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Vous avez dit Document & Information Manager ?

Alors que la France se dote, en la personne d’Henri Verdier, d’un administrateur général des données, il est temps de faire un point sur les fonctions qui se mélangent dans les esprits des professionnels.

Alors, mettons un peu d’ordre (alphabétique) dans notre compréhension de ces nouveaux (et anciens) titres professionnels:
BIM: Business Information Manager
Le BIM maîtrise les outils informatiques qui permettent de capturer et traiter l’information d’activité. Il sait déterminer les tendances et ses analyses permettent d’atteindre les objectifs de business.
BIM: Business Intelligence Manager
Le BIM coordonne l’acquisition de ressources externes, les budgets et la gestion financière en travaillant avec les autres managers pour conduire l’activité de l’organisation.
CCO: Chief Customer Officer
Le CCO est en charge de la gestion de la relation client de l’organisation pour en déployer une vision unique auprès des directions de l’entreprise: Vente, Marketing, Finance, Call center,… 
CCO: Chief Consumer Officer
Le CCO est en charge de la ‘Voix des Clients’. Il est responsable de la compréhension des avis et retours d’expérience formulés par les clients et notamment sur les médias sociaux. Il influence les directions de l’organisation pour améliorer la satisfaction client.
CCO: Chief Content Officer
Le CCO a la responsabilité des toutes les initiatives marketing tant internes qu’externes, par tous les moyens et supports, pour conduire les ventes, l’engagement client, la fidélisation des clients, la génération de prospects et l’animation de la relation client.
CDO : Chief Data Officer
Le CDO est en charge des données de l’organisation tant dans leurs usages que dans leur sécurité. Il s’assurent des sources de données et de leurs régularité et complétude, il valide leur qualité et qualifie leur capacité à l’analyse pour étayer les décisions de l’organisation.
CDO: Chief Digital Officer
Les CDO est le levier d’extension des activités traditionnelles vers les activités numériques exploitant les médias sociaux, l’eMarketing, l’eCommerce, la mobilité,… et l’ensemble des technologies numériques.
CMO: Chief Marketing Officer
Le CMO est le directeur marketing.
CMO: Content Management Officer
Le CMO est en charge des processus et technologies qui collectent, gèrent et publient l’information sous toutes ses formes et sur tous les supports.
EIM: Enterprise Information Manager
L’EIM est en charge de l’ensemble des moyens de gestion des informations et documents dans l’organisation.
CDAO: Chief Data and Analytics Officer
Le CDAO est un acteur du Big Data en charge de l’analyse des données pour d’une part, assurer l’efficacité des processus de l’organisation et, d’autre part, en tirer parfois des enseignements pour l’avenir.
CDS: Chief Data Scientist
Le CDS est l’expert en traitement de masses de données (Big Data).
DIM: Directeur de l’Information Médicale
La DIM est en charge de l’automatisation des traitements des données médicales nominatives. Il s’assure des conditions de collecte et agrégation des données médicales selon des processus parfaitement formalisés et respectueux des obligations légales au respect des patients.
D&IM: Document & Information Manager
Le D&IM, membre de la gouvernance de l’organisation, est un professionnel de la conduite du changement qui œuvre à l’urbanisation du système D&I : identification, nature, technique, métier, normalisation, réglementation, juridique, usages, cycle de vie, sécurité et confiance entre les utilisateurs.
En relation avec les fonctions DOI, DSI, DQ, DJ, DAF, RM, RSSI,… et métiers, le D&IM définit la politique et la stratégie documents et informations (D&I). Il est le référent et le garant de leur application. Il anime et éduque les collaborateurs pour mettre en conformité les directions avec cette politique D&I.
DPO: Data Protection Officer
Le DPO est en charge de la protection des données personnelles au regard de la loi. Le DPO est le plus souvent une fonction assumée par un poste existant dans l’entreprise, comme le CIL: Correspondant Informatique et Liberté.
RM: Records Manager
Le RM est en charge des documents d’activité de l’organisation, de leur création à leur éventuelle destruction finale. Il garantit accès et conservation des documents numériques et papier au regard des obligations légales et de l’efficacité de l’organisation. Il s’appuie les normes de gestion des documents d’activité dans l’accomplissement de sa mission.

D’autres fonctions, que l’on voit apparaître dans les entreprises, auraient pu être mentionnées dans cette première liste: Architecte de l’information, Archiviste cloud, Chef de projet open data, Community Manager, Cyberdocumentaliste, ​Document controller, Knowledge manager, Manager e-réputation, Social media manager, Visualisateur de l’information,…

A l’heure du numérique, le D&IM est appelée à coordonner l’ensemble de nouveaux métiers émergeants en relation avec les métiers des organisations pour les accompagner dans leurs transformations et leurs nouvelles responsabilités.


Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM – Administrateur Xplor
Directeur des Offres de Services Ricoh

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Records Management Governance

L’AIIM propose ce nouveau guide fort utile aux D&IM et Records Managers.
 Il propose au lecteur sur un parcours en 12 étapes:
image– Inventaire;
– Durée de rétention;
– Organisation;
– Conformité;
– Continuité d’activité;
– Sécurité et confidentialité;
– Métadonnées;
– Opérations de gestion et informatiques;
– Conservation;
– Procédures de gestion;
– Formation;
– Pilotage;
les principales questions et bonnes pratiques à ne pas oublier pour la gouvernance des documents d’activité.

Evidemment, le livre blanc de l’AIIM ne remplace pas le support des normes ISO 15489 et ISO 30300 mais il n’en a pas l’ambition. En revanche, il constitue une excellente liste de contrôle pour les D&IM qui souhaitent s’assurer de l’alignement de leur organisation sur les bonnes pratiques de Gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Référentiel général de gestion des Archives

Françoise Banat-Berger de la sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques m’informe de la publication du référentiel général de gestion des Archives, placé sous licence Creative Commons BY-NC-ND.

image Le référentiel est l’aboutissement d’un travail piloté par le Service interministériel des Archives de France, qui assure le secrétariat du comité interministériel aux archives de France, en collaboration avec les directions des archives des ministères de la Défense et des Affaires étrangères.

Il vise un double objectif :
– fournir une synthèse de la législation en matière de gestion des archives publiques et du mode de fonctionnement du réseau des archives de France.

– donner aux décideurs un plan d’action pour améliorer la gestion de l’information dans leur administration.

(En savoir plus sur: Le délégué et le comité interministériel aux Archives de France)

Je ne peux qu’en conseiller une lecture assidue de tous les D&IM tant il constitue une pièce importante de la Gouvernance des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Documents de référence de l’administration électronique

Françoise Banat-Berger, Sous directrice de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numérique du Service interministériel des archives de France nous informe de la publication, par les soins de la direction interministérielle des systèmes d’information et de communication de l’État (DISIC), d’une page Web consacrée à l’archivage numérique à l’adresse suivante (rubrique archivage numérique) : http://references.modernisation.gouv.fr/archivage-numerique

image Cette page renferme une présentation synthétique sur l’archivage numérique, des liens vers d’autres ressources ainsi qu’un certain nombre d’études dont les livrables élaborés dans le cadre du mandat « archivage numérique » de la DISIC qui s’est tenu en 2012. Ce mandat a été porté par le ministère de la Défense (DGSIC) et co-piloté par la DISIC et le service interministériel des archives de France. Les livrables sont composés d’une part d’un « guide des bonnes pratiques » et d’autre part d’une « illustration de bonnes pratiques« .

La page permet également de se reporter à un certain nombre d’études relatives aux formats et aux supports qui ont été pilotées par le service interministériel des archives de France, ainsi que de la présentation, des schémas XML et des spécifications du standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA) actuellement en cours de normalisation.

Merci pour cette information dont les D&IM ne manqueront pas de tirer avantage pour leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique

image Marie-Anne Chabin, Professeur associé au CNAM – Ecole de Management et experte française du management des D&I, nous informe que la formation « Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique », un certificat de spécialisation CS32 du CNAM – École de management, reprendront dès le 11 février 2013 (second semestre).

Les inscriptions seront ouvertes le 28 janvier.

image Le certificat est composé de trois composantes :
UE NDT002 «Fondamentaux et méthodes du ‘records management dans l’environnement numérique ; diplomatique numérique » (79 h de cours, les mardis matin)
UE NDT003 «Conduire un projet d’archivage managérial / records management» (79 h de cours, les lundis soir)
UA 2401 «Dossier d’étude de documents engageants ou d’un projet d’archivage» (100 h de travail personnel).
Il est possible de suivre une seule UE sans s’inscrire au certificat.

La plaquette de présentation de la formation CS32 est à télécharger ici ou en visitant http://intd.cnam.fr/

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Protection des données à caractère personnel

La France est un des premiers pays au monde (en 1978, sous la présidence de Valéry Giscard d’Estaing) à s’être doté d’une législation protégeant les données à caractère personnel.

Dix-sept ans après, en 1995, l’Europe a adopté une directive généralisant les principes de protection de la vie privée des citoyens, et apportant quelques innovations très intéressantes : des formalités administratives allégées au profit d’une recherche plus effective de conformité ; un transfert de charge de travail sur les entreprises, qui purent désigner en leur sein un « Correspondant Informatique & Libertés ». Cette directive fut transposée en droit français… en 2004 et 2005.

image Une nouvelle étape est aujourd’hui franchie par l’Union Européenne, avec l’examen du projet de règlement sur la protection des données personnelles.
Ce projet de règlement, qualifié d’explosif par certains, est l’aboutissement d’une logique engagée en 1995.
Il généralise le rôle du Correspondant Informatique & Libertés (il en existe déjà 10.000 en France). Il renforce les sanctions, qui deviennent réellement dissuasives.
Il se positionne sur toutes les questions d’actualité : failles de sécurité, cloud computing, droit à l’oubli, consentement préalable pour les internautes …

Attention, un règlement européen ne nécessite pas de transposition par les états membres. Il pourrait donc être applicable dès 2014.
Informaticiens, juristes, Document & Information Managers : préparez-vous !

Philippe SICARD
Consultant expert Informatique & Libertés

Archives de France: SEDA

image Françoise Banat-Berger, Directrice du Service  Interministériel des Archives de France publie la version 1.0 du Standard d’Echange de Données formalisant les transactions entre deux acteurs d’une  opération d’archivage de données.
De nombreux profils de structures et typages de données sont détaillés et documentés pour formaliser les échanges de données en fonction des métiers.

Le SEDA résulte d’un travail de fond piloté par un comité de pilotage d’experts et présente un formalisme à utiliser ou dont les D&IM peuvent d’inspirer fortement pour traiter de leur archivage.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh