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DOCUMATION 2015 en Conférences vidéo

Documation - Arbre Cette année encore, les visiteurs de DOCUMATION ont pu visiter des nombeux stands et bénéficier de conférences fort intéressantes. Je vous propose ici une sélection de six conférences qui couvrent tous les aspects de la Transformation Numérique au coeur des préoccupations des organisations:
– Introduction sur la transformation numérique;
– Importance de la Gouvernance de l’information dans cette transformation;
– L’outil Records Management pour servir la Gouvernance de l’information;
– Les principes et règles de conservation ou pas des informations;
– La dématérialisation des processus au delà des informations et
– pour terminer avec la gestion des contenus riches pour améliorer l’expérience client.

Documation - TN   Documation - IG Documation - RM  Documation - IN a conserver Documation - BPM   Documation - Contenus riches

La richesses de ces vidéos vous poussera à les partager dans votre organisation afin que vos collègues, vos managers, vos partenanires,… soient vos meilleurs sponsors.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

Documation… Innovation…

image Nombreux sont ceux qui se sont rendus au salon Documation qui a distillé cette année plus que jamais, un parfum d’innovation et d’optimisation des processus métiers.
Evidemment, on y trouvait toutes les solutions de GED/GEIDE, de gestion de contenu, de composition de documents, de Workflow, de BPM, d’Archivage physique et électronique, de gestion d’actifs numériques,… de paiement mobile, de gestion de contrat en ligne, de chiffrage des contenus… d’Analytics, de Big data,… de traitement du langage, de traduction… d’impression, de courrier…

On y trouvait aussi quelques outils étranges comme cette solution de imagecréation de documents techniques multi-canaux, cette armoire d’archivage couplée à un copieur connecté (Multifonction), cette souris qui numérise les documents, ce connecteur qui relie la production de documents au services SaaS ou encore ce générateur de boutiques en ligne pour l’eCommerce des entreprises….

Au salon, on pouvait aussi bénéficier des nombreux ateliers pour faire le point sur les évolutions des solutions et les cas clients les plus intéressants. Au-delà, pour faire le point sur des thématiques telles que: La dématérialisation, les données de l’entreprise, l’archivage électronique et les nouvelles formes de gouvernance, on pouvait se rendre aux conférences thématiques et aux conférences plénières.

Pour ma part, je suis intervenu dans le conférence relative à la Gouvernance  de l’information aux côtés de deux imageautres intervenants (voir billet). Sans entrer dans le détail du contenu de celle-ci, je ne relève ici que les aspects les plus marquants de nos échanges. Nous avons clairement mis en évidence le caractère inévitable de la Gouvernance des Documents & Information dans les organisations et l’importance des normes Records Management (ISO 30300) pour une maîtrise de la Gouvernance. Nous avons aussi longuement évoqué comment convaincre une direction générale de nommer un Document & Information Manager (D&IM) pour conduire la transformation numérique inéluctable pour la compétitivité des organisations.  Rien n’a été laissé au hasard par notre trio d’intervenants pour convaincre nos auditeurs des gains de la Gouvernance de l’information et des risques à ne pas s’engager immédiatement dans une démarche raisonnée.
Donnons nous rendez-vous l’année prochaine, au Salon Documation 2015, pour relater les bonnes pratiques mises en œuvre par tous ceux qui auront tiré parti de l’édition 2014 de l’événement.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Records Management Governance

L’AIIM propose ce nouveau guide fort utile aux D&IM et Records Managers.
 Il propose au lecteur sur un parcours en 12 étapes:
image– Inventaire;
– Durée de rétention;
– Organisation;
– Conformité;
– Continuité d’activité;
– Sécurité et confidentialité;
– Métadonnées;
– Opérations de gestion et informatiques;
– Conservation;
– Procédures de gestion;
– Formation;
– Pilotage;
les principales questions et bonnes pratiques à ne pas oublier pour la gouvernance des documents d’activité.

Evidemment, le livre blanc de l’AIIM ne remplace pas le support des normes ISO 15489 et ISO 30300 mais il n’en a pas l’ambition. En revanche, il constitue une excellente liste de contrôle pour les D&IM qui souhaitent s’assurer de l’alignement de leur organisation sur les bonnes pratiques de Gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

IT Design Emotionnel

Le design émotionnel fait partie des applications de la géométrie sacrée appliquée aux mondes du design et de l’informatique.
Dans une brillante interview d’Anabela RIAL, Webmaster de chez Jouve, Jean-François Preveraud explique une partie de l’essence du succès commercial en ligne, des marques APPLE et TWEETER à travers le monde.


La géométrie sacrée est en effet le moyen le plus ancien et le plus efficace de plaire à un nombre indéfini d’observateurs. Léonard de Vinci, André Le Nôtre, Haussmann et Eiffel auraient pu vous faire gagner des parts de marché s’ils avaient connu vos produits et le petit écran.

L’article s’intéresse spécifiquement au Nombre d’Or, mais nous savons à la fi-D&IM qu’il existe sept autres techniques dont certaines sont encore plus puissantes pour capter l’attention des internautes, ou pour  créer, dans leur inconscient, des liens et des jumelages de produits ou de marques tout à fait vertueux.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Vice président de la fi-D&IM

Référentiel général de gestion des Archives

Françoise Banat-Berger de la sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques m’informe de la publication du référentiel général de gestion des Archives, placé sous licence Creative Commons BY-NC-ND.

image Le référentiel est l’aboutissement d’un travail piloté par le Service interministériel des Archives de France, qui assure le secrétariat du comité interministériel aux archives de France, en collaboration avec les directions des archives des ministères de la Défense et des Affaires étrangères.

Il vise un double objectif :
– fournir une synthèse de la législation en matière de gestion des archives publiques et du mode de fonctionnement du réseau des archives de France.

– donner aux décideurs un plan d’action pour améliorer la gestion de l’information dans leur administration.

(En savoir plus sur: Le délégué et le comité interministériel aux Archives de France)

Je ne peux qu’en conseiller une lecture assidue de tous les D&IM tant il constitue une pièce importante de la Gouvernance des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Optimisation des processus métiers

image Alors que les entreprises sont à la recherche d’optimisations de toutes natures pour réduire leur coûts opérationnels, les processus métiers occupent une place prépondérante dans leur préoccupations.

L’enquête 2013 du CXP sur les usages et les pratiques des entre prises françaises et notamment sur la gestion des processus métier en France, révèle que 81% des personnes interrogées considèrent importante ou stratégique, l’amélioration des processus métiers. D’ailleurs 81% on déjà engagé une démarche d’amélioration.

Si le déclencheur principale de l’optimisation des processus métier est la refonte du Système d’Information, la démarche engagée vise d’abord l’amélioration de  la satisfaction client et ensuite seulement, la productivité de l’entreprise et la réduction des coûts.

L’étude met aussi en évidence que les activités concernées par la démarche processus sont d’abord, la Documentation, la modélisation et la cartographie des processus (85% des répondants) avant l’analyse et l’optimisation des processus.
On y apprend aussi, parmi d’autres informations, que les processus cœur de métier puis les processus support sont considérés en premier lieu.

En lisant l’étude du CXP, les D&IM pourront enfin se faire une idée des sponsors et des principales fonctionnalités des outils mis en œuvre dans la démarche processus.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Stratégie de communication d’influence

imagePR*ROOMS publie un livre blanc d’introduction à la “Communication d’Influence”.

Après une introduction et une définition des moyens à mettre en œuvre des témoignages d’experts viennent illustrer le propos. Puis, après des avis donnés sur la détection et l’évaluation des influenceurs, le livre blanc propose un dizaine de suggestions pour une campagne de communication d’influence éthique et performante.

Les D&IM liront les suggestions avec beaucoup d’intérêt:
    1- Préciser le contexte
    2- Définir les objectifs
    3- Comprendre les (cibles) communautés
    4-  Créer des communautés d’influence autour de communautés
    5- Bâtir la confiance
    6- L’influence va à l’influence
    7- Utiliser le contenu à bon escient
    8- Engagez la conversation avec l’ensemble des communautés
    9- Pour faire de la pub… utiliser la pub
  10- La technologie à sa bonne place

En effet, en tant qu’animateur de réseau interne et externe à votre organisation, vous D&IM, voyez immédiatement que ces recommandations constituent la base de votre stratégie de communication… d’influence, bien sûr.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Toutes les news en ligne pour les D&IM !

Une revue de presse est régulièrement publiée par les soins de la fi-D&IM pour réunir les news les plus pertinentes à destination des Document & Information Manager.

Plusieurs gisements de publications sont mis en œuvre mais le plus facilement consultable quel que soit votre équipement est certainement: http://dimanager.tumblr.com/:image
ou encore sur écran de PC ou Mac, http://www.scoop.it/t/fidim :
image 
Alors n’hésitez pas consultez régulièrement le site de publication et faites nous part de vos réactions.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

L’entreprise idéale de demain

image Deloitte et JobTeaser.com ont conduit une étude auprès de 1065 étudiants pour comprendre leur vision de l’entreprise idéale.
On découvre ainsi :
– que l’entreprise est souhaitée plutôt high-tech et internationale;
– que le poste souhaité est plutôt financier et dans un esprit d’équipe;
– que le travail souhaité est plutôt de type télétravail et très collaboratif;
– que la motivation trouve son origine plutôt dans l’évolution de carrière hiérarchique et/ou transversale sur la base d’une évaluation de compétence plutôt à 360 degrés;
– que le salaire est plutôt souhaité comme motivé par les performances et compétences.

Les D&IM savent que les grandes entreprises ne réunissent pas toujours toutes les qualités attendues par les étudiants interrogés. Pourtant, avec cette étude, ils peuvent se faire une idée de facteurs clés destinés à motiver la Gouvernance D&I auprès des nouvelles générations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Référentiel des pratiques DSI

image Les D&IM ne peuvent faire l’impasse. Il doivent lire le nouveau livre blanc de l’EBG: Référentiel des pratiques SI 2013 dans lequel, pas moins de 80 DSI exposent leurs priorités, leurs façons de travailler et leurs challenges pour l’avenir.
Ils abordent ainsi, leur quotidien:
– Faire fonctionner et sécuriser le SI,
– Travailler avec les métiers,
– Piloter la gouvernance des données,
– Insuffler de l’innovation,
– Participer à la direction de l’entreprise.
Ils expliquent comment ils doivent réinventer leur fonction:
– Forces et faiblesses,
– Les nouvelles attribution de la DSI,
– Les facteurs clés de succès de la DSI.
Il concluent par les enjeux de la DSI pour 2013 et à l’horizon 2014.
Les D&IM verront que leur fonction est essentielle à leur organisation et au soutien des DSI.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

DOCUMATION 2013

 Les 20 et 21 mars s’est tenu la 19ème édition du Salon Documation où les membres de la fiD&IM ont animé la conférence plénière du mercredi 21.
imageL’activité du salon a semblé satisfaisante mais le climat des investissements est assez morose; les entreprises clientes semblent un peu tétanisées par la stagnation économique qui dure et semblent avoir du mal à faire avancer leurs organisations.
Beaucoup de restructurations ont été menées où les équipes qui restent sont « minces ». Or, mener un projet documentaire nécessite connaissances techniques (que l’ont peut assez facilement externaliser) et connaissances métier et de l’organisation (qui sont internes donc rares par le nombre et par la qualité car il faut une bonne vue d’ensemble des processus). Tout ceci nous inquiète quant à la pérennité économique d’un secteur (multiplicité des acteurs, lenteur des décisions, faible volume des projets, etc..) qui devrait pourtant être clé dans le retour de la France vers une compétitivité retrouvée.

L’offre technologique reste riche et cela donnait un caractère un peu hétérogène à notre table ronde. On y abordait la mobilité, la connectivité permanente, les réseaux sociaux internes et externes. Trait français, l’organisation , sur la demande de ses analyses du visitorat, nous avait demandé de traiter plutôt sous l’angle des inquiétudes (sécurité, confidentialité) et moins des bénéfices à en attendre (productivité, coûts et agilité).

Nous avons eu le plaisir d’animer une session avec des intervenants utilisateurs ou ayant une vue concrète du métier et qui ont donné de façon explicite les clés du succès de tels projets:

  • Un sponsoring actif au niveau de la DG qui doit montrer l’exemple en utilisant les outils;
  • Une intégration dans les processus métiers qui apporte aux utilisateurs du concret (les tâches existantes doivent êtres rendues plus simples, plus faciles, plus rapides, etc…..);
  • Absence d’effet d’annonce vague;
  • Accompagnement important;
  • Refus des outils « en plus » et sans utilité métier concrète qui sont abandonnés rapidement.

Les débats ont ensuite mis en évidence l’évolutions des technologies du numérique au service de l’entreprise et finalement relativisé l’évolution des comportements que les D&IM doivent accompagner inévitablement.

Jean Louis de La Salle
Président fi-D&IM
Président, AUREA Performance SAS

Documents de référence de l’administration électronique

Françoise Banat-Berger, Sous directrice de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numérique du Service interministériel des archives de France nous informe de la publication, par les soins de la direction interministérielle des systèmes d’information et de communication de l’État (DISIC), d’une page Web consacrée à l’archivage numérique à l’adresse suivante (rubrique archivage numérique) : http://references.modernisation.gouv.fr/archivage-numerique

image Cette page renferme une présentation synthétique sur l’archivage numérique, des liens vers d’autres ressources ainsi qu’un certain nombre d’études dont les livrables élaborés dans le cadre du mandat « archivage numérique » de la DISIC qui s’est tenu en 2012. Ce mandat a été porté par le ministère de la Défense (DGSIC) et co-piloté par la DISIC et le service interministériel des archives de France. Les livrables sont composés d’une part d’un « guide des bonnes pratiques » et d’autre part d’une « illustration de bonnes pratiques« .

La page permet également de se reporter à un certain nombre d’études relatives aux formats et aux supports qui ont été pilotées par le service interministériel des archives de France, ainsi que de la présentation, des schémas XML et des spécifications du standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) actuellement en cours de normalisation.

Merci pour cette information dont les D&IM ne manqueront pas de tirer avantage pour leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

RSE en 10 questions

Le Club des Directeurs de Sécurité des Entreprises (CDSE) publie un intéressant travail intitulé «  Les réseaux sociaux en dix questions « .

Les lecteurs y trouveront la synthèse d’un Groupe de travail qui, issu du CDSE Junior, a durant plusieurs semaines, réfléchi aux enjeux relatifs aux réseaux sociaux afin de permettre aux directions Sûreté, Sécurité, Risques d’utiliser ces réseaux sociaux à bon escient, tout en mesurant les risques inhérents.

Le document comporte six parties de nature à permettre au D&IM de comprendre ce à quoi est confrontée la Direction de la sécurité et à se préoccuper des la politique de diffusion des contenus.

Oser être différent : reste au D&IM d’anticiper la valeur de ces nouveaux outils sociaux pour accélérer la sortie du lot, de son entreprise.

Philippe Blot-Lefevre
Vice Président de la fi-D&IM
Coaching de la Gouvernance

Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique

image Marie-Anne Chabin, Professeur associé au CNAM – Ecole de Management et experte française du management des D&I, nous informe que la formation « Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique », un certificat de spécialisation CS32 du CNAM – École de management, reprendront dès le 11 février 2013 (second semestre).

Les inscriptions seront ouvertes le 28 janvier.

image Le certificat est composé de trois composantes :
UE NDT002 «Fondamentaux et méthodes du ‘records management dans l’environnement numérique ; diplomatique numérique » (79 h de cours, les mardis matin)
UE NDT003 «Conduire un projet d’archivage managérial / records management» (79 h de cours, les lundis soir)
UA 2401 «Dossier d’étude de documents engageants ou d’un projet d’archivage» (100 h de travail personnel).
Il est possible de suivre une seule UE sans s’inscrire au certificat.

La plaquette de présentation de la formation CS32 est à télécharger ici ou en visitant http://intd.cnam.fr/

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Règlement européen sur la protection des données personnelles – le consentement

Le projet de règlement européen sur la protection des données personnelles poursuit son processus législatif à Bruxelles.

image Dans ce document, on retrouve les principes fondamentaux qui sont déjà inscrits dans notre législation, mais aussi des principes nouveaux ou largement développés : consentement, informations à fournir aux personnes, droit à l’oubli, portabilité des données, profilage, privacy by design, notification des failles de sécurité, analyse d’impact, désignation du CIL, certification, …

Examinons en détail les articles qui traitent du consentement :
Le traitement n’est licite que si la personne concernée en a donné son consentement pour une ou plusieurs finalités spécifiques, ou s’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou au respect d’une obligation légale, ou nécessaire aux intérêts légitimes du responsable de traitement, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.

image Le consentement d’une personne s’exprime par toute manifestation de volonté, libre, spécifique, informée et explicite par laquelle la personne accepte, par une déclaration ou par un acte positif univoque, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

La charge de prouver que la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel à des fins déterminées incombe au responsable du traitement.

C’est un véritable « opt-in » qui va désormais s’appliquer aux sites de commerce en ligne, mais aussi aux réseaux sociaux ou moteurs de recherche … même s’ils sont américains !

Comme vous le voyez, ces évolutions sont importantes : elles impactent les processus administratifs et commerciaux et auront des conséquences importantes sur les systèmes d’information.

Il est donc nécessaire d’effectuer les analyses d’impact sans attendre si vous voulez être en conformité lorsque le nouveau texte sera applicable.

Philippe SICARD
Consultant expert Informatique & Libertés