Archives de Tag: Archivage

Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique

image Marie-Anne Chabin, Professeur associé au CNAM – Ecole de Management et experte française du management des D&I, nous informe que la formation « Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique », un certificat de spécialisation CS32 du CNAM – École de management, reprendront dès le 11 février 2013 (second semestre).

Les inscriptions seront ouvertes le 28 janvier.

image Le certificat est composé de trois composantes :
UE NDT002 «Fondamentaux et méthodes du ‘records management dans l’environnement numérique ; diplomatique numérique » (79 h de cours, les mardis matin)
UE NDT003 «Conduire un projet d’archivage managérial / records management» (79 h de cours, les lundis soir)
UA 2401 «Dossier d’étude de documents engageants ou d’un projet d’archivage» (100 h de travail personnel).
Il est possible de suivre une seule UE sans s’inscrire au certificat.

La plaquette de présentation de la formation CS32 est à télécharger ici ou en visitant http://intd.cnam.fr/

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Archivage numérique

Un parcours à travers administrations et entreprises

L’école nationale des Chartes récidive avec cette nouvelle formation destinée aux des Documents & Informations (D&I).
image Résolument concret le cycle proposé s’appuie des visites de sites, des retours d’expérience et des apports en connaissance pour aborder des sujets que les D&IM abordent régulièrement:  Authentification, enregistrements, gestion des versions, gestion des durées de conservation, plan de classement, modèles de données, métadonnées, traçabilité, duplication/réplication, intégrité, sécurité, interopérabilité, format d’échanges…

Pour en savoir plus et vous inscrire: cliquez ici

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Les Français et la dématérialisation

image L’IFOP et Generix Group ont décidé d’en savoir plus sur les pratiques de dématérialisation des français. Ils ont interrogé 1004 personnes âgées de plus de 18 ans représentatives des français sur leurs perceptions et pratiques relatives à la dématérialisation de documents personnels et professionnels.

Les résultats de cette enquête sont porteurs d’informations très utiles à tout D&IM:
– 65% estiment qu’il y a trop de papier dans leur vie quotidienne;
– 93% consultent leur compte bancaire sur internet;
– 47% payent contraventions, factures d’électricité, eau, gaz, sur internet;
– 60% et plus sont prêts à recevoir leurs factures sur internet (Téléphone, Electricité, eau, gaz, Appels de charges);
– 65% craignent de perdre les documents administratifs en ligne;
– 60% et plus, trouvent essentiellement des avantages à la dématérialisation;

En entreprise, les résultats sont tout aussi intéressants:
– 55% considèrent qu’il y a assez, voire trop, de recours à la dématérialisation;
– 60% et plus de documents restent sur support papier;
– 87% considèrent la dématérialisation comme un gain d’argent pour l’entreprise;
– 81% considèrent la dématérialisation comme un gain de temps pour l’entreprise;
– 86% des emails sont lus à l’écran et ne sont pas imprimés;
– 15% des contrats sont lus à l’écran;
– 50% et plus de rapports, compte-rendus et emails sont archivés sous forme électronique.

Les D&IM conduiront l’analyse de l’étude accessible ici, document par document, pour identifier des pistes intéressantes et faire rapidement progresser la dématérialisation des documents dans leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Archives de France: SEDA

image Françoise Banat-Berger, Directrice du Service  Interministériel des Archives de France publie la version 1.0 du Standard d’Echange de Données formalisant les transactions entre deux acteurs d’une  opération d’archivage de données.
De nombreux profils de structures et typages de données sont détaillés et documentés pour formaliser les échanges de données en fonction des métiers.

Le SEDA résulte d’un travail de fond piloté par un comité de pilotage d’experts et présente un formalisme à utiliser ou dont les D&IM peuvent d’inspirer fortement pour traiter de leur archivage.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’OAIS est toujours vivant…

image Le comité consultatif pour les systèmes d’information des industries de l’espace (CCSDS – Consultative Committee for Space Data Systems) publie une nouvelle mise à jour de son: Reference Model for An Open Archival Information System (OAIS).

Le document présente la recommandation des bonnes pratiques à appliquer pour la conservation des informations sur le long terme. Il résulte du travail et du consensus d’organisations internationales agissant dans le secteur des industries spatiales.

Publié dans sa première version en 2002, l’OAIS a marqué le secteur de l’archivage électroniques. Cette mise à jour de juin 2012 apporte plus de précisions sur de nombreux sujets abordés dans la norme et ajoute une annexe relative à la Sécurité.

Nul D&IM ne peut échapper à la lecture de cette norme qui expose de nombreuses bonnes pratiques à appliquer immédiatement dans toutes les organisations même dans celles qui ne manipulent pas les fusées et/ou les satellites…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

La numérisation des documents

image Nombreux sont ceux qui vont se demander si un article sur la Numérisation des documents a sa encore place dans un site où l’on évoque plutôt la Gouvernance documentaire que les techniques mises en œuvre pour la gestion des documents dématérialisés ou en passe de l’être.

La lecture du document préparé par la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec, répondra facilement à cette question. Il s’agit en effet d’un recueil de  synthèse des bonnes pratiques auxquelles toutes les les opérations de numérisation de documents devraient se référer même si l’on n’a pas la chance d’habiter la belle région de Québec. Evidemment, on ne tiendra pas compte des lois et règlements qui sont mentionnés dans ce document mais on cherchera tout de même leurs équivalences françaises. Dans nos non moins belles régions, ce document servira de référence à ceux qui ne pas accoutumés à la numérisation des documents et de guide à ceux qui conduisent un projet de numérisation.

En complément du document relatif à la numérisation de documents, les D&IM peuvent aussi consulter les synthèse de la BNF (Bibliothèque Nationale de France) pour compléter leurs connaissances:
– Numérisation de masse: Qualité et formats utilisés pour garantir la conservation;
– Le processus technique de numérisation;
– Numérisation: choix technologiques.

Voilà qui constitue un bon début pour les D&IM qui sont plus habitués à la dématérialisation totale qu’à la conversion de supports d’information en documents & informations numériques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents

image La FNTC propose le téléchargement de la 5ème édition de son Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents. De la première édition en 2007, à cette édition de 2012, les lois et règlements ont beaucoup évolué.
La publication de ce vade-mecum est dirigée et rédigée par le Cabinet d’Avocats Caprioli & Associés dont, Eric A. Caprioli à l’origine du Cabinet est Avocat à la Cour, Docteur en droit et aussi Vice Président de la FNTC.
Ce document constitue un guide pour tous ceux, du secteur privé ou du secteur publique confronté à des documents dématérialisés ou au besoin de dématérialisation de documents. Ainsi, Contrats, Facture, Archives, Banques, Vote, Courriers… numériques sont encadrés par des lois et des textes qui sont énumérés et décrits pour en rappeler les obligations à respecter lors de transactions totalement dématérialisées.
image Les D&IM doivent impérativement lire puis, conserver ce vade-mecum de la fntc qui leur permettra à coup sûr de clarifier rapidement toute situation de doute dans ces contextes évolutifs de la dématérialisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh