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La Gouvernance de l’information dans les organisations

Le groupe Serda image publie son 4ème rapport annuel: “La Gouvernance de l’information dans les organisations.image
Après 120 questions posées à plus de 300 organisations publiques et privées, il révèle que 2/3 des organisations sont concernées par la Gouvernance de l’information mais qu’il reste énormément à faire:
– Convaincre les décideurs;
– Faire face aux volumes croissants;
– Etablir une politique documentaire;
– Mettre en place les outils et les mesures;
– Changer les habitudes;
– Rechercher le soutien de la DG, du DSI,…
– Prendre en compte prioritairement la composante humaine:
– ….
Les D&IM ou CDO (Chief Digital Officer) ne manqueront pas les enseignements de cet excellent rapport d’étude du Serda en le téléchargeant sur le site d’Archimag ici.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

PDF

image Alors que tout le monde du document numérique semble utiliser PDF (Portable Document Format), il y a bien longtemps que quelqu’un n’a pris le temps de faire le point sur l’évolution du format de représentation de documents et des standards et normes y afférent. C’est chose faire avec un Guide Méthodologique sur le Format de fichier PDF mis à disposition par les Archives de France.

De 1993 à aujourd’hui ce ne sont pas moins de :
– 9 versions (extensions) successives de PDF qui sont succédées pour aboutir au PDF 2.0;
– 6 normes génériques et sectorielle qui ont vu le jour après d’âpres discussions internationales;
– 13 versions d’Acrobat qui ont mis en œuvre les extensions du PDF jusqu’à la dernière version X qui simplifie l’interface utilisateur.

Avec une telle variété, on peut penser que le Guide Méthodologique présente ici suffisamment les évolutions et leurs raisons pour permettra aux D&IM de s’y retrouver:
– pour mieux comprendre le jargon des experts éditique, archivage ou arts graphiques de son entreprise;
– pour contribuer aux meilleurs choix de formats dans les applications métiers;
– pour expliquer que le PDF n’est pas, comme on peut l’imaginer, sans conséquence pour l’avenir, si on ne prend garde à sa version lors de sa génération.

Certes technique, ce Guide doit être lu par les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’OAIS est toujours vivant…

image Le comité consultatif pour les systèmes d’information des industries de l’espace (CCSDS – Consultative Committee for Space Data Systems) publie une nouvelle mise à jour de son: Reference Model for An Open Archival Information System (OAIS).

Le document présente la recommandation des bonnes pratiques à appliquer pour la conservation des informations sur le long terme. Il résulte du travail et du consensus d’organisations internationales agissant dans le secteur des industries spatiales.

Publié dans sa première version en 2002, l’OAIS a marqué le secteur de l’archivage électroniques. Cette mise à jour de juin 2012 apporte plus de précisions sur de nombreux sujets abordés dans la norme et ajoute une annexe relative à la Sécurité.

Nul D&IM ne peut échapper à la lecture de cette norme qui expose de nombreuses bonnes pratiques à appliquer immédiatement dans toutes les organisations même dans celles qui ne manipulent pas les fusées et/ou les satellites…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique

image Professeur associé au CNAM, Marie-Anne CHABIN nous fait part de la session 2012 du Certificat de spécialisation « Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique » (CS32).
Les cours hebdomadaires auront lieu entre le 27 février et le 19 juin (lundi soir et mardi matin). Les inscriptions sont ouvertes depuis le 6 février, pour une période assez courte :
http://formation-paris.cnam.fr/nos-formations/unites-d-enseignement/

Le CS32 est la seule formation diplômante (certifiante) en France traitant de ce que nos amis anglo-saxons appellent le Records management, en s’appuyant sur les concepts fondamentaux de la diplomatique (http://www.marieannechabin.fr/diplomatique-numerique/) et sur les bonnes pratiques universelles de l’archivage (www.cr2pa.fr).

La formation comporte trois volets :
image – une UE (unité d’enseignement) relative à l’analyse (l’anatomie, l’autopsie…) du document (donc du document numérique);
– une UE relative à la conduite d’un projet d’archivage / records management, dans l’esprit des normes internationales;
– un dossier d’étude critique ou comparative de documents engageants, de procédures administratives ou de solutions d’archivage.

Pour en savoir plus, voir la plaquette de la formation : http://intd.cnam.fr/se-former/formations-certifiantes/

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Vade-mecum pour les archives

Les archives nationales nous proposent deux vade-mecum que les D&IM ne doivent pas manquer:
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Bonne lecture

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Le CR2PA à L’Atelier BNP Paribas

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Présidé par Richard Cazeneuve avec Marie-Anne Chabin au Secrétariat Général, le Club des Responsables de Politiques et Projets d’Archivage nous a convaincu du bien fondé d’une stratégie d’ « ARCHIVAGE MANAGERIAL » ;  comprenez que l’archivage des Documents et Information relève de la gouvernance.

Un peu étonné de voir le Records manager (responsable de l’archivage) si promptement catapulté dans la gouvernance de l’entreprise, le Professeur Daniel Alban, Maître de Conférence à l’Université de Paris-Descartes, nous a vite rejoint dans l’idée qu’un D&IM, Document & Information Manager, pouvait parfaitement émaner de la fonction Archivage ; au même titre que des fonctions DI et SI, Juridique, RSSI, Risk Management, etc.  Ce qu’il lui faut, nous en sommes d’accord, c’est un charisme de top manager et  une compétence transversale sur toutes ces fonctions.  C’est donc autour d’un cocktail de clôture de la conférence de l’Atelier BNP Paribas qu’il nous a été donné d’évoquer le programme de formation D&IM – très transversal –  en cours d’élaboration en ce moment dans le cadre de la prochaine Fédération des D&IM: La FID&IM.

Revenons à  « la politique d’archivage, une affaire de dirigeants »!

Sous la baguette d’un François Jeanne vif comme à son habitude, BNP Paribas nous annonce (parmi d’autres chiffres à enorgueillir les Français !) que son effectif mondial a cru de 50.000 à 205.000 employés depuis 10 ans. Imaginons qu’un défaut d’archivage amène la banque dans les situations récemment rencontrées par Renault (à tort ou à raison) ou le Ministère des Finances ! Que deviendraient les 14 milliards de valorisation de sa marque ? 

image L’enjeu métier y est sans doute encore plus crucial. Aussi, la Direction des Affaires Juridiques, car c’est elle qui semble ici piloter les opérations sous la direction de M. Georges Dirani, a agi selon « quatre axes :
      1.       Disposer de preuves fiables pour les tribunaux,
      2.       Respecter les exigences des régulateurs,
      3.       S’adapter au contrôle Interne,
      4.       Préparer le Knowledge Management, la quintessence de l’archivage ».

La solution n’est toutefois pas celle d’un outil, précise G. Dirani. C’est « une politique commune à tous les métiers qui s’inscrit sur le long terme et évolue régulièrement selon des choix qui engagent le Groupe. C’est un sujet de gouvernance. »

La loi américaine e-discovery oblige les entreprises à geler  la totalité des informations numérique qui concernent une affaire portée devant les tribunaux. Quelle entreprise européenne s’apprête à cette évolution –logique et imminente- de la législation qui précise qu’il s’agit bien de «  toutes » les données ? – C’est au D&IM de l’y préparer. Quel est l’enjeu réel, demanderez-vous incrédule ?  – « L’ industrie judiciaire Canadienne a multiplié son chiffre d’affaires par 20 depuis ce projet de loi » précise un membre du CR2PA !

La Gouvernance des entreprises doit se munir d’une maîtrise d’ouvrage sur l’ensemble de la problématique d’archivage et plus généralement D&I. Concrètement nous propose Philippe Houdebine (CREPA, BNP Paribas), il faut :
      1.       Un sponsor de haut niveau,
      2.       Réunir les spécialistes dans un groupe-projet transverse pour une problématique d’entreprise,
      3.       18 mois pour valider la politique et obtenir un accord final du comité stratégique du Groupe,
      4.       La mise en place d’un intranet collaboratif pour accéder aux D&I (papier et immatériels),
      5.       Que chaque collaborateur (nouveau ou déplacé) reçoive le référentiel des documents métiers liés à ses opérations : ainsi sait-il trouver, quoi faire et où mettre quoi. 

image La conférence s’est enfin intéressée aux aspects économiques de l’archivage qui se calcule moins en  ROI (Return On Investment) qu’en économie durable. Un participant a cité dans cette veine, l’économie faite entre les 400 sauvegardes périodiques de son groupe (journalières + bihebdomadaires + mensuelles + bimestrielles + trimestrielles + semestrielles + annuelles + bisannuelles et enfin quinquennales et décennales ( ! ) ),  et la solution plus récente, d’une seule sauvegarde mensuelle associée à l’archivage. 

Et Madame Armelle Petit de conclure : « C’est la gouvernance qui doit définir la politique d’archivage » ; et plus généralement la gestion des Documents et Informations.

Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B

Externalisation des archives publiques dématérialisées

RF La conservation des archives publiques et notamment celles de collectivités locales est réglementé. L’externalisation des archives dématérialisées est permise sous réserve d’un agrément de l’administration des archives nationales qui dépend du Ministère de la Culture.

La règlementation repose notamment sur les textes suivants:
Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.
Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 qui autorise le dépôt d’archives publiques, pendant leur durée d’utilisation courante, auprès d’une société agréée par l’administration des archives.
Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 du Ministère de la Culture et de la communication fixe les conditions pour obtenir l’agrément auprès du Service Interministériel des Archives de France.
Arrêté du Ministère de la Culture et de la communication du 4 décembre 2009 précise les normes relatives aux prestations d’archivage et gestion externalisée, en particulier demande la conformité à la norme NF Z42-013.

En fonction de son organisation, le D&IM vérifie que le Records Manager, le Responsable des Archives ou tout autre responsable d’une décision d’externalisation des archives est bien au fait des lois et normes en la matière.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Déclaration universelle sur les Archives

ICA Adoptée à Malte en 2009, la Déclaration Universelle des Archives a été votée à l’unanimité des délégués de l’ICA (International Council on Archive) réunis à Oslo, lors de leur assemblée générale du 17 Septembre 2010:

Les archives consignent les décisions, les actions et les mémoires. Les archives constituent un patrimoine unique et irremplaçable transmis de génération en génération. Les documents sont gérés dès leur création pour en préserver la valeur et le sens. Sources d’informations fiables pour une gouvernance responsable et transparente, les archives jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective. L’accès le plus large aux archives doit être maintenu et encouragé pour l’accroissement des connaissances, le maintien et l’avancement de la démocratie et des droits de la personne, la qualité de vie des citoyens.

À cette fin, nous reconnaissons:
• le caractère unique des archives, à la fois témoignage authentique des activités administratives, culturelles et intellectuelles et reflet de l’évolution des sociétés ;
• le caractère essentiel des archives pour la conduite efficace, responsable et transparente des affaires, la protection des droits des citoyens, la constitution de la mémoire individuelle et collective, la compréhension du passé, la documentation du présent et la préparation de l’avenir ;
• la diversité des archives permettant de documenter l’ensemble des domaines de l’activité humaine;
• la multiplicité des supports sur lesquels les archives sont créées et conservées, que ce soit le papier, le numérique, l’audiovisuel ou tout autre type ;
• le rôle des archivistes qui, en tant que professionnels bénéficiant d’une formation initiale et continue, servent leurs sociétés respectives en appuyant la création des documents, en procédant à leur sélection, leur préservation et en les rendant accessible pour leur utilisation ;
• la responsabilité de tous, citoyens, décideurs publics, propriétaires ou détenteurs d’archives publiques ou privées, archivistes et spécialistes de l’information, dans la gestion des archives.

Et c’est pourquoi nous nous engageons à travailler de concert, pour que:
• chaque État se dote de politiques et de lois concernant les archives et qu’il les mette en œuvre;
• la gestion des archives soit valorisée et pleinement exercée au sein de tout organisme public ou privé qui crée et utilise des archives dans le cadre de ses activités ;
• les ressources nécessaires, incluant l’embauche de professionnels qualifiés, soient allouées à la gestion adéquate des archives
• les archives soient gérées et conservées dans des conditions qui en assurent l’authenticité, l’intégrité et la plus grande marge d’utilisation;
• les archives soient rendues accessibles à tous, dans le respect des lois en vigueur et des droits des personnes, des créateurs, des propriétaires et des utilisateurs ;
• les archives soient utilisées afin de contribuer à la promotion de citoyens responsables.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh