Vous avez témoigné un grand intérêt pour l’infographie BYOD alors avant la rentrée de septembre, nous vous proposons de découvrir l’infographie de présentation de l’évolution d’Internet entre 2002 et 2012 telle que nous la propose frenchweb: 
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Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Etudes / Marché
Tagué Economie numérique, Internet, Numérique, Technologies
Voilà un phénomène grandissant, que les entreprises ne pourront certainement pas éviter plus qu’elles n’ont évité l’Open Source ou qu’elles n’évitent le Cloud… Le BYOD: Bring Your Own Device.
L’Infographie d’Online College est édifiante.
Etudiants et professionnels achètent leur téléphone, leur tablette ou leur poste de travail portables et veulent l’utiliser sur leur lieu de travail avec des motivations différentes; au moins aussi différentes que les motivations des propriétaires des lieux. …Selon Médiamétrie, en juin 2012, pas moins de 20,1 millions d’internautes se sont connectés à l’internet mobile…
Certains y voient une économie lorsque les utilisateurs investissent dans leur équipement. D’autres y voient, un coût d’administration et un risque de sécurité supplémentaires. D’autres encore y voient une capacité à travailler mieux dans leur environnement de travail personnalisé. Tous aimeraient pouvoir n’en faire qu’à leur tête mais devront pourtant s’entendre pour travailler ensemble.
La tendance BYOD est à prendre très au sérieux par les D&IM qui ne peuvent se contenter de laisser les RSSI (Responsable Sécurité du Système d’Information) purement et simplement interdire le Byod pour des raisons de sécurité ou les DAF (Directeur Administratif & Financier) autoriser le Byod pour des raisons de pure économies. La politique documentaires des Documents & Informations (D&I) accessibles et traités sur les ordinateurs personnels des utilisateurs doit être repensée plus que jamais et notamment:
– Les moyens d’accès sont-ils mis à disposition et gérés par qui ?
– Les moyens d’authentification et de chiffrages sont-il mis en place ?
– Des moyens de contrôle du poste de travail connecté sont-ils mis en œuvre ?
– Les moyens de travail sont-ils parfaitement identifiés et isolés ?
– Une charte BYOD est-elle établie avec les usagers ?
– La charte met-elle bien en évidence, la fin de la relation ?
– …
La mobilité a déjà permis de répondre à de nombreuses questions relatives au D&I: Qui, quoi, quand, comment et pour quoi ?
L’approche BYOD étend les questions et peut ainsi s’avérer une très bonne opportunité pour les organisations qui voudront répondre positivement à cette nouvelle habitude de travail.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Technologies
Tagué Accès, Bonne pratique, Droit, Economie numérique, Innovation, Mobilité, Numérique, Politique, Sécurité, Stratégie, usage, Virtuel
Vous êtes peut-être familier de ce terme d’e-Discovery ou d’e-Disclosure. Si vous ne l’êtes pas, disons que l’e-Discovery est la capacité à retrouver la ou les informations numériques utiles, la ou les pièces (documents numériques) utiles, pour justifier une position dans une procédure de contrôle de conformité. L’e-Disclosure est la même chose en ajoutant la capacité à produire les Documents & Informations numériques. 
A l’évidence ces sujets sont au cœur des préoccupations des D&IM mais sont-ils aussi au cœur des préoccupations des entreprises. La société Epiq Sytems a décidé de se poser la question et a conduit une étude sur la maturité en matière d’e-Discovery auprès de plus de 1000 entreprises en France, Angleterre, Allemagne et aux USA.
Avant de d’analyser quelques pistes d’importance pour les D&IM, pour gagner en maturité quant à l’e-Discovery, le mémo de la société Epiq Systems donne deux chiffres édifiants:
– Plus de 58% des entreprises n’auraient pas la certitude d’accéder aux documents clés avec efficacité;
– 69% des entreprises françaises n’auraient pas la certitude d’accéder aux documents clés avec efficacité.
Les directions générales des entreprises françaises trouveront donc avantage à rapidement confier une mission d’audit à leur D&IM afin qu’il propose un plan d’amélioration pour une meilleure capacité d’e-Discovery.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Définition / Référence
Tagué Bonne pratique, Conformité, Cycle de vie, e-Discovery, Juridique, Numérique
Nombreux sont ceux qui vont se demander si un article sur la Numérisation des documents a sa encore place dans un site où l’on évoque plutôt la Gouvernance documentaire que les techniques mises en œuvre pour la gestion des documents dématérialisés ou en passe de l’être.
La lecture du document préparé par la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec, répondra facilement à cette question. Il s’agit en effet d’un recueil de synthèse des bonnes pratiques auxquelles toutes les les opérations de numérisation de documents devraient se référer même si l’on n’a pas la chance d’habiter la belle région de Québec. Evidemment, on ne tiendra pas compte des lois et règlements qui sont mentionnés dans ce document mais on cherchera tout de même leurs équivalences françaises. Dans nos non moins belles régions, ce document servira de référence à ceux qui ne pas accoutumés à la numérisation des documents et de guide à ceux qui conduisent un projet de numérisation.
En complément du document relatif à la numérisation de documents, les D&IM peuvent aussi consulter les synthèse de la BNF (Bibliothèque Nationale de France) pour compléter leurs connaissances:
– Numérisation de masse: Qualité et formats utilisés pour garantir la conservation;
– Le processus technique de numérisation;
– Numérisation: choix technologiques.
Voilà qui constitue un bon début pour les D&IM qui sont plus habitués à la dématérialisation totale qu’à la conversion de supports d’information en documents & informations numériques.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Bonnes pratiques
Tagué Archivage, Bonne pratique, Conservation, Dématérialisation, Loi, Norme, Numérique, Processus
A la Drupa, Ricoh va certainement créer l’événement avec la démonstration de sa technologie nouvelle »Clickable Paper”.
Imaginez un peu qu’avec votre iPhone, vous photographiez une vue d’un article ou d’une photo dans un journal et qu’en retour votre iPhone vous propose des liens vers des informations complémentaires… C’est exactement ce que vous propose cette nouvelle application sans que le moindre code barre ne soit présent ou que le fond ou la forme de l’article ou de la photo n’aient été changés.
Je vous propose de découvrir ce nouvel usage grâce à une vidéo du ‘Clickable Paper’ réalisée par les laboratoires de recherche de Ricoh:
Regardez maintenant comment ces zones ‘clickables’ sont créées sur les documents:
Pour en découvrir plus, rendez-vous sur le stand Ricoh de la Drupa car vous vous posez déjà beaucoup de questions, n’est-ce pas ?
Ricoh Production Print Solutions vous présentera cette nouvelle technologie qui a le potentiel pour changer la vie des de nos D&I… et celle des D&IM par la même occasion.
En tant que D&IM, nous voilà face à un nouveau challenge car comment identifier, contrôler, classer, archiver… une information ‘invisible’ a priori ?
Vos idées sont les bienvenus en commentaires à cette brève introduction.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Technologies
Tagué Accès, Capture, Dématérialisation, ePaper, Numérique, Ricoh, usage, Virtuel
Si on pouvait envoyer une lettre recommandée en ligne depuis Mai 2004, il aura fallu attendre Mai 2012, pour que celle-ci ne soit plus nécessairement imprimée pour être remise à son destinataire tout en conservant sa valeur légale.
Avant de bénéficier de ce nouveau service de LA POSTE, il vous faudra crée une
Cette opération vous conduira à vous identifier pour provoquer la venue de votre facteur qui vous identifiera afin de garantir l’authentification forte nécessaire à vos prochains envois et réception de lettres recommandées. La conformité au décret de février 2011 relatif à la Lettre Recommandée est ainsi assurée.
Vous devrez ensuite procéder à une inscription sur le site de la
Les inscriptions sont fastidieuses mais l’enjeu est d’intérêt même si vous risquez comme moi d’être un peu étonné, pour ne pas dire plus, de constater que la lettre numérique est au même prix que la lettre papier… On s’attendait à mieux…
Pourtant après quelques secondes, on pense aux investissements à couvrir pour ce nouveau service et surtout, on s’interroge sur l’avenir de notre facteur préféré. Et si son emploi était en cause à terme ? On a pu observer les dégâts du numérique sur la presse papier. Qu’en sera-t-il de l’impact de la lettre recommandée entièrement numérique ?
On peut admettre dès lors que le prix reste inchangé d’autant que le prix n’est plus lié au poids et que l’on peut donc associer plusieurs pages et des photos à sa lettre recommandée sans payer de surcoût comme pour le papier. Gageons aussi que d’ici quelques temps, les prix chuteront pour faire face aux autres organisations qui proposent et proposeront une lettre recommandée dans des conditions identiques.
Les D&IM tireront profit des avantages de la Lettre Recommandée numérique pour leur organisation en contactant le service client de La Poste pour une inscription personnalisée. On n’imagine pas que le succès ne soit au rendez-vous de ce nouveau service quand on sait combien le traitement des accusés de réception est pour nombre d’utilisateurs une tâche très fastidieuse. Rappelons aussi que le service est ouvert 24h/24 et 7 jours sur 7. Alors ceux qui, en urgence sont allés au cœur de Paris à la Poste du Louvre pour un pli contraint par le délai…Apprécieront.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Technologies
Tagué Bonne pratique, Confiance, Conformité, Conservation, Dématérialsation, Droit, Economie numérique, Légal, Numérique, usage
Voilà une question extrêmement intéressante pour les D&IM. Cette question posée par AASTRA, un spécialiste mondial de la téléphonie IP, est en fait prétexte à une analyse détaillée de l’usage des outils du Web 2.0 et des nouvelles pratiques et changement à mettre en œuvre pour transformer une entreprise en entreprise 2.0.
L’étude permet de se faire une idée sur la réalité de l’utilisation des outils 2.0 (Blog, Chat, Communications unifiées, Facebook, LinkedIn, RSS, ToIP, Twitter, Wiki, Youtube…) et leur mise en œuvre au sein des organisations. Elle cherche ensuite le prescripteur de chaque technologie 2.0 puis, analyse les facteurs de motivation. Elle se termine par la mise en évidence des freins tant réels (interdits dans l’entreprise) que perçus par les utilisateurs (intérêt à l’usage de tel ou tel outil).
C’est la première étude qui permet de comprendre les comportements des entreprises et des utilisateurs face aux outils 2.0. Gageons que les D&IM en feront le meilleur usage dans leur mission de Gouvernance D&I.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Etudes / Marché
Tagué Blog, Collaboratif, Economie numérique, Gouvernance, Numérique, Réseaux sociaux, Télétravail, Virtuel, Web, Wiki
L’Association pour les Coffres-Forts Numériques (A-CFN) regroupe les acteurs : Adminium, Coffreo, E-coffrefort, E-factures, E-folia, Home-Bubble, La Poste (Service Digiposte), MyArchiveBox, Novapost et Xambox.
Visant à favoriser l’usage des coffres-forts numériques, l’A-CFN vient d’imposer à ses membres, le respect de la charte en sept points, suivante:
Gageons que ces premiers engagements seront suivis par de nombreux autres, car les D&IM savent que ce qui est proposé ici, est bien le minimum que l’on puisse attendre des sérieux membres de l’association.
Pour autant, restons patient tout en encourageant vivement cette initiative car mettre dix sociétés autour d’une table dans le but de produire un texte commun n’est pas une mince affaire. J’ai de nombreuses fois conduit de telles réunions et… Bravo ! Nous suivrons de prêt les avancés de l’A-CFN que les D&IM ne doivent plus ignorée.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
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Tagué Association, Bonne pratique, Coffre-fort, Dématérialisation, Intégrité, Juridique, Numérique, Restitution, Sécurité
Pour la seconde année consécutives, le SerdaLab a produit pour Documation 2012 son étude sur la Gouvernance documentaire.
Cette étude confirme que la principale préoccupation des organisations est la dispersion des sources et gisements d’informations. Cette problématique est parfaitement identifiée par les D&IM qui justement, mettent tout en oeuvre pour réduire cette dispersion en maîtrisant les enjeux de la gouvernance documentaire:
L’étude résumée au sein d’un livre blanc, raisonne comme un programme de politique générale pour les D&IM (Cela n’est peut-être pas si étonnant que cela en cette période pré-électorale finalement).
S’il y a lieu de tirer ainsi parti de cette étude c’est parce que seuls 12% des répondants indiquent avoir mis en place une politique de gouvernance documentaire de manière globale et seulement 38%, avoir mis en place une telle politique de manière partielle. Sachant que les résultats reposent sur 228 répondants, les D&IM ont encore beaucoup à faire.
Il faudra cependant convaincre les dirigeants qui manifestement n’ont toujours pas compris l’importance de la gouvernance documentaire alors que plus d’un sur deux (53%) est considéré comme manquant de volonté pour accomplir le dessein des D&IM.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Etudes / Marché
Tagué Documentaire, Entreprise, Gouvernance, Marché, Numérique, Politique, Rapport
Les D&IM ont pris goût aux livres blancs publiés par le Syntec Numérique et ils ont raison tant est grande, la qualité des contenus de ces synthèses.
Aujourd’hui, c’est une toute dernière publication que nous relayons ici.
Après quelques rappels sur les typologies du Cloud, les nouveaux modèles économiques autorisés par les Cloud sont mis en évidence.
Les contraintes contractuelles nouvelles sont abordées ensuite avant de terminer par le nouveau rôle de la DSI et les normes et standards du Cloud.
Ainsi, ceux qui ne connaissent pas les nouveaux modèles en auront rapidement une vision panoramique alors que ceux qui connaissent, trouveront dans le livre blanc un aide mémoire sur l’ensemble des aspects de ces nouveaux services du Web.
Les D&IM les plus assidus, savent qu’il s’agit du troisième livre blanc sur le sujet. Les autres se rendront sur le site du Syntec numérique et liront aussi: “Cloud Computing: ce qu’il faut savoir” et “La sécurité du Cloud Computing”.
Après tant de saines lectures, les D&IM seront incollables sur les différentes facettes techniques et règlementaire du Cloud pour en maîtriser les avantages et les risques.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Bonnes pratiques
Tagué Association, Bonne pratique, Cloud, Droit, Internet, Juridique, Légal, Numérique, SaaS, Web
L’Unité Régionale de Formation à l’Information Scientifique et Technique, URFIST de Bretagne et des Pays de la Loire, a trouvé et recensé de nombreux outils pour chercher sur le Web.
D&IM de toutes organisations, visitez le site de l’urfist en cliquant ici et utilisez plus de 80 outils spécialisés pour différentes types de recherche sur le Web: Recherche de blogs, Recherche d’actualités, Recherche dans twitter et le micro-blogging, Moteurs de recherche en temps réel, Recherche dans les réseaux sociaux, Moteurs participatifs, Recherche de livres, Recherche d’images, Recherche de vidéos, Recherche de sons, Recherche de fichiers, Recherche de diapositives, Recherche d’archives du web, Recherche de données, Recherche de personnes, Moteurs personnalisables.
Bonnes recherches !
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Bonnes pratiques
Tagué Blog, Bonne pratique, Classifier, Documentaire, Données, Livre, Numérique, Recherche, Son, Vidéo
Il va falloir très prochainement que les D&IM se préoccupent d’un nouveau média, l’affichage sur papier électronique.
Si on en juge par le succès de l’iPad d’Apple et sa percée en entreprise, il est certain que le papier électronique va décupler les possibilités d’affichage mobile au sein des entreprises.
En effet, LG a annonce que le mois prochain elle sera en situation de produire pour le marché européen, des EDP (Electronic Paper Display) 15 cm pour l’affichage noir et blanc en 1024 x 768 pixels.
Basé sur la technologie e-ink, l’afficheur flexible de 0,7 mm est fin, léger, pour un poids de 14 grammes, inclinable à 40° et ne nécessite pas d’alimentation une fois rafraîchi.
Ce type d’affichage se généralisera dans la décennie et l’on peut penser qu’ils faciliteront grandement les activités de consultation mobile, de gestion des documents d’activité (Records Management) et DLM au sein des organisations.
Les D&IM trouveront ainsi dans le papier électronique un nouvel allié technologique pour que les entreprises répondent à leurs exigences métiers.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Technologies
Tagué Bonne pratique, DLM, Numérique, RM, Télétravail, usage, utilité
La première fois que je rencontre le standard XMP, c’est en 2001 dans les documents produits en PDF 1.4 par Acrobat 3.0. A l’époque je développe avec mon équipe de très nombreux plug-ins pour Adobe Acrobat et XMP est alors un moyen extrêmement efficace et simple pour la structuration et la capture des métadonnées d’identification des PDF.
Je rencontre à nouveau le standard XMP en 2004 mais cette fois la rencontre est très formelle car il s’agit de faire de PDF une norme pour l’archivage long terme de documents: PDF/A. J’interviens à cette époque au sein du comité de normalisation ISO de ce qui deviendra la norme ISO 19005-1.
Lors de ces travaux de normalisation, au-delà de nombreux commentaires, je critique vivement le standard XMP présenté comme un standard mais essentiellement (pour ne pas dire uniquement) défini par Adobe. Je demande alors au nom de la France, que les spécifications de XMP ne soit pas seulement disponibles sur le site Web d’Adobe. L’association AIIM accepte alors d’accueillir aussi sur son site la spécification de XMP. Ce point que je considère comme une faiblesse de la norme PDF/A est resté longtemps en status-quo.
Vous l’avez compris, la situation vient de changer. En effet, XMP est devenue une norme: ISO 16684-1:2012 – Technologie graphique – Spécification de la plate-forme de métadonnées extensibles (XMP) – Partie 1: Modèle de données, mise en série et paramètres principaux. Par la normalisation de l’eXtensible Metadata Platform, Adobe met à disposition de tous, une technologie de balisage des Documents & Informations numériques qui est déjà très répandue dans le monde grâce au format PDF et dont la particularité est d’être intégrée dans les fichiers documents.
Déjà intégrée dans les fichiers produits par les suite logicielle d’Adobe, on peut penser que le passage du statut de standard à celui de norme permettra à de nombreux acteurs de contribuer à sa diffusion. On note d’ailleurs, que si d’ores et déjà PDF/A est destiné à la conservation long terme des documents, la normalisation de XMP ne fait que renforcer l’obligation du PDF/A pour l’archivage électronique. Cela donne beaucoup de sens à l’utilité de cette norme car XMP est aussi très adapté tout au long du cycle de vie des documents & informations.
Il y a donc fort à parier que les D&IM croiseront plus souvent le XMP à l’avenir. Il leur sera très utile de le connaître mieux pour une plus grande facilité pour la traçabilité des Documents & Informations.
Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Normes
Tagué Archivage, Bonne pratique, Conservation, ISO, Métiers, Norme, Numérique
L’AIIM (Association for Image and Information Management) publie sa nouvelle étude relative au bureau sans papier réalisé sur un échantillon de 395 entreprises.
La qualité habituelle ne manque pas à cette nouvelle étude qui couvre plus largement qu’à l’habitude les différents métiers de l’entreprise et des organisations.
Dans cette enquête 2012, on apprend notamment:
– Le papier décroît dans 35% des organisations et s’accroît dans 32% des organisations;
– La place occupée par le papier dans les organisations est de 15,3%;
– Les documents numérisés sont à 45% d’origine numérique puis, imprimés;
– 77% des factures qui arrivent au format PDF en attachement d’un email sont imprimées et 31% des factures télécopiées sont imprimées et numérisées par la suite;
– 41% des organisations interrogées utilisent une solution proche d’une salle courrier numérique;
– 42% de ceux qui ont investi dans un système de numérisation de documents ont un retour sur investissement de 12 mois et 57% en 18 mois;
– 12% des organisations interrogées sont engagées dans une stratégie Cloud (20% pour les seules grandes organisations);
– La recherche facilité et le partage de documents sont dans 55% des cas les principaux bénéfices attendus de la dématérialisation puis, arrive l’amélioration de la productivité des processus métiers;
– Les scanners de bureau sont utilisés dans 36% des cas et les MFP arrivent en second dans 35% des cas;
– L’investissement prioritaire pour la capture de documents dans les 12 prochains mois est d’abord prévu dans des MFPs;
Espérons que ces éclairages permettront aux D&IM d’orienter leurs réflexions et de statuer sur leurs priorités 2012.
Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Etudes / Marché
Tagué Association, Capture, Cloud, Etude, Image, Marché, Numérique, Prestation, Signature
Professeur associé au CNAM, Marie-Anne CHABIN nous fait part de la session 2012 du Certificat de spécialisation « Maîtrise de l’archivage à l’ère numérique » (CS32).
Les cours hebdomadaires auront lieu entre le 27 février et le 19 juin (lundi soir et mardi matin). Les inscriptions sont ouvertes depuis le 6 février, pour une période assez courte : http://formation-paris.cnam.fr/nos-formations/unites-d-enseignement/
Le CS32 est la seule formation diplômante (certifiante) en France traitant de ce que nos amis anglo-saxons appellent le Records management, en s’appuyant sur les concepts fondamentaux de la diplomatique (http://www.marieannechabin.fr/diplomatique-numerique/) et sur les bonnes pratiques universelles de l’archivage (www.cr2pa.fr).
La formation comporte trois volets : 
– une UE (unité d’enseignement) relative à l’analyse (l’anatomie, l’autopsie…) du document (donc du document numérique);
– une UE relative à la conduite d’un projet d’archivage / records management, dans l’esprit des normes internationales;
– un dossier d’étude critique ou comparative de documents engageants, de procédures administratives ou de solutions d’archivage.
Pour en savoir plus, voir la plaquette de la formation : http://intd.cnam.fr/se-former/formations-certifiantes/
Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh
Publié dans Formation
Tagué Archivage, Archives, Bonne pratique, Cycle de vie, Etude, Formation, Numérique, Urbanisation
Document & Information Manager 