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Pourquoi faut-il dématérialiser ?

Merci de leur invitation, à la DFCG, l’APDC et l’AFDCC pour leur 8ème Petit Déjeuner annuel « Démat-Finance« .

Etonnamment, les avantages annoncés de la dématérialisation de la facturation (cf. ci-après) restent constants au fil des années années.

Vu à travers le prisme de gouvernance horizontale du D&IM, ils semblent porteurs d’une expérience enrichissante pour l’entreprise. La valeur ajoutée se caractérise en tant que modèle d’amélioration des performances des processus, d’homogénéisation des méthodes et de réplication des systèmes à l’échelle européenne tout au moins.
Au niveau des processus, la dématérialisation optimise les processus métiers. C’est, dans la limite du champs légal, plus d’autonomie, d’industrialisation et de traçabilité. Avec l’EDI c’est, dans la limite de l’interopérabilités des fournisseurs de solutions et de la question de l’archivage à valeur probante, plus de rapidité et de normalisation. La dématérialisation fiscale permet de même, de réduire les coûts et d’augmenter la rapidité des traitements.

Bénéfices
          Division par cinq du délai de traitement des factures (une forme de D&I)
          Respect des délais de paiement
          Escomptes sauvegardés
          Clôtures accélérées (IFRS)
          Traçabilité et auditabilité (SOX)
          Amélioration des relations fournisseurs
          Amélioration de la valorisation RH
          Accroissement du développement durable

Enseignements
          Définition des process en amont
          Conduite du changement
          Prise en compte des aspects fonctionnels et des nouvelles technologies sur toute la chaîne de valeur
          Education des fournisseurs

Impacts
          Optimisation des moyens et mesures de pilotage de la performance
          Meilleure viabilité et flexibilité des charges
          Rationalisation de la chaîne fournisseurs
          Modernisation de la plateforme technologique
          Evolution de la fonction comptable à l’inter et à l’externe
          Responsabilisation des acteurs

Conditions nécessaires d’évolution et de mise en conformité
          Choix du changement de protocole de relations (bancaires)
          Transformation des formats existants en SEPA (SCT XML 20-022)
          Ibanisation des bases de tiers (=amélioration des annuaires)
          Adaptation des règles de rapprochement bancaire
          Adaptation des relevés de comptes eu format XML camt 054

Deux tiers des interrogés de la DFCG pensent la dématérialisation est peu efficace. Sans doute est-ce la conscience et la volonté de capitaliser sur l’expérience acquise, et donc d’engager une action stratégique, qui conduit  le tiers des directeurs financiers à annoncer un projet de dématérialisation à 12 mois.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Coaching stratégique & Risk Management de l’information

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Salon du Document Numérique

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Le SDN (Salon du Document Numérique) prend place au sein des Salons Solution 2011. Il se tient des 4 au 6 octobre 2011 au CNIT – Paris La Défense

Le président de l’organisation des conférences du Salon: Jean-Pierre BLANGER, invite tous les D&IM aux tables rondes spécialement préparées pour eux.

Mercredi 5 Octobre 2011 – 14h30 à15h30
SDN2 – Dématérialisation des flux documentaires
Le numérique progresse dans l’entreprise et la société à des rythmes différents.
Points de difficulté et avancées en solutions et services.
Intervenants à la table ronde:
. Sakarah – Vincent Dreux – Dématérialisation totale (Entreprise à Entreprise)
. Digiposte – Eric Baudrillard – Relation de l’individu à la dématérialisation (Entreprise et le Citoyen)
. Elit Technologies – Xavier Bruns – Dématérialisation du poste de travail (Entreprise)
. CIMAIL – Mathias Dievart – Dématérialisation des documents RH (Individu à Entreprise)
Animateur:  Pierre Fuzeau – Serda

Mardi 4 Octobre 2011 – 14h30 à 15h30
SDN3 – Gouvernance documentaire
Comment piloter la progression du numérique par la maîtrise des organisations, des technologies et des hommes ?
Intervenants à la table ronde
Hub2b – M. Blot-Lefèvre – Relation des individu à l’usage du document numérique
Ricoh – Jean-Pierre Blanger – La fonction D&IM
Consultant – Alexis Blum – Les métiers du numérique
Activ’Way – Eric Mimoz – Accompagnement au changement
Animateur: JL de La Salle (JLS) – Aurea

Mercredi 5 Octobre 2011 – 9h30 à 10h30
SDN4 – Intelligence des flux Gérez efficacement l’information numérique
Les bonnes pratiques pour la maîtrise du numérique.
Intervenants à la  table- onde
– JLB informatique – Bernard Olivier – Réseau sociaux, Wiki… au service de l’entreprise
– GB Concept – Patrick Dugue – Gestion documentaire et patrimoniale
– Novadys – Patrick Thaunay – Workflow et gestion de processus
– Novaxel – Eric Laduré – Mobilité et accès aux documents
Animateur: Jean-Pierre Blanger – Ricoh

Mercredi 5 Octobre 2011 – 16h30 à 17h30
SDN5 – L’Editique contrôlée par les contenu et impact développement durable – N’imprimez que le nécessaire et envoyez le reste en numérique
Coexistence entre le monde du papier et du numérique pour une communication de valeur.
Docapost – Arnaud de La Passardière –
Transpromo en service
Tessi – Eric Jamet – Impression multicanal en service
– Canon – Philippe Lazare – Disposer de son équipement d’impression
Consultant Gabriel BRES – XPlor – Comment prendre un projet d’éditique
Animateur: F. Gouverneur – Xerox – Xplor

Pour vous inscrire aux tables rondes, cliquez sur SDN2, SDN3, SDN4 ou SDN5.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’impact des processus documentaires au sein des entreprises

image Un nouveau livre blanc Ricoh relatif aux processus docu-mentaires et aux document critique de l’entreprise.
Menée par Coleman Parkes Research pour Ricoh en Belgique, en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, en Suède, en Finlande, en Norvège, au Danemark, en Espagne, en Suisse et au Royaume-Uni, l’étude permet d’identifier les axes d’amélioration en termes de processus documentaires et ses effets économiques au regard des défis à venir: les changements démographiques, les enjeux du développement durable, la mondialisation et les nouvelles technologies.

L’étude révèle que le traitement des documents critiques représente pour les entreprises, un investissement significatif d’environ 147 milliards d’euros par an. L’optimisation des processus documentaires génèrerait un bénéfice de 46 milliards d’euros pour l’ensemble des entreprises européennes.

Mais ces 46 milliards qui intéressent les entreprises dorment, parce que pour 45% des personnes interrogées, le manque de temps constitue le principal frein à l’optimisation des processus documentaires.

Quel D&IM responsable peut laisser perdurer une telle situation dans un contexte économique tendu ?

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Archivage électronique et ISO 27000

FEDISA Jeudi 26 Mai, l’association FEDISA fait le point sur l’intérêt de l’application des normes ISO 27000 dans le cadre de l’archivage électronique, interne au entreprises ou externalisé chez un tiers de confiance. Elle va même au-delà en affirmant que cette série des normes relative à la sécurité constitue un pré-requis à l’archivage électronique. Sur ce point les D&IM ne peuvent que partager le point de vue de l’a FEDISA et rappeler l’obligation des organisation à s’aligner sur l’état de l’art pour offrir les meilleures garanties.

Après avoir rappelé que les critères d’appréciation sont souvent différents entre les experts techniques et les experts juridiques, quelques normes sont mentionnées et repositionnées:
TRAC – Trustworthy Repositories Audit and Certification (NARA)
ISO 30301 – Information et documentation – Système de management des informations et des documents – Exigences
ETSI TS 101 456 – Policy requirements for certification Authorities issuing qualified certificates
ISO/IEC 27000:2009 Information technology – Security techniques – Information security management systems – Overview and vocabulary
ISO/IEC 27001:2005 Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements
ISO/IEC 27002:2005 Information technology – Security techniques – Code of practice for information security management
ISO/IEC 27003:2010 Information technology – Security techniques – Information Security Management Systems Implementation Guidelines
ISO/IEC 27004:2009 Information technology – Security techniques – Information Security Measurements and Metrics
ISO/IEC 27005:2011 Information technology – Security techniques – Information security risk management
ISO/IEC 27006:2007 Information technology – Security techniques – Requirements for bodies providing audit and certification of information security management systems

Il est intéressant ensuite de comprendre, sur la base d’explication détaillée sur le processus de certification, comment l’on peut certifier l’application de ces normes en bonne et due forme.

Mais le plus intéressant reste à venir…

image La FEDISA publie un exemple d’analyse de certification d’un tiers de confiance imaginaire: ARP et met en évidence le besoin d’aller au-delà des normes pour garantir les archives électroniques selon les critères de: Disponibilité, Intégrité, Confidentialité et Traçabilité. C’est ainsi que l’a FEDISA définit un sur-ensemble des normes 27002 et 27005 pour traiter plus précisément de l’archivage électronique et propose une méthodologie d’appréciation du risque extrêmement pertinente.

Alors que nombreux sont ceux qui parlent d’archivage électronique à force probante en oubliant souvent de décrire comment la conservation est réalisée et protégée… l’approche relatée dans ces  quelques lignes est la bienvenue.
Il est aussi très clair que les travaux menés et restitués avec une telle qualité ne peuvent et ne doivent pas être ignorés par les D&IM (ni par les Documestre) qui vont dorénavant s’appliquer à faire prendre en compte la certification ISMS (Information Security Management System) au sein de leur organisation, sans omettre un petit passage par l’extension ‘ARP’ de la FEDISA.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Le D&IM à l’honneur sur le salon INFO to DOC

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Ce salon né du regroupement de deux salons regroupait largement les sociétés expertes de la dématérialisation et une partie des spécialistes de l’éditique. Pourtant, une fréquentation très faible des visiteurs est à regretter même si on peut noter que la conférence sur la “Gouvernance Documentaire en Entreprise: Stratégie et Propositions” a pu tirer son épingle du jeu avec une trentaine d’auditeurs.
Nous avons le plaisir de partager ici, la présentation réalisée lors de  cette conférence:

Au-delà de la conférence, la visite du salon a été un vrai plaisir avec des fournisseurs extrêmement disponibles et à un niveau d’expertise indiscutable. On pouvait échanger très facilement sur des sujets aussi actuels que la dématérialisation fiscale, la dématérialisation des bulletins de salaire, l’email sécurisé, l’horodatage, la gestion, l’impression multi-canal, le courrier numérique, le coffre-fort numérique, l’archivage électronique probant, le paiement en ligne, les workflows de production en éditique ou les workflows métiers et les environnements collaboratifs… Autant de technologies dans lesquelles l’utilisateur c’est sûr ne peut plus s’y retrouver !!!

Le niveau d’expertise nécessaire pour comprendre et maîtriser l’intégration nécessaires des technologies et services du document numérique n’est autre que celui du D&IM dont l’expérience accumulée est seule à permettre d’éviter de nombreuses surprises à l’entreprise/organisation qui s’engage dans la dématérialisation… Une évolution inéluctable.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Externalisation des archives publiques dématérialisées

RF La conservation des archives publiques et notamment celles de collectivités locales est réglementé. L’externalisation des archives dématérialisées est permise sous réserve d’un agrément de l’administration des archives nationales qui dépend du Ministère de la Culture.

La règlementation repose notamment sur les textes suivants:
Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.
Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 qui autorise le dépôt d’archives publiques, pendant leur durée d’utilisation courante, auprès d’une société agréée par l’administration des archives.
Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 du Ministère de la Culture et de la communication fixe les conditions pour obtenir l’agrément auprès du Service Interministériel des Archives de France.
Arrêté du Ministère de la Culture et de la communication du 4 décembre 2009 précise les normes relatives aux prestations d’archivage et gestion externalisée, en particulier demande la conformité à la norme NF Z42-013.

En fonction de son organisation, le D&IM vérifie que le Records Manager, le Responsable des Archives ou tout autre responsable d’une décision d’externalisation des archives est bien au fait des lois et normes en la matière.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh