Paris le 24 novembre 2011, le CXP a organisé son événement annuel ECM (Entreprise Content Management). Cette manifestation s’adresse exclusivement aux utilisateurs finaux.
Le sigle ECM est le vocable plus moderne adopté par l’industrie pour signifier une évolution depuis la GED ou GEIDE. La GED se caractérisait par une capacité à stocker, indexer, archiver les documents. Mais la vue était celle d’un gigantesque entrepôt bien organisé si la taxonomie avait été bien choisie.
L’ECM se veut une approche plus dynamique de la chose qui permette d’apprécier le caractère transitoire (mais essentiel) et changeant d’un document durant l’ensemble de son cycle de vie (ensemble allant de sa création, de ses diverses modifications et de sa validation) et non plus seulement quand il serait rangé, une fois définitif. L’ECM mord donc largement sur le monde du Workflow et s’intéresse activement aux processus de l’entreprise.
En tant que fondateur de la fi-D&IM, quelle ne fut pas mon plaisir d’entendre dans la bouche de l’expert principal (d’origine allemande et que nous ne connaissions pas au préalable) dire » Le problème N°1 de l’ECM est l’absence de véritable interlocuteur qui permette l’assemblage cohérent entre les métiers (le contenu) et l’informatique (le support) »………. Nous ne l’aurions pas mieux dit.
Il a été rappelé les nombreuses études que 80% des données de l’entreprise se situent en dehors de l’ERP. Puis que les fabricants/éditeurs proposent des solutions technologiques performantes pour résoudre ce problème; ces publicités ne vous auront pas échappé.
L’orateur a alors apporté une nuance de taille: Une solution d’ECM n’est pas une solution ERP et on ne peut pas prétendre simplement verser les données « informationnelles et documentaires » dans l’ERP qui n’a pas les capacités à les traiter. Toutes les tentatives autour de cela s’étant soldées par un échec.
Mais derrière cette réalité technique, il a précisé que c’était affaire d’organisation de l’entreprise et que le « centre de gravité » de l’entreprise n’était pas équilibré. En fait l’ERP est le domaine de la DSI et l’ECM est celui du D&IM afin de trouver cet équilibre nécessaire à l’organisation.
Nous ne pouvons qu’être d’accord puisque nous redisons régulièrement que ce ne sont pas les technologies qui sont à la peine, ce sont les organisations qui n’arrivent pas à les absorber efficacement et utilement.
Plus tactiquement, il a ensuite évoqué le chemin du succès et que au vu de son expérience, il importait de définir les processus puis d’adresser les problèmes au travers du mode projet. Ce mode, à l’opposé du big bang, permet des succès rapides (qui valident l’idée générale de structurer les processus documentaires) et apporte les gains financiers, la lisibilité au travers du reporting, la traçabilité et la productivité. Il a cité un cas client qui avait identifié 28 processus non maîtrisés, tous en dehors de l’ERP qui avaient été ramenés sous contrôle. Une belle leçon de pragmatisme.
Je clos ce billet par une citation entendue sur ce forum: “S’il n’y a pas document, il n’y a pas de processus…”
Jean-Louis De La Salle
Consultant
Vice-Président XPlor
Document & Information Manager 