Archives de Tag: Prestation

The Paper Free Office. Dream or reality ?

image L’AIIM (Association for Image and Information Management) publie sa nouvelle étude relative au bureau sans papier réalisé sur un échantillon de 395 entreprises.

La qualité habituelle ne manque pas à cette nouvelle étude qui couvre plus largement qu’à l’habitude les différents métiers de l’entreprise et des organisations.

Dans cette enquête 2012, on apprend notamment:
– Le papier décroît dans 35% des organisations et s’accroît dans 32% des organisations;
– La place occupée par le papier dans les organisations est de 15,3%;
– Les documents numérisés sont à 45% d’origine numérique puis, imprimés;
– 77% des factures qui arrivent au format PDF en attachement d’un email sont imprimées et 31% des factures télécopiées sont imprimées et numérisées par la suite;
– 41% des organisations interrogées utilisent une solution proche d’une salle courrier numérique;graph-accroissement
– 42% de ceux qui ont investi dans un système de numérisation de documents ont un retour sur investissement de 12 mois et 57% en 18 mois;
– 12% des organisations interrogées sont engagées dans une stratégie Cloud (20% pour les seules grandes organisations);
– La recherche facilité et le partage de documents sont dans 55% des cas les principaux bénéfices attendus de la dématérialisation puis, arrive l’amélioration de la productivité des processus métiers;
– Les scanners de bureau sont utilisés dans 36% des cas et les MFP arrivent en second dans 35% des cas;
– L’investissement prioritaire pour la capture de documents dans les 12 prochains mois est d’abord prévu dans des MFPs;

Espérons que ces éclairages permettront aux D&IM d’orienter leurs réflexions et de statuer sur leurs priorités 2012.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

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Dénoncer ou étouffer la fraude ?

image Dans un article qui porte sur le secret des affaires et la loi que prépare le Député Carayon pour les prochaines semaines, Maître Thibaut du Manoir de Juaye rappelle que “le directeur juridique de Michelin, entendu à l’Assemblée Nationale sur l’abus de confiance dont était victime sa société, a expliqué qu’exposer son affaire devant une juridiction revenait à aggraver son préjudice puisqu’il était contrait d’exposer le contenu du secret de ses affaires pour obtenir une condamnation de l’auteur.”

Le D&IM est averti de ces situations dont le préjudice est tel que bien des gouvernances sont tentées de l’étouffer plutôt que de punir le contrevenant. C’est notamment le cas d’administrateurs systèmes dont les employeurs ont préféré étouffer la fraude plutôt que de l’ébruiter. Faudra-t-il budgéter l’e-réputation ?

Laissons les députés décider de l’utilité et du niveau de finesse de la loi sur le secret des affaires mais en tant que D&IM, restons vigilants sur l’usage des D&I ; en entrée comme en sortie de l’organisation !

La fi-D&IM interviendra notamment sur ces questions, tant par sa présence au Salon DOC & FINANCES (Stand A16bis) qu’au cours d’une matinée de conférences toutes relatives à la fonction D&IM, le  25 janvier 2012 au CNIT La Défense.

Philippe Blot-Lefevre
Coaching et Gestion du droit d’usage des informations

AG du CIGREF

« PROMOUVOIR LA CULTURE NUMERIQUE COMME SOURCE D’INNOVATION ET DE PERFORMANCE ».

P. BuffardAprès avoir élu son nouveau Président en la personne de Monsieur Pascal Buffard,  actuel Directeur Général d’AXA Group Solutions et en charge de la supervision de AXA Technology Services, le CIGREF nous a offert une suite de conférences d’une qualité exceptionnelle.

P. Blot LefèvreJe ne résiste ni au devoir de remercier M. Jean-François PEPIN, Secrétaire Général du CIGREF, de se souvenir de m’inviter chaque année, ni au plaisir de vous relater ici, en style télégraphique, les réflexions intelligentes et constructives que j’ai écoutées:
·         Bertrand ETENEAU – FAURECIA : à propos de la DRH « Il faut travailler sur le comportement plus que sur les seules compétences ».
·         Georges EPINETTE – Gpt des MOUSQUETAIRES : à propos de la DOSI, « La gouvernance de l’inattendu privilégie la taille humaine plus que l’hyperspécialisation qui nuit à la vision globale. La transversalité est le maître mot de l’agilité ».
·         Régis DELAYA – SCOR : à propos de la DSI, « Il faut utiliser le guide d’audit et de gouvernance des S/I. »  …mais attention, l’audit n’est pas l’exécution du travail pour lequel il a été diligenté !
·         Alain MOUSTARD  – BOUYGUES TELECOM : Il cite les facteurs d’évolution,  relevés par le CIGREF. Mis à jour et réduits à 10, il faut les retenir comme une check list du travail à court terme, à Moyen Terme et à Long Terme.
·         Bernard DUVERNEUIL – ESSILOR : à propos du SaaS, « Le SaaS est monté en puissance dans le PME-PMI mais les grandes entreprises restent frileuses. C’est pourtant un sujet d’investigation et d’innovation à retenir pour le time to market ».
·         Patrick HARENG – TOTAL : « les nouveaux usages et l’innovation sont partout mais il ne sont pas assez visibles. Le CIGREF s’emploie donc faire faire savoir que la recherche de valeur passe par l’innovation ».
·         Philippe ROUAUD – France TELEVISION : à propos des bonnes pratiques, « Attention entre l’audit et la vente de solutions commerciales, notamment liée aux licences de logiciels : le travail en groupe est essentiel car lui-seul permet à chacun de repartir avec des savoirs à partager ensuite ».
·         Jean-Marc LAGOUTTE – DANONE et Vice Pdt du CIGREF : « pour lancer la dernière rentrée de septembre,  Franck Riboud (PDG de DANONE) a martelé:  Débit 2012 sera comparable à fin 2008 ».
imageEt M. Lagoutte d’ajouter une passionnante litanie de ce qui a changé et doit faire bouger le D&IM et ses amis de la Gouvernance : « un pays peut faire faillite, l’individu s’est numérisé, l’environnement n’est plus un sujet utopiste, … il faut s’adapter et évoluer à budget serré, les exigences de transparence se renforcent et ajoutent au besoin de réputation, le client devient une entreprise numérique et le marketing doit se réinventer, l’outil collaboratif est devenu vital, il faut aller vite et pour pas cher, l’amélioration des chiffres pour le closing a pris une nouvelle dimension (qui n’est pas forcément liée au quarter), on pilote dans le brouillard –d’où un besoin accru d’agilité ! … A la question de savoir si la consommation du marché retire de la lisibilité du côté des fournisseurs ou de celui des clients, la réponse n’est plus nécessairement dans la croissance externe mais plutôt dans la co-construction avec ces fournisseurs et clients. Or ce n’est pas naturel et c’est donc long. Le point déterminant est donc la qualité de la relation ! »
·         Prenant la parole, le Président sortant du CIGREF, Bruno MENARD – SANOFI AVANTIS – demande aux fournisseurs de la DSI, de parler métier, valeur d’usage, flexibilité, exécution globale, partage de la chaine de valeur plutôt que fonctionnalités techniques. Il conseille pour améliorer la relation client, d’investir sur la cohérence du contact numérique.

Le programme de recherche ISD, programme international de recherche ‘Information Systems Dynamics’  vise à « mieux comprendre comment le monde numérique transforme notre vie et nos entreprises ».
Il a clos son rapport d’étape  « Vague A » avec une conclusion qui porte à nouveau sur « l’impact de la mobilité dans les usages. Le collaboratif ne se décrète pas. Il faut  créer une culture en amont et le faire coexister avec l’ancienne approche.  L’innovation ne permet pas les anciennes approches exclusivement top-down ; il faut aussi du bottom-up ; c’est essentiel ! »
Et le Président sortant de conclure sur l’« acceduction », un système de management productif de valeur et d’adaptation par les liens avec les clients et les partenaires.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Coaching stratégique et Consultant DLM (Digital Legal Management)
Membre de l’Académie de l’Intelligence Economique

Le D&IM à l’honneur sur le salon INFO to DOC

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Ce salon né du regroupement de deux salons regroupait largement les sociétés expertes de la dématérialisation et une partie des spécialistes de l’éditique. Pourtant, une fréquentation très faible des visiteurs est à regretter même si on peut noter que la conférence sur la “Gouvernance Documentaire en Entreprise: Stratégie et Propositions” a pu tirer son épingle du jeu avec une trentaine d’auditeurs.
Nous avons le plaisir de partager ici, la présentation réalisée lors de  cette conférence:

Au-delà de la conférence, la visite du salon a été un vrai plaisir avec des fournisseurs extrêmement disponibles et à un niveau d’expertise indiscutable. On pouvait échanger très facilement sur des sujets aussi actuels que la dématérialisation fiscale, la dématérialisation des bulletins de salaire, l’email sécurisé, l’horodatage, la gestion, l’impression multi-canal, le courrier numérique, le coffre-fort numérique, l’archivage électronique probant, le paiement en ligne, les workflows de production en éditique ou les workflows métiers et les environnements collaboratifs… Autant de technologies dans lesquelles l’utilisateur c’est sûr ne peut plus s’y retrouver !!!

Le niveau d’expertise nécessaire pour comprendre et maîtriser l’intégration nécessaires des technologies et services du document numérique n’est autre que celui du D&IM dont l’expérience accumulée est seule à permettre d’éviter de nombreuses surprises à l’entreprise/organisation qui s’engage dans la dématérialisation… Une évolution inéluctable.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh

Externalisation des archives publiques dématérialisées

RF La conservation des archives publiques et notamment celles de collectivités locales est réglementé. L’externalisation des archives dématérialisées est permise sous réserve d’un agrément de l’administration des archives nationales qui dépend du Ministère de la Culture.

La règlementation repose notamment sur les textes suivants:
Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.
Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 qui autorise le dépôt d’archives publiques, pendant leur durée d’utilisation courante, auprès d’une société agréée par l’administration des archives.
Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 du Ministère de la Culture et de la communication fixe les conditions pour obtenir l’agrément auprès du Service Interministériel des Archives de France.
Arrêté du Ministère de la Culture et de la communication du 4 décembre 2009 précise les normes relatives aux prestations d’archivage et gestion externalisée, en particulier demande la conformité à la norme NF Z42-013.

En fonction de son organisation, le D&IM vérifie que le Records Manager, le Responsable des Archives ou tout autre responsable d’une décision d’externalisation des archives est bien au fait des lois et normes en la matière.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh