Présidé par Richard Cazeneuve avec Marie-Anne Chabin au Secrétariat Général, le Club des Responsables de Politiques et Projets d’Archivage nous a convaincu du bien fondé d’une stratégie d’ « ARCHIVAGE MANAGERIAL » ; comprenez que l’archivage des Documents et Information relève de la gouvernance.
Un peu étonné de voir le Records manager (responsable de l’archivage) si promptement catapulté dans la gouvernance de l’entreprise, le Professeur Daniel Alban, Maître de Conférence à l’Université de Paris-Descartes, nous a vite rejoint dans l’idée qu’un D&IM, Document & Information Manager, pouvait parfaitement émaner de la fonction Archivage ; au même titre que des fonctions DI et SI, Juridique, RSSI, Risk Management, etc. Ce qu’il lui faut, nous en sommes d’accord, c’est un charisme de top manager et une compétence transversale sur toutes ces fonctions. C’est donc autour d’un cocktail de clôture de la conférence de l’Atelier BNP Paribas qu’il nous a été donné d’évoquer le programme de formation D&IM – très transversal – en cours d’élaboration en ce moment dans le cadre de la prochaine Fédération des D&IM: La FID&IM.
Revenons à « la politique d’archivage, une affaire de dirigeants »!
Sous la baguette d’un François Jeanne vif comme à son habitude, BNP Paribas nous annonce (parmi d’autres chiffres à enorgueillir les Français !) que son effectif mondial a cru de 50.000 à 205.000 employés depuis 10 ans. Imaginons qu’un défaut d’archivage amène la banque dans les situations récemment rencontrées par Renault (à tort ou à raison) ou le Ministère des Finances ! Que deviendraient les 14 milliards de valorisation de sa marque ?
L’enjeu métier y est sans doute encore plus crucial. Aussi, la Direction des Affaires Juridiques, car c’est elle qui semble ici piloter les opérations sous la direction de M. Georges Dirani, a agi selon « quatre axes :
1. Disposer de preuves fiables pour les tribunaux,
2. Respecter les exigences des régulateurs,
3. S’adapter au contrôle Interne,
4. Préparer le Knowledge Management, la quintessence de l’archivage ».
La solution n’est toutefois pas celle d’un outil, précise G. Dirani. C’est « une politique commune à tous les métiers qui s’inscrit sur le long terme et évolue régulièrement selon des choix qui engagent le Groupe. C’est un sujet de gouvernance. »
La loi américaine e-discovery oblige les entreprises à geler la totalité des informations numérique qui concernent une affaire portée devant les tribunaux. Quelle entreprise européenne s’apprête à cette évolution –logique et imminente- de la législation qui précise qu’il s’agit bien de « toutes » les données ? – C’est au D&IM de l’y préparer. Quel est l’enjeu réel, demanderez-vous incrédule ? – « L’ industrie judiciaire Canadienne a multiplié son chiffre d’affaires par 20 depuis ce projet de loi » précise un membre du CR2PA !
La Gouvernance des entreprises doit se munir d’une maîtrise d’ouvrage sur l’ensemble de la problématique d’archivage et plus généralement D&I. Concrètement nous propose Philippe Houdebine (CREPA, BNP Paribas), il faut :
1. Un sponsor de haut niveau,
2. Réunir les spécialistes dans un groupe-projet transverse pour une problématique d’entreprise,
3. 18 mois pour valider la politique et obtenir un accord final du comité stratégique du Groupe,
4. La mise en place d’un intranet collaboratif pour accéder aux D&I (papier et immatériels),
5. Que chaque collaborateur (nouveau ou déplacé) reçoive le référentiel des documents métiers liés à ses opérations : ainsi sait-il trouver, quoi faire et où mettre quoi.
La conférence s’est enfin intéressée aux aspects économiques de l’archivage qui se calcule moins en ROI (Return On Investment) qu’en économie durable. Un participant a cité dans cette veine, l’économie faite entre les 400 sauvegardes périodiques de son groupe (journalières + bihebdomadaires + mensuelles + bimestrielles + trimestrielles + semestrielles + annuelles + bisannuelles et enfin quinquennales et décennales ( ! ) ), et la solution plus récente, d’une seule sauvegarde mensuelle associée à l’archivage.
Et Madame Armelle Petit de conclure : « C’est la gouvernance qui doit définir la politique d’archivage » ; et plus généralement la gestion des Documents et Informations.
Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B
A l’heure du numérique, le D&IM est appelée à coordonner l’ensemble de nouveaux métiers émergeants en relation avec les métiers des organisations pour les accompagner dans leurs transformations et leurs nouvelles responsabilités.
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