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La numérisation des documents

image Nombreux sont ceux qui vont se demander si un article sur la Numérisation des documents a sa encore place dans un site où l’on évoque plutôt la Gouvernance documentaire que les techniques mises en œuvre pour la gestion des documents dématérialisés ou en passe de l’être.

La lecture du document préparé par la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec, répondra facilement à cette question. Il s’agit en effet d’un recueil de  synthèse des bonnes pratiques auxquelles toutes les les opérations de numérisation de documents devraient se référer même si l’on n’a pas la chance d’habiter la belle région de Québec. Evidemment, on ne tiendra pas compte des lois et règlements qui sont mentionnés dans ce document mais on cherchera tout de même leurs équivalences françaises. Dans nos non moins belles régions, ce document servira de référence à ceux qui ne pas accoutumés à la numérisation des documents et de guide à ceux qui conduisent un projet de numérisation.

En complément du document relatif à la numérisation de documents, les D&IM peuvent aussi consulter les synthèse de la BNF (Bibliothèque Nationale de France) pour compléter leurs connaissances:
– Numérisation de masse: Qualité et formats utilisés pour garantir la conservation;
– Le processus technique de numérisation;
– Numérisation: choix technologiques.

Voilà qui constitue un bon début pour les D&IM qui sont plus habitués à la dématérialisation totale qu’à la conversion de supports d’information en documents & informations numériques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

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2,5 heures par semaine consacrées au reporting

Vous avez désormais l’habitude de lire nos sujets sur « La Gouvernance de l’information et des documents » . Intéressons-nous aujourd’hui à son effet miroir : L’information de pilotage.
L’information de pilotage est souvent envisagée à travers le prisme du système d’information, c’est-à-dire sous un angle essentiellement quantitatif. Pourtant, les informations nécessaires au management opérationnel d’une organisation vont bien au-delà des données brutes. Difficile en effet d’anticiper, de décider, sans des éléments qualitatifs (états d’avancement, faits marquants, alertes, analyses, etc.) qui transitent essentiellement par l’humain.

imageUne toute récente enquête de la société Systeam, que vous trouverez ici, focalise l’attention du D&IM sur les objectifs et la méthodologie  d’un programme d’information du pilotage, les moyens pour obtenir l’info’ de pilotage, son coût et les problèmes qu’elle peut poser ; peut-on mieux faire et quelles en sont les perspectives.

L’objectif de cette enquête est d’analyser comment l’information de pilotage est produite et utilisée par les managers, dans un secteur où se côtoient nécessité d’innovation et forte pression économique : l’industrie automobile. Des résultats intéressants s’en dégagent, que les D&IM pourront découvrir en parcourant ce rapport.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management) – HUB2B
Vice Président fi-D&IM

« Profiter pleinement de l’information au sein de son organisation et « oublier les contraintes »

Fedisa_ …C’était la semaine dernière à la Maison des Arts et Métiers de Paris, à l’invitation de la FEDISA.

La dématérialisation que la FEDISA regroupe dans un métier : la Dématique®, donne trois branches :
– la ‘démat’ des supports de documents,
– celle des échanges (e-mails et télétravail, …) et
–  celle des processus métiers, de le-administration qui inclut notamment les appels d’offre et monservicepublic.fr, à la facturation et la feuille de paie et enfin, épiphénomène : le chrono tachygraphe européen.

De quelque dématérialisation qu’il s’agisse, la recommandation est de ne surtout pas succomber à la tentation du calque des processus physiques existants sur ceux du tout numérique. Le D&IM y veillera car seuls les projets dont l’objet a été repensé sous ce nouvel angle, portent leurs fruits.
C’est d’autant plus important qu’en France, la dématérialisation totale n’a légalement pas cours. Il faut toujours imprimer un papier ici ou là.

Quels sont les inducteurs de la dématérialisation ?
– Les normes et la réglementation qui visent la fiabilité des échanges;
– L’archivage de gros volumes documentaires pour économiser l’entreposage immobilier;
– La valorisation du capital immatériel pour en conserver la qualité et pour préserver la compétitivité;
– La prévention des risques, notamment en archivant sur plusieurs sites numériques;
– L’optimisation des processus métiers dans un souci de rationalisation;
– Et enfin, l’accès et aisé et rapide à une somme d’informations utiles au meilleur exercice d’un métier ou d’une fonction.
A toutes ces fins, la gouvernance du D&IM s’applique au fonctionnement du mode projet avec des objectifs clairement définis et partagés, à la prise en compte de l’ensemble des cycles de vie de l’information et, à beaucoup d’accompagnement jusqu’au choix des bons outils.

Ce choix des outils a été présenté par la Société IBM Enterprise Content Management, sous la forme des plus-values suivantes:
IBM

Les solutions proposent autant de plus-values que les D&IM auront avantage à déployer dans leur organisation.

Philippe BLOT-LEFEVRE
HUB2B
Membre de l’Académie de l’IE
Consultant DLM (Digital Legal Management)

Pourquoi faut-il dématérialiser ?

Merci de leur invitation, à la DFCG, l’APDC et l’AFDCC pour leur 8ème Petit Déjeuner annuel « Démat-Finance« .

Etonnamment, les avantages annoncés de la dématérialisation de la facturation (cf. ci-après) restent constants au fil des années années.

Vu à travers le prisme de gouvernance horizontale du D&IM, ils semblent porteurs d’une expérience enrichissante pour l’entreprise. La valeur ajoutée se caractérise en tant que modèle d’amélioration des performances des processus, d’homogénéisation des méthodes et de réplication des systèmes à l’échelle européenne tout au moins.
Au niveau des processus, la dématérialisation optimise les processus métiers. C’est, dans la limite du champs légal, plus d’autonomie, d’industrialisation et de traçabilité. Avec l’EDI c’est, dans la limite de l’interopérabilités des fournisseurs de solutions et de la question de l’archivage à valeur probante, plus de rapidité et de normalisation. La dématérialisation fiscale permet de même, de réduire les coûts et d’augmenter la rapidité des traitements.

Bénéfices
          Division par cinq du délai de traitement des factures (une forme de D&I)
          Respect des délais de paiement
          Escomptes sauvegardés
          Clôtures accélérées (IFRS)
          Traçabilité et auditabilité (SOX)
          Amélioration des relations fournisseurs
          Amélioration de la valorisation RH
          Accroissement du développement durable

Enseignements
          Définition des process en amont
          Conduite du changement
          Prise en compte des aspects fonctionnels et des nouvelles technologies sur toute la chaîne de valeur
          Education des fournisseurs

Impacts
          Optimisation des moyens et mesures de pilotage de la performance
          Meilleure viabilité et flexibilité des charges
          Rationalisation de la chaîne fournisseurs
          Modernisation de la plateforme technologique
          Evolution de la fonction comptable à l’inter et à l’externe
          Responsabilisation des acteurs

Conditions nécessaires d’évolution et de mise en conformité
          Choix du changement de protocole de relations (bancaires)
          Transformation des formats existants en SEPA (SCT XML 20-022)
          Ibanisation des bases de tiers (=amélioration des annuaires)
          Adaptation des règles de rapprochement bancaire
          Adaptation des relevés de comptes eu format XML camt 054

Deux tiers des interrogés de la DFCG pensent la dématérialisation est peu efficace. Sans doute est-ce la conscience et la volonté de capitaliser sur l’expérience acquise, et donc d’engager une action stratégique, qui conduit  le tiers des directeurs financiers à annoncer un projet de dématérialisation à 12 mois.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Coaching stratégique & Risk Management de l’information

L’impact des processus documentaires au sein des entreprises

image Un nouveau livre blanc Ricoh relatif aux processus docu-mentaires et aux document critique de l’entreprise.
Menée par Coleman Parkes Research pour Ricoh en Belgique, en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, en Suède, en Finlande, en Norvège, au Danemark, en Espagne, en Suisse et au Royaume-Uni, l’étude permet d’identifier les axes d’amélioration en termes de processus documentaires et ses effets économiques au regard des défis à venir: les changements démographiques, les enjeux du développement durable, la mondialisation et les nouvelles technologies.

L’étude révèle que le traitement des documents critiques représente pour les entreprises, un investissement significatif d’environ 147 milliards d’euros par an. L’optimisation des processus documentaires génèrerait un bénéfice de 46 milliards d’euros pour l’ensemble des entreprises européennes.

Mais ces 46 milliards qui intéressent les entreprises dorment, parce que pour 45% des personnes interrogées, le manque de temps constitue le principal frein à l’optimisation des processus documentaires.

Quel D&IM responsable peut laisser perdurer une telle situation dans un contexte économique tendu ?

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

4ème Rencontre Nationale des Directeurs de l’Innovation

imageCes deux derniers jours, les 19 et 20 Avril 2011, vient de se dérouler un événement assez exceptionnel pendant lequel l’intelligence collective a été mise à l’honneur.
Marc Giget (Créateur du Club de Paris des Directeurs de l’Innovation), impressionnant d’enthousiasme, nous a conduit dans un ‘Voyage au cœur des écosystèmes d’innovation’  en passant par ‘l’Insertion dans les communautés et la société, relations aux utilisateurs’ et se terminant sur les territoires de la ‘Gestion des écosystèmes d’innovation complexes interconnectés’.

J’aurais vraiment aimé que de nombreux D&IM puissent au fil des étapes de ce voyage puiser leurs sources d’inspirations multiples pour conduire leur mission de gouvernance documentaire de d’animation de leur réseau d’excellence.
VoyageEn effet, les témoignages d’initiatives internationales ou nationales: O3B, EDF, Sanofi Pasteur, Bouygues Immobilier, BSH, P&G, PSA Novartis, mediconValley, CSEM, Eutelsat, SESIPR, eBay, PayPal, La Poste, Veolia, Ville de Barcelone, Ville de Sevran, CAP Digital,… ont été toutes été aussi révélatrices d’approches innovantes les unes que les autres.
Des sujets très variés ont ainsi été abordés dont quelques-uns très marquants: Diffusion satellitaire internet pour les pays en voie de développement, Immeuble à bilan énergétique positif, construction d’un pont entre deux pays générant la région la plus innovante d’Europe pour le secteur médical, ré-ingénierie de réalisation d’équipements de maison aux bilans énergétique les meilleurs du monde, la modélisation sociale et économique au sein de communautés internet, le changement de modèle éducatif en environnement défavorisé, la création d’évènements sociaux stabilisant les populations défavorisées,… le partage du travail de startups françaises pour générer d’autres initiatives innovantes,… 

Des sujets très disparates apparemment mais qui pourtant font apparaître deux conclusions au milieu de nombreuses autres, qui m’apparaissent se détacher et mériter d’être partagées immédiatement avec les D&IM:
La première conclusion vient de l’ensemble des présentations qui montrent que l’innovation est le moteur de l’action en rupture avec l’usage et que les chemins de l’innovation sont extrêmement diverses avec des constantes telles qu’un objectif, un esprit fédérateur communautaire, une écoute des acteurs utilisateurs et une approche technologique qui ne néglige pas les aspects économiques.
La seconde conclusion vient de Jacques Perrin, réalisateur du film OCEANS et d’autres comme Micro-Cosmos ou les Oiseaux migrateurs, qui nous dit: “Pour comprendre les poissons, il faut être au milieu des poissons” et qui explique comment une torpille ‘humaine’ a dû être imaginée et réalisée avec la Marine Nationale pour filmer au cœur des bancs de poissons comme cela n’avait jamais été fait depuis l’avènement de l’humanité.

Le caractère universel de ces conclusions permet aux D&IM de fonder la conduite de leurs missions sur les fondations de l’innovation dont leur quotidien devra s’inspirer pour convaincre au changement les directions opérationnelles et plus globalement leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Managed Document Services

image Ricoh et IDC ont publié un livre blanc sur les enjeux et le potentiel des ‘Managed Print Services’ sur le marché européen: ‘Une gestion documentaire réussie au sein d’un nouveau paradigme de l’information’.

Rappelons que selon IDC, les MPS sont un « accord contractuel entre un utilisateur et un prestataire de services qui consiste à déléguer la responsabilité de la gestion de l’infrastructure et des applications d’impression et d’imagerie moyennant des frais de gestion négociés et selon un ensemble de niveaux de service prédéfinis ».

L’étude confirme que les collaborateurs d’une entreprises passent en moyenne 7,4 heures par semaine à rechercher des informations sans les trouver…
Elle indique aussi que le marché des MPS en Europe de l’Ouest devrait connaître un taux croissance annuel moyen de 10,1% au cours des cinq prochaines années et passer de 2,7 milliards de dollars en 2009 à 40,1 milliards de dollars en 2014.

MDSA l’occasion de cette étude, Ricoh annonce qu’au-delà de la pratique de MPS qui résulte d’une méthodologie rigoureuse et de forts potentiels humains et technologiques, elle élargit son champ d’intervention par son approche ‘Managed Document Services’. Cette dernière est fondée notamment sur une offre ‘Outservicing’ et ainsi, économies, infrastructure verte et flexibilité sont des caractéristiques étendues aux bénéfices des entreprises.

MPS, et plus particulièrement MDS qui prend en compte les processus documentaires et leurs impacts métiers, concernent le D&IM au premier chef. Facteurs d’économie, de productivité, d’optimisation des processus documentaires, de conduite du changement, d’innovation technologique,… MDS contribue par son approche multi-dimensionnelle à l’accroissement de la maîtrise des flux et processus documentaires, recherchés dans les différentes missions du D&IM, pour laisser l’entreprise se concentrer à nouveau sur son cœur de métier.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh