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Appel pour la création de la fonction D&IM

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Comment lever les objections face aux D&IM ?

Vous, lecteur de ce blog consacré au Document & Information Manager, êtes convaincu que le D&IM est utile pour votre organisation, mais vous vous trouvez en face à des objections des uns et des autres.

ObjectionA ce jour, nous notons quatre grands types d’objections émises face au D&IM:
–  des objections liées à la peur de la nomination d’un D&IM,
– des objections qui ont comme but d’ajourner l’arrivée d’un D&IM,
– des objections qui sème la confusion et
– des objections qui discréditent le sujet du management D&I.

La réponse à ces objections est de mettre en œuvre une démarche de changement en 8 étapes :
– Faire partager le sentiment d’urgence à mieux gérer le capital D&I de l’entreprise,
– Former une coalition de guides composés d’individus disposant d’une certaine crédibilité, et ayant des liens avec différentes parties de l’organisation,
– Formuler la vision D&I de l’entreprise, qui est le premier fruit de la coalition des guides,
– Insister sur la communication relative à toutes les actions et résultats de la démarche naissante D&I,
– Inciter à l’action grâce à l’apport de la coalition des guides pour éliminer les obstacles à toute évolution de l’actif D&I,
– Créer des réussites à court terme, des réussites sans ambigüité qui s’imposent à la vue du plus grand nombre et qui marquent une progression vers la vision,
Poursuivre l’effort, car les chantiers D&I sont vastes et veuillez à ce que la motivation initiale ne faiblisse pas après les premières réussites,
Consolider le changement en veillant que les anciennes habitudes ne reviennent pas, et alors le D&IM prend naturellement sa place.

Yes Oui, vous êtes sorti de la période de la réponse à des objections et vous êtes entré dans la phase de construction. A la fin de cette huitième étape, une seule conclusion apparaitra naturelle, la nomination d’un D&IM au sein de la gouvernance de l’entreprise pour ancrer cette démarche dans la culture, la stratégie et l’opérationnel de l’entreprise.
Et surtout, soyez confiant en cette démarche de changement en 8 étapes, elle a été fréquemment mise en œuvre, dans des domaines variés, et est le fruit des travaux de John P.Kotter, professeur émérite à Harvard Business School, et par Lorne A.Whitehead, spécialiste en innovation et leadership.

Alors ….. Grâce aux objections envers le D&IM …… créer la dynamique du changement nécessaire à la nomination d’un D&IM dans votre organisation.

Didier Bioche
Administrateur Xplor France

CIL: de la conférence du CLUSIF au D&IM

image Le 14 Octobre 2010, le Clusif (Club de la Sécurité de l’Information français) pose à nouveau la question du Correspondant Informatique et Liberté en l’abordant sous l’angle de “l’évolution et des bonnes pratiques du CIL” lors de l’une de ces conférences de partage d’information avec ses membres.

Logo CNIL

Après une introduction du président du Clusif, M. MOULIN Chef du service des CIL à la CNIL, rappelle les principales missions du CIL:
– Veiller au respect de la loi Informatique et libertés dans l’organisation;
– Dresser la liste des traitements mis en œuvre;
– Etre consulté avant la mise en œuvre des traitements;
– Recevoir tout requête des personnes concernées par les traitements;
– Répondre aux demandes d’accès de droit, de rectification et d’opposition;
– Mener les actions pédagogiques, les missions d’audits, les études de risque;
– Elaborer le code de conduite et veiller à son application.
M. Moulin rappelle aussi que le CIL est rattaché directement à la direction (il est interne à l’organisation dès que plus de 50 personnes participent au traitement) et qu’il exerce cette fonction en toute indépendance: protégé des sanctions et exerçant un responsabilité de droit commun.

La conférence permet ensuite à Mme CHOISY de la Direction Juridique d’Orange de témoigner sur la fonction du CIL, à M. CONNES d’HSC d’analyser le ROI de la nomination d’un CIL dans une organisation et enfin à Mme LEGRAS d’AREVA de préciser les missions du CIL et surtout son interaction avec les directions de l’organisation: Risk manager, Déontologue, Direction Générale, Direction informatique, Direction des Ressources Humaines, Formation,…

La conférence a parfaitement rappelé les obligations des organisations vis à vis de la fonction CIL. En revanche, elle a laissé ouverte à de nombreuses fonctions existante dans les organisations, le portage de la responsabilité. Or, toute personne avertie de la fonction D&IM conclura très vite que la fonction CIL doit être portée par le D&IM qui couvre la totalité des responsabilités du CIL et qui va plus loin dans la mission par la mise en œuvre d’une approche méthodologique structurée fondée sur les textes de la normalisation.

S’il y a fonction D&IM, il y a obligatoirement portage de la dim-192pfonction CIL conformément aux missions de celui-ci et au-delà, pour le bien des organisations, par les missions attribuées au D&IM (Voir profil D&IM).

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

S’il fallait encore démontrer l’importance de la fonction D&IM…

imageAlors que le le Secrétariat à l’Economie numérique fait le point sur les métiers de l’internet, on découvre une fois encore que la question de la gouvernance documentaire n’est pas prise en compte globalement.

imageEn effet, on découvre que les métiers techniques sont très détaillés, et dans la catégorie ‘Administration’, que les fonctions d’Expert en sécurité informatique et de Juriste internet sont mises en évidence. Ou encore dans la catégorie ‘Gestion de l’information et des connaissances’, on trouve le Knowledge manager ou le Responsable de l’archivage Web. Alors d’accord ces fonctions se préoccupent des Documents et Informations à publier même si on peut discuter leurs dénominations, mais rien sur les questions des gestion des flux circulants en interne et externe à l’entreprise, rien sur la sensibilisation et la formation nécessaires auprès des directions opérationnelles, rien sur la stratégie Document & Information dont l’Internet n’est que l’un des aspects, rien sur la mise en cohérence des métiers cher à l’activité du D&IM,… etc.
Il reste encore beaucoup de chemin à parcourir pour faire connaître et reconnaître la fonction Document & Information Manager essentielle à la gouvernance documentaire des entreprises. Les contributeurs du présent site doivent accroître encore leur efforts de communication.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh