Archives de Tag: Accès

BYOD

Voilà un phénomène grandissant, que les entreprises ne pourront certainement pas éviter plus qu’elles n’ont évité l’Open Source ou qu’elles n’évitent le Cloud… Le BYOD: Bring Your Own Device.
imageL’Infographie d’Online College est édifiante.
Etudiants et professionnels achètent leur téléphone, leur tablette ou leur poste de travail portables et veulent l’utiliser sur leur lieu de travail avec des motivations différentes; au moins aussi différentes que les motivations des propriétaires des lieux. …Selon Médiamétrie, en juin 2012, pas moins de 20,1 millions d’internautes se sont connectés à l’internet mobile…
Certains y voient une économie lorsque les utilisateurs investissent dans leur équipement. D’autres y voient,  un coût d’administration et un risque de sécurité supplémentaires. D’autres encore y voient une capacité à travailler mieux dans leur environnement de travail personnalisé. Tous aimeraient pouvoir n’en faire qu’à leur tête mais devront pourtant s’entendre pour travailler ensemble.
La tendance BYOD est à prendre très au sérieux par les D&IM qui ne peuvent se contenter de laisser les RSSI (Responsable Sécurité du Système d’Information) purement et simplement interdire le Byod pour des raisons de sécurité ou les DAF (Directeur Administratif & Financier) autoriser le Byod pour des raisons de pure économies. La politique documentaires des Documents & Informations (D&I) accessibles et traités sur les ordinateurs personnels des utilisateurs doit être repensée plus que jamais et notamment:
– Les moyens d’accès sont-ils mis à disposition et gérés par qui ?
– Les moyens d’authentification et de chiffrages sont-il mis en place ?
– Des moyens de contrôle du poste de travail connecté sont-ils mis en œuvre ?
– Les moyens de travail sont-ils parfaitement identifiés et isolés ?
– Une charte BYOD est-elle établie avec les usagers ?
– La charte met-elle bien en évidence, la fin de la relation ?
– …
La mobilité a déjà permis de répondre à de nombreuses questions relatives au D&I: Qui, quoi, quand, comment et pour quoi ?
L’approche BYOD étend les questions et peut ainsi s’avérer une très bonne opportunité pour les organisations qui voudront répondre positivement à cette nouvelle habitude de travail.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

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Toujours plus de pression sur les DSI

image Une toute récente étude de Vanson Bourne met en évidence que l’accès aux documents  informations d’activité est un enjeu considérable pour les entreprises interrogées:
– 65% veulent une amélioration dans leur département;
– 49% ont déjà engagé une amélioration dans leur département;
– 40% sont informés des améliorations apportées par les équipes de la DSI;
– 72% considèrent que l’amélioration de l’accès aux D&I est plus qu’urgente;
– 47% considèrent que leur projet d’amélioration est indispensable à leur activité;
– 41% affirment que leur DSI n’aide pas les métiers dans l’amélioration indispensable à leur activité;

Si l’étude conduite par Vanson Bourne va bien au-delà de ce que nous avons choisi de mettre en évidence, elle n’en démontre pas moins l’importance d’inventorier et hiérarchiser les besoins en termes de D&I dans l’entreprise. Cela est d’autant plus critique que d’ores et déjà, on sait que tous les projets nécessaires ne pourront pas être menés à bien.

Les D&IM en déduiront qu’ils doivent considérer en urgence la priorisation des projets à soumettre à leur Direction Générale. Il en va de la pérennité de leur organisation !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Clickable Paper: l’information dans les documents

A la Drupa, Ricoh va certainement créer l’événement avec la démonstration de sa technologie nouvelle  »Clickable Paper”.
image Imaginez un peu qu’avec votre iPhone, vous photographiez une vue d’un article ou d’une photo dans un journal et qu’en retour votre iPhone vous propose des liens vers des informations complémentaires… C’est exactement ce que vous propose cette nouvelle application sans que le moindre code barre ne soit présent ou que le fond ou la forme de l’article ou de la photo n’aient été changés.
Je vous propose de découvrir ce nouvel usage grâce à une vidéo du ‘Clickable Paper’ réalisée par les laboratoires de recherche de Ricoh:

Regardez maintenant comment ces zones ‘clickables’ sont créées sur les documents:

Pour en découvrir plus, rendez-vous sur le stand Ricoh de la Drupa car vous vous posez déjà beaucoup de questions, n’est-ce pas ? 
Ricoh Production Print Solutions vous présentera cette nouvelle technologie qui a le potentiel pour changer la vie des de nos D&I… et celle des D&IM par la même occasion.

En tant que D&IM, nous voilà face à un nouveau challenge car comment identifier, contrôler, classer, archiver…  une information ‘invisible’ a priori ?
Vos idées sont les bienvenus en commentaires à cette brève introduction.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Vie privée et consentement : prononcez-vous !

Les-EchosDe bonnes raisons pour que le D&IM de votre organisation se préoccupe notamment des données de vos clients !

A lire sur le Blog des Echos.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

« Profiter pleinement de l’information au sein de son organisation et « oublier les contraintes »

Fedisa_ …C’était la semaine dernière à la Maison des Arts et Métiers de Paris, à l’invitation de la FEDISA.

La dématérialisation que la FEDISA regroupe dans un métier : la Dématique®, donne trois branches :
– la ‘démat’ des supports de documents,
– celle des échanges (e-mails et télétravail, …) et
–  celle des processus métiers, de le-administration qui inclut notamment les appels d’offre et monservicepublic.fr, à la facturation et la feuille de paie et enfin, épiphénomène : le chrono tachygraphe européen.

De quelque dématérialisation qu’il s’agisse, la recommandation est de ne surtout pas succomber à la tentation du calque des processus physiques existants sur ceux du tout numérique. Le D&IM y veillera car seuls les projets dont l’objet a été repensé sous ce nouvel angle, portent leurs fruits.
C’est d’autant plus important qu’en France, la dématérialisation totale n’a légalement pas cours. Il faut toujours imprimer un papier ici ou là.

Quels sont les inducteurs de la dématérialisation ?
– Les normes et la réglementation qui visent la fiabilité des échanges;
– L’archivage de gros volumes documentaires pour économiser l’entreposage immobilier;
– La valorisation du capital immatériel pour en conserver la qualité et pour préserver la compétitivité;
– La prévention des risques, notamment en archivant sur plusieurs sites numériques;
– L’optimisation des processus métiers dans un souci de rationalisation;
– Et enfin, l’accès et aisé et rapide à une somme d’informations utiles au meilleur exercice d’un métier ou d’une fonction.
A toutes ces fins, la gouvernance du D&IM s’applique au fonctionnement du mode projet avec des objectifs clairement définis et partagés, à la prise en compte de l’ensemble des cycles de vie de l’information et, à beaucoup d’accompagnement jusqu’au choix des bons outils.

Ce choix des outils a été présenté par la Société IBM Enterprise Content Management, sous la forme des plus-values suivantes:
IBM

Les solutions proposent autant de plus-values que les D&IM auront avantage à déployer dans leur organisation.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Membre de l’Académie de l’IE
Consultant DLM (Digital Legal Management)

Cloud, nuage ou mirage, qu’en est-il pour la gestion de contenu ?

Matinée FEDISA et présentation EMC² du 14/12/2010

Fedisa_ Après une présentation de synthèse de la FEDISA, la présentation EMC² fait partie des nombreuses présentations d’endoctrinement au « cloud computing » qui ont cours aujourd’hui, à l’adresse des responsables informatiques.

image Pour EMC², les besoins exprimés par les DSI dans le « cloud computing » se situent au niveau du SAE et des applications de travail collaboratif.

Le « cloud computing » est une réelle possibilité technique. Elle est présentée par EMC² comme une solution facile et rapide à mettre en œuvre mais les problèmes, réels eux aussi, sont passés sous silence ou minimisés:
–    Contrôle des accès,
–    Confidentialité (séparation des espaces),
–    Intégrité des contenus,
–    Fiabilité du stockage.
image Autant de points objets de la proposition de Work Item de l’ISO :  ISO/IEC JTC 1/SC 27 N9444 – New Work Item Proposal on Storage Security.

La présentation était très ambitieuse  et l’affirmation forte: avec le « cloud computing » il est possible quasiment de tout faire. Mais EMC² reste très léger sur des points précis: par exemple sur l’archivage, avec l’affirmation de la mise en œuvre du cryptage pour l’archivage alors que rien de tel n’est recommandé sur le long terme. Une question sur la fiabilité des moyens de stockage est aussi restée sans réponse.

On peut se demander pourquoi les éditeurs et les fournisseurs américains insistent aussi lourdement pour que les entreprises déposent dans leurs serveurs tout leur patrimoine intellectuel : archives et espaces collaboratifs, sachant que sans doute, la NSA impose aux éditeurs américains la présence de « back doors » dans leurs logiciels.

A chacun de juger…

Gérard GODART
Consultant
CONCEPT DOC