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PDF

image Alors que tout le monde du document numérique semble utiliser PDF (Portable Document Format), il y a bien longtemps que quelqu’un n’a pris le temps de faire le point sur l’évolution du format de représentation de documents et des standards et normes y afférent. C’est chose faire avec un Guide Méthodologique sur le Format de fichier PDF mis à disposition par les Archives de France.

De 1993 à aujourd’hui ce ne sont pas moins de :
– 9 versions (extensions) successives de PDF qui sont succédées pour aboutir au PDF 2.0;
– 6 normes génériques et sectorielle qui ont vu le jour après d’âpres discussions internationales;
– 13 versions d’Acrobat qui ont mis en œuvre les extensions du PDF jusqu’à la dernière version X qui simplifie l’interface utilisateur.

Avec une telle variété, on peut penser que le Guide Méthodologique présente ici suffisamment les évolutions et leurs raisons pour permettra aux D&IM de s’y retrouver:
– pour mieux comprendre le jargon des experts éditique, archivage ou arts graphiques de son entreprise;
– pour contribuer aux meilleurs choix de formats dans les applications métiers;
– pour expliquer que le PDF n’est pas, comme on peut l’imaginer, sans conséquence pour l’avenir, si on ne prend garde à sa version lors de sa génération.

Certes technique, ce Guide doit être lu par les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Livre blanc 2 – ISO 30300

image Michel Cottin, Président de la commission de normalisation 11 de la CG 46 – Octobre 2011 nous présente cette seconde version du Livre blanc: “Introduction à la série des normes ISO 30300, Systèmes de gestion des documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489” (cliquez sur l’image).

La nouvelle version du livre blanc met l’accent sur les relations renforcées entre organismes de normalisation et traite des normes de systèmes de gestion des documents d’activité, un cadre pour la gouvernance des documents d’activité:

ISO 30300: Principes et vocabulaire
ISO 30301: Exigences
ISO 30302: Guide de mise en œuvre
ISO 30303: Exigences relatives aux organismes d’audit et de certification
ISO 30304: Guide d’évaluation

Des normes publiées et à venir que les D&IM suivront de prêt à l’évidence.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre CLUSIF – Directeur R&D Ricoh France

Enfin… Une norme de gouvernance !

La série de normes ISO 30300, accompagne la norme ISO 15489 : Records management et crée trois obligations:
– L’obligation d’analyse et de modélisation par les processus du système Documents & Informations (D&I) pour entrer dans le futur de l’amélioration continue;
– L’obligation de vérifier la cohérence du système D&I avec les systèmes normalisés de l’organisation: ISO9000, ISO 27000, ISO 140000,…
– L’obligation enfin de s’assurer de la parfaite conduite du système par un audit externe qui peut être un audit certificateur.

Les normes de la série ISO 30300 sont les suivantes:
ISO 30300 Information et document – Système de management des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire
ISO 30301 Information et document – Système de management des documents d’activité – Exigences
ISO 30302 Information et document – Système de management des documents d’activité – Guide de mise en œuvre
ISO 30303 Information et document – Système de management des documents d’activité – Exigences pour les organismes d’audit et de certification
ISO 30304 Information et document – Système de management des documents d’activité – Guide pour l’évaluation

Voilà qui enthousiasme à juste titre les nombreux D&IM qui lisent les textes du présent site car disposer enfin d’un langage commun et de pratiques communes est tant attendu par chacun.

Evidemment présenté ainsi, dès demain matin j’en connais qui vont se mettre en ordre de marche avec l’achat des normes auprès de l’ISO et s’empresser de les appliquer. Il faudra pourtant gérer vos ardeurs car la série de normes est en cours de rédaction et d’approbation. Mais la frustration, ne sera pas si grande car d’ores et déjà les textes des 30300 (Fondamentaux et Vocabulaire) et 30301 (Exigences) sont disponibles. Le travail de normalisation de la gouvernance documentaire peut donc commencer dans votre organisation.

Afnor7D’autres saines lectures vous attendent… Elles sont, au-delà de l’explication du contexte d’application des normes de la série 30300, mentionnées dans l’excellent livre blanc d’initiative française: “Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 – CN11 – Mars 2011” (accès ici).

D&IM92 Vous, qui êtes D&IM ou le deviendrez !
Vous, qui êtes membre du comité de direction !
Vous qui êtes directeur de la qualité  totale !
Vous qui savez que Documents & Informations sont clés dans l’agilité de votre organisation et ne savez comment maîtriser le système documentaire !
Lisez le livre blanc, appliquer les normes… jusqu’à la certification de votre gouvernance documentaire en 2015… Mais 2015, c’est déjà dans 4 ans et c’est juste le temps qu’il faut pour une politique documentaire active et maîtrisée. Alors… Allez y ! Et faites nous part dans ces lignes votre retour d’expérience.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Information et documentation

Afnor7La normalisation progresse dans le domaine d’application ‘Information et documentation’.
Sont actuellement soumises à enquête publique les propositions de normes suivantes:

PR NF ISO 30300
Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Principes essentiels et vocabulaire
Cette proposition de norme définit les objectifs associés à l’utilisation d’un système de management des informations et des documents, donne les principes d’un système de management des informations et des documents, décrit une approche processus et spécifie les rôles de la direction. Il fournit également les termes et définitions applicables à la série de Normes internationales ISO 30300.

PR NF ISO 30301
Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Exigences
Cette proposition de norme spécifie les exigences relatives à un système de management des informations et des documents (SMID) visant à soutenir un organisme dans la réalisation de son mandat, de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs par le développement et la mise en œuvre d’une politique et d’objectifs relatifs aux informations et aux documents et par la mesure et la surveillance des performances.

La série des normes ISO 30300 est élaborée dans le cadre des normes de systèmes de management afin d’être compatible et de partager des éléments et une méthodologie avec d’autres normes de systèmes de management. Elle fournissent des lignes directrices sur différents aspects et éléments en vue de concevoir, mettre en œuvre, surveiller et améliorer le fonctionnement du système de management des informations et des documents (D&I).

Que les propositions deviennent des normes ou non, elle présentent un très fort intérêt pour le D&IM. Celui-ci doit en effet coordonner les utilisateurs des ces futures normes qui s’adressent explicitement aux:
– Dirigeant des organismes;
– Professionnels des informations et des documents
– Professionnels de la gestion des risques et de l’audit;
et à tous ceux qui créent ou contrôlent des informations et des documents.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh