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Vous avez dit Document & Information Manager ?

Alors que la France se dote, en la personne d’Henri Verdier, d’un administrateur général des données, il est temps de faire un point sur les fonctions qui se mélangent dans les esprits des professionnels.

Alors, mettons un peu d’ordre (alphabétique) dans notre compréhension de ces nouveaux (et anciens) titres professionnels:
BIM: Business Information Manager
Le BIM maîtrise les outils informatiques qui permettent de capturer et traiter l’information d’activité. Il sait déterminer les tendances et ses analyses permettent d’atteindre les objectifs de business.
BIM: Business Intelligence Manager
Le BIM coordonne l’acquisition de ressources externes, les budgets et la gestion financière en travaillant avec les autres managers pour conduire l’activité de l’organisation.
CCO: Chief Customer Officer
Le CCO est en charge de la gestion de la relation client de l’organisation pour en déployer une vision unique auprès des directions de l’entreprise: Vente, Marketing, Finance, Call center,… 
CCO: Chief Consumer Officer
Le CCO est en charge de la ‘Voix des Clients’. Il est responsable de la compréhension des avis et retours d’expérience formulés par les clients et notamment sur les médias sociaux. Il influence les directions de l’organisation pour améliorer la satisfaction client.
CCO: Chief Content Officer
Le CCO a la responsabilité des toutes les initiatives marketing tant internes qu’externes, par tous les moyens et supports, pour conduire les ventes, l’engagement client, la fidélisation des clients, la génération de prospects et l’animation de la relation client.
CDO : Chief Data Officer
Le CDO est en charge des données de l’organisation tant dans leurs usages que dans leur sécurité. Il s’assurent des sources de données et de leurs régularité et complétude, il valide leur qualité et qualifie leur capacité à l’analyse pour étayer les décisions de l’organisation.
CDO: Chief Digital Officer
Les CDO est le levier d’extension des activités traditionnelles vers les activités numériques exploitant les médias sociaux, l’eMarketing, l’eCommerce, la mobilité,… et l’ensemble des technologies numériques.
CMO: Chief Marketing Officer
Le CMO est le directeur marketing.
CMO: Content Management Officer
Le CMO est en charge des processus et technologies qui collectent, gèrent et publient l’information sous toutes ses formes et sur tous les supports.
EIM: Enterprise Information Manager
L’EIM est en charge de l’ensemble des moyens de gestion des informations et documents dans l’organisation.
CDAO: Chief Data and Analytics Officer
Le CDAO est un acteur du Big Data en charge de l’analyse des données pour d’une part, assurer l’efficacité des processus de l’organisation et, d’autre part, en tirer parfois des enseignements pour l’avenir.
CDS: Chief Data Scientist
Le CDS est l’expert en traitement de masses de données (Big Data).
DIM: Directeur de l’Information Médicale
La DIM est en charge de l’automatisation des traitements des données médicales nominatives. Il s’assure des conditions de collecte et agrégation des données médicales selon des processus parfaitement formalisés et respectueux des obligations légales au respect des patients.
D&IM: Document & Information Manager
Le D&IM, membre de la gouvernance de l’organisation, est un professionnel de la conduite du changement qui œuvre à l’urbanisation du système D&I : identification, nature, technique, métier, normalisation, réglementation, juridique, usages, cycle de vie, sécurité et confiance entre les utilisateurs.
En relation avec les fonctions DOI, DSI, DQ, DJ, DAF, RM, RSSI,… et métiers, le D&IM définit la politique et la stratégie documents et informations (D&I). Il est le référent et le garant de leur application. Il anime et éduque les collaborateurs pour mettre en conformité les directions avec cette politique D&I.
DPO: Data Protection Officer
Le DPO est en charge de la protection des données personnelles au regard de la loi. Le DPO est le plus souvent une fonction assumée par un poste existant dans l’entreprise, comme le CIL: Correspondant Informatique et Liberté.
RM: Records Manager
Le RM est en charge des documents d’activité de l’organisation, de leur création à leur éventuelle destruction finale. Il garantit accès et conservation des documents numériques et papier au regard des obligations légales et de l’efficacité de l’organisation. Il s’appuie les normes de gestion des documents d’activité dans l’accomplissement de sa mission.

D’autres fonctions, que l’on voit apparaître dans les entreprises, auraient pu être mentionnées dans cette première liste: Architecte de l’information, Archiviste cloud, Chef de projet open data, Community Manager, Cyberdocumentaliste, ​Document controller, Knowledge manager, Manager e-réputation, Social media manager, Visualisateur de l’information,…

A l’heure du numérique, le D&IM est appelée à coordonner l’ensemble de nouveaux métiers émergeants en relation avec les métiers des organisations pour les accompagner dans leurs transformations et leurs nouvelles responsabilités.


Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM – Administrateur Xplor
Directeur des Offres de Services Ricoh

Google Glass pour les D&IM

J’ai essayé les Google Glass. Une expérience surprenante.

image Je porte des lunettes et j’ai donc porté deux paires de lunette en même temps.Les Google Glass ne sont pas lourdes même si on ne risque pas de les oublier après quelques heures. L’écran situé un peu en hauteur est parfaitement lisible et amusant. Il est clair qu’au début on préfère rester immobile car l’attention est clairement attirée par l’affichage. Mais, après quelques minutes les Google Glass deviennent rapidement un outil.

Après avoir pris quelques photos, d’excellente qualité d’ailleurs, et après avoir effectué quelques recherches de définition, de restaurant ou de localisation, on a envie d’aller vivre de nouvelles aventures:
– Surprendre ses interlocuteurs avec une paire de lunettes peu commune,
– Montrer combien il est facile d’en savoir plus et surtout plus vite, sur tel ou tel sujet de conversation en posant une simple question aux Google Glass,
– Ecouter un texte ou de la musique sans écouteur dans les oreilles (même si la qualité sonore est correcte sans plus),
– Se promener et se laisser guider sur le chemin,
-…
Très vite on comprend que les lunettes constituent un outil d’intelligence artificielle qui étend les capacités du cerveau par une interface d’accès à internet d’un usage incroyablement intuitif.

Ensuite, on se met rapidement à rêver à de nombreuses applications et notamment pour les D&IM:
– L’affichage de références bibliographiques sur simple demande,
– L’affichage d’un plan de classement de documents alors que l’on a le document en main,
– La recherche de textes et documents similaires en toute simplicité,
– L’accès à la liste de documents associés,
– L”affichage d’alerte,
– La capture d’information en cours de lecture,
– Le classement et l’association de mots clés à la volée,
– …
ainsi que toutes les applications auxquelles vous même vous pensez à l’instant.

Dans quelques années, tout pousse à croire que nous ne pourrons pas nous passer des Google Glass ou de leurs équivalentes. Les D&IM doivent donc s’y intéresser car 2014, sera une nouvelle année clé dans l’évolution des technologies numériques au service de leur métier.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Big data

Un guide enfin disponible sur le Big data !
image
I
l fait le point sans concession, sur les  définitions, les usages, le marché,les technologies et mentionne des exemples réussis d’exploitation du Big Data.
Il va au-delà en présentant les métiers et les acteurs du secteur en nous offrant un passage par l’Open Data et la responsabilité des pouvoirs publics.
Enfin, il se termine par la présentation une à une des sociétés agissant dans le domaine du Big Data avec pas moins d’une trentaine de fiches entreprises.

Ce guide doit impérativement rejoindre la bibliothèque numérique des D&IM.

Un point mérite cependant un petit commentaire de notre point de vue, car la fonction de CDO (Chief Data Officer) est présentée comme une fonction de direction disons… à tort. Le rêve d’une entreprise conduite par les données conduit à ce raccourci regrettable. Nous pensons au contraire que le CDO doit être rattaché au D&IM dont la responsabilité est beaucoup plus large. Pour autant, ne rechignons pas mieux vaut un CDO qui deviendra D&IM que ni l’un, ni l’autre comme c’est encore trop souvent la cas dans les organisations. Cela étant dit, il faut reconnaître la qualité du travail réalisé pour la constitution de ce guide.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

DOCUMATION 2013

 Les 20 et 21 mars s’est tenu la 19ème édition du Salon Documation où les membres de la fiD&IM ont animé la conférence plénière du mercredi 21.
imageL’activité du salon a semblé satisfaisante mais le climat des investissements est assez morose; les entreprises clientes semblent un peu tétanisées par la stagnation économique qui dure et semblent avoir du mal à faire avancer leurs organisations.
Beaucoup de restructurations ont été menées où les équipes qui restent sont « minces ». Or, mener un projet documentaire nécessite connaissances techniques (que l’ont peut assez facilement externaliser) et connaissances métier et de l’organisation (qui sont internes donc rares par le nombre et par la qualité car il faut une bonne vue d’ensemble des processus). Tout ceci nous inquiète quant à la pérennité économique d’un secteur (multiplicité des acteurs, lenteur des décisions, faible volume des projets, etc..) qui devrait pourtant être clé dans le retour de la France vers une compétitivité retrouvée.

L’offre technologique reste riche et cela donnait un caractère un peu hétérogène à notre table ronde. On y abordait la mobilité, la connectivité permanente, les réseaux sociaux internes et externes. Trait français, l’organisation , sur la demande de ses analyses du visitorat, nous avait demandé de traiter plutôt sous l’angle des inquiétudes (sécurité, confidentialité) et moins des bénéfices à en attendre (productivité, coûts et agilité).

Nous avons eu le plaisir d’animer une session avec des intervenants utilisateurs ou ayant une vue concrète du métier et qui ont donné de façon explicite les clés du succès de tels projets:

  • Un sponsoring actif au niveau de la DG qui doit montrer l’exemple en utilisant les outils;
  • Une intégration dans les processus métiers qui apporte aux utilisateurs du concret (les tâches existantes doivent êtres rendues plus simples, plus faciles, plus rapides, etc…..);
  • Absence d’effet d’annonce vague;
  • Accompagnement important;
  • Refus des outils « en plus » et sans utilité métier concrète qui sont abandonnés rapidement.

Les débats ont ensuite mis en évidence l’évolutions des technologies du numérique au service de l’entreprise et finalement relativisé l’évolution des comportements que les D&IM doivent accompagner inévitablement.

Jean Louis de La Salle
Président fi-D&IM
Président, AUREA Performance SAS

D&IM et compétitivité

image Laurence Parisot, Clara Gaymar et Jacques Attali  sont intervenus au SOMMET PME-ETI*  qu’organisait la semaine dernière, le Groupe GE.

*  ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire). http://www.sommetpme-eti.fr/paris/about 

Je me propose de vous livrer, brutes, quelques-unes de mes notes orientées D&IM.

Culture générale
Les ETI pèsent 1/3 de l’économie française tandis qu’elle ne représentent qu’ 1,7% du nombre  des entreprises.
70% de celles qui sont des ETM, sont en croissance sur la base de 6 facteurs:
          1/ La qualité de l’équipe dirigeante (69%)
          2/ L’orientation-client (139%)
          3/ L’investissement dans des opportunités de croissance (135%)
          4/ les processus de croissance (136%)
          5/ Le développement à l’international  (65%)
          6/ La stratégies d’innovation (129%)

« On peut être mondial sans être une grande entreprise », déclare Clara Gaymar, présidente de GE-France qui finance de très  nombreuses entreprises.

Nous abordons la 3ème révolution industrielle
Pour réussir, il faut :
          Gérer la transition énergétique en intégrant la dimension du « durable » (donc de la couleur verte);
          Améliorer les technologies de l’information en rendant les réseaux plus intelligents;
          Augmenter l’ubiquité des systèmes d’information en ne confondant pas « informatique » et « utilisateur ».

L’économie du secteur quaternaire que nous découvrons doit :

          Préférer la logique du partage à celles

o    de la demande (et de la réponse à la demande)

o   De l’achat de produits

          Privilégier le paiement à l’usure et à la valeur d’usage

dans une logique de révolution copernicienne.

image Le profit doit découler de la relation et du service rendu à un client et d’économie du partage, quelle que soit la solution matérielle ou intellectuelle concernée.

 

Madame GAYMAR nous apostrophe sur les questions de la confiance et de la défiance en indiquant qu’il est urgent de commencer par l’un ou par l’autre !

Les grandes organisations se reconfigurent par rapport aux pays émergeants et aux technologies émergeantes, en grande partie grâce aux organismes financiers qui acceptent de les financer pour ce faire.

Je m’étonne et je regrette pour ma part, que la notion d’ « organisation émergeante » ne soit toujours pas prise en considération par ces mêmes financiers. Car nous le savons tous, ce n’est pas le pinceau qui fait le peintre. Les écoles ne peuvent former qu’à ce qui peut être enseigné et donc déjà connu et éprouvé. Ainsi n’est-il laissé aucune place à la créativité dont émane la reconfiguration entrepreneuriale. Prises à la gorge par les chiffres financiers, les gouvernances n’ont pas le temps de prendre de la hauteur de vue et nous l’avons dit : la solution à notre actualité mondiale n’est pas dans ce qui est enseigné mais bien dans la remise en cause des organisations existantes à la lumière de ce que les nouvelles technologies vont faire de l’activité de l’entreprise, de chacune de nos entreprises. Une thèse  très semblable a  été défendue par M. J.F. Phelizon, Directeur Général Adjoint de Saint-Gobain, dans une autre conférence qu’organisait l’Académie de l’Intelligence Economique, mardi dernier à l’Ecole Polytechnique.

 

image De l’intervention de la Présidente du MEDEF, j’écarte les questions d’actualité politique qui seraient ici hors sujet, Madame Parisot regrette l’inculture de nos dirigeants, politiques et en entreprise, entre la macro et la micro  économie. Cela ne s’apprend donc pas non plus à l’université ?

 

J’en viens au propos de Jacques Attali.

Parlant de croissance, M. Attali pose la triple question : Où ? Qui ? Quelle gouvernance ?

Prêchant pour une Fédération de l’Europe qui permettrait une meilleure personnalisation à tous les étages, M. Attali place le coaching de la gouvernance au sommet des priorités. Nos lecteurs auront compris comme je partage ce point de vue puisque seul le coaching permet de faire émaner de la gouvernance les germes qu’elle porte dans son sein. La gouvernance doit émaner d’elle-même à la lumière d’un coaching externe lui permettant, sans risque hiérarchique ni dogmatique, de se projeter dans le futur de l’entreprise et de son marché.

Refonder notre industrie telle qu’elle a été vécue hier, n’est en aucun cas la recommandation de M. Attali. L’avenir de la France est selon lui, dans une industrialisation de ses services. Et là, le D&IM joue incontournablement un rôle clé !

 

Et si nous nous comptions, histoire de voir si nous avons du temps devant  nous ?

 

Philippe Blot-Lefevre
Risk Manager de l’Information

Les Français et la dématérialisation

image L’IFOP et Generix Group ont décidé d’en savoir plus sur les pratiques de dématérialisation des français. Ils ont interrogé 1004 personnes âgées de plus de 18 ans représentatives des français sur leurs perceptions et pratiques relatives à la dématérialisation de documents personnels et professionnels.

Les résultats de cette enquête sont porteurs d’informations très utiles à tout D&IM:
– 65% estiment qu’il y a trop de papier dans leur vie quotidienne;
– 93% consultent leur compte bancaire sur internet;
– 47% payent contraventions, factures d’électricité, eau, gaz, sur internet;
– 60% et plus sont prêts à recevoir leurs factures sur internet (Téléphone, Electricité, eau, gaz, Appels de charges);
– 65% craignent de perdre les documents administratifs en ligne;
– 60% et plus, trouvent essentiellement des avantages à la dématérialisation;

En entreprise, les résultats sont tout aussi intéressants:
– 55% considèrent qu’il y a assez, voire trop, de recours à la dématérialisation;
– 60% et plus de documents restent sur support papier;
– 87% considèrent la dématérialisation comme un gain d’argent pour l’entreprise;
– 81% considèrent la dématérialisation comme un gain de temps pour l’entreprise;
– 86% des emails sont lus à l’écran et ne sont pas imprimés;
– 15% des contrats sont lus à l’écran;
– 50% et plus de rapports, compte-rendus et emails sont archivés sous forme électronique.

Les D&IM conduiront l’analyse de l’étude accessible ici, document par document, pour identifier des pistes intéressantes et faire rapidement progresser la dématérialisation des documents dans leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

BYOD

Voilà un phénomène grandissant, que les entreprises ne pourront certainement pas éviter plus qu’elles n’ont évité l’Open Source ou qu’elles n’évitent le Cloud… Le BYOD: Bring Your Own Device.
imageL’Infographie d’Online College est édifiante.
Etudiants et professionnels achètent leur téléphone, leur tablette ou leur poste de travail portables et veulent l’utiliser sur leur lieu de travail avec des motivations différentes; au moins aussi différentes que les motivations des propriétaires des lieux. …Selon Médiamétrie, en juin 2012, pas moins de 20,1 millions d’internautes se sont connectés à l’internet mobile…
Certains y voient une économie lorsque les utilisateurs investissent dans leur équipement. D’autres y voient,  un coût d’administration et un risque de sécurité supplémentaires. D’autres encore y voient une capacité à travailler mieux dans leur environnement de travail personnalisé. Tous aimeraient pouvoir n’en faire qu’à leur tête mais devront pourtant s’entendre pour travailler ensemble.
La tendance BYOD est à prendre très au sérieux par les D&IM qui ne peuvent se contenter de laisser les RSSI (Responsable Sécurité du Système d’Information) purement et simplement interdire le Byod pour des raisons de sécurité ou les DAF (Directeur Administratif & Financier) autoriser le Byod pour des raisons de pure économies. La politique documentaires des Documents & Informations (D&I) accessibles et traités sur les ordinateurs personnels des utilisateurs doit être repensée plus que jamais et notamment:
– Les moyens d’accès sont-ils mis à disposition et gérés par qui ?
– Les moyens d’authentification et de chiffrages sont-il mis en place ?
– Des moyens de contrôle du poste de travail connecté sont-ils mis en œuvre ?
– Les moyens de travail sont-ils parfaitement identifiés et isolés ?
– Une charte BYOD est-elle établie avec les usagers ?
– La charte met-elle bien en évidence, la fin de la relation ?
– …
La mobilité a déjà permis de répondre à de nombreuses questions relatives au D&I: Qui, quoi, quand, comment et pour quoi ?
L’approche BYOD étend les questions et peut ainsi s’avérer une très bonne opportunité pour les organisations qui voudront répondre positivement à cette nouvelle habitude de travail.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh