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Big data

Un guide enfin disponible sur le Big data !
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l fait le point sans concession, sur les  définitions, les usages, le marché,les technologies et mentionne des exemples réussis d’exploitation du Big Data.
Il va au-delà en présentant les métiers et les acteurs du secteur en nous offrant un passage par l’Open Data et la responsabilité des pouvoirs publics.
Enfin, il se termine par la présentation une à une des sociétés agissant dans le domaine du Big Data avec pas moins d’une trentaine de fiches entreprises.

Ce guide doit impérativement rejoindre la bibliothèque numérique des D&IM.

Un point mérite cependant un petit commentaire de notre point de vue, car la fonction de CDO (Chief Data Officer) est présentée comme une fonction de direction disons… à tort. Le rêve d’une entreprise conduite par les données conduit à ce raccourci regrettable. Nous pensons au contraire que le CDO doit être rattaché au D&IM dont la responsabilité est beaucoup plus large. Pour autant, ne rechignons pas mieux vaut un CDO qui deviendra D&IM que ni l’un, ni l’autre comme c’est encore trop souvent la cas dans les organisations. Cela étant dit, il faut reconnaître la qualité du travail réalisé pour la constitution de ce guide.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Les Français et la dématérialisation

image L’IFOP et Generix Group ont décidé d’en savoir plus sur les pratiques de dématérialisation des français. Ils ont interrogé 1004 personnes âgées de plus de 18 ans représentatives des français sur leurs perceptions et pratiques relatives à la dématérialisation de documents personnels et professionnels.

Les résultats de cette enquête sont porteurs d’informations très utiles à tout D&IM:
– 65% estiment qu’il y a trop de papier dans leur vie quotidienne;
– 93% consultent leur compte bancaire sur internet;
– 47% payent contraventions, factures d’électricité, eau, gaz, sur internet;
– 60% et plus sont prêts à recevoir leurs factures sur internet (Téléphone, Electricité, eau, gaz, Appels de charges);
– 65% craignent de perdre les documents administratifs en ligne;
– 60% et plus, trouvent essentiellement des avantages à la dématérialisation;

En entreprise, les résultats sont tout aussi intéressants:
– 55% considèrent qu’il y a assez, voire trop, de recours à la dématérialisation;
– 60% et plus de documents restent sur support papier;
– 87% considèrent la dématérialisation comme un gain d’argent pour l’entreprise;
– 81% considèrent la dématérialisation comme un gain de temps pour l’entreprise;
– 86% des emails sont lus à l’écran et ne sont pas imprimés;
– 15% des contrats sont lus à l’écran;
– 50% et plus de rapports, compte-rendus et emails sont archivés sous forme électronique.

Les D&IM conduiront l’analyse de l’étude accessible ici, document par document, pour identifier des pistes intéressantes et faire rapidement progresser la dématérialisation des documents dans leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Economie sociale

En tant que D&IM, vous êtes certainement encore aujourd’hui très interrogateur pour votre entreprise sur les risques et opportunités des réseaux sociaux.

image Le mois dernier, en Juillet 2012, le McKinsey Global Institute (MGI) s’est interrogé pour vous. Dans son étude: ‘The social economy: Unlocking value & productivité through social technologies’ elle a fait le point en se demandant comment créer de la valeur avec les Technologies Sociales.
Avant de révéler quelques-unes des bonnes nouvelles de ce rapport d’étude, rappelons ce que l’on entend aujourd’hui par Technologies Sociales. Ces dernières couvrent des technologies de l’information aux noms et principes variés suivants: Réseaux sociaux, Blogs et Microblogging, Evaluateurs et comparateurs, eCommerce social, Wikis, Forums de discussions, Espace co-opératifs, Espace de crowdsourcing, Jeux sociaux et Sites de partages.
C’est en analysant le contenu de (et entre) ces différentes technologies (Social analytics) que MGI met en évidence dix façons de générer de la valeur pour l’entreprise:
1- Co-création de produits;
2- Prévoir et gérer à partir des informations sociales;
3- Exploiter les informations sociales pour optimiser les processus d’activité;
4- Tirer des enseignement des clients;
5- Utiliser les technologies sociales pour les interactions marketing et communication;
6- Générer et favoriser les contacts commerciaux;
7- Commerce social;
8- Fournir des services clients via les technologies sociales;
9- Exploiter les technologies sociales pour améliorer la collaboration et la communication inter et intra-organisation;
10- Exploiter les technologies sociales pour mettre en adéquation les talents et les activités.

image L’étude de MGI mérite que les D&IM passent du temps à son analyse pour mesurer l’écart entre la situation actuelle de leur entreprise et la situation à atteindre et à proposer à la direction générale.
1,5 milliards d’utilisateurs des technologies sociales méritent que l’entreprise s’y attarde n’est-ce pas ?
28 heures par semaine en recherche d’information, réponse à des emails et à de la collaboration interne… Ne peut imaginer que quelques-unes de ces heures soient plutôt en interaction avec les prospects et clients externes ?
Et même si MGI explique, après une analyse très fouillée et riche d’enseignement, que l’on est au tout début de la compréhension des apports des technologies sociales, gageons que pour en tirer le pleine puissance, il est urgent de s’y intéresser dès à présent pour se créer une expérience utile aux décisions stratégiques de demain.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Cycle de conférences sur le Document numérique

Françoise Banat-Berger du Service interministériel des archives de France nous informe ce jour de la tenue le  7 mai 2012 de l’une des deux dernières conférence du Cycle sur le document numérique à l’imageAprès des intervenants aussi importants que Jean-Michel Salaün, Jean-François Blanchette, Bruno Bachimont, c’est l’intervention de :
Benoît Habert, professeur à l’ENS de Lyon : « La fonction de la mémoire à l’ère numérique », lundi 7 mai 2012
Jean-Daniel Zeller, archiviste principal des Hôpitaux universitaires de Genève, « 10 ans de stratégie d’archivage à long terme : bilan et nouvelles questions entre données et documents », mardi 12 juin 2012
Nous ne pouvons que conseiller aux D&IM, ou à ceux qui souhaitent le devenir, de ne pas manquer ces conférences. Pour en savoir plus, cliquez ici

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Conformité légale

imageL’ ADELI , association pour la maîtrise des systèmes d’information créée en 1978, publie une brochure sur la Conformité légale des SI que le D&IM et les membres de la Gouvernance dont ce dernier assure la coordinations horizontale, auront la bonne intuition de se procurer.

Huit pages synthétisent, schéma et tableaux à l’appui, le résultat opérationnel de quinze années de légiférassions françaises: Informatique et Liberté, HADOPI et HADOPI2, la LCEN et les deux LOOPSI ; quels sont les objets des textes, qui est touché et dans quelles mesures…

Ce document de travail est complété d’une enquête de 40 questions réparties en trois domaines principaux: juridique et législatif, qualité et sécurité des SI et entreprise et nouveaux outils.

Dans ce panel 57% des entreprises interrogées déclarent avoir un CIL (Correspondant Informatique et Liberté), ce qui est très au dessus de la moyenne nationale puisque la CNIL déclare 8262 CIL désignés dont 2219 en activité ; mais les réponses n’en sont que plus motivantes.

Voici quelques chiffres pour la mise en bouche :
 Qui assure la veille juridique dans votre entreprise ?  Près de 50% ne savent pas
 Comment-êtes-vous informé des obligations incombant à votre métier ?  19,67% répondent : « par le bouche à oreille ».
 Connaissez-vous les règles générales en termes de contrats informatiques ?  Partiellement à 52,46% !
 Cette connaissance est-elle indispensable  à l’exercice de votre métier ?  oui à 72 % !!!
 L’entreprise applique-t-elle une démarche de qualité ? Non ou ne savent pas : 56%
 
 Y-a-t-il un responsable de sécurité des SI ?  39% de oui
 Le connaissez-vous ?  39% de oui
 L’entreprise a-elle un référentiel sécurité ? Sans réponse et non-complété:  90,13 %
         
 Votre entreprise a-t-elle été sensibilisée à la sécurité des SI ? 24% de réponses favorables.
 etc.

Procurez-vous le document car les commentaires sont édifiants (ici).

Etre D&IM d’entreprise, c’est se situer au confluent d’une visée (où voulons-nous être demain ?) et d’un diagnostic de positionnement  (quel chemin parcourir pour cette destination ? ). Pour cela, il faut économiser les ressources (ne pas succomber aux embuches et améliorer la productivité) en ajustant compétences (humaines et d’entreprise) et ambitions stratégiques. Cet ajustement intervient à la croisée, bien connue du D&IM, des fonctions de transformation que sont la communication, la formation, l’organisation et le système d’Information.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Coaching stratégique et Consultant DLM (Digital Legal Management)
Membre de l’Académie de l’Intelligence Economique

Vade-mecum pour les archives

Les archives nationales nous proposent deux vade-mecum que les D&IM ne doivent pas manquer:
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Bonne lecture

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Consent: Prononcez-vous !

clip_image002Lisez-vous (jamais/quelque-fois/toujours) les conditions d’admission des sites communautaires et autres réseaux sociaux ?
Etudiez-vous les conditions contractuelles proposées par les sites marchands ?
Vérifiez-vous l’existence juridique d’un organisme derrière ces sites ? Et l’engagement de confidentialité du site sur lequel vous ou vos collaborateurs déposez annonces, offres de services et CV ?
Savez-vous quelle utilisation (exhaustive) sera faite de vos données, de votre adresse IP (chopée à votre insu) ?
Avez-vous lu et quelle est la durée des accords « conclus » ; lorsqu’ils le sont ?
Etes-vous vigilant à l’httpS lorsque vous payez en ligne ?

Le D&IM de votre entreprise a-t-il informé et mis en place une stratégie de gestion des cookies de traçage des visites de sites web ?

clip_image004CONSENT est le plus important investissement de l’UE pour la recherche de solutions de nature à protéger le sentiment vie privée et les consentements (interindividuels) indispensables à établir cette confiance sans laquelle aucune affaire n’est, sinon possible, durable entre les utilisateurs.
La démarche de CONSENT m’apparait comme tardive mais il faut s’en réjouir tant la sophistication des outils informatiques et des processus, devenus planétaires, l’a rendue nécessaire.
CONSENT lance une enquête qui vous intéresse à trois égards :
– ses résultats permettront aux politiques et aux juristes de refonder les « règles du jeu » d’un système numérique et planétaire d’information ; et qui dit règle du jeu dit consentement;
répondre au questionnaire CONSENT, c’est investir 15 minutes à son éveil d’internaute, et c’est apprendre à se protéger de malveillances dont le retard des conséquences n’aura sans doute d’égal que la gravité;
– C’est un outil pour le D&IM et sa réflexion,
alors
D&IM, répondez !!!   Au fait, l’enquête CONSENT est anonymisée.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Membre de l’Académie de l’IE
Consultant DLM (Digital Legal Management)

Document & Information : affaire de gouvernance

 SpeakerJ’ai peur que le mot gouvernance ne subisse le même galvaudage que titre de DSI (Directeur des Systèmes d’Information lorsque tant de DI (Directeur informatique) sont montés en hiérarchie par effet de paresse d’une gouvernance qui confondait  l’utilisation des nouvelles technologies de l’information avec la technique informatique. Alors soyons clairs : l’informatique est à l’information ce que la maçonnerie est à l’habitat. Et la gouvernance est à l’entreprise ce que le management est à ses fonctions.

Il me semble dès lors, impropre de parler de « gouvernance documentaire » quand on travaille sur le management documentaire. Pourquoi cette polémique me direz-vous ? Parce que je crois que le management documentaire doit être confié à la gouvernance de l’entreprise (C-level disent les américains) et qu’il serait incompréhensible de parler de gouvernance de la gouvernance documentaire.

SerdaLABCette rectification faite, félicitons le SerdaLAB pour le livre blanc « La Gouvernance Documentaire dans les Organisations françaises », paru à l’occasion du salon Documation (cliquez sur l’image pour le télécharger).

N’est-il pas rassurant en effet, que 44% des 250 organisations publiques et privées consultées, considèrent que l’information est essentielle à l’élaboration de la stratégie d’entreprise ? Et si 63% des interrogés pensent que la politique documentaire est un moyen de bonne gouvernance, ils sont 10% de moins à la confier aux « spécialistes du management de l’information ».  Il est bien entendu plus difficile de gérer des connaissances (46%) que d’archiver électroniquement (33%) ou de traiter des e-mails (30%) mais la véritable raison n’est-elle pas le charisme et l’omnipotence du gouvernant face à la technique d’un métier, quel qu’il soit ?

Qui décide de « la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation », si ce n’est ce fameux Document & Information Manager que nous évoquions dans un précédent article ? Le Groupe RSD vient de signer la mise en place du Record Management([i]) de PSA. Et Jean Mourain son VP Strategic Alliances, de nous expliquer en conférence que « le comité de pilotage de la stratégie documentaire doit faire appliquer la politique partout : en central comme en local pour la géographie comme pour les métiers, pour les volumes informatiques comme pour les formats de données, les référentiels, le juridique » ; le Risque Management et l’Intelligence Économique ajouterais-je. Comment appellerait-on le patron de ce comité de pilotage, et quelles seraient ses prérogatives, si ce ne sont celles du D&IM qui manque indiscutablement à la gouvernance des organisations ?

Une entreprise sur dix applique un management documentaire nous dit-on. Saluons ce départ et encourageons toute initiative concourant  à son accroissement,  vertueux pour l’économie nationale.

Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B 


[i] Défini comme « Gestion des D&I d’activité » par Pierre Fuzeau, Président de Serda Groupe.

Le D&IM a maintenant son Salon

Il donne suite au Forum des Acteurs du Numérique 2010 et se positionne comme le salon de la Gouvernance documentaire pour la gestion globale du document & de l’information. Il se nomme:image

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L’entreprise d’aujourd’hui doit maîtriser Information & Documents numériques sur la totalité de sa chaîne de valeur en s’assurant d’une gouvernance documentaire optimisée.

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Le document est le support de l’activité des organisations et sa bonne gestion passe par la mise en place d’un environnement technologique cohérent et continu de la capture à l’impression, ou la transmission à un tiers.

PME et grandes entreprises trouveront dans l’espace dédié à l’Entreprise numérique, les équipements et logiciels destinés à leur factures, contrats, bulletins de salaires, dossiers d’études,… disponibles en solutions clés en main achetables pour leur besoin propre ou encore disponibles en mode SaaS mutualisées et payables à l’usage : GEIDE, LAD/RAD, CRM, Archivage Electronique…

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Le D&IM trouvera avantage à visiter le SDN car il est intégré à un ensemble de salon orientés métiers.

Avec plus de 6000 visiteurs l’année passée sur l’ensemble de l’espace, le D&IM pourra prendre la mesure des interactions avec de nombreux interlocuteurs.

Il en tirera avantage pour échanger sur les préoccupations des métiers de l’entreprise et ne manquera pas de se renseigner sur les obligations de chacun.

Le SDN proposera aux D&IM et aux visiteurs du Salon des nombreuses conférences que nous aurons l’occasion de relater plus avant ultérieurement mais d’ores et déjà bloquer les dates du 4 au 6 octobre 2011 dans votre agenda.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Déclarez vos papiers !

Vous émettez des papiers en volume supérieur à 5 tonnes en 2010 ?
ecoFolio Vous devez déclarer ce volume auprès d’EcoFolio avant le 28 Février 2011 !
Vous devrez acquitter une Eco-contribution de 38 €HT/tonne en Avril 2011.

En effet, vous devez pratiquer ainsi:
· Depuis le 1er Janvier 2006 si vous êtes émetteur d’imprimés gratuits à destination des particuliers;
· Depuis le 1er Juillet 2008 si vous êtes donneur d’ordre qui émet ou fait émettre des imprimés papiers, y compris à titre gratuit, à destination des utilisateurs finaux;
. Depuis le 1er Janvier 2010, les papiers utilisés en bureautique: impression, enveloppes… sont concernés.

Les imprimés papiers englobent le publipostage, les catalogues, les magazines de marques, les publications d’entreprises et les rapports d’activité.

Alors D&IM, soyez vigilants et vérifiez que cette pratique est prise en compte dans votre organisation. Il s’agit de contribuer au recyclage et de tenir une conduite éco-responsable.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre CLUSIF – Directeur R&D Ricoh France