Archives de Catégorie: Normes

Records Management Governance

L’AIIM propose ce nouveau guide fort utile aux D&IM et Records Managers.
 Il propose au lecteur sur un parcours en 12 étapes:
image– Inventaire;
– Durée de rétention;
– Organisation;
– Conformité;
– Continuité d’activité;
– Sécurité et confidentialité;
– Métadonnées;
– Opérations de gestion et informatiques;
– Conservation;
– Procédures de gestion;
– Formation;
– Pilotage;
les principales questions et bonnes pratiques à ne pas oublier pour la gouvernance des documents d’activité.

Evidemment, le livre blanc de l’AIIM ne remplace pas le support des normes ISO 15489 et ISO 30300 mais il n’en a pas l’ambition. En revanche, il constitue une excellente liste de contrôle pour les D&IM qui souhaitent s’assurer de l’alignement de leur organisation sur les bonnes pratiques de Gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Référentiel général de gestion des Archives

Françoise Banat-Berger de la sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques m’informe de la publication du référentiel général de gestion des Archives, placé sous licence Creative Commons BY-NC-ND.

image Le référentiel est l’aboutissement d’un travail piloté par le Service interministériel des Archives de France, qui assure le secrétariat du comité interministériel aux archives de France, en collaboration avec les directions des archives des ministères de la Défense et des Affaires étrangères.

Il vise un double objectif :
– fournir une synthèse de la législation en matière de gestion des archives publiques et du mode de fonctionnement du réseau des archives de France.

– donner aux décideurs un plan d’action pour améliorer la gestion de l’information dans leur administration.

(En savoir plus sur: Le délégué et le comité interministériel aux Archives de France)

Je ne peux qu’en conseiller une lecture assidue de tous les D&IM tant il constitue une pièce importante de la Gouvernance des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Et vous, SEPA… Ca va ?

imageMardi 24 septembre, FinYear organisait la conférence ‘Sepa Day’ pour faire le point sur l’avancement des projet de migration SEPA au sein des entreprises et faire connaître quelques solutions logicielles et prestations disponibles sur le marché français.

Rappelons que SEPA (Single Euro Payment Area – Espace unique de paiement en euros), sous l’impulsion du Conseil européen des paiement (EPC – European Payment Council), est le projet de constitution d’une gamme unique de moyens de paiement en euros. Consommateurs, entreprises, administration peuvent ainsi effectuer des paiements dans les mêmes conditions dans l’espace européen, aussi simplement que dans leur pays d’origine.
Le parlement européen, convaincu de l’importance de SEPA (plus forte encore que l’adoption de l’euro), a fixé des objectifs de migration SEPA:
1er février 2014: Virements et Prélèvements SEPA
1er février 2016: TIP et télérèglement
Or, force est de constater à l’écoute des intervenants que la migration n’est effective que dans très peu d’entreprises. A 130 jour de la première date clé, le retard est patent…

Alors, D&IM, lecteurs de ces lignes, réveillez vos directions et comités exécutifs !

L’enjeu SEPA n’est pas seulement une contrainte à satisfaire par les organisations pour être en conformité, c’est aussi et surtout un gage de compétitivité internationale qui mérite de ne pas attendre une minute de plus pour engager la migration.

Lors de cette conférences SEPA Day très réussie, les fournisseurs de logiciels et prestations présents, n’ont cessé de rappeler au cours de leur exposé qu’ils sont prêts et peuvent aider toutes les organisations à s’aligner sur les standards SEPA. A bon entendeur…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Protection des données à caractère personnel

La France est un des premiers pays au monde (en 1978, sous la présidence de Valéry Giscard d’Estaing) à s’être doté d’une législation protégeant les données à caractère personnel.

Dix-sept ans après, en 1995, l’Europe a adopté une directive généralisant les principes de protection de la vie privée des citoyens, et apportant quelques innovations très intéressantes : des formalités administratives allégées au profit d’une recherche plus effective de conformité ; un transfert de charge de travail sur les entreprises, qui purent désigner en leur sein un « Correspondant Informatique & Libertés ». Cette directive fut transposée en droit français… en 2004 et 2005.

image Une nouvelle étape est aujourd’hui franchie par l’Union Européenne, avec l’examen du projet de règlement sur la protection des données personnelles.
Ce projet de règlement, qualifié d’explosif par certains, est l’aboutissement d’une logique engagée en 1995.
Il généralise le rôle du Correspondant Informatique & Libertés (il en existe déjà 10.000 en France). Il renforce les sanctions, qui deviennent réellement dissuasives.
Il se positionne sur toutes les questions d’actualité : failles de sécurité, cloud computing, droit à l’oubli, consentement préalable pour les internautes …

Attention, un règlement européen ne nécessite pas de transposition par les états membres. Il pourrait donc être applicable dès 2014.
Informaticiens, juristes, Document & Information Managers : préparez-vous !

Philippe SICARD
Consultant expert Informatique & Libertés

PDF

image Alors que tout le monde du document numérique semble utiliser PDF (Portable Document Format), il y a bien longtemps que quelqu’un n’a pris le temps de faire le point sur l’évolution du format de représentation de documents et des standards et normes y afférent. C’est chose faire avec un Guide Méthodologique sur le Format de fichier PDF mis à disposition par les Archives de France.

De 1993 à aujourd’hui ce ne sont pas moins de :
– 9 versions (extensions) successives de PDF qui sont succédées pour aboutir au PDF 2.0;
– 6 normes génériques et sectorielle qui ont vu le jour après d’âpres discussions internationales;
– 13 versions d’Acrobat qui ont mis en œuvre les extensions du PDF jusqu’à la dernière version X qui simplifie l’interface utilisateur.

Avec une telle variété, on peut penser que le Guide Méthodologique présente ici suffisamment les évolutions et leurs raisons pour permettra aux D&IM de s’y retrouver:
– pour mieux comprendre le jargon des experts éditique, archivage ou arts graphiques de son entreprise;
– pour contribuer aux meilleurs choix de formats dans les applications métiers;
– pour expliquer que le PDF n’est pas, comme on peut l’imaginer, sans conséquence pour l’avenir, si on ne prend garde à sa version lors de sa génération.

Certes technique, ce Guide doit être lu par les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’OAIS est toujours vivant…

image Le comité consultatif pour les systèmes d’information des industries de l’espace (CCSDS – Consultative Committee for Space Data Systems) publie une nouvelle mise à jour de son: Reference Model for An Open Archival Information System (OAIS).

Le document présente la recommandation des bonnes pratiques à appliquer pour la conservation des informations sur le long terme. Il résulte du travail et du consensus d’organisations internationales agissant dans le secteur des industries spatiales.

Publié dans sa première version en 2002, l’OAIS a marqué le secteur de l’archivage électroniques. Cette mise à jour de juin 2012 apporte plus de précisions sur de nombreux sujets abordés dans la norme et ajoute une annexe relative à la Sécurité.

Nul D&IM ne peut échapper à la lecture de cette norme qui expose de nombreuses bonnes pratiques à appliquer immédiatement dans toutes les organisations même dans celles qui ne manipulent pas les fusées et/ou les satellites…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents

image La FNTC propose le téléchargement de la 5ème édition de son Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents. De la première édition en 2007, à cette édition de 2012, les lois et règlements ont beaucoup évolué.
La publication de ce vade-mecum est dirigée et rédigée par le Cabinet d’Avocats Caprioli & Associés dont, Eric A. Caprioli à l’origine du Cabinet est Avocat à la Cour, Docteur en droit et aussi Vice Président de la FNTC.
Ce document constitue un guide pour tous ceux, du secteur privé ou du secteur publique confronté à des documents dématérialisés ou au besoin de dématérialisation de documents. Ainsi, Contrats, Facture, Archives, Banques, Vote, Courriers… numériques sont encadrés par des lois et des textes qui sont énumérés et décrits pour en rappeler les obligations à respecter lors de transactions totalement dématérialisées.
image Les D&IM doivent impérativement lire puis, conserver ce vade-mecum de la fntc qui leur permettra à coup sûr de clarifier rapidement toute situation de doute dans ces contextes évolutifs de la dématérialisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh