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La Gouvernance de l’information dans les organisations

Le groupe Serda image publie son 4ème rapport annuel: “La Gouvernance de l’information dans les organisations.image
Après 120 questions posées à plus de 300 organisations publiques et privées, il révèle que 2/3 des organisations sont concernées par la Gouvernance de l’information mais qu’il reste énormément à faire:
– Convaincre les décideurs;
– Faire face aux volumes croissants;
– Etablir une politique documentaire;
– Mettre en place les outils et les mesures;
– Changer les habitudes;
– Rechercher le soutien de la DG, du DSI,…
– Prendre en compte prioritairement la composante humaine:
– ….
Les D&IM ou CDO (Chief Digital Officer) ne manqueront pas les enseignements de cet excellent rapport d’étude du Serda en le téléchargeant sur le site d’Archimag ici.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

DOCUMATION 18 Mars 16h30 !

image Déchiffrons ce qui se dit sur le « sans papier », la dématé-rialisation, la communication et les technologies pour votre organisation !
 
La Transformation Numérique, tout le monde en parle et 70% des employés disent qu’elle est en cours dans leur organisation.
En réalité, que se passe-t-il dans les entreprises ?
Quelle transformation, quelles transitions sont réellement engagées ?

Nous réunissons des experts de l’association Xplor France pour répondre à ces questions au cours d’une table-ronde. Nous leur demandons de partager ce qu’ils observent dans la réalité du quotidien des entreprises afin qu’ils nous conseillent sur les chemins de la transformation.

Nous leurs demandons notamment :
– Quelles sont les réalités derrière les objectifs de ‘sans papier’ et de dématérialisation ?
– Quelles priorités dois-je considérer pour conduire mes projets de transition numérique ?
– Qu’est-ce qui change dans la communication interne ou externe avec ces nouveaux systèmes documentaires (Hub, RSE, Mooc,…) ?
–  Enfin, quelles sont les technologies de rupture que l’entreprise doit impérativement considérer et pour quelles raisons ?
 
Les intervenants Xplor sont :
Alexis BLUM
    Administrateur Xplor France – Consultant Flux documentaires et Editique
Jean-Marc JAGOU
     Président Xplor France – Consultant Organisation – Fondateur Exceo
Pascal LENOIR
      Administrateur Xplor France – Conseil – Fondateur Kalpa
François GOUVENEUR
     Administrateur Xplor France – Directeur Marketing Xerox
Jean-Louis de LA SALLE
    Administrateur Xplor France – Consultant Marketing international
Modérateur de la conférence :
Jean-Pierre BLANGER
    Administrateur Xplor France – Directeur Offres de Services Ricoh

Date et heure de conférence
     16h30 – 17h15 Salle Atelier 2

Nous vous attendrons pour répondre à vos questions.

Jean-Pierre BLANGER
Directeur des Offres de Services Ricoh France
Administrateur Xplor

Du Cross-Média au Schizo-Média

Le 1er Salon du Cross-Média Publishing a ouvert ses portes hier matin au Centre de congrès CAP 15. Il réunit jusqu’à ce soir, les principaux acteurs  du document et du livre tant du côté Constructeurs, qu’éditeurs, imprimeurs ou fournisseurs du secteur.
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Pour cette première édition, il règne un air d’innovation qui laisse un sentiment d’enthousiasme et d’inquiétude à la fois.

Les innovations touchent tous les aspects de la chaîne graphique:
– de la capture d’information
On découvre que les moyens mis en œuvre pour la création des documents numériques sont largement à maturité et permettent non seulement de faire du neuf avec du vieux (reprise numérique avec dynamisation des contenus) que de faire preuve de créativité (scénarisation des contenus avant publication physique ou numérique).
Les métiers de la rédaction, de l’image, de la vidéo… se parlent et se connectent en cohérence dans les projets qui prennent une orientation numérique toujours plus marquée.
– de la composition
L’association, au sein d’une même composition, de contenus sous la forme de variantes statiques ou dynamiques, en fonction du média adressé par l’utilisateur, est maintenant acquise (même si elle n’est pas encore généralisée, il est vrai).
La composition n’est plus bi-dimensionnelle dans le plan du document, elle est devenue tri-dimensionnelle (voire plus) prenant en compte ce qui va se passer en fonction des actions des lecteurs. La capture permanente du comportement n’est plus très loin. Les conséquences sur ‘l’expérience client’ sont prévues dès cette phase du projet numérique (ou pas).
– la restitution
L’industrialisation de la publication multi-canal est maîtrisée. On n’en est plus à se dire comment faire, on fait… (même si les problèmes techniques sont à régler au cas par cas). En revanche la stratégie Omni-canal, qui vise à assurer une continuité de l’expérience client quel que soit le changement de média opéré (Téléphone, PC, Tablette, Magasin,…), se heurte encore à la maturité des systèmes d’information des entreprises ainsi qu’à l’analyse des données capturées (Data Analytics, Big Data). Mais la voie est toute tracée et les premières solutions sont en place.
Il convient aussi de noter l’avancée des technologies de réalité augmentée qui sont très présentes et qui ouvrent de nouvelles pistes. Il s’agit généralement de photographier ou parcourir avec l’objectif d’un smartphone, tout ou partie d’un document statique (journal, revue,…) pour obtenir des liens pour l’accès à des informations ou des actions sur le Web, ou encore pour obtenir une animation vidéo (qui peut aussi être interactive) … pour en dire bien plus avec des vidéos qu’avec des mots.

image Tout cela est très enthousiasmant mais l’inquiétude est pourtant présente car d’une part on constate que l’on peut concevoir, assembler et diffuser tout type de contenu sans pour autant être sûr qu’ils vont être pleinement exploités. Souvent, seuls les initiés sauront en tirer parti (au moins dans un premier temps). Cette inquiétude est partagée par les destinataires qui savent que même par jeu, ouvrir un Documix (ma proposition pour ces nouveaux objets destinés à des lecteurs), peut donner à l’émetteur une information marketing très précise sur le Docuacteur (ma proposition pour celui lit un document augmenté) qui peut voir son identité compromise.
Inquiétude enfin, pour les D&IM qui se demande bien comment ils vont assurer intégrité, conformité et conservation long terme de ces nouveaux médias.

Pour autant, ce qui est à retenir au-delà de tout cela, c’est que le document du futur est présent et qu’il ne demande qu’à conquérir le monde l’entreprise et du public pour vous/nous faire vivre de nouvelles expériences clients.
Ce Documix, tel que je l’ai appelé, participe aux fondements de l’Emotional Marketing. Vous savez, ce marketing qui touche à vos émotions pour vous faire réagir et mieux ainsi, vous connaître. Mais finalement, ce marketing vous connaîtra-t-il vraiment ou ne percevra-t-il de vous qu’une fraction de ce que vous êtes ? Je ne répondrai pas à cette question car il s’agit probablement ici de laisser le temps faire sont œuvre.
En revanche, dans l’une de mes interventions en conférence pour Doc@futur (et l’association XPlor France) lors de ce congrès, j’ai eu le plaisir de montrer la dualité entre Identité numérique et Identité réelle du quotidien. J’en ai conclu que nous allons individuellement devoir gérer une forme plus ou moins avancée de Schizophrénie numérique. Or, en écrivant ces quelques lignes, je pense que j’aurais aussi dû aborder ce que je nomme incidemment  le Schizo-média. C’est bien ce Schizo-média que les D&IM vont devoir soigner après de longues heures d’apprentissage et de réflexion, afin qu’il ne raconte pas trop d’incohérentes conclusions sur les Docuacteurs de Documix.

Vivement la prochaine édition du Salon Cross-Média Publishing que l’on ait ensemble (vous, lecteurs de ces lignes avec les professionnels), l’occasion de discuter des tranquillisants à prendre régulièrement pour garantir la maîtrise des Documix, au-delà des informations, des contenus et des documents.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Gagner la guerre au papier

image Avec un titre tel que: ‘Gagner la guerre au papier’, le nouveau livre blanc de l’AIIM est provocateur. Pour autant, on ne peut dire que les auteurs ont tort car il y a maintenant 20 ans que l’on évoque le bureau sans papier alors qu’il est encore partout (même sur mon bureau… sic).

Quelques chiffres et commentaires de cette étude:
– Seules 41% des organisations voient leurs flux papier baisser;
– Les 2/3 de ceux qui ont dématérialisé, observent un ROI de 18 mois;
– Seuls 10%, numérisent le courrier à l’arrivée pour distribution numérique;
– Les petites entreprises et les grandes ont le même dynamisme dans leur volonté de réduire le papier même si les grandes ont des politiques mieux définies;
– La difficulté de recherche dans les document reste la principale motivation au passage du papier au numérique;
– La numérisation reste appliquée à des documents parfaitement identifiés;
– La numérisation des documents est le plus souvent externalisée;
– Dans la majeure partie des cas, le passage au document numérique a été particulièrement apprécié des organisations;
– La conduite du changement reste un facteur essentiel de succès dans les projets de dématérialisation;
– La sécurité des moyens très hétérogènes, de numérisation, est prioritairement observée par les organisations;
– …

D&IM, vous trouverez dans ce dossier de l’AIIM de nombreuses informations relatives à la conduite de projets de dématérialisation des documents et processus. Si 20% d’accroissement de productivité est la garantie minimum à attendre de tel projets, il n’est pas pour autant indispensable de répondre à de nombreuses questions, comme le fait cette étude, pour Gagner la guerre au papier.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

DOCUMATION 2013

 Les 20 et 21 mars s’est tenu la 19ème édition du Salon Documation où les membres de la fiD&IM ont animé la conférence plénière du mercredi 21.
imageL’activité du salon a semblé satisfaisante mais le climat des investissements est assez morose; les entreprises clientes semblent un peu tétanisées par la stagnation économique qui dure et semblent avoir du mal à faire avancer leurs organisations.
Beaucoup de restructurations ont été menées où les équipes qui restent sont « minces ». Or, mener un projet documentaire nécessite connaissances techniques (que l’ont peut assez facilement externaliser) et connaissances métier et de l’organisation (qui sont internes donc rares par le nombre et par la qualité car il faut une bonne vue d’ensemble des processus). Tout ceci nous inquiète quant à la pérennité économique d’un secteur (multiplicité des acteurs, lenteur des décisions, faible volume des projets, etc..) qui devrait pourtant être clé dans le retour de la France vers une compétitivité retrouvée.

L’offre technologique reste riche et cela donnait un caractère un peu hétérogène à notre table ronde. On y abordait la mobilité, la connectivité permanente, les réseaux sociaux internes et externes. Trait français, l’organisation , sur la demande de ses analyses du visitorat, nous avait demandé de traiter plutôt sous l’angle des inquiétudes (sécurité, confidentialité) et moins des bénéfices à en attendre (productivité, coûts et agilité).

Nous avons eu le plaisir d’animer une session avec des intervenants utilisateurs ou ayant une vue concrète du métier et qui ont donné de façon explicite les clés du succès de tels projets:

  • Un sponsoring actif au niveau de la DG qui doit montrer l’exemple en utilisant les outils;
  • Une intégration dans les processus métiers qui apporte aux utilisateurs du concret (les tâches existantes doivent êtres rendues plus simples, plus faciles, plus rapides, etc…..);
  • Absence d’effet d’annonce vague;
  • Accompagnement important;
  • Refus des outils « en plus » et sans utilité métier concrète qui sont abandonnés rapidement.

Les débats ont ensuite mis en évidence l’évolutions des technologies du numérique au service de l’entreprise et finalement relativisé l’évolution des comportements que les D&IM doivent accompagner inévitablement.

Jean Louis de La Salle
Président fi-D&IM
Président, AUREA Performance SAS

Productivité : le secours de Saint François de Sales

 Tout le monde gémit sur la crise; bon moyen pour l’aggraver !
imagePolitiques ou économiques, les méls négatifs qui inondent nos boites-méls; stupide et contraire à toute quête d’amélioration des situations et des personnes. Fissa et par de justes questions, voyons ce qui est à porté de main pour recouvrer moral et croissance.

Transformez-vous vos succès en performance immédiate ?
Hier soir, l’émission « Danse avec les stars » a été déclarée N°1 mondial du Tweet !
La gouvernance de TF1 était-elle organisée pour transformer ce formidable succès en facteur de performance appréciable au niveau du compte d’exploitation ?
– Ca m’étonnerait.
– Pourquoi ?
Faute de Gouvernance Documentaire & Information !

Qui, dans l’entreprise, prend la peine d’organiser la réflexion pour que les technologies (Big data, Tweet, etc.) soient abordées sous l’angle vertueux des comportements humains ?
– Pas ceux des barons mais ceux qui, là où ils sont (collaborateurs, clients, …), vont bénéficier de la technologie mise en œuvre pour améliorer la performance du service et de l’entreprise.

En quoi une technologie modifie-t-telle les comportements utilisateurs et décisionnels ?
La Gouvernance Documentaire regarde devant: qu’apporte(-ra) cette ‘techno’ dans mes métiers et vis-à-vis de ma clientèle pour améliorer mon compte d’exploitation ?
Telle que posée ici, la question dépasse évidemment la responsabilité des opérationnels dont le rôle est plutôt de mettre en œuvre la stratégie que de la faire.
La gouvernance documentaire, responsabilité du D&IM, couvre horizontalement l’ensemble de cette réflexion pour percevoir les conséquences comportementales favorables au développement de l’entreprise et ce faisant, élaborer une stratégie et veiller – en gardant le cap – à ce que sa mise en œuvre soit adaptée aux changements qu’elle provoque elle-même. 

Le Time sharing et l’ASP (Application Software Provider) n’ont pas émergé. En sera-t-il de même du SaaS ? A moins que le D&IM ne s’en mêle pour l’aborder avec une réelle hauteur de vue, le succès ne sera pas au rendez-vous; et le pinceau ne fait pas l’artiste. Il faut donc prendre la dimension stratégique du SaaS et l’envisager sous l’angle du comportement humain à chaque niveau: processus, protection du patrimoine, conformité réglementaire, intelligence économique, … avantage-client, développement de nouvelles offres, prise de possession de nouveaux marchés.
A ne pas y travailler, point de salut ! Ce devrait être le travail de la DG  mais chacun sait qu’elle est de plus en plus absorbée par le court terme.
 
image« Une demi-heure de méditation est essentielle sauf quand on est très occupé. Alors une heure est nécessaire »  dicte François de Sales !

Les technologies existent et se multiplient. Les énergies existent et se multiplient aussi. Alors il faut impérativement consacrer du temps à les canaliser utilement.

Si vous pensez que votre emploi du temps ne vous permet pas de gérer cette priorité vitale, confiez-là à un consultant dont vous êtes certain qu’il a la dimension d’un D&IM, lequel doit avoir compris que c’est le comportement des individus qui fait, finalement, toujours la différence.

Philippe Blot-Lefevre
Vice Président de la fi-D&IM
Coaching de la Gouvernance

A lire…

Cette fois, il ne s’agit pas de livre blanc éclairant tel ou tel aspect technologique ou du marché. Les D&IM devront lire deux livres que nous mettons à l’honneur dans ces quelques lignes: “L’ atout numérique” et “L’âge de la multitude”.

image « L’ »ATOUT NUMERIQUE, Pour en finir avec une mélancolie française” d’Eric Bousteller, Vice-président de Microsoft International, donne une bouffée d’aire optimiste sur les atouts français pour gagner ce que l’on nomme habituellement: La bataille du numérique. Dans ce livre, l’auteur rappelle que de grands acteurs français dont ils mentionne les réussites, sont des stars du Web d’aujourd’hui et que les métiers de l’Internet représentent l’un des principaux gisement d’emplois.
A lire pour cesser d’être mélancolique et au contraire être enthousiaste de notre place dans le monde numérique d’aujourd’hui.

image “L’âge de la multitude – Entreprendre et gouverner après la révolution numérique” est d’une lecture très complémentaire au précédant ouvrage. Ecrit par Nicolas Colin et Henri Verdier, il met en évidence le rôle de chacun dans la nouvelle économie numérique résultat de cette multitude d’individualités qui réunies, créent et agissent au gré des flux de de Documents et informations portés par le  monde numérique d’aujourd’hui. Il laisse à penser que cette multitude est certainement un puissant levier de croissance pour ceux qui le comprennent.
A lire pour comprendre comment la révolution du numérique est génératrice de valeur pour ce que l’on appelle communément l’économie numérique.

Les D&IM tireront avantage de ces deux ouvrages pour valoriser dans leurs organisations, la maîtrise de la complexité des Documents & Informations numériques et cela avec un enthousiasme sans faille.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Economie sociale

En tant que D&IM, vous êtes certainement encore aujourd’hui très interrogateur pour votre entreprise sur les risques et opportunités des réseaux sociaux.

image Le mois dernier, en Juillet 2012, le McKinsey Global Institute (MGI) s’est interrogé pour vous. Dans son étude: ‘The social economy: Unlocking value & productivité through social technologies’ elle a fait le point en se demandant comment créer de la valeur avec les Technologies Sociales.
Avant de révéler quelques-unes des bonnes nouvelles de ce rapport d’étude, rappelons ce que l’on entend aujourd’hui par Technologies Sociales. Ces dernières couvrent des technologies de l’information aux noms et principes variés suivants: Réseaux sociaux, Blogs et Microblogging, Evaluateurs et comparateurs, eCommerce social, Wikis, Forums de discussions, Espace co-opératifs, Espace de crowdsourcing, Jeux sociaux et Sites de partages.
C’est en analysant le contenu de (et entre) ces différentes technologies (Social analytics) que MGI met en évidence dix façons de générer de la valeur pour l’entreprise:
1- Co-création de produits;
2- Prévoir et gérer à partir des informations sociales;
3- Exploiter les informations sociales pour optimiser les processus d’activité;
4- Tirer des enseignement des clients;
5- Utiliser les technologies sociales pour les interactions marketing et communication;
6- Générer et favoriser les contacts commerciaux;
7- Commerce social;
8- Fournir des services clients via les technologies sociales;
9- Exploiter les technologies sociales pour améliorer la collaboration et la communication inter et intra-organisation;
10- Exploiter les technologies sociales pour mettre en adéquation les talents et les activités.

image L’étude de MGI mérite que les D&IM passent du temps à son analyse pour mesurer l’écart entre la situation actuelle de leur entreprise et la situation à atteindre et à proposer à la direction générale.
1,5 milliards d’utilisateurs des technologies sociales méritent que l’entreprise s’y attarde n’est-ce pas ?
28 heures par semaine en recherche d’information, réponse à des emails et à de la collaboration interne… Ne peut imaginer que quelques-unes de ces heures soient plutôt en interaction avec les prospects et clients externes ?
Et même si MGI explique, après une analyse très fouillée et riche d’enseignement, que l’on est au tout début de la compréhension des apports des technologies sociales, gageons que pour en tirer le pleine puissance, il est urgent de s’y intéresser dès à présent pour se créer une expérience utile aux décisions stratégiques de demain.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Comment les dirigeants intelligents transforment une stratégie en actions

Nous l’avons plusieurs fois mentionné, le D&IM est responsable de la définition et de la conduite de la politique documentaire de l’entreprise auprès de la direction générale. Il rencontre dès lors toutes les difficultés des dirigeants en charge des déploiements de stratégies, sans toujours bien savoir comment les affronter.

image Cette situation n’a pas échappé à Randall H. Russel, qui propose une démarche pour la bonne exécution de stratégies dans le blog du magazine: Harvard Business Review.

A partir de l’étude de 150 cas en entreprise, il conseille les étapes suivantes:
– Piloter une équipe constituée pour conduire l’alignement stratégique de façon transverse,
– Partager l’histoire de la stratégie auprès de tous en communiquant des objectifs mesurables,
– Améliorer le feedback sur la performance stratégique en se focalisant sur 15 à 20 mesures au maximum,
et ajoute quelques recommandations très pertinentes.

Cette analyse est de nature à rendre service aux D&IM dont la mission ne peut être conduite de façon isolée. Elle doit au contraire s’inscrire dans une dynamique d’entreprise que les conseils de Randall H. Russel permettront de faciliter la mise en œuvre.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Quelles écopratiques au bureau ?

image L’association Riposte Verte, association pour un environnement tertiaire responsable, s’est donnée trois principaux objectifs:
. Évaluer l’éco-responsabilité du secteur tertiaire,
. Apporter des solutions innovantes et citoyennes,
. Promouvoir un développement durable et solidaire.

Pour atteindre ses objectifs, elle conduit de nombreuses actions de sensibilisation pour le secteur tertiaire public et privé, visant la prise de conscience des entreprises/organisations et de leurs employés.
A ce titre, Riposte Verte a récemment produit une version actualisée en 2012 de son étude de 2010 sur le ‘Papier’, qui montre principalement que:
green– Les papiers utilisés sont de grammages plus faibles que par le passé;
– Les imprimeurs sont engagés dans une démarche éco-responsable;
– Si les pratiques sont parfois contraire au bon sens, les utilisateurs sont de plus en plus impliqués dans la mise en œuvre d’éco-pratiques;
– La taille de l’entreprise n’a pas d’influence sur le comportement des utilisateurs;
– L’accompagnement au changement des pratiques est le point clé méritant plus de gouvernance, de plans d’action, de mesures,…

Les D&IM qui ont pris en charge la dimension gouvernance green inhérente à leur fonction, pourront exploiter au mieux cette étude pour juger de leur situation et justifier d’efforts éventuels à conduire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Economie de fonctionnalités… appliquée

Agrion et I Care ont organisé la semaine passée une conférence pour faire connaître l’économie de fonctionnalité aux membre de leur association.

L’économie de fonctionnalité, promue en France par Nicolas Hulot dans son pacte écologique, est un concept du champ du développement durable et de l’économie, qui consiste à faire payer un service (transport, chauffage, éducation, culture, soins, etc.) ou l’usage d’un bien plutôt que ce bien lui-même (Wikipédia).

Animée par Guillaume Neveux (I Care), la matinée a permis les interventions de:

image Johan Van Niel – Doctorant – Université de Lausanne: Pour expliquer l’économie de fonctionnalité dans sa genèse, ses fondements et ses conséquences positives sur l’environnement, sans omettre les questions encore sans réponses assurées.

logo-ricoh-rouge-Web Jean-Pierre BLANGER – Directeur R&D et des Offres de Service – Ricoh: Pour partager le retour d’expérience d’un grand groupe internationale comme Ricoh, dans la mise en pratique de l’économie de fonctionnalité qui l’a conduit à une gigantesque transformation en cours actuellement, en entreprise de services (Managed Document Services).

image Hervé Naillon – Expert en Développement durable – Synergence: Pour faire réfléchir les auditeurs par une approche philosophique et pratique sans concession à nos comportements quotidien en total opposition avec les principes fondateurs de l’économie de fonctionnalité.

image Isabelle Mari – Directrice Marketing Stratégique – JC Decaux: Pour relater la réussite du Vélib dont les principes appliqués de l’économie de fonctionnalité ont assuré le succès et permettent chaque jour à des milliers d’usager de bénéficier d’un moyen de transport mutualisé à grande échelle.

D&IM92 Les Document & Information Managers (D&IM) ne pourrons manquer d’étudier les principes de l’économie de fonctionnalité et d’en appliquer pour leur entreprises/organisation les meilleures pratiques. Il en va probablement de leur efficacité personnelle et de celle de leur entreprise/organisation car on retiendra que l’économie de fonctionnalité c’est en bref, passer de ‘plus on vend, plus on gagne…’ à ‘plus on économise, plus on gagne…’. Un réel challenge pour les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Salon du Document Numérique

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Le SDN (Salon du Document Numérique) prend place au sein des Salons Solution 2011. Il se tient des 4 au 6 octobre 2011 au CNIT – Paris La Défense

Le président de l’organisation des conférences du Salon: Jean-Pierre BLANGER, invite tous les D&IM aux tables rondes spécialement préparées pour eux.

Mercredi 5 Octobre 2011 – 14h30 à15h30
SDN2 – Dématérialisation des flux documentaires
Le numérique progresse dans l’entreprise et la société à des rythmes différents.
Points de difficulté et avancées en solutions et services.
Intervenants à la table ronde:
. Sakarah – Vincent Dreux – Dématérialisation totale (Entreprise à Entreprise)
. Digiposte – Eric Baudrillard – Relation de l’individu à la dématérialisation (Entreprise et le Citoyen)
. Elit Technologies – Xavier Bruns – Dématérialisation du poste de travail (Entreprise)
. CIMAIL – Mathias Dievart – Dématérialisation des documents RH (Individu à Entreprise)
Animateur:  Pierre Fuzeau – Serda

Mardi 4 Octobre 2011 – 14h30 à 15h30
SDN3 – Gouvernance documentaire
Comment piloter la progression du numérique par la maîtrise des organisations, des technologies et des hommes ?
Intervenants à la table ronde
Hub2b – M. Blot-Lefèvre – Relation des individu à l’usage du document numérique
Ricoh – Jean-Pierre Blanger – La fonction D&IM
Consultant – Alexis Blum – Les métiers du numérique
Activ’Way – Eric Mimoz – Accompagnement au changement
Animateur: JL de La Salle (JLS) – Aurea

Mercredi 5 Octobre 2011 – 9h30 à 10h30
SDN4 – Intelligence des flux Gérez efficacement l’information numérique
Les bonnes pratiques pour la maîtrise du numérique.
Intervenants à la  table- onde
– JLB informatique – Bernard Olivier – Réseau sociaux, Wiki… au service de l’entreprise
– GB Concept – Patrick Dugue – Gestion documentaire et patrimoniale
– Novadys – Patrick Thaunay – Workflow et gestion de processus
– Novaxel – Eric Laduré – Mobilité et accès aux documents
Animateur: Jean-Pierre Blanger – Ricoh

Mercredi 5 Octobre 2011 – 16h30 à 17h30
SDN5 – L’Editique contrôlée par les contenu et impact développement durable – N’imprimez que le nécessaire et envoyez le reste en numérique
Coexistence entre le monde du papier et du numérique pour une communication de valeur.
Docapost – Arnaud de La Passardière –
Transpromo en service
Tessi – Eric Jamet – Impression multicanal en service
– Canon – Philippe Lazare – Disposer de son équipement d’impression
Consultant Gabriel BRES – XPlor – Comment prendre un projet d’éditique
Animateur: F. Gouverneur – Xerox – Xplor

Pour vous inscrire aux tables rondes, cliquez sur SDN2, SDN3, SDN4 ou SDN5.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

4ème Rencontre Nationale des Directeurs de l’Innovation

imageCes deux derniers jours, les 19 et 20 Avril 2011, vient de se dérouler un événement assez exceptionnel pendant lequel l’intelligence collective a été mise à l’honneur.
Marc Giget (Créateur du Club de Paris des Directeurs de l’Innovation), impressionnant d’enthousiasme, nous a conduit dans un ‘Voyage au cœur des écosystèmes d’innovation’  en passant par ‘l’Insertion dans les communautés et la société, relations aux utilisateurs’ et se terminant sur les territoires de la ‘Gestion des écosystèmes d’innovation complexes interconnectés’.

J’aurais vraiment aimé que de nombreux D&IM puissent au fil des étapes de ce voyage puiser leurs sources d’inspirations multiples pour conduire leur mission de gouvernance documentaire de d’animation de leur réseau d’excellence.
VoyageEn effet, les témoignages d’initiatives internationales ou nationales: O3B, EDF, Sanofi Pasteur, Bouygues Immobilier, BSH, P&G, PSA Novartis, mediconValley, CSEM, Eutelsat, SESIPR, eBay, PayPal, La Poste, Veolia, Ville de Barcelone, Ville de Sevran, CAP Digital,… ont été toutes été aussi révélatrices d’approches innovantes les unes que les autres.
Des sujets très variés ont ainsi été abordés dont quelques-uns très marquants: Diffusion satellitaire internet pour les pays en voie de développement, Immeuble à bilan énergétique positif, construction d’un pont entre deux pays générant la région la plus innovante d’Europe pour le secteur médical, ré-ingénierie de réalisation d’équipements de maison aux bilans énergétique les meilleurs du monde, la modélisation sociale et économique au sein de communautés internet, le changement de modèle éducatif en environnement défavorisé, la création d’évènements sociaux stabilisant les populations défavorisées,… le partage du travail de startups françaises pour générer d’autres initiatives innovantes,… 

Des sujets très disparates apparemment mais qui pourtant font apparaître deux conclusions au milieu de nombreuses autres, qui m’apparaissent se détacher et mériter d’être partagées immédiatement avec les D&IM:
La première conclusion vient de l’ensemble des présentations qui montrent que l’innovation est le moteur de l’action en rupture avec l’usage et que les chemins de l’innovation sont extrêmement diverses avec des constantes telles qu’un objectif, un esprit fédérateur communautaire, une écoute des acteurs utilisateurs et une approche technologique qui ne néglige pas les aspects économiques.
La seconde conclusion vient de Jacques Perrin, réalisateur du film OCEANS et d’autres comme Micro-Cosmos ou les Oiseaux migrateurs, qui nous dit: “Pour comprendre les poissons, il faut être au milieu des poissons” et qui explique comment une torpille ‘humaine’ a dû être imaginée et réalisée avec la Marine Nationale pour filmer au cœur des bancs de poissons comme cela n’avait jamais été fait depuis l’avènement de l’humanité.

Le caractère universel de ces conclusions permet aux D&IM de fonder la conduite de leurs missions sur les fondations de l’innovation dont leur quotidien devra s’inspirer pour convaincre au changement les directions opérationnelles et plus globalement leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

L’AIIM et OpenText enquêtent

imageEn interrogeant sur l’efficacité de la gestion du contenu 450 responsables informatiques et Responsables métiers, il apparait que celle-ci améliore de:
– 33% le service client par accès en temps réel aux dossiers;
– 33% la productivité administrative grâce au workflow et aux formulaires électroniques;
–  30% les gains de productivité de l’entreprise et de
– 25% l’efficacité des collaborateurs.

L’enquête de l’AIIM (Association for Information and Image Management) et d’OpenText (Editeur leader de l’ECM – Enterprise Content Management) n’en reste pas là. Elle met aussi en évidence quelques autres points clés:
– Le fait de ne pas mettre en œuvre la GEIDE (ECM) est reconnu comme danger majeur par 61% des répondant car la connaissance de l’entreprise n’est pas activée;
– Ce sont 37 minutes en moyenne qui sont consacrées quotidiennement par chaque répondant, au tri, la saisie, la mise à jour et la recherche de D&I;
– La GEIDE augmente les chances de réussite des projets et surtout réduit leurs coût et délai de 23% en moyenne;

graph-accroissementLes D&IM seront heureux de voir confirmé par cette étude que les améliorations apportées par une solution de gestion de contenu bien implémentée et bien utilisée sont très nombreuses en termes de productivité administrative (33%), productivité opérationnelle (18%), service client (33%), collaboration (23%), espace de travail (60%), stockage (14,5% passe à 5,9% soit: 60%), mobilité (20 à 25% d’efficacité) et maîtrise de la conformité.

Les enjeux sont suffisamment clarifiés pour que les D&IM veillent à ce que leur organisation s’engage comme 13,57% des entreprises interrogées, à engager jusqu’à 10% du budget informatique dans des projets de Gestion Electronique d’Information et de Documents pour l’Entreprise. En tant que D&IM ce n’est pas le seul sujet à traiter en matière de D&I mais par la rationalisation des gains directement liés à la GEIDE, il pourront certainement accélérer les décisions sur les moyens à mettre en œuvre pour accroître la Gouvernance Documentaire dans l’entreprise.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Comment lever les objections face aux D&IM ?

Vous, lecteur de ce blog consacré au Document & Information Manager, êtes convaincu que le D&IM est utile pour votre organisation, mais vous vous trouvez en face à des objections des uns et des autres.

ObjectionA ce jour, nous notons quatre grands types d’objections émises face au D&IM:
–  des objections liées à la peur de la nomination d’un D&IM,
– des objections qui ont comme but d’ajourner l’arrivée d’un D&IM,
– des objections qui sème la confusion et
– des objections qui discréditent le sujet du management D&I.

La réponse à ces objections est de mettre en œuvre une démarche de changement en 8 étapes :
– Faire partager le sentiment d’urgence à mieux gérer le capital D&I de l’entreprise,
– Former une coalition de guides composés d’individus disposant d’une certaine crédibilité, et ayant des liens avec différentes parties de l’organisation,
– Formuler la vision D&I de l’entreprise, qui est le premier fruit de la coalition des guides,
– Insister sur la communication relative à toutes les actions et résultats de la démarche naissante D&I,
– Inciter à l’action grâce à l’apport de la coalition des guides pour éliminer les obstacles à toute évolution de l’actif D&I,
– Créer des réussites à court terme, des réussites sans ambigüité qui s’imposent à la vue du plus grand nombre et qui marquent une progression vers la vision,
Poursuivre l’effort, car les chantiers D&I sont vastes et veuillez à ce que la motivation initiale ne faiblisse pas après les premières réussites,
Consolider le changement en veillant que les anciennes habitudes ne reviennent pas, et alors le D&IM prend naturellement sa place.

Yes Oui, vous êtes sorti de la période de la réponse à des objections et vous êtes entré dans la phase de construction. A la fin de cette huitième étape, une seule conclusion apparaitra naturelle, la nomination d’un D&IM au sein de la gouvernance de l’entreprise pour ancrer cette démarche dans la culture, la stratégie et l’opérationnel de l’entreprise.
Et surtout, soyez confiant en cette démarche de changement en 8 étapes, elle a été fréquemment mise en œuvre, dans des domaines variés, et est le fruit des travaux de John P.Kotter, professeur émérite à Harvard Business School, et par Lorne A.Whitehead, spécialiste en innovation et leadership.

Alors ….. Grâce aux objections envers le D&IM …… créer la dynamique du changement nécessaire à la nomination d’un D&IM dans votre organisation.

Didier Bioche
Administrateur Xplor France