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Clickable Paper: l’information dans les documents

A la Drupa, Ricoh va certainement créer l’événement avec la démonstration de sa technologie nouvelle  »Clickable Paper”.
image Imaginez un peu qu’avec votre iPhone, vous photographiez une vue d’un article ou d’une photo dans un journal et qu’en retour votre iPhone vous propose des liens vers des informations complémentaires… C’est exactement ce que vous propose cette nouvelle application sans que le moindre code barre ne soit présent ou que le fond ou la forme de l’article ou de la photo n’aient été changés.
Je vous propose de découvrir ce nouvel usage grâce à une vidéo du ‘Clickable Paper’ réalisée par les laboratoires de recherche de Ricoh:

Regardez maintenant comment ces zones ‘clickables’ sont créées sur les documents:

Pour en découvrir plus, rendez-vous sur le stand Ricoh de la Drupa car vous vous posez déjà beaucoup de questions, n’est-ce pas ? 
Ricoh Production Print Solutions vous présentera cette nouvelle technologie qui a le potentiel pour changer la vie des de nos D&I… et celle des D&IM par la même occasion.

En tant que D&IM, nous voilà face à un nouveau challenge car comment identifier, contrôler, classer, archiver…  une information ‘invisible’ a priori ?
Vos idées sont les bienvenus en commentaires à cette brève introduction.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

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La lettre recommandée dématérialisée, enfin !

image Si on pouvait envoyer une lettre recommandée en ligne depuis Mai 2004, il aura fallu attendre Mai 2012, pour que celle-ci ne soit plus nécessairement imprimée pour être remise à son destinataire tout en conservant sa valeur légale.
Avant de bénéficier de ce nouveau service de LA POSTE, il vous faudra crée uneimageCette opération vous conduira à vous identifier pour provoquer la venue de votre facteur qui vous identifiera afin de garantir l’authentification forte nécessaire à vos prochains envois et réception de lettres recommandées. La conformité au décret de février 2011 relatif à la Lettre Recommandée est ainsi assurée.
Vous devrez ensuite procéder à une inscription sur le site de la

image

Les inscriptions sont fastidieuses mais l’enjeu est d’intérêt même si vous risquez comme moi d’être un peu étonné, pour ne pas dire plus, de constater que la lettre numérique est au même prix que la lettre papier… On s’attendait à mieux…
Pourtant après quelques secondes, on pense aux investissements à couvrir pour ce nouveau service et surtout, on s’interroge sur l’avenir de notre facteur préféré. Et si son emploi était en cause à terme ?  On a pu observer les dégâts du numérique sur la presse papier. Qu’en sera-t-il de l’impact de la lettre recommandée entièrement numérique ?
On peut admettre dès lors que le prix reste inchangé d’autant que le prix n’est plus lié au poids et que l’on peut donc associer plusieurs pages et des photos à sa lettre recommandée sans payer de surcoût comme pour le papier. Gageons aussi que d’ici quelques temps, les prix chuteront pour faire face aux autres organisations qui proposent et proposeront une lettre recommandée dans des conditions identiques.

image Les D&IM tireront profit des avantages de la Lettre Recommandée numérique pour leur organisation en contactant le service client de La Poste pour une inscription personnalisée. On n’imagine pas que le succès ne soit au rendez-vous de ce nouveau service quand on sait combien le traitement des accusés de réception est pour nombre d’utilisateurs une tâche très fastidieuse. Rappelons aussi que le service est ouvert 24h/24 et 7 jours sur 7. Alors ceux qui, en urgence sont allés au cœur de Paris à la Poste du Louvre pour un pli contraint par le délai…Apprécieront.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Les usages de l’information en entreprise

image image L’ADBS et Veille Magazine se sont associés pour une enquête sur les usages informationnels dans les organisations. Les principaux résultats ne révèlent aucune surprises et mettent en évidence notamment:
– La veille (66%) est la principale activité juste avant la recherche ponctuelle d’information (65%).
– Le principal contexte de l’usage de l’information est la gestion de projet et/ou d’équipe suivie de près par la veille technologique. On note cependant que si l’on ajoute la veille technologique, la veille concurrentielle, la veille juridique et la veille d’image, on constate que l’usage de l’information en entreprise est ‘trustée’ par la Veille.
– Pour ce qui est des responsabilités des usages de l’information, l’enquête montre une fois encore l’incroyable dispersion des responsabilités de l’information dans les organisations. Là encore point de surprise mais une réelle nécessité pour l’entreprise de mettre en place la fonction D&IM dont nous prétendons qu’elle est stratégique pour l’entreprise depuis des mois.
Regardez vous-même l’étude ci-après:

et constater combien, il est nécessaire de fédérer les fonctions D&I dans les organisations, pour répondre aux difficultés de capitalisation et de gestions des D&I dans l’entreprise que 46% des interrogés réclament.
…46% seulement dira-t-on… car les 64% restant n’ont probablement pas encore conscience de l’importance de la fonction D&IM pour le bon fonctionnement de leur organisation !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

11 Gestions de projets: Web et Open Source

project_schedule Le travail de recensement réalisé par Philippe Scoffoni et publié sur son Blog est très complet et d’un intérêt certain pour les D&IM qui d’ores et déjà engagent des projets de transformation de leur organisation.

On peut découvrir les logiciels suivants:
– Gestionnaires de gestion de projets orientés informatiques:
               
Codendi, Collabtive, KForge, Redmine
– Gestionnaires d’anomalies
                Trac, Bugzilla
– Gestionnaires de gestion de projets généralistes
                ClockingIT, ProjectPier, Project HQ
– Gestionnaires de gestion de projets orientés Groupware
                eGroupware, FengOffice, dotProject, Simple Groupware & CMS
Bonnes évaluations

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Papier électronique

Il va falloir très prochainement que les D&IM se préoccupent d’un nouveau média, l’affichage sur papier électronique.
Si on en juge par le succès de l’iPad d’Apple et sa percée en entreprise, il est certain que le papier électronique va décupler les possibilités d’affichage mobile au sein des entreprises.
LG Papier ElecEn effet, LG a annonce que le mois prochain elle sera en situation de produire pour le marché européen, des EDP (Electronic Paper Display) 15 cm pour l’affichage noir et blanc en 1024 x 768 pixels.
Basé sur la technologie e-ink, l’afficheur flexible de 0,7 mm est fin, léger, pour un poids de 14 grammes, inclinable à 40° et ne nécessite pas d’alimentation une fois rafraîchi.
Ce type d’affichage se généralisera dans la décennie et l’on peut penser qu’ils faciliteront grandement les activités de consultation mobile, de gestion des documents d’activité (Records Management) et DLM au sein des organisations. 
Les D&IM trouveront ainsi dans le papier électronique un nouvel allié technologique pour que les entreprises répondent à leurs exigences métiers.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Droit d’Usage, Gouvernance et Maîtrise des risques

 Logo Documation bleu   dates

Jeudi 22 Mars de 9h30 à 11h00 Salle ‘Carrefour solution du MIS’, le D&IM ne doivent pas manquer la conférence ‘Droit d’usage, Gouvernance et Maîtrise des risques’. L’animation des interventions est conduite par Philippe Blot-Lefèvre avec un propos centré sur l’usage des D&I (Documents & Informations).

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Le besoin de contrôler l’usage des documents et informations partagés avec des tiers, a donné naissance à une nouvelle architecture techno-juridique de nature à protéger les actifs numériques : c’est le DLM.
Pourquoi et comment le DLM (Digital Legal Management)  permet-il, associé au Cloud Computing, de faire exploser la puissance informationnelle et décisionnelle du BI (Business Intelligence) et de l’Intelligence Economique ?
. Info et support sont des coûts de création (≠valeur)
. La valeur est dans l’usage
. L’usage est contextuel : le bon utilisateur au bon moment au bon endroit, etc.
. Les nouveaux objectifs de la sécurité : les outils existent sont sous-exploités (10%)
.Le patrimoine c’est aussi la valeur de demain… en contexte inconnu et critique.

logo-ricoh-rouge-Web2 Jean-Pierre Blanger – RICOH France

La dématérialisation de la facture permet plus que l’économie opérationnelle. L’analyse et la consolidation des données numérique est désormais une source d’informations stratégiques pour améliorer l’offre de l’entreprise et ses performances.

Cet objectif suppose une conformité réglementaire qu’apporte l’architecture techno-juridiques du DLM.

Cognitis José Rodriguez, COGNITIS

Le groupe Cognitis, 700 personnes, intervient sur toute la chaîne décisionnelle du MDM (Master Data management) et de la Qualité des données pour le Pilotage de la Performance.

Les agrégations de données (Big Data) sont de plus en plus nombreuses et gigantesques. L’architecture répartie du Cloud Computing est facilitée et par l’approche techno-juridique ad-hoc du DLM.

Orphea Arnaud Barbotin – ORPHEA

Premier éditeur et opérateur français du D.A.M. (Digital Asset Management) ORPHEA-Studio permet à ses clients L’OREAL, Groupe BEL comme le CREDIT FONCIER DE FRANCE, d’organiser, de commercialiser et contrôler l’usage par les tiers, de leur patrimoine multimédia (photos, vidéo, pdf, etc.).

Avec l’option DLM, l’entrave que représentaient certains points de sécurité pour les processus métiers, est désormais endiguée sans risques supplémentaires.

Hub2b

Philippe Blot-Lefevre – HUB2B DLM

12 ans d’expérience du DLM (Digital Legal Management) pour faciliter les échanges documentaires, augmenter la confiance et organiser la sécurité sans qu’elle entrave les processus métier

HOLOGRAM

INDUSTRIES

Marc Pic – HOLOGRAM

Les technologies de cyber investigation* d’HOLOGRAM portent l’objectif de non-répudiation du consentement des utilisateurs en matière d’usage d’actifs immatériels. *Traçabilité des contenus immatériels pour réconcilier confidentialité et pérennisation sur le long terme.

Gras Savoye Jean-Louis Santoni – GRAS & SAVOYE

L’atteinte au patrimoine immatériel « vaporisé » dans le Cloud est-il assurable (payer une prime) et garantissable (recevoir une indemnisation) ? Réponse du 1° courtier d’assurance Français.

fidim-192 Adriana Roch – fi-D&IM

Le D&IM (Document & Information Manager) assure la maîtrise des processus documentaires entre métiers et fonctions support. Acteur de la gouvernance, professionnel de la conduite du changement, il formalise la politique D&I pour améliorer l’efficacité et protéger le patrimoine de l’entreprise.

Vous rencontrerez la fi-D&IM à cette occasion et pourrez visiter les stands de nombreux professionnels des D&I numériques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Economie de fonctionnalité

image La Fondation CONCORDE a publié dans ses cahiers « Pour un changement de rythme dans les activités économiques », son III° volume « L’ECONOMIE DE FONCTIONNALITE VERS UN NOUVEAU MODELE ECONOMIQUE DURABLE »*.

Quel intérêt une information a-t-elle si nul n’en a l’usage ?
Aucun ! C’est donc bien l’usage de l’information par un individu qui lui trouve un intérêt, qui confère une valeur à l’information.
Progressivement, nous devons donc nous organiser pour gérer non plus l’information elle-même mais son droit d’usage par les personnes susceptibles de lui trouver un intérêt: besoin d’en connaître, modifications, transmission peut-être confidentielle, archivage ou même sa destruction.

Une dizaine de grandes entreprises parmi lesquelles Michelin, Kaeser, Xerox et Velib démontrent à travers l’étude publiée par la FONDATION CONCORDE, les vertus du droit d’usage face à l’investissement financier.
L’enjeu n’est-il pas devenu pour tous, de passer d’une économie de « sur mesure » à une économie de fonctionnalité ?
“l’enjeu n’est plus alors de détenir un bien mais de disposer d’un service”.

L’économie de fonctionnalité désigne les transactions, précise le Groupe de travail N°6, MODELE MODERNE, du Grenelle de l’Environnement, qui à la fois,
a. « Portent sur l’usage d’un bien (ou d’une information) et non plus sur la vente du bien d’équipement (ou de l’information) lui/elle-même et
b. exercent des effets positifs en matière de développement durable, par la réduction des consommations de matière et d’énergie » ;
ce qu’un D&IM traduira en matière d’information, par une réduction de la circulation de l’information en fonction des besoins-utilisateurs.

L’interprétation D&IM du DROIT d’USAGE publié par la FONDATION CONCORDE nous rappelle ainsi qu’en matière d’information des collaborateurs et décideurs de l’économie, le fournisseur d’information met le contenu à la disposition de ses utilisateurs en vertu d’un engagement d’usage consenti. « L’utilisateur n’aura plus qu’à appuyer sur le bouton pour recevoir ce dont il a besoin ».

« L’économie de fonctionnalité a déjà suffisamment d’exemples d’applications pour n’être plus seulement un concept théorique. Elle participe à la dématérialisation de l’économie avec décroissance de la notion de bien (on n’est pas propriétaire d’une information) remplacée par la notion d’usage (lié à un besoin associé à un rôle dans l’organisation) et la réduction/rationalisation des composants matériels (moins d’entraves aux processus métiers) et l’accroissement de la part des services ; déjà constatée dans divers secteurs.

image Il reste à diffuser cette nouvelle approche mature et à obtenir des pouvoirs publics et autres parties prenantes (patronat et syndicats) qu’ils prennent en compte la nécessité d’une mutation indispensable au retour de la croissance dont notre pays a un besoin urgent pour créer des emplois et se désendetter. Les transactions de l’économie de fonctionnalité [à laquelle se rattache la gestion du droit d’usage des informations] peuvent s’effectuer entre entreprises; et entre entreprises et particuliers.

Dans la pratique, précise encore le Groupe de Travail N°6, cette définition n’est pas toujours clairement appréhendée par les acteurs intéressés et il sera donc nécessaire de la préciser et de l’illustrer pour dissiper tout malentendu. Il s’agit de concepts apparentés, apparus dans les années 2000, sur lesquels peu d’économistes se sont encore penchés : la « Functional Service Economy » et le « Digital Legal Management » pour l’information numérique.

Pour le D&IM, 9 CRITERES DE REUSSITE (*d’après la P.26 du rapport):
1. l’offre est dérivée d’une ACV (analyse du cycle de vie) qui a déjà eu lieu dans nombre de grands comptes;
2. l’innovation est une innovation de rupture, au sens où elle change le comportement des utilisateurs;
3. l’innovation associe une nouvelle information et un nouveau service (la performance de l’information et accrue par le service);
4. elle induit un découplage entre l’information et son usage pendant ses phases de vie critique;
5. elle est un exemple type de cycle de vie informationnel vertueux avec la production, l’utilisation, la mise à jour, la réutilisation, l’archivage et la destruction des informations;
6. la maîtrise des utilisateurs successifs de l’information est accrue, y compris à l’international;
7. elle entraine une intégration de la valeur ajoutée des utilisateurs dans celle du premier auteur/fournisseur;
8. elle est notamment attractive parce qu’elle évite tout investissement client en terme notamment de re-création ou de doublonnement de l’information;
9. une garantie de résultat, notamment en terme de non-répudiation, est apportée aux fournisseurs et aux utilisateurs de contenu sans obligation de moyens (empilages sécuritaires).

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management) – HUB2B
Vice Président fi-D&IM