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Optimisation des processus métiers

image Alors que les entreprises sont à la recherche d’optimisations de toutes natures pour réduire leur coûts opérationnels, les processus métiers occupent une place prépondérante dans leur préoccupations.

L’enquête 2013 du CXP sur les usages et les pratiques des entre prises françaises et notamment sur la gestion des processus métier en France, révèle que 81% des personnes interrogées considèrent importante ou stratégique, l’amélioration des processus métiers. D’ailleurs 81% on déjà engagé une démarche d’amélioration.

Si le déclencheur principale de l’optimisation des processus métier est la refonte du Système d’Information, la démarche engagée vise d’abord l’amélioration de  la satisfaction client et ensuite seulement, la productivité de l’entreprise et la réduction des coûts.

L’étude met aussi en évidence que les activités concernées par la démarche processus sont d’abord, la Documentation, la modélisation et la cartographie des processus (85% des répondants) avant l’analyse et l’optimisation des processus.
On y apprend aussi, parmi d’autres informations, que les processus cœur de métier puis les processus support sont considérés en premier lieu.

En lisant l’étude du CXP, les D&IM pourront enfin se faire une idée des sponsors et des principales fonctionnalités des outils mis en œuvre dans la démarche processus.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Gagner la guerre au papier

image Avec un titre tel que: ‘Gagner la guerre au papier’, le nouveau livre blanc de l’AIIM est provocateur. Pour autant, on ne peut dire que les auteurs ont tort car il y a maintenant 20 ans que l’on évoque le bureau sans papier alors qu’il est encore partout (même sur mon bureau… sic).

Quelques chiffres et commentaires de cette étude:
– Seules 41% des organisations voient leurs flux papier baisser;
– Les 2/3 de ceux qui ont dématérialisé, observent un ROI de 18 mois;
– Seuls 10%, numérisent le courrier à l’arrivée pour distribution numérique;
– Les petites entreprises et les grandes ont le même dynamisme dans leur volonté de réduire le papier même si les grandes ont des politiques mieux définies;
– La difficulté de recherche dans les document reste la principale motivation au passage du papier au numérique;
– La numérisation reste appliquée à des documents parfaitement identifiés;
– La numérisation des documents est le plus souvent externalisée;
– Dans la majeure partie des cas, le passage au document numérique a été particulièrement apprécié des organisations;
– La conduite du changement reste un facteur essentiel de succès dans les projets de dématérialisation;
– La sécurité des moyens très hétérogènes, de numérisation, est prioritairement observée par les organisations;
– …

D&IM, vous trouverez dans ce dossier de l’AIIM de nombreuses informations relatives à la conduite de projets de dématérialisation des documents et processus. Si 20% d’accroissement de productivité est la garantie minimum à attendre de tel projets, il n’est pas pour autant indispensable de répondre à de nombreuses questions, comme le fait cette étude, pour Gagner la guerre au papier.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

La gouvernance de l’information, un nouveau facteur de compétitivité

Un article de 01 Business & Technologies du 08/11/2012

AVIS D’EXPERT
imageJean-Pierre Blanger, vice-président de la Fédération internationale des Documents & Information Managers:

imageLa gouvernance documentaire a des conséquences importantes sur les entreprises . Un livre blanc , réalisé par IDC pour Ricoh en septembre dernier, quantifie les enjeux. Selon ses conclusions, l’optimisation des processus métier documentaires peut améliorer le chiffre d’affaires de 10% en moyenne. Elle permet aussi de raccourcir le cycle de mise sur le marché de produits.

Les processus documentaires ne doivent plus être seulement vus comme administratifs et internes. Car ils concernent également la relation client. Une meilleure gestion offre donc des possibilités de croissance”.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Nouveaux usages de la veille

image L’association gfii publie un nouveau livre blanc qui s’intéresse plus particulièrement à 5 pratiques en émergence qui contribuent à de nouveaux usages de la veille:
– La veille en temps réel,
– La veille sur les réseaux sociaux,
– La veille multimédia avec son information multiforme,
– La veille multilingue,
– Cartographie et représentation visuelle de l’information dans le processus de veille.

image En introduction, le livre blanc met en évidence 8 tendances que le gfii interprète comme autant de ruptures:
– Les Big Data et l’ouverture des jeux de données,
– L’interconnexion des données au service de la production de connaissances nouvelles,
– Le pilotage par le visuel,
– L’intégration dans le système d’information ou dans le Cloud ?
– La reconfiguration du marché et des acteurs,
– L’impact organisationnel
– La question: Une mesure du ROI est-elle possible ?

Les D&IM trouveront de nombreux avantage à prendre connaissance de ce livre blanc pour mesurer l’impact des technologies nouvelles sur les activités de veille.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Chief Document Officer

Alors que depuis plusieurs années en France, nous pensons qu’il est important de mettre en fonction au sein de chaque organisation un D&IM (Document & Information Manager), d’autres aux USA prônent la mise en place d’un CDO (Chief Document Officer); lire: Does your Company have a Chief Document Officer?

Si les uns et les autres aboutissent à la même conclusion, c’est parce qu’ils identifient les mêmes besoins et les mêmes exigences économiques au niveau des entreprises .
Le hasard veut que ceux qui décrivent la nécessité d’un CDO sont employés par la société Ricoh comme je le suis moi-même en France. Pour autant, nous n’avons pas jusqu’à ce jour partagé les travaux du groupe D&IM français. S’il est vrai que nous sommes tous au niveau mondial engagé dans la maîtrise des service: MDS (Managed Document Services) la démarche de réflexion du CDO et du D&IM a été conduite de façon tout à fait indépendante.

Documestre au Canada… Chief Document Officer aux USA… D&IM en France… Le nom n’a que peu d’importance quand la fonction est exercée.

Il est très appréciable de mesurer que l’on n’est pas seul à penser avoir raison de défendre la fonction D&IM pour l’amélioration de la compétitivité des organisations. Le groupe de travail D&IM qui a défini le profil de cette fonction vous engage à vous y intéresser au plus vite et à créer le poste de D&IM dans votre entreprise… avant que vos concurrents ne le fassent  :o))

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

ECM à ne pas confondre avec ECM…

Tout D&IM connaît la signification de l’acronyme ECM: Enterprise Content Management; en français, GEIDE: Gestion Electronique d’Information et Document pour l’Entreprise.

Pourtant l’acronyme ECM prend une autre signification qui n’est pas pour déplaire aux D&IM: Enterprise Cost Management.
Le grand cabinet d’audit et de consulting Deloitte défend cette définition par une approche visant la réduction des coûts dans différentes directions:
image . Modélisation financière
. Centres de Services partagés
. Gestion des actifs
. Gestion des dépenses
. Frais d’exploitation
. Coût de l’information
Le cabinet LowendalMasaï fait de même en inscrivant l’ECM, dans une démarche d’accompagnement durable et responsable des directions générales. Il défend qu’une meilleur gestion des coûts permet à l’entreprise d’innover davantage, des se développer sur ses marchés et de préserver son capital humain.

image D’ailleurs, l’étude auprès de 212 Directeur Administratif et Financier en septembre 2010 de l’association Syncost (Syndicat professionnel des conseils opérationnels en optimisation des coûts) démontrent bien cette orientation. Les répondants à l’étude déclare:
– 93% considèrent que l’optimisation des coûts a une incidence sur la rentabilité;
–  80% considèrent que les économies réalisées sont durables;
– 63% considèrent un impact sur la création et le maintien des emplois;
– 86% considèrent que la démarche d’optimisation des coûts fait partie des bonnes pratiques au quotidien;
– 82% sont favorables à une rémunération au résultant sur le conseil qui est la pratique dans 80% des cas;

Le D&IM trouvera dans l’approche ECM (au sens de Cost), matière à se faire un allié de son Directeur Administratif et Financier car chacun partage la même valeur de réduction et maîtrise des coûts.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh