Archives de Tag: Télétravail

Etes-vous un Collaborateur 2.0 ?

imageVoilà une question extrêmement intéressante pour les D&IM. Cette question posée par AASTRA, un spécialiste mondial de la téléphonie IP, est en fait prétexte à une analyse détaillée de l’usage des outils du Web 2.0 et des nouvelles pratiques et changement à mettre en œuvre pour transformer une entreprise en entreprise 2.0.

L’étude permet de se faire une idée sur la réalité de l’utilisation des outils 2.0 (Blog, Chat, Communications unifiées, Facebook, LinkedIn, RSS, ToIP, Twitter, Wiki, Youtube…) et leur mise en œuvre au sein des organisations.  Elle cherche ensuite le prescripteur de chaque technologie 2.0 puis, analyse les facteurs de motivation. Elle se termine par la mise en évidence des freins tant réels (interdits dans l’entreprise) que perçus par les utilisateurs (intérêt à l’usage de tel ou tel outil).
C’est la première étude qui permet de comprendre les comportements des entreprises et des utilisateurs face aux outils 2.0. Gageons que les D&IM en feront le meilleur usage dans leur mission de Gouvernance D&I.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Papier électronique

Il va falloir très prochainement que les D&IM se préoccupent d’un nouveau média, l’affichage sur papier électronique.
Si on en juge par le succès de l’iPad d’Apple et sa percée en entreprise, il est certain que le papier électronique va décupler les possibilités d’affichage mobile au sein des entreprises.
LG Papier ElecEn effet, LG a annonce que le mois prochain elle sera en situation de produire pour le marché européen, des EDP (Electronic Paper Display) 15 cm pour l’affichage noir et blanc en 1024 x 768 pixels.
Basé sur la technologie e-ink, l’afficheur flexible de 0,7 mm est fin, léger, pour un poids de 14 grammes, inclinable à 40° et ne nécessite pas d’alimentation une fois rafraîchi.
Ce type d’affichage se généralisera dans la décennie et l’on peut penser qu’ils faciliteront grandement les activités de consultation mobile, de gestion des documents d’activité (Records Management) et DLM au sein des organisations. 
Les D&IM trouveront ainsi dans le papier électronique un nouvel allié technologique pour que les entreprises répondent à leurs exigences métiers.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Vous avez dit BYOT ?

business_man_with_laptop_-_ Le monde de l’entreprise nous apporte un nouvel acronyme
BYOT : B
ring Your Own Technology (Tools)

que l’éminent Louis Naugès propose de traduire par
AVOP : Apportez Vos Outils Personnels.

Devant les difficultés de conservation des données et des matériels informatiques confiés au personnel, l’AVOP consiste à doter chaque collaborateur d’une allocation de l’ordre de 50€/mois (=1.800€ sur 3 ans à comparer à l’investissement-entreprise de l’ordre de 3 à 4.000€) pour qu’il acquière le matériel qui convient le mieux à sa fonction.

Selon Unisys , 32% des I-Workers interrogés sont OK pour financer totalement leur matériel, 21% acceptent de prendre la moitié des frais et autant acceptent de financer le 1/3 de la dépense.

Le D&IM aura tôt fait de rapprocher la stratégie BYOT-AVOP de celle des voitures dont on sait que, personnelles, elles sont incomparablement mieux entretenues que lorsque les véhicules de fonction, lesquels restent sur les bras de l’entreprise lorsque le collaborateur la quitte. Faites les comptes…

GSM, androïde, PC, Mac, Tablette, Ipad, SaaS, l’accès partout n’importe quand est au choix du collaborateur qui peut l’utiliser indifféremment à des fins personnelles et professionnelles. Dans la rubrique avantages-inconvénients, le D&IM dressera une liste des + et des – en tenant compte des facteurs sécurité, de droit d’usage des informations en matières de stockage et de partage, de la souplesse des horaires pour aller dans le sens du nomadisme et du travail tantôt à domicile, tantôt connecté aux SI des partenaires, etc.

Une organisation associant la confiance et la sécurité, le matériel professionnel et des outils personnels est-elle moins onéreuse et plus vertueuse pour l’entreprise ?
Oui, j’en suis convaincu pour peu que la fonction D&IM soit pleinement reconnue, respecter et active ; ce qui rejoint les 12 recommandations d’Unisys: Surveiller les employés, gérer le droit d’usage des informations en indiquant ce qui peut sortir et ce qui ne doit pas sortir, comprendre et gérer les rôles des utilisateurs, inventorier les technologies courantes, prévoir les besoins de maintenance, proposer un portail d’accès unique, intégrer la fonction e-commerce pour le règlement de certains services et produits, instituer une politique de droit d’usage des matériels et une autre pour les D&I, ainsi que des moyens de leur gestion ; mettre en place un système de consentement interindividuel,  lancer une opération pilote, simplifier et rendre le programme facile à utiliser.

Autoproclamé « Leader mondial des technologies d’information, Unisys » oublie un point crucial qui n’échappe pas à un D&IM habitué à prendre de la hauteur de vue : l’ensemble du dispositif doit être juridiquement opposable et non-répudiable par les utilisateurs. C’est l’objet du DLM dont nous parlons souvent dans les colonnes de ce blog.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B

Livre Vert : le télétravail au service du développement Durable

Le 20 janvier 2010, Syntec informatique a publié son deuxième volume du Livre Vert Green IT qui donne suite au premier volume: Dématérialisation, levier de développement durable. Ce second volume: Le télétravail au service du développement durable, est consacré au télétravail et démontre comment l’informatique « verte » s’inscrit dans une logique de développement durable pour l’environnement, l’entreprise et le salarié.

Dans le premier livre vert, le D&IM trouve de nombreuses pistes pour la dématérialisation des documents et des processus. Dans le second livre, plusieurs aspects du télétravail sont au centre des préoccupations du D&IM.
Citons notamment:
3.2. Réduction des flux papier
Le fait de pouvoir accéder à son environnement de travail et à ses applications métier en situation de mobilité d’échanger en temps réel des informations numérisées, stockées et partagées entre les différents services et ainsi de réaliser des économies de papier.
La mise en place d’une solution d’accès à distance pour l’équipe d’une société de 160 collaborateurs, 10 sites, implantée dans 6 pays et représentée par 25 distributeurs dans le monde a permis, dès la première année d’utilisation, une économie de papier estimée à plus de 50 000 pages.
….
4.1. La sécurité et ses contraintes : gérer des risques et établir la confiance

La mise en place de nouveaux environnements et de nouvelles pratiques de travail n’est pas un but en soi. C’est souvent une conséquence de décisions stratégiques et de facteurs plus opérationnels, liés au contexte. L’humain n’est jamais absent, il est presque toujours prépondérant. Que l’entreprise ou l’administration souhaite créer de la valeur, réduire les coûts, améliorer son image ou promouvoir une culture de la performance durable, cela implique des choix qui peuvent entrer en résonance – ou en dissonance – avec le renouvellement des façons de travailler.
L’étude préalable de l’adaptation de l’organisation du travail, grâce à des technologies numériques, peut conduire à identifier des risques humains, juridiques, opérationnels ou sur les systèmes d’information. Ces risques peuvent être réduits par la mise en place de mesures appropriées. Pour autant, cela ne suffit pas à créer le climat de confiance indispensable aux nouvelles pratiques de travail.”

Dans ses fonctions, le D&IM s’intéresse particulièrement aux conditions d’optimisation et de circulation des flux Informations & Document en interne comme à l’extérieur de l’entreprise. Le télétravail est l’objet de nombreux avantages mais aussi de nombreux risques directement liés aux Document & Informations numériques. Le D&IM éclaire l’entreprise dans ses choix, au regard de son savoir-faire et du référentiel D&I dont il a la charge.

Jean-Pierre BLANGER pour le D&IM