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DOCUMATION 2015 en Conférences vidéo

Documation - Arbre Cette année encore, les visiteurs de DOCUMATION ont pu visiter des nombeux stands et bénéficier de conférences fort intéressantes. Je vous propose ici une sélection de six conférences qui couvrent tous les aspects de la Transformation Numérique au coeur des préoccupations des organisations:
– Introduction sur la transformation numérique;
– Importance de la Gouvernance de l’information dans cette transformation;
– L’outil Records Management pour servir la Gouvernance de l’information;
– Les principes et règles de conservation ou pas des informations;
– La dématérialisation des processus au delà des informations et
– pour terminer avec la gestion des contenus riches pour améliorer l’expérience client.

Documation - TN   Documation - IG Documation - RM  Documation - IN a conserver Documation - BPM   Documation - Contenus riches

La richesses de ces vidéos vous poussera à les partager dans votre organisation afin que vos collègues, vos managers, vos partenanires,… soient vos meilleurs sponsors.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

Vous n’avez pas pu venir à Documation ?

Dommage que vous n’ayez pu venir à Documation fin Mars.
C’est en France, le lieu de référence où les D&IM et leur réseau, doivent impérativement se rendre.  C’est l’endroit où ils peuvent découvrir les nouvelles propositions de valeur des conseils, éditeurs, intégrateurs, prestataires,… de tous les acteurs des D&I. Ils peuvent aussi participer à des ateliers et des conférences qui constituent des lieux de partage de connaissances sans équivalent.

Alors, ne manquez pas la prochaine édition de Documation, les 18 et 19 Mars 2015 !

En attendant, Documation TV vous propose quelques vidéos de rattrapage dont nous avons sélectionné six conférences dont vous ne pouvez manquer le visionnage:

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La gouvernance de l’information : au-delà du records management et de l’archivage

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Dématérialisation, GED et gestion de contenus

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Big Data, données personnelles, métadonnées : collecte, qualité et maîtrise de ses données

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Le rôle du coffre-fort numérique dans la gestion du cycle de vie du document

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Archivage électronique, records management et tiers de confiance

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Relation client multi canal : améliorer l’expérience client par le numérique et la mobilité

Avec cette sélection, vous constatez que l’entreprise numérique est en marche. Le D&IM est plus que jamais nécessaire pour maîtriser toutes les facettes de le transformation numérique.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM – Administrateur Xplor
Directeur des Offres de Services Ricoh

Vous avez dit Document & Information Manager ?

Alors que la France se dote, en la personne d’Henri Verdier, d’un administrateur général des données, il est temps de faire un point sur les fonctions qui se mélangent dans les esprits des professionnels.

Alors, mettons un peu d’ordre (alphabétique) dans notre compréhension de ces nouveaux (et anciens) titres professionnels:
BIM: Business Information Manager
Le BIM maîtrise les outils informatiques qui permettent de capturer et traiter l’information d’activité. Il sait déterminer les tendances et ses analyses permettent d’atteindre les objectifs de business.
BIM: Business Intelligence Manager
Le BIM coordonne l’acquisition de ressources externes, les budgets et la gestion financière en travaillant avec les autres managers pour conduire l’activité de l’organisation.
CCO: Chief Customer Officer
Le CCO est en charge de la gestion de la relation client de l’organisation pour en déployer une vision unique auprès des directions de l’entreprise: Vente, Marketing, Finance, Call center,… 
CCO: Chief Consumer Officer
Le CCO est en charge de la ‘Voix des Clients’. Il est responsable de la compréhension des avis et retours d’expérience formulés par les clients et notamment sur les médias sociaux. Il influence les directions de l’organisation pour améliorer la satisfaction client.
CCO: Chief Content Officer
Le CCO a la responsabilité des toutes les initiatives marketing tant internes qu’externes, par tous les moyens et supports, pour conduire les ventes, l’engagement client, la fidélisation des clients, la génération de prospects et l’animation de la relation client.
CDO : Chief Data Officer
Le CDO est en charge des données de l’organisation tant dans leurs usages que dans leur sécurité. Il s’assurent des sources de données et de leurs régularité et complétude, il valide leur qualité et qualifie leur capacité à l’analyse pour étayer les décisions de l’organisation.
CDO: Chief Digital Officer
Les CDO est le levier d’extension des activités traditionnelles vers les activités numériques exploitant les médias sociaux, l’eMarketing, l’eCommerce, la mobilité,… et l’ensemble des technologies numériques.
CMO: Chief Marketing Officer
Le CMO est le directeur marketing.
CMO: Content Management Officer
Le CMO est en charge des processus et technologies qui collectent, gèrent et publient l’information sous toutes ses formes et sur tous les supports.
EIM: Enterprise Information Manager
L’EIM est en charge de l’ensemble des moyens de gestion des informations et documents dans l’organisation.
CDAO: Chief Data and Analytics Officer
Le CDAO est un acteur du Big Data en charge de l’analyse des données pour d’une part, assurer l’efficacité des processus de l’organisation et, d’autre part, en tirer parfois des enseignements pour l’avenir.
CDS: Chief Data Scientist
Le CDS est l’expert en traitement de masses de données (Big Data).
DIM: Directeur de l’Information Médicale
La DIM est en charge de l’automatisation des traitements des données médicales nominatives. Il s’assure des conditions de collecte et agrégation des données médicales selon des processus parfaitement formalisés et respectueux des obligations légales au respect des patients.
D&IM: Document & Information Manager
Le D&IM, membre de la gouvernance de l’organisation, est un professionnel de la conduite du changement qui œuvre à l’urbanisation du système D&I : identification, nature, technique, métier, normalisation, réglementation, juridique, usages, cycle de vie, sécurité et confiance entre les utilisateurs.
En relation avec les fonctions DOI, DSI, DQ, DJ, DAF, RM, RSSI,… et métiers, le D&IM définit la politique et la stratégie documents et informations (D&I). Il est le référent et le garant de leur application. Il anime et éduque les collaborateurs pour mettre en conformité les directions avec cette politique D&I.
DPO: Data Protection Officer
Le DPO est en charge de la protection des données personnelles au regard de la loi. Le DPO est le plus souvent une fonction assumée par un poste existant dans l’entreprise, comme le CIL: Correspondant Informatique et Liberté.
RM: Records Manager
Le RM est en charge des documents d’activité de l’organisation, de leur création à leur éventuelle destruction finale. Il garantit accès et conservation des documents numériques et papier au regard des obligations légales et de l’efficacité de l’organisation. Il s’appuie les normes de gestion des documents d’activité dans l’accomplissement de sa mission.

D’autres fonctions, que l’on voit apparaître dans les entreprises, auraient pu être mentionnées dans cette première liste: Architecte de l’information, Archiviste cloud, Chef de projet open data, Community Manager, Cyberdocumentaliste, ​Document controller, Knowledge manager, Manager e-réputation, Social media manager, Visualisateur de l’information,…

A l’heure du numérique, le D&IM est appelée à coordonner l’ensemble de nouveaux métiers émergeants en relation avec les métiers des organisations pour les accompagner dans leurs transformations et leurs nouvelles responsabilités.


Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM – Administrateur Xplor
Directeur des Offres de Services Ricoh

DOCUMATION 2014

Capture La fi-D&IM participe au salon Documation, l’événement de référence annuel pour la gestion de contenu et l’information stratégique, qui se tient les 26 et 27 Mars au CNIT Paris la Défense.
Rencontrez-nous lors de deux conférences thématiques:

La relation client multicanal
Mercredi 26 Mars 2014 de 17h00 à 17h45
Pour s’inscrire sur le site Documation, cliquez ici
Intervenant fi-D&IM: Jean-Luis de La Salle
Autres intervenants: Docapost et Bonitasoft.
Thématique:
La Relation Client est en pleine transition numérique : les entreprises s’adaptent aux nouvelles demandes en terme d’accès en situation de mobilité, de transaction multi canal, cross canal, et même omnicanal, c’est-à-dire multiplier les canaux pour une même demande. En même temps que des objectifs de réduction de coût et d’augmentation de l’efficacité, c’est la satisfaction d’un client volatile qui est en jeu, en même temps que l’adaptation technologique des forces de vente et après-vente.

La Gouvernance de l’information:
Au delà du Records Management et de l’Archivage
Jeudi 27 Mars 2014 de 13h30 à 14h15
Pour s’inscrire sur le site Documation cliquez
ici
Intervenant fi-D&IM: Jean-Pierre BLANGER
Autres intervenants: RSD
Thématique:
Avec l’augmentation permanente du volume d’information et le nombre de réglementations en constante évolution, les projets classiques d’Archivage et de Records Management deviennent de plus en plus complexes à gérer. Le périmètre des informations couvertes par ces projets dits records ne suffit plus à l’entreprise face aux risques de non-conformité. La gouvernance de l’information est une opportunité pour répondre à ces défis, valorisant les informations pour l’ensemble des directions de l’entreprise.

Soyez les bienvenus au Salon Documation et aux conférences thématiques où nous pourrons échanger sur des thèmes chers aux D&IM de toutes les entreprises.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Référentiel général de gestion des Archives

Françoise Banat-Berger de la sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques m’informe de la publication du référentiel général de gestion des Archives, placé sous licence Creative Commons BY-NC-ND.

image Le référentiel est l’aboutissement d’un travail piloté par le Service interministériel des Archives de France, qui assure le secrétariat du comité interministériel aux archives de France, en collaboration avec les directions des archives des ministères de la Défense et des Affaires étrangères.

Il vise un double objectif :
– fournir une synthèse de la législation en matière de gestion des archives publiques et du mode de fonctionnement du réseau des archives de France.

– donner aux décideurs un plan d’action pour améliorer la gestion de l’information dans leur administration.

(En savoir plus sur: Le délégué et le comité interministériel aux Archives de France)

Je ne peux qu’en conseiller une lecture assidue de tous les D&IM tant il constitue une pièce importante de la Gouvernance des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Document Output Management

image Ce livre blanc de l’AIIM fait le point sur l’Output Management et montre que les difficultés de la distribution des documents vont bien au delà  de l’impression.

Les principaux constats révélés par l’étude sont les suivants:
.  La gestion des impression reste une cause de forte frustration professionnelle;
. La réduction des coûts reste la principale amélioration recherchée mais s’accompagne d’une réelle recherche de vitesse et de fiabilité;
. Si un quart des entreprise est équipée en moyens d’impression, l’archivage électronique des documents imprimés reste un problème;
. 60% des organisations émettent les documents par email ou par télécopie et 50% utilisent le Web et les SMS;
. Alors que 88% outsourcent l’impression des formats complexes (AFP par exemple) et des impressions grands formats, nombreux sont ceux qui impriment essentiellement en mode batch (60%);
. D’une façon générale, l’assemblage de documents exigé par différents flux d’impression reste un problème important parce mettant en jeu chaque fois beaucoup de technicité.

Le livre blanc de l’AIIM est une bonne occasion pour les D&IM de se faire une idée claire sur les pratiques et les difficultés de l’Output Management. Il constitue un véritable outil d’aide à la décision pour  ceux qui prendront le temps de challenger les usages internes de leur organisation en les comparant aux indicateurs du marché révélés par l’étude.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Documents de référence de l’administration électronique

Françoise Banat-Berger, Sous directrice de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numérique du Service interministériel des archives de France nous informe de la publication, par les soins de la direction interministérielle des systèmes d’information et de communication de l’État (DISIC), d’une page Web consacrée à l’archivage numérique à l’adresse suivante (rubrique archivage numérique) : http://references.modernisation.gouv.fr/archivage-numerique

image Cette page renferme une présentation synthétique sur l’archivage numérique, des liens vers d’autres ressources ainsi qu’un certain nombre d’études dont les livrables élaborés dans le cadre du mandat « archivage numérique » de la DISIC qui s’est tenu en 2012. Ce mandat a été porté par le ministère de la Défense (DGSIC) et co-piloté par la DISIC et le service interministériel des archives de France. Les livrables sont composés d’une part d’un « guide des bonnes pratiques » et d’autre part d’une « illustration de bonnes pratiques« .

La page permet également de se reporter à un certain nombre d’études relatives aux formats et aux supports qui ont été pilotées par le service interministériel des archives de France, ainsi que de la présentation, des schémas XML et des spécifications du standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) actuellement en cours de normalisation.

Merci pour cette information dont les D&IM ne manqueront pas de tirer avantage pour leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique

image Marie-Anne Chabin, Professeur associé au CNAM – Ecole de Management et experte française du management des D&I, nous informe que la formation « Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique », un certificat de spécialisation CS32 du CNAM – École de management, reprendront dès le 11 février 2013 (second semestre).

Les inscriptions seront ouvertes le 28 janvier.

image Le certificat est composé de trois composantes :
UE NDT002 «Fondamentaux et méthodes du ‘records management dans l’environnement numérique ; diplomatique numérique » (79 h de cours, les mardis matin)
UE NDT003 «Conduire un projet d’archivage managérial / records management» (79 h de cours, les lundis soir)
UA 2401 «Dossier d’étude de documents engageants ou d’un projet d’archivage» (100 h de travail personnel).
Il est possible de suivre une seule UE sans s’inscrire au certificat.

La plaquette de présentation de la formation CS32 est à télécharger ici ou en visitant http://intd.cnam.fr/

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Archivage numérique

Un parcours à travers administrations et entreprises

L’école nationale des Chartes récidive avec cette nouvelle formation destinée aux des Documents & Informations (D&I).
image Résolument concret le cycle proposé s’appuie des visites de sites, des retours d’expérience et des apports en connaissance pour aborder des sujets que les D&IM abordent régulièrement:  Authentification, enregistrements, gestion des versions, gestion des durées de conservation, plan de classement, modèles de données, métadonnées, traçabilité, duplication/réplication, intégrité, sécurité, interopérabilité, format d’échanges…

Pour en savoir plus et vous inscrire: cliquez ici

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Les Français et la dématérialisation

image L’IFOP et Generix Group ont décidé d’en savoir plus sur les pratiques de dématérialisation des français. Ils ont interrogé 1004 personnes âgées de plus de 18 ans représentatives des français sur leurs perceptions et pratiques relatives à la dématérialisation de documents personnels et professionnels.

Les résultats de cette enquête sont porteurs d’informations très utiles à tout D&IM:
– 65% estiment qu’il y a trop de papier dans leur vie quotidienne;
– 93% consultent leur compte bancaire sur internet;
– 47% payent contraventions, factures d’électricité, eau, gaz, sur internet;
– 60% et plus sont prêts à recevoir leurs factures sur internet (Téléphone, Electricité, eau, gaz, Appels de charges);
– 65% craignent de perdre les documents administratifs en ligne;
– 60% et plus, trouvent essentiellement des avantages à la dématérialisation;

En entreprise, les résultats sont tout aussi intéressants:
– 55% considèrent qu’il y a assez, voire trop, de recours à la dématérialisation;
– 60% et plus de documents restent sur support papier;
– 87% considèrent la dématérialisation comme un gain d’argent pour l’entreprise;
– 81% considèrent la dématérialisation comme un gain de temps pour l’entreprise;
– 86% des emails sont lus à l’écran et ne sont pas imprimés;
– 15% des contrats sont lus à l’écran;
– 50% et plus de rapports, compte-rendus et emails sont archivés sous forme électronique.

Les D&IM conduiront l’analyse de l’étude accessible ici, document par document, pour identifier des pistes intéressantes et faire rapidement progresser la dématérialisation des documents dans leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Archives de France: SEDA

image Françoise Banat-Berger, Directrice du Service  Interministériel des Archives de France publie la version 1.0 du Standard d’Echange de Données formalisant les transactions entre deux acteurs d’une  opération d’archivage de données.
De nombreux profils de structures et typages de données sont détaillés et documentés pour formaliser les échanges de données en fonction des métiers.

Le SEDA résulte d’un travail de fond piloté par un comité de pilotage d’experts et présente un formalisme à utiliser ou dont les D&IM peuvent d’inspirer fortement pour traiter de leur archivage.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’OAIS est toujours vivant…

image Le comité consultatif pour les systèmes d’information des industries de l’espace (CCSDS – Consultative Committee for Space Data Systems) publie une nouvelle mise à jour de son: Reference Model for An Open Archival Information System (OAIS).

Le document présente la recommandation des bonnes pratiques à appliquer pour la conservation des informations sur le long terme. Il résulte du travail et du consensus d’organisations internationales agissant dans le secteur des industries spatiales.

Publié dans sa première version en 2002, l’OAIS a marqué le secteur de l’archivage électroniques. Cette mise à jour de juin 2012 apporte plus de précisions sur de nombreux sujets abordés dans la norme et ajoute une annexe relative à la Sécurité.

Nul D&IM ne peut échapper à la lecture de cette norme qui expose de nombreuses bonnes pratiques à appliquer immédiatement dans toutes les organisations même dans celles qui ne manipulent pas les fusées et/ou les satellites…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

La numérisation des documents

image Nombreux sont ceux qui vont se demander si un article sur la Numérisation des documents a sa encore place dans un site où l’on évoque plutôt la Gouvernance documentaire que les techniques mises en œuvre pour la gestion des documents dématérialisés ou en passe de l’être.

La lecture du document préparé par la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec, répondra facilement à cette question. Il s’agit en effet d’un recueil de  synthèse des bonnes pratiques auxquelles toutes les les opérations de numérisation de documents devraient se référer même si l’on n’a pas la chance d’habiter la belle région de Québec. Evidemment, on ne tiendra pas compte des lois et règlements qui sont mentionnés dans ce document mais on cherchera tout de même leurs équivalences françaises. Dans nos non moins belles régions, ce document servira de référence à ceux qui ne pas accoutumés à la numérisation des documents et de guide à ceux qui conduisent un projet de numérisation.

En complément du document relatif à la numérisation de documents, les D&IM peuvent aussi consulter les synthèse de la BNF (Bibliothèque Nationale de France) pour compléter leurs connaissances:
– Numérisation de masse: Qualité et formats utilisés pour garantir la conservation;
– Le processus technique de numérisation;
– Numérisation: choix technologiques.

Voilà qui constitue un bon début pour les D&IM qui sont plus habitués à la dématérialisation totale qu’à la conversion de supports d’information en documents & informations numériques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents

image La FNTC propose le téléchargement de la 5ème édition de son Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents. De la première édition en 2007, à cette édition de 2012, les lois et règlements ont beaucoup évolué.
La publication de ce vade-mecum est dirigée et rédigée par le Cabinet d’Avocats Caprioli & Associés dont, Eric A. Caprioli à l’origine du Cabinet est Avocat à la Cour, Docteur en droit et aussi Vice Président de la FNTC.
Ce document constitue un guide pour tous ceux, du secteur privé ou du secteur publique confronté à des documents dématérialisés ou au besoin de dématérialisation de documents. Ainsi, Contrats, Facture, Archives, Banques, Vote, Courriers… numériques sont encadrés par des lois et des textes qui sont énumérés et décrits pour en rappeler les obligations à respecter lors de transactions totalement dématérialisées.
image Les D&IM doivent impérativement lire puis, conserver ce vade-mecum de la fntc qui leur permettra à coup sûr de clarifier rapidement toute situation de doute dans ces contextes évolutifs de la dématérialisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Cycle de conférences sur le Document numérique

Françoise Banat-Berger du Service interministériel des archives de France nous informe ce jour de la tenue le  7 mai 2012 de l’une des deux dernières conférence du Cycle sur le document numérique à l’imageAprès des intervenants aussi importants que Jean-Michel Salaün, Jean-François Blanchette, Bruno Bachimont, c’est l’intervention de :
Benoît Habert, professeur à l’ENS de Lyon : « La fonction de la mémoire à l’ère numérique », lundi 7 mai 2012
Jean-Daniel Zeller, archiviste principal des Hôpitaux universitaires de Genève, « 10 ans de stratégie d’archivage à long terme : bilan et nouvelles questions entre données et documents », mardi 12 juin 2012
Nous ne pouvons que conseiller aux D&IM, ou à ceux qui souhaitent le devenir, de ne pas manquer ces conférences. Pour en savoir plus, cliquez ici

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh