Archives de Tag: ECM

Toutes les news en ligne pour les D&IM !

Une revue de presse est régulièrement publiée par les soins de la fi-D&IM pour réunir les news les plus pertinentes à destination des Document & Information Manager.

Plusieurs gisements de publications sont mis en œuvre mais le plus facilement consultable quel que soit votre équipement est certainement: http://dimanager.tumblr.com/:image
ou encore sur écran de PC ou Mac, http://www.scoop.it/t/fidim :
image 
Alors n’hésitez pas consultez régulièrement le site de publication et faites nous part de vos réactions.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

ECM event organisé par le CXP

image Paris le 24 novembre 2011, le CXP a organisé son événement annuel ECM (Entreprise Content Management). Cette manifestation s’adresse exclusivement aux utilisateurs finaux.

Le sigle ECM est le vocable plus moderne adopté par l’industrie pour signifier une évolution depuis la GED ou GEIDE. La GED se caractérisait par une capacité à stocker, indexer, archiver les documents. Mais la vue était celle d’un gigantesque entrepôt bien organisé si la taxonomie avait été bien choisie.

L’ECM se veut une approche plus dynamique de la chose qui permette d’apprécier le caractère transitoire (mais essentiel) et changeant d’un document durant l’ensemble de son cycle de vie (ensemble allant de sa création, de ses diverses modifications et de sa validation) et non plus seulement quand il serait rangé, une fois définitif. L’ECM mord donc largement sur le monde du Workflow et s’intéresse activement aux processus de l’entreprise.

En tant que fondateur de la fi-D&IM, quelle ne fut pas mon plaisir d’entendre dans la bouche de l’expert principal (d’origine allemande et que nous ne connaissions pas au préalable) dire  » Le problème N°1  de l’ECM est l’absence de véritable interlocuteur qui permette l’assemblage cohérent entre les métiers (le contenu) et l’informatique (le support) »………. Nous ne l’aurions pas mieux dit.

Il a été rappelé les nombreuses études que 80% des données de l’entreprise se situent en dehors de l’ERP. Puis que les fabricants/éditeurs proposent des solutions technologiques performantes pour résoudre ce problème; ces publicités ne vous auront pas échappé.

L’orateur a alors apporté une nuance de taille: Une solution d’ECM n’est pas une solution ERP et on ne peut pas prétendre simplement verser les données « informationnelles et documentaires » dans l’ERP qui n’a pas les capacités à les traiter. Toutes les tentatives autour de cela s’étant soldées par un échec. 

Mais derrière cette réalité technique, il a précisé que c’était affaire d’organisation de l’entreprise et que le « centre de gravité » de l’entreprise n’était pas équilibré.  En fait l’ERP est le domaine de la DSI et l’ECM est celui du D&IM afin de trouver cet équilibre nécessaire à l’organisation.

Nous ne pouvons qu’être d’accord puisque nous redisons régulièrement que ce ne sont pas les technologies qui sont à la peine, ce sont les organisations qui n’arrivent pas à les absorber efficacement et utilement.

Plus tactiquement, il a ensuite évoqué le chemin du succès et que au vu de son expérience, il importait de définir les processus  puis d’adresser les problèmes au travers du mode projet. Ce mode, à l’opposé du big bang, permet des succès rapides (qui valident l’idée générale de structurer les processus documentaires)  et apporte les gains financiers, la lisibilité au travers du reporting, la traçabilité et la productivité. Il a cité un cas client qui avait identifié 28 processus non maîtrisés, tous en dehors de l’ERP qui avaient été ramenés sous contrôle. Une belle leçon de pragmatisme.

Je clos ce billet par une citation entendue sur ce forum: “S’il n’y a pas document, il n’y a pas de processus…”

Jean-Louis De La Salle
Consultant
Vice-Président XPlor

ECM à ne pas confondre avec ECM…

Tout D&IM connaît la signification de l’acronyme ECM: Enterprise Content Management; en français, GEIDE: Gestion Electronique d’Information et Document pour l’Entreprise.

Pourtant l’acronyme ECM prend une autre signification qui n’est pas pour déplaire aux D&IM: Enterprise Cost Management.
Le grand cabinet d’audit et de consulting Deloitte défend cette définition par une approche visant la réduction des coûts dans différentes directions:
image . Modélisation financière
. Centres de Services partagés
. Gestion des actifs
. Gestion des dépenses
. Frais d’exploitation
. Coût de l’information
Le cabinet LowendalMasaï fait de même en inscrivant l’ECM, dans une démarche d’accompagnement durable et responsable des directions générales. Il défend qu’une meilleur gestion des coûts permet à l’entreprise d’innover davantage, des se développer sur ses marchés et de préserver son capital humain.

image D’ailleurs, l’étude auprès de 212 Directeur Administratif et Financier en septembre 2010 de l’association Syncost (Syndicat professionnel des conseils opérationnels en optimisation des coûts) démontrent bien cette orientation. Les répondants à l’étude déclare:
– 93% considèrent que l’optimisation des coûts a une incidence sur la rentabilité;
–  80% considèrent que les économies réalisées sont durables;
– 63% considèrent un impact sur la création et le maintien des emplois;
– 86% considèrent que la démarche d’optimisation des coûts fait partie des bonnes pratiques au quotidien;
– 82% sont favorables à une rémunération au résultant sur le conseil qui est la pratique dans 80% des cas;

Le D&IM trouvera dans l’approche ECM (au sens de Cost), matière à se faire un allié de son Directeur Administratif et Financier car chacun partage la même valeur de réduction et maîtrise des coûts.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

L’AIIM et OpenText enquêtent

imageEn interrogeant sur l’efficacité de la gestion du contenu 450 responsables informatiques et Responsables métiers, il apparait que celle-ci améliore de:
– 33% le service client par accès en temps réel aux dossiers;
– 33% la productivité administrative grâce au workflow et aux formulaires électroniques;
–  30% les gains de productivité de l’entreprise et de
– 25% l’efficacité des collaborateurs.

L’enquête de l’AIIM (Association for Information and Image Management) et d’OpenText (Editeur leader de l’ECM – Enterprise Content Management) n’en reste pas là. Elle met aussi en évidence quelques autres points clés:
– Le fait de ne pas mettre en œuvre la GEIDE (ECM) est reconnu comme danger majeur par 61% des répondant car la connaissance de l’entreprise n’est pas activée;
– Ce sont 37 minutes en moyenne qui sont consacrées quotidiennement par chaque répondant, au tri, la saisie, la mise à jour et la recherche de D&I;
– La GEIDE augmente les chances de réussite des projets et surtout réduit leurs coût et délai de 23% en moyenne;

graph-accroissementLes D&IM seront heureux de voir confirmé par cette étude que les améliorations apportées par une solution de gestion de contenu bien implémentée et bien utilisée sont très nombreuses en termes de productivité administrative (33%), productivité opérationnelle (18%), service client (33%), collaboration (23%), espace de travail (60%), stockage (14,5% passe à 5,9% soit: 60%), mobilité (20 à 25% d’efficacité) et maîtrise de la conformité.

Les enjeux sont suffisamment clarifiés pour que les D&IM veillent à ce que leur organisation s’engage comme 13,57% des entreprises interrogées, à engager jusqu’à 10% du budget informatique dans des projets de Gestion Electronique d’Information et de Documents pour l’Entreprise. En tant que D&IM ce n’est pas le seul sujet à traiter en matière de D&I mais par la rationalisation des gains directement liés à la GEIDE, il pourront certainement accélérer les décisions sur les moyens à mettre en œuvre pour accroître la Gouvernance Documentaire dans l’entreprise.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh