Optimisation des processus métiers

Alors que les entreprises sont à la recherche d’optimisations de toutes natures pour réduire leur coûts opérationnels, les processus métiers occupent une place prépondérante dans leur préoccupations.

L’enquête 2013 du CXP sur les usages et les pratiques des entre prises françaises et notamment sur la gestion des processus métier en France, révèle que 81% des personnes interrogées considèrent importante ou stratégique, l’amélioration des processus métiers. D’ailleurs 81% on déjà engagé une démarche d’amélioration.

Si le déclencheur principale de l’optimisation des processus métier est la refonte du Système d’Information, la démarche engagée vise d’abord l’amélioration de  la satisfaction client et ensuite seulement, la productivité de l’entreprise et la réduction des coûts.

L’étude met aussi en évidence que les activités concernées par la démarche processus sont d’abord, la Documentation, la modélisation et la cartographie des processus (85% des répondants) avant l’analyse et l’optimisation des processus.
On y apprend aussi, parmi d’autres informations, que les processus cœur de métier puis les processus support sont considérés en premier lieu.

En lisant l’étude du CXP, les D&IM pourront enfin se faire une idée des sponsors et des principales fonctionnalités des outils mis en œuvre dans la démarche processus.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Documents mal gérés = Perte financière

Dans une étude commanditée par Ricoh et conduite par Coleman Parkes en 2011, on apprend que:
– à travers l’Europe, les employés responsables de processus de gestion de documents critiques y consacrent de l’ordre de 362 millions d’heures par an pour un montant de: 147 milliards d’€;
– Les priorités des répondants sont à 67% l’accroissement de la sécurité et à 65% l’efficacité du travail;
– Les principaux freins relevés sont à 45% le manque de temps et à 35% le manque de ressources;
– 36% des interrogés admettent que la sécurité n’est pas suffisante et qu’ils ont perdu des informations importantes;
– 22% seulement déclarent disposer d’un processus documentaire totalement automatisé pour les documents critiques de leur organisation.
Les Document & Information Manager ont de quoi faire en termes de Gouvernance Documentaire pour réduire ces pertes financières inutiles.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged – Membre Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

ECM event organisé par le CXP

Paris le 24 novembre 2011, le CXP a organisé son événement annuel ECM (Entreprise Content Management). Cette manifestation s’adresse exclusivement aux utilisateurs finaux.

Le sigle ECM est le vocable plus moderne adopté par l’industrie pour signifier une évolution depuis la GED ou GEIDE. La GED se caractérisait par une capacité à stocker, indexer, archiver les documents. Mais la vue était celle d’un gigantesque entrepôt bien organisé si la taxonomie avait été bien choisie.

L’ECM se veut une approche plus dynamique de la chose qui permette d’apprécier le caractère transitoire (mais essentiel) et changeant d’un document durant l’ensemble de son cycle de vie (ensemble allant de sa création, de ses diverses modifications et de sa validation) et non plus seulement quand il serait rangé, une fois définitif. L’ECM mord donc largement sur le monde du Workflow et s’intéresse activement aux processus de l’entreprise.

En tant que fondateur de la fi-D&IM, quelle ne fut pas mon plaisir d’entendre dans la bouche de l’expert principal (d’origine allemande et que nous ne connaissions pas au préalable) dire  » Le problème N°1  de l’ECM est l’absence de véritable interlocuteur qui permette l’assemblage cohérent entre les métiers (le contenu) et l’informatique (le support) »………. Nous ne l’aurions pas mieux dit.

Il a été rappelé les nombreuses études que 80% des données de l’entreprise se situent en dehors de l’ERP. Puis que les fabricants/éditeurs proposent des solutions technologiques performantes pour résoudre ce problème; ces publicités ne vous auront pas échappé.

L’orateur a alors apporté une nuance de taille: Une solution d’ECM n’est pas une solution ERP et on ne peut pas prétendre simplement verser les données « informationnelles et documentaires » dans l’ERP qui n’a pas les capacités à les traiter. Toutes les tentatives autour de cela s’étant soldées par un échec. 

Mais derrière cette réalité technique, il a précisé que c’était affaire d’organisation de l’entreprise et que le « centre de gravité » de l’entreprise n’était pas équilibré.  En fait l’ERP est le domaine de la DSI et l’ECM est celui du D&IM afin de trouver cet équilibre nécessaire à l’organisation.

Nous ne pouvons qu’être d’accord puisque nous redisons régulièrement que ce ne sont pas les technologies qui sont à la peine, ce sont les organisations qui n’arrivent pas à les absorber efficacement et utilement.

Plus tactiquement, il a ensuite évoqué le chemin du succès et que au vu de son expérience, il importait de définir les processus  puis d’adresser les problèmes au travers du mode projet. Ce mode, à l’opposé du big bang, permet des succès rapides (qui valident l’idée générale de structurer les processus documentaires)  et apporte les gains financiers, la lisibilité au travers du reporting, la traçabilité et la productivité. Il a cité un cas client qui avait identifié 28 processus non maîtrisés, tous en dehors de l’ERP qui avaient été ramenés sous contrôle. Une belle leçon de pragmatisme.

Je clos ce billet par une citation entendue sur ce forum: “S’il n’y a pas document, il n’y a pas de processus…”

Jean-Louis De La Salle
Consultant
Vice-Président XPlor

Canon Expo à Paris

  Canon Expo s’est arrêtée à Paris du 12 au 14 Octobre dernier, après New York et avant l’Asie.

Tous les 5 ans
Cet événement se tient tous les 5 ans et est assez important en taille, occupant une halle entière à La Villette (Paris 20è).
Il y a de bonnes raisons pour ce planning quinquennal. La plus importante est de montrer au marché des produits et technologies qui pourraient sortir dans les 5 ans. C’est une bonne durée car les produits de l’année prochaine et de l’année suivante sont déjà au stade du dessin et du prototype voire de la pré-production. Pour dans 5 ans, il y a encore des changements et des adaptations que le fabricant peut réaliser et faire un teste grandeur nature auprès des meilleurs clients est très important.

Une gamme très large
Canon veut s’assurer que les visiteurs repartent avec une bonne idée de l’étendue du portefeuille produits. La simple taille de l’événement fait déjà passer le message. Si vous demandiez à Mr Dupont dans la rue ce que représente Canon, il est probable qu’il vous réponde appareil photo et photocopieur. Mais il n’est pas certain qu’il aille beaucoup plus loin.
En fait Canon se présente comme TOUT pour l’image avec trois étapes principales. L’entreprise fournit des technologies qui « capturent », qui « transforment » et qui  « restituent »:
« La Capture » est présentée au travers de l’exposition par des démonstrations spectaculaires. Il y a des capteurs puissants pour les images 3D, pour les images très haute définition, les images du corps humain, la vidéo, des scanners, etc. toute une série d’appareils hautement sophistiqués.
« La Transformation » est présentée au moyen de nombreux logiciels d’imagerie et de workflow. Leur démonstration est naturellement moins spectaculaire et la gamme n’est pas aussi large que dans la catégorie précédente. L’héritage « matériel » de Canon reste très présent car ce sont les racines de l’entreprise et cette phase démontre leurs capacités.
« La restitution » couvre les mondes électroniques et papier. Bien sûr un utilisateur peut restituer l’image électroniquement grâce aux lignes de produits tel que écrans et projecteurs. De plus la gamme d’impression est très large. Les démonstrations utilisent de nouvelles formulation d’encre qui s’éloignent des toners traditionnels.

Une vraie nouveauté est le fait que c’est le premier événement public important où Canon et Océ présentaient sous un toit unique. Océ fait désormais partie intégrante du portefeuille Canon de produits et de marques. L’intégration semble se poursuivre quoique ‘il reste des questions en suspens. 
Un sujet est bien sûr l’harmonisation des moteurs d’impression. Océ, quand il était indépendant, construisait et achetait des moteurs. Les contrats de fourniture ont rapidement changé en faveur des moteurs Canon qui sera le principal fournisseur des gammes Océ.
Pour le visiteur c’est moins évident en termes de logiciel. Canon a ses propres logiciels dans le domaine bureautique. Pour la gestion des parcs, il a un accord important avec Hewlett Packard. Toutefois la gamme est étroite dans le domaine de la Production C’est un domaine où Océ a un rôle à jouer et a des offres logicielles sérieuses soit en production propre soit achetées. Il sera intéressant de suivre les développements dans ce domaine.

Atteindre le haut de la chaîne de commandement
Enfin la plus grosse annonce dans une perspective du D&IM est que Canon a décidé, plus que jamais, de devenir un interlocuteur écouté de la DG et du Conseil des entreprises  Il est manifeste que Canon devra s’intéresser au D&IM.
Pour cela, Canon utilise une baseline de communication qui s’appelle Managed Document Services (MDS) qui va plus loin que le Managed Print Services (MPS) en cours chez d’autres fabricants. Au delà des pages imprimées et des équipements nécessaires, Canon nous rappelle qu’ils apportent aussi les outils de l’image. Canon y attache beaucoup d’importance car les nouvelles méthodes de communication incluent de plus en plus d’images et de vidéo. Canon pense (et il n’est pas de D&IM qui les contredira) que les directions d’entreprise ne réalisent pas l’importance que Canon a comme fournisseur du fait de ce volume d’affaires plus important et des enjeux associés. Canon veut changer cela.  Pour progresser, Canon a donc signé une alliance avec Accenture qui fournira les moyens d’accéder au sommet des hiérarchies des organisations de par sa connaissance des bonnes méthodes et des bons sujets.

Canon se voit bien placé face à ses concurrents du fait des volumes d’affaires plus importants qu’il peut piloter de par sa maîtrise des deux technologies (papier et imagerie vidéo). Si l’on considère les quantités de vidéos postées sur YouTube ou Dailymotion chaque jour par les jeunes professionnels et les départements marketing, cela fait sens à long terme. Il y aura toutefois encore des barrières organisationnelles à franchir pour parvenir à cette maîtrise. C’est d’ailleurs tout l’enjeu du D&IM.

La preuve a été faite qu’il a été difficile d’adresser la Direction avec l’impression et le document du fait des organisations en silo. Plusieurs facteurs y ont contribué comme le manque de glamour, l’analyse business un peu insuffisante de l’industrie et les montants en jeu jugés trop faibles.
Il nous semble que l’incompréhension reste et pour deux raisons principales : le manque de lisibilité des enjeux et la complexité des réponses à apporter. Le groupe D&IM milite pour qu’existe cette fonction qui soit capable de comprendre le discours d’une entreprise telle que Canon et capable, et si cela correspond aux intérêts de l’entreprise, de mettre en œuvre ces méthodes soutenues par ces technologies.

Le monde avance et Canon aussi.
C’était l’objectif de la démonstration Canon Expo.
Rendez-vous en 2015 avec de nombreux D&IM… C’est demain !

Jean Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor