Direction Générale. Il en va de la pérennité de leur organisation !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

2,5 heures par semaine consacrées au reporting

Vous avez désormais l’habitude de lire nos sujets sur « La Gouvernance de l’information et des documents » . Intéressons-nous aujourd’hui à son effet miroir : L’information de pilotage.
L’information de pilotage est souvent envisagée à travers le prisme du système d’information, c’est-à-dire sous un angle essentiellement quantitatif. Pourtant, les informations nécessaires au management opérationnel d’une organisation vont bien au-delà des données brutes. Difficile en effet d’anticiper, de décider, sans des éléments qualitatifs (états d’avancement, faits marquants, alertes, analyses, etc.) qui transitent essentiellement par l’humain.

imageUne toute récente enquête de la société Systeam, que vous trouverez ici, focalise l’attention du D&IM sur les objectifs et la méthodologie  d’un programme d’information du pilotage, les moyens pour obtenir l’info’ de pilotage, son coût et les problèmes qu’elle peut poser ; peut-on mieux faire et quelles en sont les perspectives.

L’objectif de cette enquête est d’analyser comment l’information de pilotage est produite et utilisée par les managers, dans un secteur où se côtoient nécessité d’innovation et forte pression économique : l’industrie automobile. Des résultats intéressants s’en dégagent, que les D&IM pourront découvrir en parcourant ce rapport.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management) – HUB2B
Vice Président fi-D&IM

Etes-vous un Collaborateur 2.0 ?

imageVoilà une question extrêmement intéressante pour les D&IM. Cette question posée par AASTRA, un spécialiste mondial de la téléphonie IP, est en fait prétexte à une analyse détaillée de l’usage des outils du Web 2.0 et des nouvelles pratiques et changement à mettre en œuvre pour transformer une entreprise en entreprise 2.0.

L’étude permet de se faire une idée sur la réalité de l’utilisation des outils 2.0 (Blog, Chat, Communications unifiées, Facebook, LinkedIn, RSS, ToIP, Twitter, Wiki, Youtube…) et leur mise en œuvre au sein des organisations.  Elle cherche ensuite le prescripteur de chaque technologie 2.0 puis, analyse les facteurs de motivation. Elle se termine par la mise en évidence des freins tant réels (interdits dans l’entreprise) que perçus par les utilisateurs (intérêt à l’usage de tel ou tel outil).
C’est la première étude qui permet de comprendre les comportements des entreprises et des utilisateurs face aux outils 2.0. Gageons que les D&IM en feront le meilleur usage dans leur mission de Gouvernance D&I.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Les usages de l’information en entreprise

image image L’ADBS et Veille Magazine se sont associés pour une enquête sur les usages informationnels dans les organisations. Les principaux résultats ne révèlent aucune surprises et mettent en évidence notamment:
– La veille (66%) est la principale activité juste avant la recherche ponctuelle d’information (65%).
– Le principal contexte de l’usage de l’information est la gestion de projet et/ou d’équipe suivie de près par la veille technologique. On note cependant que si l’on ajoute la veille technologique, la veille concurrentielle, la veille juridique et la veille d’image, on constate que l’usage de l’information en entreprise est ‘trustée’ par la Veille.
– Pour ce qui est des responsabilités des usages de l’information, l’enquête montre une fois encore l’incroyable dispersion des responsabilités de l’information dans les organisations. Là encore point de surprise mais une réelle nécessité pour l’entreprise de mettre en place la fonction D&IM dont nous prétendons qu’elle est stratégique pour l’entreprise depuis des mois.
Regardez vous-même l’étude ci-après:

et constater combien, il est nécessaire de fédérer les fonctions D&I dans les organisations, pour répondre aux difficultés de capitalisation et de gestions des D&I dans l’entreprise que 46% des interrogés réclament.
…46% seulement dira-t-on… car les 64% restant n’ont probablement pas encore conscience de l’importance de la fonction D&IM pour le bon fonctionnement de leur organisation !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh