Vous avez dit Document & Information Manager ?

Alors que la France se dote, en la personne d’Henri Verdier, d’un administrateur général des données, il est temps de faire un point sur les fonctions qui se mélangent dans les esprits des professionnels.

Alors, mettons un peu d’ordre (alphabétique) dans notre compréhension de ces nouveaux (et anciens) titres professionnels:
BIM: Business Information Manager
Le BIM maîtrise les outils informatiques qui permettent de capturer et traiter l’information d’activité. Il sait déterminer les tendances et ses analyses permettent d’atteindre les objectifs de business.
BIM: Business Intelligence Manager
Le BIM coordonne l’acquisition de ressources externes, les budgets et la gestion financière en travaillant avec les autres managers pour conduire l’activité de l’organisation.
CCO: Chief Customer Officer
Le CCO est en charge de la gestion de la relation client de l’organisation pour en déployer une vision unique auprès des directions de l’entreprise: Vente, Marketing, Finance, Call center,… 
CCO: Chief Consumer Officer
Le CCO est en charge de la ‘Voix des Clients’. Il est responsable de la compréhension des avis et retours d’expérience formulés par les clients et notamment sur les médias sociaux. Il influence les directions de l’organisation pour améliorer la satisfaction client.
CCO: Chief Content Officer
Le CCO a la responsabilité des toutes les initiatives marketing tant internes qu’externes, par tous les moyens et supports, pour conduire les ventes, l’engagement client, la fidélisation des clients, la génération de prospects et l’animation de la relation client.
CDO : Chief Data Officer
Le CDO est en charge des données de l’organisation tant dans leurs usages que dans leur sécurité. Il s’assurent des sources de données et de leurs régularité et complétude, il valide leur qualité et qualifie leur capacité à l’analyse pour étayer les décisions de l’organisation.
CDO: Chief Digital Officer
Les CDO est le levier d’extension des activités traditionnelles vers les activités numériques exploitant les médias sociaux, l’eMarketing, l’eCommerce, la mobilité,… et l’ensemble des technologies numériques.
CMO: Chief Marketing Officer
Le CMO est le directeur marketing.
CMO: Content Management Officer
Le CMO est en charge des processus et technologies qui collectent, gèrent et publient l’information sous toutes ses formes et sur tous les supports.
EIM: Enterprise Information Manager
L’EIM est en charge de l’ensemble des moyens de gestion des informations et documents dans l’organisation.
CDAO: Chief Data and Analytics Officer
Le CDAO est un acteur du Big Data en charge de l’analyse des données pour d’une part, assurer l’efficacité des processus de l’organisation et, d’autre part, en tirer parfois des enseignements pour l’avenir.
CDS: Chief Data Scientist
Le CDS est l’expert en traitement de masses de données (Big Data).
DIM: Directeur de l’Information Médicale
La DIM est en charge de l’automatisation des traitements des données médicales nominatives. Il s’assure des conditions de collecte et agrégation des données médicales selon des processus parfaitement formalisés et respectueux des obligations légales au respect des patients.
D&IM: Document & Information Manager
Le D&IM, membre de la gouvernance de l’organisation, est un professionnel de la conduite du changement qui œuvre à l’urbanisation du système D&I : identification, nature, technique, métier, normalisation, réglementation, juridique, usages, cycle de vie, sécurité et confiance entre les utilisateurs.
En relation avec les fonctions DOI, DSI, DQ, DJ, DAF, RM, RSSI,… et métiers, le D&IM définit la politique et la stratégie documents et informations (D&I). Il est le référent et le garant de leur application. Il anime et éduque les collaborateurs pour mettre en conformité les directions avec cette politique D&I.
DPO: Data Protection Officer
Le DPO est en charge de la protection des données personnelles au regard de la loi. Le DPO est le plus souvent une fonction assumée par un poste existant dans l’entreprise, comme le CIL: Correspondant Informatique et Liberté.
RM: Records Manager
Le RM est en charge des documents d’activité de l’organisation, de leur création à leur éventuelle destruction finale. Il garantit accès et conservation des documents numériques et papier au regard des obligations légales et de l’efficacité de l’organisation. Il s’appuie les normes de gestion des documents d’activité dans l’accomplissement de sa mission.

D’autres fonctions, que l’on voit apparaître dans les entreprises, auraient pu être mentionnées dans cette première liste: Architecte de l’information, Archiviste cloud, Chef de projet open data, Community Manager, Cyberdocumentaliste, ​Document controller, Knowledge manager, Manager e-réputation, Social media manager, Visualisateur de l’information,…

A l’heure du numérique, le D&IM est appelée à coordonner l’ensemble de nouveaux métiers émergeants en relation avec les métiers des organisations pour les accompagner dans leurs transformations et leurs nouvelles responsabilités.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président de la fi-D&IM – Administrateur Xplor
Directeur des Offres de Services Ricoh

Records Management Governance

L’AIIM propose ce nouveau guide fort utile aux D&IM et Records Managers.
 Il propose au lecteur sur un parcours en 12 étapes:
– Inventaire;
– Durée de rétention;
– Organisation;
– Conformité;
– Continuité d’activité;
– Sécurité et confidentialité;
– Métadonnées;
– Opérations de gestion et informatiques;
– Conservation;
– Procédures de gestion;
– Formation;
– Pilotage;
les principales questions et bonnes pratiques à ne pas oublier pour la gouvernance des documents d’activité.

Evidemment, le livre blanc de l’AIIM ne remplace pas le support des normes ISO 15489 et ISO 30300 mais il n’en a pas l’ambition. En revanche, il constitue une excellente liste de contrôle pour les D&IM qui souhaitent s’assurer de l’alignement de leur organisation sur les bonnes pratiques de Gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

IT Design Emotionnel

Le design émotionnel fait partie des applications de la géométrie sacrée appliquée aux mondes du design et de l’informatique.
Dans une brillante interview d’Anabela RIAL, Webmaster de chez Jouve, Jean-François Preveraud explique une partie de l’essence du succès commercial en ligne, des marques APPLE et TWEETER à travers le monde.

La géométrie sacrée est en effet le moyen le plus ancien et le plus efficace de plaire à un nombre indéfini d’observateurs. Léonard de Vinci, André Le Nôtre, Haussmann et Eiffel auraient pu vous faire gagner des parts de marché s’ils avaient connu vos produits et le petit écran.

L’article s’intéresse spécifiquement au Nombre d’Or, mais nous savons à la fi-D&IM qu’il existe sept autres techniques dont certaines sont encore plus puissantes pour capter l’attention des internautes, ou pour  créer, dans leur inconscient, des liens et des jumelages de produits ou de marques tout à fait vertueux.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Vice président de la fi-D&IM

Big data

Un guide enfin disponible sur le Big data !

Il fait le point sans concession, sur les  définitions, les usages, le marché,les technologies et mentionne des exemples réussis d’exploitation du Big Data.
Il va au-delà en présentant les métiers et les acteurs du secteur en nous offrant un passage par l’Open Data et la responsabilité des pouvoirs publics.
Enfin, il se termine par la présentation une à une des sociétés agissant dans le domaine du Big Data avec pas moins d’une trentaine de fiches entreprises.

Ce guide doit impérativement rejoindre la bibliothèque numérique des D&IM.

Un point mérite cependant un petit commentaire de notre point de vue, car la fonction de CDO (Chief Data Officer) est présentée comme une fonction de direction disons… à tort. Le rêve d’une entreprise conduite par les données conduit à ce raccourci regrettable. Nous pensons au contraire que le CDO doit être rattaché au D&IM dont la responsabilité est beaucoup plus large. Pour autant, ne rechignons pas mieux vaut un CDO qui deviendra D&IM que ni l’un, ni l’autre comme c’est encore trop souvent la cas dans les organisations. Cela étant dit, il faut reconnaître la qualité du travail réalisé pour la constitution de ce guide.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Référentiel général de gestion des Archives

Françoise Banat-Berger de la sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques m’informe de la publication du référentiel général de gestion des Archives, placé sous licence Creative Commons BY-NC-ND.

Le référentiel est l’aboutissement d’un travail piloté par le Service interministériel des Archives de France, qui assure le secrétariat du comité interministériel aux archives de France, en collaboration avec les directions des archives des ministères de la Défense et des Affaires étrangères.

Il vise un double objectif :
– fournir une synthèse de la législation en matière de gestion des archives publiques et du mode de fonctionnement du réseau des archives de France.

– donner aux décideurs un plan d’action pour améliorer la gestion de l’information dans leur administration.

(En savoir plus sur: Le délégué et le comité interministériel aux Archives de France)

Je ne peux qu’en conseiller une lecture assidue de tous les D&IM tant il constitue une pièce importante de la Gouvernance des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Vade-mecum juridique de la dématérialisation

La FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance – www.fntc.org) publie la 6ème édition du Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents sous la direction d’Eric CAPRIOLI (http://www.caprioli-avocats.com).

Dans ce dernier opus, l’accent est mis sur :
– Le développement significatif de l’utilisation des signatures électroniques fondées sur des certificats à la volée dans de nombreux secteurs pour la souscription de contrats de crédit à la consommation, d’assurances ou de mutuelles ;
– L’évolution du cadre juridique de la facture électronique ;
– Des jurisprudences concernant la prise en compte d’écrits, de copies numériques et de signatures électroniques. ;
– Les données à caractère personnel dans le cadre des services de confiance ;
– La proposition de Règlement Identification et services de confiance ;
– La prise en compte des documents douaniers dans une optique dématérialisée.

Très riche d’enseignements pour les D&IM, ce document doit faire l’objet d’une lecture attentive.

Philippe Blot-lefevre
Vice-président de la fi-D&IM

Référentiel des pratiques DSI

Les D&IM ne peuvent faire l’impasse. Il doivent lire le nouveau livre blanc de l’EBG: Référentiel des pratiques SI 2013 dans lequel, pas moins de 80 DSI exposent leurs priorités, leurs façons de travailler et leurs challenges pour l’avenir.
Ils abordent ainsi, leur quotidien:
– Faire fonctionner et sécuriser le SI,
– Travailler avec les métiers,
– Piloter la gouvernance des données,
– Insuffler de l’innovation,
– Participer à la direction de l’entreprise.
Ils expliquent comment ils doivent réinventer leur fonction:
– Forces et faiblesses,
– Les nouvelles attribution de la DSI,
– Les facteurs clés de succès de la DSI.
Il concluent par les enjeux de la DSI pour 2013 et à l’horizon 2014.
Les D&IM verront que leur fonction est essentielle à leur organisation et au soutien des DSI.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-Président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Cloud computing et protection des données

Le Cigref, association de grandes entreprises pour promouvoir la culture numérique comme source d’innovation et de performance, nous a habitué à des livres blancs de qualité. C’est une nouvelle fois le cas. Associée à l’IFACI (Institut français de l’audit et du contrôle internes) et à l’AFAI (Association française de l’Audit et du conseil informatiques), le CIGREF publie un nouveau guide pratique à l’attention des directions générales et opérationnelles.

Ce nouveau guide fait la point sur la mise en oeuvre du Cloud, ses avantages, sa gouvernance et présente de nombreux textes de références que les D&IM trouveront avantage à consulter.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Règlement européen sur la protection des données personnelles – article 14

Le projet de règlement européen sur la protection des données personnelles est actuellement examiné par Bruxelles.

Dans ce document, on retrouve :
a) Les principes fondamentaux qui sont déjà inscrits dans notre législation,
b) Des précisions utiles sur certains points (sous-traitance, documentation, transferts vers des pays tiers, …),
c) Des principes nouveaux ou largement développés (consentement, informations à fournir aux personnes, droit à l’oubli, portabilité des données, profilage, privacy by design, notification des failles de sécurité, analyse d’impact, désignation du CIL, certification, …),
d) Des articles régissant les autorités de contrôle, le Comité européen de la protection des données, les sanctions administratives.

Examinons l’article 14 : « Informations à fournir à la personne concernée ».

Lorsque les données sont collectées directement auprès de la personne concernée, le responsable du traitement devra informer la personne :
– Des coordonnées du responsable du traitement, et le cas échéant, du CIL (Correspondant Informatique & Libertés),
– Des clauses contractuelles concernées, dans le cas où le traitement est fondé sur l’exécution d’un contrat,
– De la durée de conservation des données,
– Du droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL,
– D’autres éléments déjà prévus dans la législation actuelle.
Lorsque les données ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, le responsable du traitement devra en outre informer la personne de l’origine des données collectées.

Attention, ces évolutions sont importantes car elles impactent les processus et les systèmes d’information : il est donc nécessaire d’effectuer les analyses d’impact sans attendre. Les D&IM doivent le faire savoir !

Philippe SICARD
Consultant expert Informatique & Libertés

Lean Management appliqué à la DSI

S’attaquer à la performance opérationnelle d’une DSI, en appliquant l’approche systémique du Lean Management est la réflexion que propose le Cigref dans nous nouveau livre blanc:  Quel SI pour la firme lean ?

Le groupe de travail du Cigref auteur de ce document, s’interroge sur l’opportunité d’appliquer le lean management à une DSI puis, sur la question de savoir si une DSI peut être un vecteur d’application de l’approche sur les métiers de l’entreprise. Il centre ensuite son propos sur le numérique et cherche à déterminer comment le lean management peut contribuer à conduite de la transformation des organisation induite par le numérique.
A ce titre, les D&IM trouveront dans ce livre blanc une réflexion de grande valeur quant aux apports du lean management. L’exemple traité du Big Data résonnera dans l’esprit de tous ceux qui aux quotidien cherchent à optimiser la performance opérationnelle de la circulation des Document & Informations dans leur organisation.

Au-delà des réflexions portées par le livre blanc du Cigref, l’enseignement méthodologique est à retenir. En effet, les principes du Lean Management: juste à temps, standardisation des opérations, polyvalence, visual management, résolution de problème et gouvernance, sont autant de guides de la pensée quotidienne des D&IM pour orienter leurs actions dans la maîtrise de la gouvernance documentaire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

Le guide du routard de l’I.E.

Hachette Livre joue le jeu et publie un guide du Routard très particulier destiné à devenir le compagnon de route des PME: Le guide de l’intelligence économique.

À l’initiative de la Délégation interministérielle à l’Intelligence économique (D2IE), du Conseil supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables (CSOEC), des Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI de France), de Groupama, du Groupement des Industries Françaises Aéronautiques et Spatiales (GIFAS) et de Thomas Legrain Conseil, le guide propose la mise en œuvre d’une démarche d’intelligence économique et d’en savoir plus sur les outils associés.
Résumons ce que le Guide nous propose: La Veille, l’Influence, la Sécurité économique et nous dit: TPE-PME vous êtes concernés !
Alors nous, disons: D&IM vous êtes concernés !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur des Offres de Services Ricoh

PDF

Alors que tout le monde du document numérique semble utiliser PDF (Portable Document Format), il y a bien longtemps que quelqu’un n’a pris le temps de faire le point sur l’évolution du format de représentation de documents et des standards et normes y afférent. C’est chose faire avec un Guide Méthodologique sur le Format de fichier PDF mis à disposition par les Archives de France.

De 1993 à aujourd’hui ce ne sont pas moins de :
– 9 versions (extensions) successives de PDF qui sont succédées pour aboutir au PDF 2.0;
– 6 normes génériques et sectorielle qui ont vu le jour après d’âpres discussions internationales;
– 13 versions d’Acrobat qui ont mis en œuvre les extensions du PDF jusqu’à la dernière version X qui simplifie l’interface utilisateur.

Avec une telle variété, on peut penser que le Guide Méthodologique présente ici suffisamment les évolutions et leurs raisons pour permettra aux D&IM de s’y retrouver:
– pour mieux comprendre le jargon des experts éditique, archivage ou arts graphiques de son entreprise;
– pour contribuer aux meilleurs choix de formats dans les applications métiers;
– pour expliquer que le PDF n’est pas, comme on peut l’imaginer, sans conséquence pour l’avenir, si on ne prend garde à sa version lors de sa génération.

Certes technique, ce Guide doit être lu par les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Archives de France: SEDA

 Françoise Banat-Berger, Directrice du Service  Interministériel des Archives de France publie la version 1.0 du Standard d’Echange de Données formalisant les transactions entre deux acteurs d’une  opération d’archivage de données.
De nombreux profils de structures et typages de données sont détaillés et documentés pour formaliser les échanges de données en fonction des métiers.

Le SEDA résulte d’un travail de fond piloté par un comité de pilotage d’experts et présente un formalisme à utiliser ou dont les D&IM peuvent d’inspirer fortement pour traiter de leur archivage.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Un aide mémoire sur la Couleur

La société Paper Leaf propose au D&IM un aide mémoire sur la Couleur que nous vous reproduisons ici:

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Maturité de l’e-Discovery et de l’e-Disclosure

Vous êtes peut-être familier de ce terme d’e-Discovery ou d’e-Disclosure. Si vous ne l’êtes pas, disons que l’e-Discovery est la capacité à retrouver la ou les informations numériques utiles, la ou les pièces (documents numériques) utiles,  pour justifier une position dans une procédure de contrôle de conformité. L’e-Disclosure est la même chose en ajoutant la capacité à produire les Documents & Informations numériques.
A l’évidence ces sujets sont au cœur des préoccupations des D&IM mais sont-ils aussi au cœur des préoccupations des entreprises. La société Epiq Sytems a décidé de se poser la question et a conduit une étude sur la maturité en matière d’e-Discovery auprès de plus de 1000 entreprises en France, Angleterre, Allemagne et aux USA.
Avant de d’analyser quelques pistes d’importance pour les D&IM,  pour gagner en maturité quant à l’e-Discovery, le mémo de la société Epiq Systems donne deux chiffres édifiants:
– Plus de 58% des entreprises n’auraient pas la certitude d’accéder aux documents clés avec efficacité;
– 69% des entreprises françaises n’auraient pas la certitude d’accéder aux documents clés avec efficacité.
Les directions générales des entreprises françaises trouveront donc avantage à rapidement confier une mission d’audit à leur D&IM afin qu’il propose un plan d’amélioration pour une meilleure capacité d’e-Discovery.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh