BYOD

Voilà un phénomène grandissant, que les entreprises ne pourront certainement pas éviter plus qu’elles n’ont évité l’Open Source ou qu’elles n’évitent le Cloud… Le BYOD: Bring Your Own Device.
L’Infographie d’Online College est édifiante.
Etudiants et professionnels achètent leur téléphone, leur tablette ou leur poste de travail portables et veulent l’utiliser sur leur lieu de travail avec des motivations différentes; au moins aussi différentes que les motivations des propriétaires des lieux. …Selon Médiamétrie, en juin 2012, pas moins de 20,1 millions d’internautes se sont connectés à l’internet mobile…
Certains y voient une économie lorsque les utilisateurs investissent dans leur équipement. D’autres y voient,  un coût d’administration et un risque de sécurité supplémentaires. D’autres encore y voient une capacité à travailler mieux dans leur environnement de travail personnalisé. Tous aimeraient pouvoir n’en faire qu’à leur tête mais devront pourtant s’entendre pour travailler ensemble.
La tendance BYOD est à prendre très au sérieux par les D&IM qui ne peuvent se contenter de laisser les RSSI (Responsable Sécurité du Système d’Information) purement et simplement interdire le Byod pour des raisons de sécurité ou les DAF (Directeur Administratif & Financier) autoriser le Byod pour des raisons de pure économies. La politique documentaires des Documents & Informations (D&I) accessibles et traités sur les ordinateurs personnels des utilisateurs doit être repensée plus que jamais et notamment:
– Les moyens d’accès sont-ils mis à disposition et gérés par qui ?
– Les moyens d’authentification et de chiffrages sont-il mis en place ?
– Des moyens de contrôle du poste de travail connecté sont-ils mis en œuvre ?
– Les moyens de travail sont-ils parfaitement identifiés et isolés ?
– Une charte BYOD est-elle établie avec les usagers ?
– La charte met-elle bien en évidence, la fin de la relation ?
– …
La mobilité a déjà permis de répondre à de nombreuses questions relatives au D&I: Qui, quoi, quand, comment et pour quoi ?
L’approche BYOD étend les questions et peut ainsi s’avérer une très bonne opportunité pour les organisations qui voudront répondre positivement à cette nouvelle habitude de travail.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Pourquoi faut-il dématérialiser ?

Merci de leur invitation, à la DFCG, l’APDC et l’AFDCC pour leur 8ème Petit Déjeuner annuel « Démat-Finance« .

Etonnamment, les avantages annoncés de la dématérialisation de la facturation (cf. ci-après) restent constants au fil des années années.

Vu à travers le prisme de gouvernance horizontale du D&IM, ils semblent porteurs d’une expérience enrichissante pour l’entreprise. La valeur ajoutée se caractérise en tant que modèle d’amélioration des performances des processus, d’homogénéisation des méthodes et de réplication des systèmes à l’échelle européenne tout au moins.
Au niveau des processus, la dématérialisation optimise les processus métiers. C’est, dans la limite du champs légal, plus d’autonomie, d’industrialisation et de traçabilité. Avec l’EDI c’est, dans la limite de l’interopérabilités des fournisseurs de solutions et de la question de l’archivage à valeur probante, plus de rapidité et de normalisation. La dématérialisation fiscale permet de même, de réduire les coûts et d’augmenter la rapidité des traitements.

Bénéfices
–          Division par cinq du délai de traitement des factures (une forme de D&I)
–          Respect des délais de paiement
–          Escomptes sauvegardés
–          Clôtures accélérées (IFRS)
–          Traçabilité et auditabilité (SOX)
–          Amélioration des relations fournisseurs
–          Amélioration de la valorisation RH
–          Accroissement du développement durable

Enseignements
–          Définition des process en amont
–          Conduite du changement
–          Prise en compte des aspects fonctionnels et des nouvelles technologies sur toute la chaîne de valeur
–          Education des fournisseurs

Impacts
–          Optimisation des moyens et mesures de pilotage de la performance
–          Meilleure viabilité et flexibilité des charges
–          Rationalisation de la chaîne fournisseurs
–          Modernisation de la plateforme technologique
–          Evolution de la fonction comptable à l’inter et à l’externe
–          Responsabilisation des acteurs

Conditions nécessaires d’évolution et de mise en conformité
–          Choix du changement de protocole de relations (bancaires)
–          Transformation des formats existants en SEPA (SCT XML 20-022)
–          Ibanisation des bases de tiers (=amélioration des annuaires)
–          Adaptation des règles de rapprochement bancaire
–          Adaptation des relevés de comptes eu format XML camt 054

Deux tiers des interrogés de la DFCG pensent la dématérialisation est peu efficace. Sans doute est-ce la conscience et la volonté de capitaliser sur l’expérience acquise, et donc d’engager une action stratégique, qui conduit  le tiers des directeurs financiers à annoncer un projet de dématérialisation à 12 mois.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Coaching stratégique & Risk Management de l’information

4ème Rencontre Nationale des Directeurs de l’Innovation

Ces deux derniers jours, les 19 et 20 Avril 2011, vient de se dérouler un événement assez exceptionnel pendant lequel l’intelligence collective a été mise à l’honneur.
Marc Giget (Créateur du Club de Paris des Directeurs de l’Innovation), impressionnant d’enthousiasme, nous a conduit dans un ‘Voyage au cœur des écosystèmes d’innovation’  en passant par ‘l’Insertion dans les communautés et la société, relations aux utilisateurs’ et se terminant sur les territoires de la ‘Gestion des écosystèmes d’innovation complexes interconnectés’.

J’aurais vraiment aimé que de nombreux D&IM puissent au fil des étapes de ce voyage puiser leurs sources d’inspirations multiples pour conduire leur mission de gouvernance documentaire de d’animation de leur réseau d’excellence.
En effet, les témoignages d’initiatives internationales ou nationales: O3B, EDF, Sanofi Pasteur, Bouygues Immobilier, BSH, P&G, PSA Novartis, mediconValley, CSEM, Eutelsat, SESIPR, eBay, PayPal, La Poste, Veolia, Ville de Barcelone, Ville de Sevran, CAP Digital,… ont été toutes été aussi révélatrices d’approches innovantes les unes que les autres.
Des sujets très variés ont ainsi été abordés dont quelques-uns très marquants: Diffusion satellitaire internet pour les pays en voie de développement, Immeuble à bilan énergétique positif, construction d’un pont entre deux pays générant la région la plus innovante d’Europe pour le secteur médical, ré-ingénierie de réalisation d’équipements de maison aux bilans énergétique les meilleurs du monde, la modélisation sociale et économique au sein de communautés internet, le changement de modèle éducatif en environnement défavorisé, la création d’évènements sociaux stabilisant les populations défavorisées,… le partage du travail de startups françaises pour générer d’autres initiatives innovantes,… 

Des sujets très disparates apparemment mais qui pourtant font apparaître deux conclusions au milieu de nombreuses autres, qui m’apparaissent se détacher et mériter d’être partagées immédiatement avec les D&IM:
– La première conclusion vient de l’ensemble des présentations qui montrent que l’innovation est le moteur de l’action en rupture avec l’usage et que les chemins de l’innovation sont extrêmement diverses avec des constantes telles qu’un objectif, un esprit fédérateur communautaire, une écoute des acteurs utilisateurs et une approche technologique qui ne néglige pas les aspects économiques.
– La seconde conclusion vient de Jacques Perrin, réalisateur du film OCEANS et d’autres comme Micro-Cosmos ou les Oiseaux migrateurs, qui nous dit: “Pour comprendre les poissons, il faut être au milieu des poissons” et qui explique comment une torpille ‘humaine’ a dû être imaginée et réalisée avec la Marine Nationale pour filmer au cœur des bancs de poissons comme cela n’avait jamais été fait depuis l’avènement de l’humanité.

Le caractère universel de ces conclusions permet aux D&IM de fonder la conduite de leurs missions sur les fondations de l’innovation dont leur quotidien devra s’inspirer pour convaincre au changement les directions opérationnelles et plus globalement leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Ricoh fait son Tour de France Solutions

Jeudi 10 février, Ricoh concluait à Paris – Atelier Richelieu à un pas de la Bourse de Paris – un Tour de France d’une dizaine de villes visitées, pendant lequel le constructeur a réunit des experts des systèmes d’information documentaires et certainement un bon millier de clients et prospects si j’en juge par l’importante fréquentation parisienne.

Déambulant d’une démonstration de solution documentaire intégrée au multifonction (copieur numérique réseau) aux annonces de  nouveaux concept bureautiques, ou de la preuve d’une nouvelle performance de Scan&Share pour l’intégration aux processus métiers à Barr EOM pour l’optimisation de l’impression de production, je n’ai pas croisé moins d’une trentaine des décideurs du CAC 40 !

J’ai été particulièrement interpellé par Barr EOM, un logiciel conçu rationaliser la production des documents commerciaux avec la clientèle et la documentation générale. Entièrement évolutif la solution ouvre la voie de la rentabilité et de la productivité aux entreprises de toutes tailles.  J’ai aussi été très intéressé par la facilité d’utilisation et la sécurité de la chaîne de confiance dédiée à l’archivage électronique probant Scan&Store. Ricoh et Docapost DPS (La Poste) ont associé leurs technologies pour la conservation long terme de documents. On archive aussi facilement que l’on photocopie !

Les invités à cet événement qui rassemblait sans doute un petit millier de personnes, se sont entendu confirmer – juste après l’annonce faite au Forum Économique Mondial de  DAVOS, que pour la septième année consécutive, Ricoh faisait partie du “Global 100”. Ce classement concerne, parmi 3500 organisations mondiales, les 100 entreprises les plus durables au monde.

Ainsi pour le D&IM, Ricoh prend sa place de leader et de conseil à la Gouvernance pour les risques documentaires liés à l’environnement et aux aspects sociétaux qui l’intéressent au premier chef. On note d’ailleurs que Jean-Pierre Blanger, Directeur R&D de Ricoh, n’est certainement pas totalement étranger à  cet intérêt et prise de position…

Philippe BLOT-LEFEVRE 
Consultant DLM (Digital Legal Management) 
HUB2B

Comment lever les objections face aux D&IM ?

Vous, lecteur de ce blog consacré au Document & Information Manager, êtes convaincu que le D&IM est utile pour votre organisation, mais vous vous trouvez en face à des objections des uns et des autres.

A ce jour, nous notons quatre grands types d’objections émises face au D&IM:
–  des objections liées à la peur de la nomination d’un D&IM,
– des objections qui ont comme but d’ajourner l’arrivée d’un D&IM,
– des objections qui sème la confusion et
– des objections qui discréditent le sujet du management D&I.

La réponse à ces objections est de mettre en œuvre une démarche de changement en 8 étapes :
– Faire partager le sentiment d’urgence à mieux gérer le capital D&I de l’entreprise,
– Former une coalition de guides composés d’individus disposant d’une certaine crédibilité, et ayant des liens avec différentes parties de l’organisation,
– Formuler la vision D&I de l’entreprise, qui est le premier fruit de la coalition des guides,
– Insister sur la communication relative à toutes les actions et résultats de la démarche naissante D&I,
– Inciter à l’action grâce à l’apport de la coalition des guides pour éliminer les obstacles à toute évolution de l’actif D&I,
– Créer des réussites à court terme, des réussites sans ambigüité qui s’imposent à la vue du plus grand nombre et qui marquent une progression vers la vision,
– Poursuivre l’effort, car les chantiers D&I sont vastes et veuillez à ce que la motivation initiale ne faiblisse pas après les premières réussites,
– Consolider le changement en veillant que les anciennes habitudes ne reviennent pas, et alors le D&IM prend naturellement sa place.

Oui, vous êtes sorti de la période de la réponse à des objections et vous êtes entré dans la phase de construction. A la fin de cette huitième étape, une seule conclusion apparaitra naturelle, la nomination d’un D&IM au sein de la gouvernance de l’entreprise pour ancrer cette démarche dans la culture, la stratégie et l’opérationnel de l’entreprise.
Et surtout, soyez confiant en cette démarche de changement en 8 étapes, elle a été fréquemment mise en œuvre, dans des domaines variés, et est le fruit des travaux de John P.Kotter, professeur émérite à Harvard Business School, et par Lorne A.Whitehead, spécialiste en innovation et leadership.

Alors ….. Grâce aux objections envers le D&IM …… créer la dynamique du changement nécessaire à la nomination d’un D&IM dans votre organisation.

Didier Bioche
Administrateur Xplor France

Managed Document Services

Ricoh et IDC ont publié un livre blanc sur les enjeux et le potentiel des ‘Managed Print Services’ sur le marché européen: ‘Une gestion documentaire réussie au sein d’un nouveau paradigme de l’information’.

Rappelons que selon IDC, les MPS sont un « accord contractuel entre un utilisateur et un prestataire de services qui consiste à déléguer la responsabilité de la gestion de l’infrastructure et des applications d’impression et d’imagerie moyennant des frais de gestion négociés et selon un ensemble de niveaux de service prédéfinis ».

L’étude confirme que les collaborateurs d’une entreprises passent en moyenne 7,4 heures par semaine à rechercher des informations sans les trouver…
Elle indique aussi que le marché des MPS en Europe de l’Ouest devrait connaître un taux croissance annuel moyen de 10,1% au cours des cinq prochaines années et passer de 2,7 milliards de dollars en 2009 à 40,1 milliards de dollars en 2014.

A l’occasion de cette étude, Ricoh annonce qu’au-delà de la pratique de MPS qui résulte d’une méthodologie rigoureuse et de forts potentiels humains et technologiques, elle élargit son champ d’intervention par son approche ‘Managed Document Services’. Cette dernière est fondée notamment sur une offre ‘Outservicing’ et ainsi, économies, infrastructure verte et flexibilité sont des caractéristiques étendues aux bénéfices des entreprises.

MPS, et plus particulièrement MDS qui prend en compte les processus documentaires et leurs impacts métiers, concernent le D&IM au premier chef. Facteurs d’économie, de productivité, d’optimisation des processus documentaires, de conduite du changement, d’innovation technologique,… MDS contribue par son approche multi-dimensionnelle à l’accroissement de la maîtrise des flux et processus documentaires, recherchés dans les différentes missions du D&IM, pour laisser l’entreprise se concentrer à nouveau sur son cœur de métier.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged
Directeur R&D Ricoh