Archives de Tag: Documentaire

La Gouvernance de l’information dans les organisations

Le groupe Serda image publie son 4ème rapport annuel: “La Gouvernance de l’information dans les organisations.image
Après 120 questions posées à plus de 300 organisations publiques et privées, il révèle que 2/3 des organisations sont concernées par la Gouvernance de l’information mais qu’il reste énormément à faire:
– Convaincre les décideurs;
– Faire face aux volumes croissants;
– Etablir une politique documentaire;
– Mettre en place les outils et les mesures;
– Changer les habitudes;
– Rechercher le soutien de la DG, du DSI,…
– Prendre en compte prioritairement la composante humaine:
– ….
Les D&IM ou CDO (Chief Digital Officer) ne manqueront pas les enseignements de cet excellent rapport d’étude du Serda en le téléchargeant sur le site d’Archimag ici.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

DOCUMATION 2015 en Conférences vidéo

Documation - Arbre Cette année encore, les visiteurs de DOCUMATION ont pu visiter des nombeux stands et bénéficier de conférences fort intéressantes. Je vous propose ici une sélection de six conférences qui couvrent tous les aspects de la Transformation Numérique au coeur des préoccupations des organisations:
– Introduction sur la transformation numérique;
– Importance de la Gouvernance de l’information dans cette transformation;
– L’outil Records Management pour servir la Gouvernance de l’information;
– Les principes et règles de conservation ou pas des informations;
– La dématérialisation des processus au delà des informations et
– pour terminer avec la gestion des contenus riches pour améliorer l’expérience client.

Documation - TN   Documation - IG Documation - RM  Documation - IN a conserver Documation - BPM   Documation - Contenus riches

La richesses de ces vidéos vous poussera à les partager dans votre organisation afin que vos collègues, vos managers, vos partenanires,… soient vos meilleurs sponsors.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

DOCUMATION 2014

Capture La fi-D&IM participe au salon Documation, l’événement de référence annuel pour la gestion de contenu et l’information stratégique, qui se tient les 26 et 27 Mars au CNIT Paris la Défense.
Rencontrez-nous lors de deux conférences thématiques:

La relation client multicanal
Mercredi 26 Mars 2014 de 17h00 à 17h45
Pour s’inscrire sur le site Documation, cliquez ici
Intervenant fi-D&IM: Jean-Luis de La Salle
Autres intervenants: Docapost et Bonitasoft.
Thématique:
La Relation Client est en pleine transition numérique : les entreprises s’adaptent aux nouvelles demandes en terme d’accès en situation de mobilité, de transaction multi canal, cross canal, et même omnicanal, c’est-à-dire multiplier les canaux pour une même demande. En même temps que des objectifs de réduction de coût et d’augmentation de l’efficacité, c’est la satisfaction d’un client volatile qui est en jeu, en même temps que l’adaptation technologique des forces de vente et après-vente.

La Gouvernance de l’information:
Au delà du Records Management et de l’Archivage
Jeudi 27 Mars 2014 de 13h30 à 14h15
Pour s’inscrire sur le site Documation cliquez
ici
Intervenant fi-D&IM: Jean-Pierre BLANGER
Autres intervenants: RSD
Thématique:
Avec l’augmentation permanente du volume d’information et le nombre de réglementations en constante évolution, les projets classiques d’Archivage et de Records Management deviennent de plus en plus complexes à gérer. Le périmètre des informations couvertes par ces projets dits records ne suffit plus à l’entreprise face aux risques de non-conformité. La gouvernance de l’information est une opportunité pour répondre à ces défis, valorisant les informations pour l’ensemble des directions de l’entreprise.

Soyez les bienvenus au Salon Documation et aux conférences thématiques où nous pourrons échanger sur des thèmes chers aux D&IM de toutes les entreprises.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Records Management Governance

L’AIIM propose ce nouveau guide fort utile aux D&IM et Records Managers.
 Il propose au lecteur sur un parcours en 12 étapes:
image– Inventaire;
– Durée de rétention;
– Organisation;
– Conformité;
– Continuité d’activité;
– Sécurité et confidentialité;
– Métadonnées;
– Opérations de gestion et informatiques;
– Conservation;
– Procédures de gestion;
– Formation;
– Pilotage;
les principales questions et bonnes pratiques à ne pas oublier pour la gouvernance des documents d’activité.

Evidemment, le livre blanc de l’AIIM ne remplace pas le support des normes ISO 15489 et ISO 30300 mais il n’en a pas l’ambition. En revanche, il constitue une excellente liste de contrôle pour les D&IM qui souhaitent s’assurer de l’alignement de leur organisation sur les bonnes pratiques de Gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Google Glass pour les D&IM

J’ai essayé les Google Glass. Une expérience surprenante.

image Je porte des lunettes et j’ai donc porté deux paires de lunette en même temps.Les Google Glass ne sont pas lourdes même si on ne risque pas de les oublier après quelques heures. L’écran situé un peu en hauteur est parfaitement lisible et amusant. Il est clair qu’au début on préfère rester immobile car l’attention est clairement attirée par l’affichage. Mais, après quelques minutes les Google Glass deviennent rapidement un outil.

Après avoir pris quelques photos, d’excellente qualité d’ailleurs, et après avoir effectué quelques recherches de définition, de restaurant ou de localisation, on a envie d’aller vivre de nouvelles aventures:
– Surprendre ses interlocuteurs avec une paire de lunettes peu commune,
– Montrer combien il est facile d’en savoir plus et surtout plus vite, sur tel ou tel sujet de conversation en posant une simple question aux Google Glass,
– Ecouter un texte ou de la musique sans écouteur dans les oreilles (même si la qualité sonore est correcte sans plus),
– Se promener et se laisser guider sur le chemin,
-…
Très vite on comprend que les lunettes constituent un outil d’intelligence artificielle qui étend les capacités du cerveau par une interface d’accès à internet d’un usage incroyablement intuitif.

Ensuite, on se met rapidement à rêver à de nombreuses applications et notamment pour les D&IM:
– L’affichage de références bibliographiques sur simple demande,
– L’affichage d’un plan de classement de documents alors que l’on a le document en main,
– La recherche de textes et documents similaires en toute simplicité,
– L’accès à la liste de documents associés,
– L”affichage d’alerte,
– La capture d’information en cours de lecture,
– Le classement et l’association de mots clés à la volée,
– …
ainsi que toutes les applications auxquelles vous même vous pensez à l’instant.

Dans quelques années, tout pousse à croire que nous ne pourrons pas nous passer des Google Glass ou de leurs équivalentes. Les D&IM doivent donc s’y intéresser car 2014, sera une nouvelle année clé dans l’évolution des technologies numériques au service de leur métier.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

La Gouvernance de l’information, c’est maintenant

Jeudi 13 Juin de 9h00 à 11h00 (Stand ADBS E2/F3), à l’occasion salon:image
l’association:
image 
vous convie à un petit  déjeuner sur le thème de la gouvernance de l’information auquel le dernier numéro de la revue Documentaliste-Sciences de l’information a consacré un dossier.
Animée par plusieurs auteurs du dossier, cette séance de mise en perspective de la problématique, suivie de questions-réponses, sera l’occasion de préciser les concepts en jeu et de voir quelles réalités recouvrent les scénarios de mise en œuvre de gouvernance de l’information dans les organisations. En présence d’Arnaud Jules (France Telecom – Orange) et de Loïc Lebigre (ADBS), coordinateurs du dossier, de Jean-Pascal Perrein (3org.com) et de Jean-Pierre Blanger (Ricoh – fi-D&IM)

« La gouvernance de l’information ne se résume ni à sa gestion, ni à son seul management ; elle en traduit plutôt le nécessaire dépassement au sein d’une démarche globale qui articule organisation, modes opératoires et technologies. Alors que la perception de la valeur des actifs informationnels arrive à maturité, quel rôle se profile pour les professionnels de l’information au sein des projets de gouvernance documentaire ? A travers retours d’expérience et apports plus théoriques, ce dossier met en lumière les principaux enjeux d’une gouvernance de l’information et lève certaines ambiguïtés ou sources d’incompréhension qui entourent ce concept. »

Venez nous y rencontrer !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Une insuffisance documentaire à 20 Milliards

Les membres de la fiD&IM ne cessent de menacer les entreprises des pires abominations – J lorsque leurs documents ne sont pas gérés avec méthode et précision et ce grâce à un D&IM. Certains d’entre vous nous regardent d’un air poli mais un peu las. Il y a tant à  faire, juste trop de priorités……

 

image Je suis désolé mais la réalité a rattrapé ceux qui n’ont pas été attentifs. Ils auraient du regarder le dernier jugement du Tribunal de Nanterre en date du 8 février. Le litige oppose le Conseil Général de la Seine St Denis (CG93)  et la banque Dexia sur le sujet bien connu des emprunts structurés, dits toxiques. Ce jugement est l’un des premiers et peut faire référence jurisprudentielle pour l’ensemble de ces prêts à de très nombreuses collectivités locales.

 

Les faits : Dexia a prêté de l’argent au CG93 et le processus est le suivant comme dans de nombreuses salles de marché: accord au téléphone, fax de confirmation à la suite et validation par un contrat formel plus tard.

 

image CG93, lorsque les taux se sont retournés, a attaqué DEXIA pour dénouer ces prêts devenus toxiques. CG93 a plaidé au fond son manque de connaissance et sa non compréhension des risques. Le tribunal l’a entièrement débouté car il a estimé que CG93 était un opérateur sophistiqué comprenant très bien les mécanismes en jeu. L’obligation de conseil de Dexia n’est pas prise en défaut.

 

Mais coup de tonnerre, le tribunal a jugé que le fax de confirmation ne faisait pas mention (pourtant obligatoire) du TEG (Taux effectif global) et que cela n’annulait pas le prêt (cf. paragraphe ci dessus) mais entraînait l’application du taux légal soit 2,75% en ce moment. Là, on est dans le processus documentaire pur et dur.

 

Si ce jugement est maintenu en appel, on estime que le dommage à la place, au niveau national, est de l’ordre de 20 MILLIARDS d’EUROS.

 

Dexia et toutes les banques prêteuses sont sur les dents car la provision à passer est colossale. Ce jugement sera très politique; d’un côté les collectivités locales menées par l’ancien Président du CG93 devenu depuis Président de l’Assemblée Nationale et ce juste avant des municipales en 2014  et de l’autre Dexia (nationalisée depuis, donc l’Etat soit 10Mds d’euros) et certaines banques telle la Société Générale.

 

Quelque soit le résultat final, une erreur documentaire, somme toute simple à éviter, va coûter au pire une vingtaine de milliards et au mieux une somme coquette de frais d’avocat et de mauvaise réputation. Il y avait tant à  faire, juste trop de priorités……

Jean Louis de La Salle
Président fi-D&IM
Président, AUREA Performance SAS

La gouvernance de l’information, un nouveau facteur de compétitivité

Un article de 01 Business & Technologies du 08/11/2012

AVIS D’EXPERT
imageJean-Pierre Blanger, vice-président de la Fédération internationale des Documents & Information Managers:

imageLa gouvernance documentaire a des conséquences importantes sur les entreprises . Un livre blanc , réalisé par IDC pour Ricoh en septembre dernier, quantifie les enjeux. Selon ses conclusions, l’optimisation des processus métier documentaires peut améliorer le chiffre d’affaires de 10% en moyenne. Elle permet aussi de raccourcir le cycle de mise sur le marché de produits.

Les processus documentaires ne doivent plus être seulement vus comme administratifs et internes. Car ils concernent également la relation client. Une meilleure gestion offre donc des possibilités de croissance”.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Nouveaux usages de la veille

image L’association gfii publie un nouveau livre blanc qui s’intéresse plus particulièrement à 5 pratiques en émergence qui contribuent à de nouveaux usages de la veille:
– La veille en temps réel,
– La veille sur les réseaux sociaux,
– La veille multimédia avec son information multiforme,
– La veille multilingue,
– Cartographie et représentation visuelle de l’information dans le processus de veille.

image En introduction, le livre blanc met en évidence 8 tendances que le gfii interprète comme autant de ruptures:
– Les Big Data et l’ouverture des jeux de données,
– L’interconnexion des données au service de la production de connaissances nouvelles,
– Le pilotage par le visuel,
– L’intégration dans le système d’information ou dans le Cloud ?
– La reconfiguration du marché et des acteurs,
– L’impact organisationnel
– La question: Une mesure du ROI est-elle possible ?

Les D&IM trouveront de nombreux avantage à prendre connaissance de ce livre blanc pour mesurer l’impact des technologies nouvelles sur les activités de veille.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

La Gouvernance documentaire dans les organisations françaises

Pour la seconde année consécutives, le SerdaLab a produit pour Documation 2012 son étude sur la Gouvernance documentaire.
Cette étude confirme que la principale préoccupation des organisations est la dispersion des sources et gisements d’informations. Cette problématique est parfaitement identifiée par les D&IM qui justement, mettent tout en oeuvre pour réduire cette dispersion en maîtrisant les enjeux de la gouvernance documentaire:
image

imageL’étude résumée au sein d’un livre blanc, raisonne comme un programme de politique générale pour les D&IM (Cela n’est peut-être pas si étonnant que cela en cette période pré-électorale finalement).
S’il y a lieu de tirer ainsi parti de cette étude c’est parce que seuls 12% des répondants indiquent avoir mis en place une politique de gouvernance documentaire de manière globale et seulement 38%, avoir mis en place une telle politique de manière partielle.  Sachant que les résultats reposent sur 228 répondants, les D&IM ont encore beaucoup à faire.
Il faudra cependant convaincre les dirigeants qui manifestement n’ont toujours pas compris l’importance de la gouvernance documentaire alors que plus d’un sur deux (53%) est considéré comme manquant de volonté pour accomplir le dessein des D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Trouver des outils pour chercher !

urfist L’Unité Régionale de Formation à l’Information Scientifique et Technique, URFIST de Bretagne et des Pays de la Loire, a trouvé et recensé de nombreux outils pour chercher sur le Web.
D&IM de toutes organisations, visitez le site de l’urfist en cliquant
ici et utilisez plus de 80 outils spécialisés pour différentes types de recherche sur le Web: Recherche de blogs, Recherche d’actualités, Recherche dans twitter et le micro-blogging, Moteurs de recherche en temps réel, Recherche dans les réseaux sociaux, Moteurs participatifs, Recherche de livres, Recherche d’images, Recherche de vidéos, Recherche de sons, Recherche de fichiers, Recherche de diapositives, Recherche d’archives du web, Recherche de données, Recherche de personnes, Moteurs personnalisables.
Bonnes recherches !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Les D&IM ont rendez-vous en Mars…

Logo Documation bleu   dates

Notamment, rendez-vous à la Conférence Plénière :
Pourquoi et comment bâtir une gouvernance documentaire et de l’information dans l’entreprise ?
Mercredi 21 Mars 2012
de 11:30 à 12:45

Cette conférence abordera successivement les point de vue suivants:
1- La Gouvernance Documentaire et de l’Information : pourquoi et comment ? Clarification de la terminologie et présentation des briques composant la Gouvernance Documentaire et de l’Information, des composantes purement techniques/technologiques à celles touchant à la qualité de l’information
2- De la définition des politiques à la valorisation de l’information en passant par l’appréciation des risques : comment mettre en cohérence les volets techniques, juridiques et organisationnels ?
3- La Gouvernance documentaire et de l’information à l’heure du développement des réseaux sociaux d’entreprise : quels enjeux ? Quels risques ? Quels périmètres ? Les résultats de l’enquête 2012 SerdaLAB sur la Gouvernance documentaire auprès de 250 entreprises publiques et privées.

Vous rencontrerez la fi-D&IM à cette occasion et pourrez visiter les stands de nombreux professionnels des D&I numériques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Documents mal gérés = Perte financière

logo-ricoh-rouge-Web Dans une étude commanditée par Ricoh et conduite par Coleman Parkes en 2011, on apprend que:
– à travers l’Europe, les employés responsables de processus de gestion de documents critiques y consacrent de l’ordre de 362 millions d’heures par an pour un montant de:
147 milliards d’€;
– Les priorités des répondants sont à 67% l’accroissement de la sécurité et à 65% l’efficacité du travail;
– Les principaux freins relevés sont à 45% le manque de temps et à 35% le manque de ressources;
– 36% des interrogés admettent que la sécurité n’est pas suffisante et qu’ils ont perdu des informations importantes;
– 22% seulement déclarent disposer d’un processus documentaire totalement automatisé pour les documents critiques de leur organisation.
Les Document & Information Manager ont de quoi faire en termes de Gouvernance Documentaire pour réduire ces pertes financières inutiles.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Le D&IM au salon Doc&Finances

image
D&IM
Le maître de la Gouvernance Documentaire !®
TABLE RONDE GRATUITE
Mercredi 25 janvier
entre 9H30 et 13H00
au salon DOC&FINANCES

Un industriel se fait voler des secrets et n’ose pas porter plainte de peur d’en dire plus…
Un PDG annonce sur TF1 que sa direction a trahi son groupe… à tort ou à raison ?
Pourtant:

  • Votre DSI n’y arrive pas !
  • Vos Services Généraux s’y perdent !
  • Votre DAF a d’autres préoccupations !
  • Votre RSSI ne peut pas tout faire !
  • Votre DG pourrait s’en vouloir !
  • Vos juristes diront qu’il fallait s’en occuper avant !

Alors, la  fi-D&IM a  demandé aux professionnels de vous dire comment s’y prendre avant qu’il ne soit trop tard :

  • De 9H30 à 10H30 : ADELI, CR2PA et XPLOR
  • De 10H30 à 11H30 : le profil D&IM présenté par la fi-D&IM et Activ-Way
  • De 11H30 à 12H45 : FEDISA, ISO et AREVA

Tables rondes animées par Jean-Pierre Blanger, Directeur des Offres de Services de RICOH et Vice Président de la fi-D&IM, avec la participation de:
Véronique Pelletier, Vice-présidente de l’ADELI (
www.adeli.org)
Marie-Anne Chabin, Secrétaire Générale du CR2PA(
www.CR2PA.fr)
François Gouverneur, Président d’Xplor France (
www.xplor.fr)
Jean-Louis de la Salle, Président de la fi-D&IM (
www.fidim.eu)
Alexis Blum, Vice Président de la fi-D&IM (
www.fidim.eu)
Philippe Blot-Lefevre, Vice Président de la fi-D&IM (
ww.fidim.eu)
Jean-Marc Rietsch, Président de la FEDISA (
www.fedisa.eu)
Pierre Fuzeau, Président du Groupe SERDA (
Blog ISO 30300
Martin Roulleaux Dugage, Chief Knowledge Officer – Corporate Research & Innovation, AREVA (
www.areva.fr)

BIM ami du D&IM ou D&IM…

Burj_Dubai Le BIM, un ami du D&IM ou en fonction des projets un D&IM ? C’est la question que nous allons nous poser mais auparavant qu’est-ce qu’un BIM au juste ?

Le BIM c’est le Building Information Modeling ou Building Information Model  (Modèle d’information unique du bâtiment). Il s’agit du processus de production et de gestion des données et documents de construction tout au long de la conception d’un bâtiment.

Le BIM constitue un référentiel unique et commun à tous les corps de métier. Pendant la construction, les D&I circulent mieux et de façon plus fiable. Ensuite, la modélisation numérique ainsi constituée facilite la gestion du cycle de vie du bâtiment pour son exploitation au quotidien ainsi que sa maintenance lorsque nécessaire.

Le référentiel doit dès lors être soumis au regard d’un professionnel des D&I, un BIM Manager ou un Building Information Manager… que le D&IM conseille lorsque le projet est de taille réduite mais que le D&IM pilote directement pour les grands ouvrages étant donnés les enjeux et les risques.

C’est une bonne nouvelle, les métiers prennent conscience  de l’importance du déploiement d’une réelle politique documentaire. Aujourd’hui c’est encore au niveau opérationnel que les choses se passent mais demain, on peut penser que les directions générales agiront aussi en conscience pour généraliser les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre CLUSIF
Directeur R&D et de Offres de Services Ricoh France