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Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents

image La FNTC propose le téléchargement de la 5ème édition de son Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents. De la première édition en 2007, à cette édition de 2012, les lois et règlements ont beaucoup évolué.
La publication de ce vade-mecum est dirigée et rédigée par le Cabinet d’Avocats Caprioli & Associés dont, Eric A. Caprioli à l’origine du Cabinet est Avocat à la Cour, Docteur en droit et aussi Vice Président de la FNTC.
Ce document constitue un guide pour tous ceux, du secteur privé ou du secteur publique confronté à des documents dématérialisés ou au besoin de dématérialisation de documents. Ainsi, Contrats, Facture, Archives, Banques, Vote, Courriers… numériques sont encadrés par des lois et des textes qui sont énumérés et décrits pour en rappeler les obligations à respecter lors de transactions totalement dématérialisées.
image Les D&IM doivent impérativement lire puis, conserver ce vade-mecum de la fntc qui leur permettra à coup sûr de clarifier rapidement toute situation de doute dans ces contextes évolutifs de la dématérialisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

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Coffres-forts Numériques associés

image L’Association pour les Coffres-Forts Numériques (A-CFN) regroupe les acteurs : Adminium, Coffreo, E-coffrefort, E-factures, E-folia, Home-Bubble, La Poste (Service Digiposte), MyArchiveBox, Novapost et Xambox.

Visant à favoriser l’usage des coffres-forts numériques, l’A-CFN vient d’imposer à ses membres, le respect de la charte en sept points, suivante:

  1. Assurer la confidentialité des données des utilisateurs
  2. Garantir la non exploitation des données des utilisateurs sans accord préalable
  3. Sécuriser et protéger l’accès aux coffres-forts numériques
  4. Héberger les coffres-forts numériques sur le territoire de l’Union Européenne
  5. Garantir la conservation et la non altération des données confiées
  6. Garantir la libre restitution des documents confiés
  7. Supprimer le coffre-fort numérique et son contenu sur demande de l’utilisateur

Gageons que ces premiers engagements seront suivis par de nombreux autres, car les D&IM savent que ce qui est proposé ici, est bien le minimum que l’on puisse attendre des sérieux membres de l’association.

Pour autant, restons patient tout en encourageant vivement cette initiative car mettre dix sociétés autour d’une table dans le but de produire un texte commun n’est pas une mince affaire. J’ai de nombreuses fois conduit de telles réunions et… Bravo ! Nous suivrons de prêt les avancés de l’A-CFN que les D&IM ne doivent plus ignorée.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Cloud Computing. Nouveaux modèles

Les D&IM ont pris goût aux livres blancs publiés par le Syntec Numérique et ils ont raison tant est grande, la qualité des contenus de ces synthèses.
Aujourd’hui, c’est une toute dernière publication que nous relayons ici.

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Après quelques rappels sur les typologies du Cloud, les nouveaux modèles économiques autorisés par les Cloud sont mis en évidence.
Les contraintes contractuelles nouvelles sont abordées ensuite avant de terminer par le nouveau rôle de la DSI et les normes et standards du Cloud.
Ainsi, ceux qui ne connaissent pas les nouveaux modèles en auront rapidement une vision panoramique alors que ceux qui connaissent, trouveront dans le livre blanc un aide mémoire sur l’ensemble des aspects de ces nouveaux services du Web.
image Les D&IM les plus assidus, savent qu’il s’agit du troisième livre blanc sur le sujet. Les autres se rendront sur le site du Syntec numérique et liront aussi: “Cloud Computing: ce qu’il faut savoir” et “La sécurité du Cloud Computing”.
Après tant de saines lectures, les D&IM seront incollables sur les différentes facettes techniques et règlementaire du Cloud pour en maîtriser les avantages et les risques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

The Paper Free Office. Dream or reality ?

image L’AIIM (Association for Image and Information Management) publie sa nouvelle étude relative au bureau sans papier réalisé sur un échantillon de 395 entreprises.

La qualité habituelle ne manque pas à cette nouvelle étude qui couvre plus largement qu’à l’habitude les différents métiers de l’entreprise et des organisations.

Dans cette enquête 2012, on apprend notamment:
– Le papier décroît dans 35% des organisations et s’accroît dans 32% des organisations;
– La place occupée par le papier dans les organisations est de 15,3%;
– Les documents numérisés sont à 45% d’origine numérique puis, imprimés;
– 77% des factures qui arrivent au format PDF en attachement d’un email sont imprimées et 31% des factures télécopiées sont imprimées et numérisées par la suite;
– 41% des organisations interrogées utilisent une solution proche d’une salle courrier numérique;graph-accroissement
– 42% de ceux qui ont investi dans un système de numérisation de documents ont un retour sur investissement de 12 mois et 57% en 18 mois;
– 12% des organisations interrogées sont engagées dans une stratégie Cloud (20% pour les seules grandes organisations);
– La recherche facilité et le partage de documents sont dans 55% des cas les principaux bénéfices attendus de la dématérialisation puis, arrive l’amélioration de la productivité des processus métiers;
– Les scanners de bureau sont utilisés dans 36% des cas et les MFP arrivent en second dans 35% des cas;
– L’investissement prioritaire pour la capture de documents dans les 12 prochains mois est d’abord prévu dans des MFPs;

Espérons que ces éclairages permettront aux D&IM d’orienter leurs réflexions et de statuer sur leurs priorités 2012.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Comment évaluer une évaluation ?

imageWWF et Riposte verte, associations environnementales viennent de sortir leur évaluation de la « politique papier » d’un certain nombre d’organismes  administratifs nationaux ou régionaux français.  L’étude s’appelle PAP 50 (version 2012).
Cette politique est évaluée à l’aune de  certains critères du Grenelle de l’Environnement : en fait, surtout le développement du recyclage des papiers de bureau dans ces entités administratives.
L’objectif est louable quand on sait que les papiers graphiques sont encore insuffisamment recyclés par rapport au carton ou au papier journal, par exemple.
Néanmoins, on peut se poser quelques questions sur les résultats obtenus quand on sait que seulement 25 des 50 organismes ont répondu à l’enquête, les autres ont été évalués sur des données prises sur Internet ! 
Et quand on voit que l’Ademe n’a pas répondu on peut se poser des questions sur la méthode employée ! (Entre nous, l’Ademe est  un organisme  exemplaire, celui qui  a fait le plus avancer les industriels, dont les papetiers,  sur toutes les problématiques environnementales).

On nous propose comme critères objectifs : la politique papier, la consommation, la politique achats, le recyclage, la coopération, mélange de données chiffrées et de ressenti,  comme on dit, par ailleurs.
Enfin l’objectif proposé à court terme est totalement irréaliste : passer de 20  à 60 % de papiers recyclés dans le papier de bureau dans un délai court va d’autant plus favoriser l’importation de ces papiers que deux de nos unités françaises (Vertaris et Alizay) sont en grande difficulté.
Appuyer trop vite sur l’accélérateur du recyclé dans les papiers de bureau va créer deux phénomènes doublement pénalisant pour l’industrie française : développer encore plus l’exportation française (vers la Chine, entre autres)  de papiers récupérés, renforcer l’importation de papiers finis et recyclés.

Nous sommes là en plein paradoxe de la désindustrialisation française !

Cela ne veut donc pas dire qu’il ne faille pas sensibiliser au recyclage et le développer, mais il faut être aussi attentif aux effets pervers d’objectifs définis hâtivement et qui ne tiennent pas assez compte de la réalité industrielle actuelle.
Il faut donc ouvrir le spectre des efforts :   imposer   les certifications, et,  moins gaspiller. Et, là tous les grands  constructeurs dédiés à  la bureautique et à l’éditique ont des chiffres de meilleure utilisation de l’impression.

A suivre donc.

Jacques de Rotalier
Analyste Média Imprimé.

Economie de fonctionnalités… appliquée

Agrion et I Care ont organisé la semaine passée une conférence pour faire connaître l’économie de fonctionnalité aux membre de leur association.

L’économie de fonctionnalité, promue en France par Nicolas Hulot dans son pacte écologique, est un concept du champ du développement durable et de l’économie, qui consiste à faire payer un service (transport, chauffage, éducation, culture, soins, etc.) ou l’usage d’un bien plutôt que ce bien lui-même (Wikipédia).

Animée par Guillaume Neveux (I Care), la matinée a permis les interventions de:

image Johan Van Niel – Doctorant – Université de Lausanne: Pour expliquer l’économie de fonctionnalité dans sa genèse, ses fondements et ses conséquences positives sur l’environnement, sans omettre les questions encore sans réponses assurées.

logo-ricoh-rouge-Web Jean-Pierre BLANGER – Directeur R&D et des Offres de Service – Ricoh: Pour partager le retour d’expérience d’un grand groupe internationale comme Ricoh, dans la mise en pratique de l’économie de fonctionnalité qui l’a conduit à une gigantesque transformation en cours actuellement, en entreprise de services (Managed Document Services).

image Hervé Naillon – Expert en Développement durable – Synergence: Pour faire réfléchir les auditeurs par une approche philosophique et pratique sans concession à nos comportements quotidien en total opposition avec les principes fondateurs de l’économie de fonctionnalité.

image Isabelle Mari – Directrice Marketing Stratégique – JC Decaux: Pour relater la réussite du Vélib dont les principes appliqués de l’économie de fonctionnalité ont assuré le succès et permettent chaque jour à des milliers d’usager de bénéficier d’un moyen de transport mutualisé à grande échelle.

D&IM92 Les Document & Information Managers (D&IM) ne pourrons manquer d’étudier les principes de l’économie de fonctionnalité et d’en appliquer pour leur entreprises/organisation les meilleures pratiques. Il en va probablement de leur efficacité personnelle et de celle de leur entreprise/organisation car on retiendra que l’économie de fonctionnalité c’est en bref, passer de ‘plus on vend, plus on gagne…’ à ‘plus on économise, plus on gagne…’. Un réel challenge pour les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

DOC & FINANCES 2012, le 25 janvier au CNIT

La conférence de la FiD&IM  (Fédération Internationale des Documents & Information Manager) s’est déroulée au coeur du salon Doc & Finance. Elle a permis à la fi-D&IM d’enrichir la Gouvernance Documentaire des Entreprises d’un leader: le D&IM.
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Cinq Associations et une entreprise:  ADELI : Mme Pelletier – CR2PA : Mme Chabin – XPLOR France : M. Gouverneur – ISO : M. Fuzeau – FEDISA : M. Rietsch – AREVA :  M. Martin – toutes liées de près au Document, sont venues exprimer leur intérêt pour ce nouveau leader des organisations modernes. Elles en ont profiter pour prodiguer leurs conseils avisés afin que les interconnexions top-down et transverses de l’entreprise soient conduites par le D&IM avec la plus grande fluidité et efficience possibles.

Les interventions très riches ne peuvent être résumées dans ce mémo mais en voici quelques phrases, commentaires, recommandations et idées clés:

  • Le D&IM est le généraliste, non pas expert, mais qui sait parler et expliquer aux experts…
  • C’est un rôle très important, mais attention à la mise en œuvre du D&IM…
  • Le D&IM doit s’appuyer sur les normes, savoir les interconnecter et les moduler…
  • L’ISO 30300: vers une gouvernance de la Documentation produite…
  • Le D&IM doit avoir une approche pluridisciplinaire « Technique – Organisationnelle – Juridique » …
  • Le D&IM doit avoir deux axes de travail:  l’un vers le Décisionnel de la Direction Générale et l’autre vers l’Opérationnel des fonctionnels…
  • Le D&IM doit faire passer l’entreprise de l’information à l’Innovation …
  • Le D&IM doit toujours dissocier le faire et le savoir …
  • Les deux missions du D&IM: le partage via le collaboratif et la diffusion – transmission de l’information et du savoir …
  • Le D&IM peut ne plus s’appuyer sur le ROI, mais plutôt sur le ROR (Return on Risk) …
  • Le D&IM doit faire partager les experts seniors qui savent et les experts juniors qui veulent savoir …
  • Agilité politique: indispensable du D&IM

D&IM92 Au final ce fut une conférence très enrichissante pour tous les participants, et la fi-D&IM remercie tous les intervenants et surtout le salon Doc & Fiances 2012 qui a permis l’organisation de ces échanges.

 

Alexis Blum

Consultant en Ingénieries Documentaire et Editique

Vice-Président  FiD&IM et Administrateur Xplor France