Archives de Catégorie: Normes

Records Management Governance

L’AIIM propose ce nouveau guide fort utile aux D&IM et Records Managers.
 Il propose au lecteur sur un parcours en 12 étapes:
image– Inventaire;
– Durée de rétention;
– Organisation;
– Conformité;
– Continuité d’activité;
– Sécurité et confidentialité;
– Métadonnées;
– Opérations de gestion et informatiques;
– Conservation;
– Procédures de gestion;
– Formation;
– Pilotage;
les principales questions et bonnes pratiques à ne pas oublier pour la gouvernance des documents d’activité.

Evidemment, le livre blanc de l’AIIM ne remplace pas le support des normes ISO 15489 et ISO 30300 mais il n’en a pas l’ambition. En revanche, il constitue une excellente liste de contrôle pour les D&IM qui souhaitent s’assurer de l’alignement de leur organisation sur les bonnes pratiques de Gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Référentiel général de gestion des Archives

Françoise Banat-Berger de la sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques m’informe de la publication du référentiel général de gestion des Archives, placé sous licence Creative Commons BY-NC-ND.

image Le référentiel est l’aboutissement d’un travail piloté par le Service interministériel des Archives de France, qui assure le secrétariat du comité interministériel aux archives de France, en collaboration avec les directions des archives des ministères de la Défense et des Affaires étrangères.

Il vise un double objectif :
– fournir une synthèse de la législation en matière de gestion des archives publiques et du mode de fonctionnement du réseau des archives de France.

– donner aux décideurs un plan d’action pour améliorer la gestion de l’information dans leur administration.

(En savoir plus sur: Le délégué et le comité interministériel aux Archives de France)

Je ne peux qu’en conseiller une lecture assidue de tous les D&IM tant il constitue une pièce importante de la Gouvernance des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Et vous, SEPA… Ca va ?

imageMardi 24 septembre, FinYear organisait la conférence ‘Sepa Day’ pour faire le point sur l’avancement des projet de migration SEPA au sein des entreprises et faire connaître quelques solutions logicielles et prestations disponibles sur le marché français.

Rappelons que SEPA (Single Euro Payment Area – Espace unique de paiement en euros), sous l’impulsion du Conseil européen des paiement (EPC – European Payment Council), est le projet de constitution d’une gamme unique de moyens de paiement en euros. Consommateurs, entreprises, administration peuvent ainsi effectuer des paiements dans les mêmes conditions dans l’espace européen, aussi simplement que dans leur pays d’origine.
Le parlement européen, convaincu de l’importance de SEPA (plus forte encore que l’adoption de l’euro), a fixé des objectifs de migration SEPA:
1er février 2014: Virements et Prélèvements SEPA
1er février 2016: TIP et télérèglement
Or, force est de constater à l’écoute des intervenants que la migration n’est effective que dans très peu d’entreprises. A 130 jour de la première date clé, le retard est patent…

Alors, D&IM, lecteurs de ces lignes, réveillez vos directions et comités exécutifs !

L’enjeu SEPA n’est pas seulement une contrainte à satisfaire par les organisations pour être en conformité, c’est aussi et surtout un gage de compétitivité internationale qui mérite de ne pas attendre une minute de plus pour engager la migration.

Lors de cette conférences SEPA Day très réussie, les fournisseurs de logiciels et prestations présents, n’ont cessé de rappeler au cours de leur exposé qu’ils sont prêts et peuvent aider toutes les organisations à s’aligner sur les standards SEPA. A bon entendeur…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Protection des données à caractère personnel

La France est un des premiers pays au monde (en 1978, sous la présidence de Valéry Giscard d’Estaing) à s’être doté d’une législation protégeant les données à caractère personnel.

Dix-sept ans après, en 1995, l’Europe a adopté une directive généralisant les principes de protection de la vie privée des citoyens, et apportant quelques innovations très intéressantes : des formalités administratives allégées au profit d’une recherche plus effective de conformité ; un transfert de charge de travail sur les entreprises, qui purent désigner en leur sein un « Correspondant Informatique & Libertés ». Cette directive fut transposée en droit français… en 2004 et 2005.

image Une nouvelle étape est aujourd’hui franchie par l’Union Européenne, avec l’examen du projet de règlement sur la protection des données personnelles.
Ce projet de règlement, qualifié d’explosif par certains, est l’aboutissement d’une logique engagée en 1995.
Il généralise le rôle du Correspondant Informatique & Libertés (il en existe déjà 10.000 en France). Il renforce les sanctions, qui deviennent réellement dissuasives.
Il se positionne sur toutes les questions d’actualité : failles de sécurité, cloud computing, droit à l’oubli, consentement préalable pour les internautes …

Attention, un règlement européen ne nécessite pas de transposition par les états membres. Il pourrait donc être applicable dès 2014.
Informaticiens, juristes, Document & Information Managers : préparez-vous !

Philippe SICARD
Consultant expert Informatique & Libertés

PDF

image Alors que tout le monde du document numérique semble utiliser PDF (Portable Document Format), il y a bien longtemps que quelqu’un n’a pris le temps de faire le point sur l’évolution du format de représentation de documents et des standards et normes y afférent. C’est chose faire avec un Guide Méthodologique sur le Format de fichier PDF mis à disposition par les Archives de France.

De 1993 à aujourd’hui ce ne sont pas moins de :
– 9 versions (extensions) successives de PDF qui sont succédées pour aboutir au PDF 2.0;
– 6 normes génériques et sectorielle qui ont vu le jour après d’âpres discussions internationales;
– 13 versions d’Acrobat qui ont mis en œuvre les extensions du PDF jusqu’à la dernière version X qui simplifie l’interface utilisateur.

Avec une telle variété, on peut penser que le Guide Méthodologique présente ici suffisamment les évolutions et leurs raisons pour permettra aux D&IM de s’y retrouver:
– pour mieux comprendre le jargon des experts éditique, archivage ou arts graphiques de son entreprise;
– pour contribuer aux meilleurs choix de formats dans les applications métiers;
– pour expliquer que le PDF n’est pas, comme on peut l’imaginer, sans conséquence pour l’avenir, si on ne prend garde à sa version lors de sa génération.

Certes technique, ce Guide doit être lu par les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’OAIS est toujours vivant…

image Le comité consultatif pour les systèmes d’information des industries de l’espace (CCSDS – Consultative Committee for Space Data Systems) publie une nouvelle mise à jour de son: Reference Model for An Open Archival Information System (OAIS).

Le document présente la recommandation des bonnes pratiques à appliquer pour la conservation des informations sur le long terme. Il résulte du travail et du consensus d’organisations internationales agissant dans le secteur des industries spatiales.

Publié dans sa première version en 2002, l’OAIS a marqué le secteur de l’archivage électroniques. Cette mise à jour de juin 2012 apporte plus de précisions sur de nombreux sujets abordés dans la norme et ajoute une annexe relative à la Sécurité.

Nul D&IM ne peut échapper à la lecture de cette norme qui expose de nombreuses bonnes pratiques à appliquer immédiatement dans toutes les organisations même dans celles qui ne manipulent pas les fusées et/ou les satellites…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents

image La FNTC propose le téléchargement de la 5ème édition de son Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents. De la première édition en 2007, à cette édition de 2012, les lois et règlements ont beaucoup évolué.
La publication de ce vade-mecum est dirigée et rédigée par le Cabinet d’Avocats Caprioli & Associés dont, Eric A. Caprioli à l’origine du Cabinet est Avocat à la Cour, Docteur en droit et aussi Vice Président de la FNTC.
Ce document constitue un guide pour tous ceux, du secteur privé ou du secteur publique confronté à des documents dématérialisés ou au besoin de dématérialisation de documents. Ainsi, Contrats, Facture, Archives, Banques, Vote, Courriers… numériques sont encadrés par des lois et des textes qui sont énumérés et décrits pour en rappeler les obligations à respecter lors de transactions totalement dématérialisées.
image Les D&IM doivent impérativement lire puis, conserver ce vade-mecum de la fntc qui leur permettra à coup sûr de clarifier rapidement toute situation de doute dans ces contextes évolutifs de la dématérialisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

XMP… Une norme ISO

image La première fois que je rencontre le standard XMP, c’est en 2001 dans les documents produits en PDF 1.4 par Acrobat 3.0. A l’époque je développe avec mon équipe de très nombreux plug-ins pour Adobe Acrobat et XMP est alors un moyen extrêmement efficace et simple pour la structuration et la capture des métadonnées d’identification des PDF.
Je rencontre à nouveau le standard XMP en 2004 mais cette fois la rencontre est très formelle car il s’agit de faire de PDF une norme pour l’archivage long terme de documents: PDF/A. J’interviens à cette époque au sein du comité de normalisation ISO de ce qui deviendra la norme ISO 19005-1.
Lors de ces travaux de normalisation, au-delà de nombreux commentaires, je critique vivement le standard XMP présenté comme un standard mais essentiellement (pour ne pas dire uniquement) défini par Adobe. Je demande alors au nom de la France, que les spécifications de XMP ne soit pas seulement disponibles sur le site Web d’Adobe. L’association AIIM accepte alors d’accueillir aussi sur son site la spécification de XMP. Ce point que je considère comme une faiblesse de la norme PDF/A est resté longtemps en status-
quo.
openerLogo_en Vous l’avez compris, la situation vient de changer. En effet, XMP est devenue une norme:
ISO 16684-1:2012 – Technologie graphique – Spécification de la plate-forme de métadonnées extensibles (XMP) – Partie 1: Modèle de données, mise en série et paramètres principaux. Par la normalisation de l’eXtensible Metadata Platform, Adobe met à disposition de tous, une technologie de balisage des Documents & Informations numériques qui est déjà très répandue dans le monde grâce au format PDF et dont la particularité est d’être intégrée dans les fichiers documents.
Déjà intégrée dans les fichiers produits par les suite logicielle d’Adobe, on peut penser que le passage du statut de standard à celui de norme permettra à de nombreux acteurs de contribuer à sa diffusion. On note d’ailleurs, que si d’ores et déjà PDF/A est destiné à la conservation long terme des documents, la normalisation de XMP ne fait que renforcer l’obligation du PDF/A pour l’archivage électronique. Cela donne beaucoup de sens à l’utilité de cette norme car XMP est aussi très adapté tout au long du cycle de vie des documents & informations.
Il y a donc fort à parier que les D&IM croiseront plus souvent le XMP à l’avenir. Il leur sera très utile de le connaître mieux pour une plus grande facilité pour la traçabilité des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Livre blanc 2 – ISO 30300

image Michel Cottin, Président de la commission de normalisation 11 de la CG 46 – Octobre 2011 nous présente cette seconde version du Livre blanc: “Introduction à la série des normes ISO 30300, Systèmes de gestion des documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489” (cliquez sur l’image).

La nouvelle version du livre blanc met l’accent sur les relations renforcées entre organismes de normalisation et traite des normes de systèmes de gestion des documents d’activité, un cadre pour la gouvernance des documents d’activité:

ISO 30300: Principes et vocabulaire
ISO 30301: Exigences
ISO 30302: Guide de mise en œuvre
ISO 30303: Exigences relatives aux organismes d’audit et de certification
ISO 30304: Guide d’évaluation

Des normes publiées et à venir que les D&IM suivront de prêt à l’évidence.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre CLUSIF – Directeur R&D Ricoh France

Enfin… Une norme de gouvernance !

La série de normes ISO 30300, accompagne la norme ISO 15489 : Records management et crée trois obligations:
– L’obligation d’analyse et de modélisation par les processus du système Documents & Informations (D&I) pour entrer dans le futur de l’amélioration continue;
– L’obligation de vérifier la cohérence du système D&I avec les systèmes normalisés de l’organisation: ISO9000, ISO 27000, ISO 140000,…
– L’obligation enfin de s’assurer de la parfaite conduite du système par un audit externe qui peut être un audit certificateur.

Les normes de la série ISO 30300 sont les suivantes:
ISO 30300 Information et document – Système de management des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire
ISO 30301 Information et document – Système de management des documents d’activité – Exigences
ISO 30302 Information et document – Système de management des documents d’activité – Guide de mise en œuvre
ISO 30303 Information et document – Système de management des documents d’activité – Exigences pour les organismes d’audit et de certification
ISO 30304 Information et document – Système de management des documents d’activité – Guide pour l’évaluation

Voilà qui enthousiasme à juste titre les nombreux D&IM qui lisent les textes du présent site car disposer enfin d’un langage commun et de pratiques communes est tant attendu par chacun.

Evidemment présenté ainsi, dès demain matin j’en connais qui vont se mettre en ordre de marche avec l’achat des normes auprès de l’ISO et s’empresser de les appliquer. Il faudra pourtant gérer vos ardeurs car la série de normes est en cours de rédaction et d’approbation. Mais la frustration, ne sera pas si grande car d’ores et déjà les textes des 30300 (Fondamentaux et Vocabulaire) et 30301 (Exigences) sont disponibles. Le travail de normalisation de la gouvernance documentaire peut donc commencer dans votre organisation.

Afnor7D’autres saines lectures vous attendent… Elles sont, au-delà de l’explication du contexte d’application des normes de la série 30300, mentionnées dans l’excellent livre blanc d’initiative française: “Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 – CN11 – Mars 2011” (accès ici).

D&IM92 Vous, qui êtes D&IM ou le deviendrez !
Vous, qui êtes membre du comité de direction !
Vous qui êtes directeur de la qualité  totale !
Vous qui savez que Documents & Informations sont clés dans l’agilité de votre organisation et ne savez comment maîtriser le système documentaire !
Lisez le livre blanc, appliquer les normes… jusqu’à la certification de votre gouvernance documentaire en 2015… Mais 2015, c’est déjà dans 4 ans et c’est juste le temps qu’il faut pour une politique documentaire active et maîtrisée. Alors… Allez y ! Et faites nous part dans ces lignes votre retour d’expérience.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Information et documentation

Afnor7La normalisation progresse dans le domaine d’application ‘Information et documentation’.
Sont actuellement soumises à enquête publique les propositions de normes suivantes:

PR NF ISO 30300
Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Principes essentiels et vocabulaire
Cette proposition de norme définit les objectifs associés à l’utilisation d’un système de management des informations et des documents, donne les principes d’un système de management des informations et des documents, décrit une approche processus et spécifie les rôles de la direction. Il fournit également les termes et définitions applicables à la série de Normes internationales ISO 30300.

PR NF ISO 30301
Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Exigences
Cette proposition de norme spécifie les exigences relatives à un système de management des informations et des documents (SMID) visant à soutenir un organisme dans la réalisation de son mandat, de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs par le développement et la mise en œuvre d’une politique et d’objectifs relatifs aux informations et aux documents et par la mesure et la surveillance des performances.

La série des normes ISO 30300 est élaborée dans le cadre des normes de systèmes de management afin d’être compatible et de partager des éléments et une méthodologie avec d’autres normes de systèmes de management. Elle fournissent des lignes directrices sur différents aspects et éléments en vue de concevoir, mettre en œuvre, surveiller et améliorer le fonctionnement du système de management des informations et des documents (D&I).

Que les propositions deviennent des normes ou non, elle présentent un très fort intérêt pour le D&IM. Celui-ci doit en effet coordonner les utilisateurs des ces futures normes qui s’adressent explicitement aux:
– Dirigeant des organismes;
– Professionnels des informations et des documents
– Professionnels de la gestion des risques et de l’audit;
et à tous ceux qui créent ou contrôlent des informations et des documents.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

News sur les normes d’archivage

Norme NF Z 42-013
La commission AFNOR CN 171 a terminé la rédaction du guide d’application de la norme NF Z 42-013. Il est en phase d’approbation finale et devrait être publié dans le courant du premier trimestre.
Ce guide a pour objectifs :   Afnor
· Positionner la norme dans le projet d’archivage et fournir les éléments de compréhension des principaux points clés,
· Proposer une démarche projet,
· Répondre aux différentes interrogations au travers d’une FAQ.
La commission travaille maintenant sur la certification NF Z 42-013 avec le choix d’un organisme agréé.

ISO 14641
Cette norme française sert de base aux travaux de la commission ISO TC 171 pour la création de la norme ISO 14641. Dans l’état actuel des travaux, cette norme sera composée de deux parties :ISO
1 – le cœur du SAE (inspiration NFZ 42013),
2 – les relations du SAE avec les autres composants du Système d’Information.

Norme NF Z 42-020
La commission AFNOR CN 171 a lancé un groupe de travail "Coffre électronique".
Ce projet de nouvelle norme NF Z 42-020 semble être, pour l’instant, le seul sur ce sujet au niveau mondial. Les travaux prennent comme point de départ, les travaux antérieurs de la FEDISA et de la FNTC. Il faut espérer que cette norme va clarifier la situation cacophonique des nombreux coffres électroniques proposés actuellement sur le marché.

Pour mémoire:
NF Z42-013 – Mars 2009 Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.
ISO 14641 – Electronic archiving – Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic records preservation

Pour le D&IM
Gérard Godart
Concept Doc