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La Gouvernance de l’information dans les organisations

Le groupe Serda image publie son 4ème rapport annuel: “La Gouvernance de l’information dans les organisations.image
Après 120 questions posées à plus de 300 organisations publiques et privées, il révèle que 2/3 des organisations sont concernées par la Gouvernance de l’information mais qu’il reste énormément à faire:
– Convaincre les décideurs;
– Faire face aux volumes croissants;
– Etablir une politique documentaire;
– Mettre en place les outils et les mesures;
– Changer les habitudes;
– Rechercher le soutien de la DG, du DSI,…
– Prendre en compte prioritairement la composante humaine:
– ….
Les D&IM ou CDO (Chief Digital Officer) ne manqueront pas les enseignements de cet excellent rapport d’étude du Serda en le téléchargeant sur le site d’Archimag ici.

Jean-Pierre BLANGER
Ricoh France – Xplor – ADSG

DOCUMATION 18 Mars 16h30 !

image Déchiffrons ce qui se dit sur le « sans papier », la dématé-rialisation, la communication et les technologies pour votre organisation !
 
La Transformation Numérique, tout le monde en parle et 70% des employés disent qu’elle est en cours dans leur organisation.
En réalité, que se passe-t-il dans les entreprises ?
Quelle transformation, quelles transitions sont réellement engagées ?

Nous réunissons des experts de l’association Xplor France pour répondre à ces questions au cours d’une table-ronde. Nous leur demandons de partager ce qu’ils observent dans la réalité du quotidien des entreprises afin qu’ils nous conseillent sur les chemins de la transformation.

Nous leurs demandons notamment :
– Quelles sont les réalités derrière les objectifs de ‘sans papier’ et de dématérialisation ?
– Quelles priorités dois-je considérer pour conduire mes projets de transition numérique ?
– Qu’est-ce qui change dans la communication interne ou externe avec ces nouveaux systèmes documentaires (Hub, RSE, Mooc,…) ?
–  Enfin, quelles sont les technologies de rupture que l’entreprise doit impérativement considérer et pour quelles raisons ?
 
Les intervenants Xplor sont :
Alexis BLUM
    Administrateur Xplor France – Consultant Flux documentaires et Editique
Jean-Marc JAGOU
     Président Xplor France – Consultant Organisation – Fondateur Exceo
Pascal LENOIR
      Administrateur Xplor France – Conseil – Fondateur Kalpa
François GOUVENEUR
     Administrateur Xplor France – Directeur Marketing Xerox
Jean-Louis de LA SALLE
    Administrateur Xplor France – Consultant Marketing international
Modérateur de la conférence :
Jean-Pierre BLANGER
    Administrateur Xplor France – Directeur Offres de Services Ricoh

Date et heure de conférence
     16h30 – 17h15 Salle Atelier 2

Nous vous attendrons pour répondre à vos questions.

Jean-Pierre BLANGER
Directeur des Offres de Services Ricoh France
Administrateur Xplor

Vous avez dit Document & Information Manager ?

Alors que la France se dote, en la personne d’Henri Verdier, d’un administrateur général des données, il est temps de faire un point sur les fonctions qui se mélangent dans les esprits des professionnels.

Alors, mettons un peu d’ordre (alphabétique) dans notre compréhension de ces nouveaux (et anciens) titres professionnels:
BIM: Business Information Manager
Le BIM maîtrise les outils informatiques qui permettent de capturer et traiter l’information d’activité. Il sait déterminer les tendances et ses analyses permettent d’atteindre les objectifs de business.
BIM: Business Intelligence Manager
Le BIM coordonne l’acquisition de ressources externes, les budgets et la gestion financière en travaillant avec les autres managers pour conduire l’activité de l’organisation.
CCO: Chief Customer Officer
Le CCO est en charge de la gestion de la relation client de l’organisation pour en déployer une vision unique auprès des directions de l’entreprise: Vente, Marketing, Finance, Call center,… 
CCO: Chief Consumer Officer
Le CCO est en charge de la ‘Voix des Clients’. Il est responsable de la compréhension des avis et retours d’expérience formulés par les clients et notamment sur les médias sociaux. Il influence les directions de l’organisation pour améliorer la satisfaction client.
CCO: Chief Content Officer
Le CCO a la responsabilité des toutes les initiatives marketing tant internes qu’externes, par tous les moyens et supports, pour conduire les ventes, l’engagement client, la fidélisation des clients, la génération de prospects et l’animation de la relation client.
CDO : Chief Data Officer
Le CDO est en charge des données de l’organisation tant dans leurs usages que dans leur sécurité. Il s’assurent des sources de données et de leurs régularité et complétude, il valide leur qualité et qualifie leur capacité à l’analyse pour étayer les décisions de l’organisation.
CDO: Chief Digital Officer
Les CDO est le levier d’extension des activités traditionnelles vers les activités numériques exploitant les médias sociaux, l’eMarketing, l’eCommerce, la mobilité,… et l’ensemble des technologies numériques.
CMO: Chief Marketing Officer
Le CMO est le directeur marketing.
CMO: Content Management Officer
Le CMO est en charge des processus et technologies qui collectent, gèrent et publient l’information sous toutes ses formes et sur tous les supports.
EIM: Enterprise Information Manager
L’EIM est en charge de l’ensemble des moyens de gestion des informations et documents dans l’organisation.
CDAO: Chief Data and Analytics Officer
Le CDAO est un acteur du Big Data en charge de l’analyse des données pour d’une part, assurer l’efficacité des processus de l’organisation et, d’autre part, en tirer parfois des enseignements pour l’avenir.
CDS: Chief Data Scientist
Le CDS est l’expert en traitement de masses de données (Big Data).
DIM: Directeur de l’Information Médicale
La DIM est en charge de l’automatisation des traitements des données médicales nominatives. Il s’assure des conditions de collecte et agrégation des données médicales selon des processus parfaitement formalisés et respectueux des obligations légales au respect des patients.
D&IM: Document & Information Manager
Le D&IM, membre de la gouvernance de l’organisation, est un professionnel de la conduite du changement qui œuvre à l’urbanisation du système D&I : identification, nature, technique, métier, normalisation, réglementation, juridique, usages, cycle de vie, sécurité et confiance entre les utilisateurs.
En relation avec les fonctions DOI, DSI, DQ, DJ, DAF, RM, RSSI,… et métiers, le D&IM définit la politique et la stratégie documents et informations (D&I). Il est le référent et le garant de leur application. Il anime et éduque les collaborateurs pour mettre en conformité les directions avec cette politique D&I.
DPO: Data Protection Officer
Le DPO est en charge de la protection des données personnelles au regard de la loi. Le DPO est le plus souvent une fonction assumée par un poste existant dans l’entreprise, comme le CIL: Correspondant Informatique et Liberté.
RM: Records Manager
Le RM est en charge des documents d’activité de l’organisation, de leur création à leur éventuelle destruction finale. Il garantit accès et conservation des documents numériques et papier au regard des obligations légales et de l’efficacité de l’organisation. Il s’appuie les normes de gestion des documents d’activité dans l’accomplissement de sa mission.

D’autres fonctions, que l’on voit apparaître dans les entreprises, auraient pu être mentionnées dans cette première liste: Architecte de l’information, Archiviste cloud, Chef de projet open data, Community Manager, Cyberdocumentaliste, ​Document controller, Knowledge manager, Manager e-réputation, Social media manager, Visualisateur de l’information,…

A l’heure du numérique, le D&IM est appelée à coordonner l’ensemble de nouveaux métiers émergeants en relation avec les métiers des organisations pour les accompagner dans leurs transformations et leurs nouvelles responsabilités.


Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM – Administrateur Xplor
Directeur des Offres de Services Ricoh

Documation… Innovation…

image Nombreux sont ceux qui se sont rendus au salon Documation qui a distillé cette année plus que jamais, un parfum d’innovation et d’optimisation des processus métiers.
Evidemment, on y trouvait toutes les solutions de GED/GEIDE, de gestion de contenu, de composition de documents, de Workflow, de BPM, d’Archivage physique et électronique, de gestion d’actifs numériques,… de paiement mobile, de gestion de contrat en ligne, de chiffrage des contenus… d’Analytics, de Big data,… de traitement du langage, de traduction… d’impression, de courrier…

On y trouvait aussi quelques outils étranges comme cette solution de imagecréation de documents techniques multi-canaux, cette armoire d’archivage couplée à un copieur connecté (Multifonction), cette souris qui numérise les documents, ce connecteur qui relie la production de documents au services SaaS ou encore ce générateur de boutiques en ligne pour l’eCommerce des entreprises….

Au salon, on pouvait aussi bénéficier des nombreux ateliers pour faire le point sur les évolutions des solutions et les cas clients les plus intéressants. Au-delà, pour faire le point sur des thématiques telles que: La dématérialisation, les données de l’entreprise, l’archivage électronique et les nouvelles formes de gouvernance, on pouvait se rendre aux conférences thématiques et aux conférences plénières.

Pour ma part, je suis intervenu dans le conférence relative à la Gouvernance  de l’information aux côtés de deux imageautres intervenants (voir billet). Sans entrer dans le détail du contenu de celle-ci, je ne relève ici que les aspects les plus marquants de nos échanges. Nous avons clairement mis en évidence le caractère inévitable de la Gouvernance des Documents & Information dans les organisations et l’importance des normes Records Management (ISO 30300) pour une maîtrise de la Gouvernance. Nous avons aussi longuement évoqué comment convaincre une direction générale de nommer un Document & Information Manager (D&IM) pour conduire la transformation numérique inéluctable pour la compétitivité des organisations.  Rien n’a été laissé au hasard par notre trio d’intervenants pour convaincre nos auditeurs des gains de la Gouvernance de l’information et des risques à ne pas s’engager immédiatement dans une démarche raisonnée.
Donnons nous rendez-vous l’année prochaine, au Salon Documation 2015, pour relater les bonnes pratiques mises en œuvre par tous ceux qui auront tiré parti de l’édition 2014 de l’événement.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Du Cross-Média au Schizo-Média

Le 1er Salon du Cross-Média Publishing a ouvert ses portes hier matin au Centre de congrès CAP 15. Il réunit jusqu’à ce soir, les principaux acteurs  du document et du livre tant du côté Constructeurs, qu’éditeurs, imprimeurs ou fournisseurs du secteur.
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Pour cette première édition, il règne un air d’innovation qui laisse un sentiment d’enthousiasme et d’inquiétude à la fois.

Les innovations touchent tous les aspects de la chaîne graphique:
– de la capture d’information
On découvre que les moyens mis en œuvre pour la création des documents numériques sont largement à maturité et permettent non seulement de faire du neuf avec du vieux (reprise numérique avec dynamisation des contenus) que de faire preuve de créativité (scénarisation des contenus avant publication physique ou numérique).
Les métiers de la rédaction, de l’image, de la vidéo… se parlent et se connectent en cohérence dans les projets qui prennent une orientation numérique toujours plus marquée.
– de la composition
L’association, au sein d’une même composition, de contenus sous la forme de variantes statiques ou dynamiques, en fonction du média adressé par l’utilisateur, est maintenant acquise (même si elle n’est pas encore généralisée, il est vrai).
La composition n’est plus bi-dimensionnelle dans le plan du document, elle est devenue tri-dimensionnelle (voire plus) prenant en compte ce qui va se passer en fonction des actions des lecteurs. La capture permanente du comportement n’est plus très loin. Les conséquences sur ‘l’expérience client’ sont prévues dès cette phase du projet numérique (ou pas).
– la restitution
L’industrialisation de la publication multi-canal est maîtrisée. On n’en est plus à se dire comment faire, on fait… (même si les problèmes techniques sont à régler au cas par cas). En revanche la stratégie Omni-canal, qui vise à assurer une continuité de l’expérience client quel que soit le changement de média opéré (Téléphone, PC, Tablette, Magasin,…), se heurte encore à la maturité des systèmes d’information des entreprises ainsi qu’à l’analyse des données capturées (Data Analytics, Big Data). Mais la voie est toute tracée et les premières solutions sont en place.
Il convient aussi de noter l’avancée des technologies de réalité augmentée qui sont très présentes et qui ouvrent de nouvelles pistes. Il s’agit généralement de photographier ou parcourir avec l’objectif d’un smartphone, tout ou partie d’un document statique (journal, revue,…) pour obtenir des liens pour l’accès à des informations ou des actions sur le Web, ou encore pour obtenir une animation vidéo (qui peut aussi être interactive) … pour en dire bien plus avec des vidéos qu’avec des mots.

image Tout cela est très enthousiasmant mais l’inquiétude est pourtant présente car d’une part on constate que l’on peut concevoir, assembler et diffuser tout type de contenu sans pour autant être sûr qu’ils vont être pleinement exploités. Souvent, seuls les initiés sauront en tirer parti (au moins dans un premier temps). Cette inquiétude est partagée par les destinataires qui savent que même par jeu, ouvrir un Documix (ma proposition pour ces nouveaux objets destinés à des lecteurs), peut donner à l’émetteur une information marketing très précise sur le Docuacteur (ma proposition pour celui lit un document augmenté) qui peut voir son identité compromise.
Inquiétude enfin, pour les D&IM qui se demande bien comment ils vont assurer intégrité, conformité et conservation long terme de ces nouveaux médias.

Pour autant, ce qui est à retenir au-delà de tout cela, c’est que le document du futur est présent et qu’il ne demande qu’à conquérir le monde l’entreprise et du public pour vous/nous faire vivre de nouvelles expériences clients.
Ce Documix, tel que je l’ai appelé, participe aux fondements de l’Emotional Marketing. Vous savez, ce marketing qui touche à vos émotions pour vous faire réagir et mieux ainsi, vous connaître. Mais finalement, ce marketing vous connaîtra-t-il vraiment ou ne percevra-t-il de vous qu’une fraction de ce que vous êtes ? Je ne répondrai pas à cette question car il s’agit probablement ici de laisser le temps faire sont œuvre.
En revanche, dans l’une de mes interventions en conférence pour Doc@futur (et l’association XPlor France) lors de ce congrès, j’ai eu le plaisir de montrer la dualité entre Identité numérique et Identité réelle du quotidien. J’en ai conclu que nous allons individuellement devoir gérer une forme plus ou moins avancée de Schizophrénie numérique. Or, en écrivant ces quelques lignes, je pense que j’aurais aussi dû aborder ce que je nomme incidemment  le Schizo-média. C’est bien ce Schizo-média que les D&IM vont devoir soigner après de longues heures d’apprentissage et de réflexion, afin qu’il ne raconte pas trop d’incohérentes conclusions sur les Docuacteurs de Documix.

Vivement la prochaine édition du Salon Cross-Média Publishing que l’on ait ensemble (vous, lecteurs de ces lignes avec les professionnels), l’occasion de discuter des tranquillisants à prendre régulièrement pour garantir la maîtrise des Documix, au-delà des informations, des contenus et des documents.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Big data

Un guide enfin disponible sur le Big data !
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l fait le point sans concession, sur les  définitions, les usages, le marché,les technologies et mentionne des exemples réussis d’exploitation du Big Data.
Il va au-delà en présentant les métiers et les acteurs du secteur en nous offrant un passage par l’Open Data et la responsabilité des pouvoirs publics.
Enfin, il se termine par la présentation une à une des sociétés agissant dans le domaine du Big Data avec pas moins d’une trentaine de fiches entreprises.

Ce guide doit impérativement rejoindre la bibliothèque numérique des D&IM.

Un point mérite cependant un petit commentaire de notre point de vue, car la fonction de CDO (Chief Data Officer) est présentée comme une fonction de direction disons… à tort. Le rêve d’une entreprise conduite par les données conduit à ce raccourci regrettable. Nous pensons au contraire que le CDO doit être rattaché au D&IM dont la responsabilité est beaucoup plus large. Pour autant, ne rechignons pas mieux vaut un CDO qui deviendra D&IM que ni l’un, ni l’autre comme c’est encore trop souvent la cas dans les organisations. Cela étant dit, il faut reconnaître la qualité du travail réalisé pour la constitution de ce guide.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Et vous, SEPA… Ca va ?

imageMardi 24 septembre, FinYear organisait la conférence ‘Sepa Day’ pour faire le point sur l’avancement des projet de migration SEPA au sein des entreprises et faire connaître quelques solutions logicielles et prestations disponibles sur le marché français.

Rappelons que SEPA (Single Euro Payment Area – Espace unique de paiement en euros), sous l’impulsion du Conseil européen des paiement (EPC – European Payment Council), est le projet de constitution d’une gamme unique de moyens de paiement en euros. Consommateurs, entreprises, administration peuvent ainsi effectuer des paiements dans les mêmes conditions dans l’espace européen, aussi simplement que dans leur pays d’origine.
Le parlement européen, convaincu de l’importance de SEPA (plus forte encore que l’adoption de l’euro), a fixé des objectifs de migration SEPA:
1er février 2014: Virements et Prélèvements SEPA
1er février 2016: TIP et télérèglement
Or, force est de constater à l’écoute des intervenants que la migration n’est effective que dans très peu d’entreprises. A 130 jour de la première date clé, le retard est patent…

Alors, D&IM, lecteurs de ces lignes, réveillez vos directions et comités exécutifs !

L’enjeu SEPA n’est pas seulement une contrainte à satisfaire par les organisations pour être en conformité, c’est aussi et surtout un gage de compétitivité internationale qui mérite de ne pas attendre une minute de plus pour engager la migration.

Lors de cette conférences SEPA Day très réussie, les fournisseurs de logiciels et prestations présents, n’ont cessé de rappeler au cours de leur exposé qu’ils sont prêts et peuvent aider toutes les organisations à s’aligner sur les standards SEPA. A bon entendeur…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

L’entreprise idéale de demain

image Deloitte et JobTeaser.com ont conduit une étude auprès de 1065 étudiants pour comprendre leur vision de l’entreprise idéale.
On découvre ainsi :
– que l’entreprise est souhaitée plutôt high-tech et internationale;
– que le poste souhaité est plutôt financier et dans un esprit d’équipe;
– que le travail souhaité est plutôt de type télétravail et très collaboratif;
– que la motivation trouve son origine plutôt dans l’évolution de carrière hiérarchique et/ou transversale sur la base d’une évaluation de compétence plutôt à 360 degrés;
– que le salaire est plutôt souhaité comme motivé par les performances et compétences.

Les D&IM savent que les grandes entreprises ne réunissent pas toujours toutes les qualités attendues par les étudiants interrogés. Pourtant, avec cette étude, ils peuvent se faire une idée de facteurs clés destinés à motiver la Gouvernance D&I auprès des nouvelles générations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Archivage numérique

Un parcours à travers administrations et entreprises

L’école nationale des Chartes récidive avec cette nouvelle formation destinée aux des Documents & Informations (D&I).
image Résolument concret le cycle proposé s’appuie des visites de sites, des retours d’expérience et des apports en connaissance pour aborder des sujets que les D&IM abordent régulièrement:  Authentification, enregistrements, gestion des versions, gestion des durées de conservation, plan de classement, modèles de données, métadonnées, traçabilité, duplication/réplication, intégrité, sécurité, interopérabilité, format d’échanges…

Pour en savoir plus et vous inscrire: cliquez ici

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

D&IM et compétitivité

image Laurence Parisot, Clara Gaymar et Jacques Attali  sont intervenus au SOMMET PME-ETI*  qu’organisait la semaine dernière, le Groupe GE.

*  ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire). http://www.sommetpme-eti.fr/paris/about 

Je me propose de vous livrer, brutes, quelques-unes de mes notes orientées D&IM.

Culture générale
Les ETI pèsent 1/3 de l’économie française tandis qu’elle ne représentent qu’ 1,7% du nombre  des entreprises.
70% de celles qui sont des ETM, sont en croissance sur la base de 6 facteurs:
          1/ La qualité de l’équipe dirigeante (69%)
          2/ L’orientation-client (139%)
          3/ L’investissement dans des opportunités de croissance (135%)
          4/ les processus de croissance (136%)
          5/ Le développement à l’international  (65%)
          6/ La stratégies d’innovation (129%)

« On peut être mondial sans être une grande entreprise », déclare Clara Gaymar, présidente de GE-France qui finance de très  nombreuses entreprises.

Nous abordons la 3ème révolution industrielle
Pour réussir, il faut :
          Gérer la transition énergétique en intégrant la dimension du « durable » (donc de la couleur verte);
          Améliorer les technologies de l’information en rendant les réseaux plus intelligents;
          Augmenter l’ubiquité des systèmes d’information en ne confondant pas « informatique » et « utilisateur ».

L’économie du secteur quaternaire que nous découvrons doit :

          Préférer la logique du partage à celles

o    de la demande (et de la réponse à la demande)

o   De l’achat de produits

          Privilégier le paiement à l’usure et à la valeur d’usage

dans une logique de révolution copernicienne.

image Le profit doit découler de la relation et du service rendu à un client et d’économie du partage, quelle que soit la solution matérielle ou intellectuelle concernée.

 

Madame GAYMAR nous apostrophe sur les questions de la confiance et de la défiance en indiquant qu’il est urgent de commencer par l’un ou par l’autre !

Les grandes organisations se reconfigurent par rapport aux pays émergeants et aux technologies émergeantes, en grande partie grâce aux organismes financiers qui acceptent de les financer pour ce faire.

Je m’étonne et je regrette pour ma part, que la notion d’ « organisation émergeante » ne soit toujours pas prise en considération par ces mêmes financiers. Car nous le savons tous, ce n’est pas le pinceau qui fait le peintre. Les écoles ne peuvent former qu’à ce qui peut être enseigné et donc déjà connu et éprouvé. Ainsi n’est-il laissé aucune place à la créativité dont émane la reconfiguration entrepreneuriale. Prises à la gorge par les chiffres financiers, les gouvernances n’ont pas le temps de prendre de la hauteur de vue et nous l’avons dit : la solution à notre actualité mondiale n’est pas dans ce qui est enseigné mais bien dans la remise en cause des organisations existantes à la lumière de ce que les nouvelles technologies vont faire de l’activité de l’entreprise, de chacune de nos entreprises. Une thèse  très semblable a  été défendue par M. J.F. Phelizon, Directeur Général Adjoint de Saint-Gobain, dans une autre conférence qu’organisait l’Académie de l’Intelligence Economique, mardi dernier à l’Ecole Polytechnique.

 

image De l’intervention de la Présidente du MEDEF, j’écarte les questions d’actualité politique qui seraient ici hors sujet, Madame Parisot regrette l’inculture de nos dirigeants, politiques et en entreprise, entre la macro et la micro  économie. Cela ne s’apprend donc pas non plus à l’université ?

 

J’en viens au propos de Jacques Attali.

Parlant de croissance, M. Attali pose la triple question : Où ? Qui ? Quelle gouvernance ?

Prêchant pour une Fédération de l’Europe qui permettrait une meilleure personnalisation à tous les étages, M. Attali place le coaching de la gouvernance au sommet des priorités. Nos lecteurs auront compris comme je partage ce point de vue puisque seul le coaching permet de faire émaner de la gouvernance les germes qu’elle porte dans son sein. La gouvernance doit émaner d’elle-même à la lumière d’un coaching externe lui permettant, sans risque hiérarchique ni dogmatique, de se projeter dans le futur de l’entreprise et de son marché.

Refonder notre industrie telle qu’elle a été vécue hier, n’est en aucun cas la recommandation de M. Attali. L’avenir de la France est selon lui, dans une industrialisation de ses services. Et là, le D&IM joue incontournablement un rôle clé !

 

Et si nous nous comptions, histoire de voir si nous avons du temps devant  nous ?

 

Philippe Blot-Lefevre
Risk Manager de l’Information

Lean Management appliqué à la DSI

image S’attaquer à la performance opérationnelle d’une DSI, en appliquant l’approche systémique du Lean Management est la réflexion que propose le Cigref dans nous nouveau livre blanc:  Quel SI pour la firme lean ?

Le groupe de travail du Cigref auteur de ce document, s’interroge sur l’opportunité d’appliquer le lean management à une DSI puis, sur la question de savoir si une DSI peut être un vecteur d’application de l’approche sur les métiers de l’entreprise. imageIl centre ensuite son propos sur le numérique et cherche à déterminer comment le lean management peut contribuer à conduite de la transformation des organisation induite par le numérique.
A ce titre, les D&IM trouveront dans ce livre blanc une réflexion de grande valeur quant aux apports du lean management. L’exemple traité du Big Data résonnera dans l’esprit de tous ceux qui aux quotidien cherchent à optimiser la performance opérationnelle de la circulation des Document & Informations dans leur organisation.

Au-delà des réflexions portées par le livre blanc du Cigref, l’enseignement méthodologique est à retenir. En effet, les principes du Lean Management: juste à temps, standardisation des opérations, polyvalence, visual management, résolution de problème et gouvernance, sont autant de guides de la pensée quotidienne des D&IM pour orienter leurs actions dans la maîtrise de la gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Le guide du routard de l’I.E.

image Hachette Livre joue le jeu et publie un guide du Routard très particulier destiné à devenir le compagnon de route des PME: Le guide de l’intelligence économique.

À l’initiative de la Délégation interministérielle à l’Intelligence économique (D2IE), du Conseil supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables (CSOEC), des Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI de France), de Groupama, du Groupement des Industries Françaises Aéronautiques et Spatiales (GIFAS) et de Thomas Legrain Conseil, le guide propose la mise en œuvre d’une démarche d’intelligence économique et d’en savoir plus sur les outils associés.
Résumons ce que le Guide nous propose: La Veille, l’Influence, la Sécurité économique et nous dit: TPE-PME vous êtes concernés !
Alors nous, disons: D&IM vous êtes concernés !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

D&IM et Gestion de crise

image Une crise est une opportunité de management du changement ; dans la douceur parce que – dans la compréhension des hommes – forcée par les circonstances.
La crise est un système explosif, une énergie qui divise les hommes.
Le D&IM transforme cette énergie centrifuge en énergie centripète de rassemblement des hommes sur l’objet commun de l’entreprise.
Les Documents & Informations apparaissent comme les éléments les plus communs de l’entreprise et ce qui souffrira le plus d’une réorganisation tel, par exemple, un déménagement. Inexact !
Ce sont les collaborateurs qui souffrent des dysfonctionnement de processus qui sont nécessaires à l’exécution de leur travail; lesquels processus reposent sur les Documents & Informations (D&I) qu’ils ont à échanger et partager.

Voici la trame méthodologique du D&IM

Objet
– Piloter les D&I (Documents et Informations) dans et entre chaque unité opérationnelle, et suivre les projets.
– Définir une politique
– Faire vivre

Choisir les outils
– Contrôler la mise en œuvre et l’efficacité

Focus 1 Focus 2 Focus 3
Fonctionnel
Patrimonial
Légal
Organisation
Technique
Juridique
Métiers de l’entreprise
Temps
Contexte

Contexte
Intégration au COMEX, donc très opérationnel

Les D&IM auront compris que cette trame doit être déclinée sur trois temps: l’avant-crise et son anticipation, pendant la crise et au retour à la normale.
De nombreuses exceptions d’habilitation sont à prendre en considération au cours de la crise . Ainsi appartient-il au D&IM d’anticiper l’évolution du rapport « rôle individuel – droit d’usage du document » au fur et à mesure du déroulement des trois phases.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Risk Manager de l’Information

L’événement du mois d’octobre: SEARCH 2012

image Aujourd’hui, jeudi 18 Octobre 2012, au Pôle Léonard de Vinci de Paris La Défense, s’est tenu ce qu’il y a de mieux en France (peut-être au monde) en matière de salon et de conférence relatifs au savoir-faire et aux technologies relatives à la recherche d’information et la veille.

SEARCH 2012 a su réunir les acteurs du domaine qui ont fait part aux visiteurs de leurs solutions et leurs innovations. Le secteur est dynamique et en évolution rapide grâce à l’intérêt que lui porte les entreprises.
De présentation en présentation, le visiteur a pu découvrir des approches méthodologiques et de l’outillage informatique pour fournir à l’entreprise par ici, une meilleure maîtrise de son environnement économique et par là, les moyens avancés d’une plus grande agilité de son organisation.

Il est intéressant de noter que se tenant au Pôle universitaire Léonard de Vinci, on pouvait s’attendre à l’émergence de sujets de recherche… Cela a été le cas avec à chaque conférence, la mise en évidence de tendances et pratiques nouvelles… Mais pas seulement ! On a pu discuter avec les fournisseurs de solutions concrètes et éprouvées à mettre en œuvre dès demain pour tirer parti d’un avantage concurrentiel impossible à identifier sans LA solution qui permet de la cerner.

Vous vous demandez comment tout cela est possible ?image
Très simplement grâce à l’initiative de “Veille” et de la rédactrice en Chef de Veille Magazine, Jacqueline Sala qui ont organisé Search 2012 et qui savent que l’entreprise doit savoir bénéficier de: “La création de valeur par l’accès à l’information utile”.

 Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

L’hygiène informatique en entreprise

Hygiène L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) publie en ce mois d’octobre un  guide de recommandations ‘d’hygiène’ pour la sécurité des Documents & Informations dans l’entreprise.
A destination des Responsables informatiques, le guide est fondé sur le constat par l’ANSSI qui met en évidence que de nombreuses infractions auraient pu être évitées si des mesures évidentes et simples avaient été mises en œuvre.

Les recommandations sont simples.
Quelques exemples:
– Rédiger des procédures d’arrivée et de départ des utilisateurs (personnel, stagiaires…)
– Interdire la connexion d’équipements personnels au système d’information de l’entreprise.
– Ne pas conserver les mots de passe sur les systèmes informatiques
– Chiffrer les données sensibles, en particulier sur les postes nomades et les supports perdables
– Vérifier qu’aucun équipement du réseau ne comporte d’interface d’administration accessible depuis l’Internet
– Définir des règles en matière de gestion des impressions papier
– Mettre en place une chaîne d’alerte connue de tous les intervenants
-…
et les D&IM doivent les connaître et vérifier leur application au quotidien.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh