Archives de Tag: Valeur probante

Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents

image La FNTC propose le téléchargement de la 5ème édition de son Vade-mecum juridique de la dématérialisation des documents. De la première édition en 2007, à cette édition de 2012, les lois et règlements ont beaucoup évolué.
La publication de ce vade-mecum est dirigée et rédigée par le Cabinet d’Avocats Caprioli & Associés dont, Eric A. Caprioli à l’origine du Cabinet est Avocat à la Cour, Docteur en droit et aussi Vice Président de la FNTC.
Ce document constitue un guide pour tous ceux, du secteur privé ou du secteur publique confronté à des documents dématérialisés ou au besoin de dématérialisation de documents. Ainsi, Contrats, Facture, Archives, Banques, Vote, Courriers… numériques sont encadrés par des lois et des textes qui sont énumérés et décrits pour en rappeler les obligations à respecter lors de transactions totalement dématérialisées.
image Les D&IM doivent impérativement lire puis, conserver ce vade-mecum de la fntc qui leur permettra à coup sûr de clarifier rapidement toute situation de doute dans ces contextes évolutifs de la dématérialisation.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

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Données sous clé numérique

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Dans cet article du nouvel Economiste, la question de la capacité des entreprises à conserver leurs documents numériques sur le long terme selon les règles de l’art est posée. Clairement la réponse apportée par les tiers archiveurs externes à l’entreprise présente aujourd’hui de meilleures garanties.

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Il n’est pas fait mention de la chaîne de confiance nécessairement mise en place entre l’entreprise et le tiers archiveur pour un archivage à force probante. Pourtant, attention à ce point critique souvent négligé, qui permet aux ‘pirates’ de s’intercaler entre l’outil de capture ou de dépôt, et de subtiliser voire, de substituer des documents.

Au D&IM de se faire une idée de la complexité de l’archivage probant et de choisir la meilleure approche pour son organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Le D&IM a maintenant son Salon

Il donne suite au Forum des Acteurs du Numérique 2010 et se positionne comme le salon de la Gouvernance documentaire pour la gestion globale du document & de l’information. Il se nomme:image

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L’entreprise d’aujourd’hui doit maîtriser Information & Documents numériques sur la totalité de sa chaîne de valeur en s’assurant d’une gouvernance documentaire optimisée.

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Le document est le support de l’activité des organisations et sa bonne gestion passe par la mise en place d’un environnement technologique cohérent et continu de la capture à l’impression, ou la transmission à un tiers.

PME et grandes entreprises trouveront dans l’espace dédié à l’Entreprise numérique, les équipements et logiciels destinés à leur factures, contrats, bulletins de salaires, dossiers d’études,… disponibles en solutions clés en main achetables pour leur besoin propre ou encore disponibles en mode SaaS mutualisées et payables à l’usage : GEIDE, LAD/RAD, CRM, Archivage Electronique…

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Le D&IM trouvera avantage à visiter le SDN car il est intégré à un ensemble de salon orientés métiers.

Avec plus de 6000 visiteurs l’année passée sur l’ensemble de l’espace, le D&IM pourra prendre la mesure des interactions avec de nombreux interlocuteurs.

Il en tirera avantage pour échanger sur les préoccupations des métiers de l’entreprise et ne manquera pas de se renseigner sur les obligations de chacun.

Le SDN proposera aux D&IM et aux visiteurs du Salon des nombreuses conférences que nous aurons l’occasion de relater plus avant ultérieurement mais d’ores et déjà bloquer les dates du 4 au 6 octobre 2011 dans votre agenda.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Congrès FedISA du 25 janvier 2011

« 10 ans de dématérialisation et d’archivage électronique : encore tant à faire ! »

FEDISA La semaine passé a eu lieu le 4è Congrès de la FedISA qui a réuni près de 400 personnes à Paris, preuve de la rencontre opportune de l’efficacité renouvelée de l’organisation et de l’actualité des sujets abordés.
Le thème en était « 10 ans de la dématérialisation et d’archivage électronique:  encore tant à faire ! », et le congrès était donc un moment de respiration bienvenu pour en envisager les 10 prochaines années.

Deux lignes de réflexion future furent soulevées.
. La dématérialisation est par essence internationale et les cadres juridiques sont nationaux. Il y a là une complexité qui freine le marché tant du côté de l’offre (gestion de la complexité) que de la demande (incertitude quant au cadre juridique).
. Lié a cela se retrouve souligné le rôle du citoyen dans un monde très (trop) technique qui échappe à la compréhension de l’homme normal, le citoyen électeur.

démat Dans son discours introductif, M. Jean-Marc Rietsch – Président de la FedISA –  a exprimé ses réserves quant au terme de « dématérialisation » qui est compris comme une simple numérisation de documents papier existants. Il place l’enjeu sous le vocable « Management des données numériques » qui recouvre, en plus des réalités techniques, les aspects juridiques, de développement du marché, et de manière explicite et globale de gouvernance numérique. On voit bien que l’on quitte le « pareil » numérisé vers une dynamique différente, plus forte mais aussi plus dérangeante. Elle est propice et aux bouleversements et aux succès.

Son intervention a été suivie par celle de M. Bernard DUBS (du BIT GROUP) qui a esquissé une analyse pertinente et remarquable de l’«Entreprise Numérique 2020». donnéesnum Pour lui il s’agit d’un aboutissement d’une période (1970/80) d’équipement initial sous le primat de la Technique et de la Production, puis de l’arrivée lors du renouvellement de ceux-ci (1990/2000) au pouvoir de la Demande et du Marketing générant des organisations matricielles, pour arriver à une période (à notre avis déjà entamée) de Demande Volatile, qui entraîne les fameuses organisations en réseau entre Clients, Partenaires et Fournisseurs agrégeant des offres évolutives et personnalisées. En venant d’une simple gestion de l’Information, on se dirige vers une élaboration de la Connaissance via « un puits central numérique et d’énergie IT ».

Pour les intervenants suivants, cet afflux (explosion ?) de données parait très gérable. Ils n’ont pas tort car les moyens techniques qu’ils proposent permettent de le faire à un coût raisonnable.  Mais il est sous entendu qu’il faut un minimum d’organisation pour résoudre le problème.

Du point de vue du D&IM c’est là un problème de fond. Entre le discours incantatoire de l’organisation souhaitable (je ne parle même pas d’idéal) et la réalité terrain quotidienne très éloignée de cela, il nous semble essentiel de combler le fossé. C’est une clé de la performance future des entreprises pour leur donner flexibilité réactivité et performance économique. Précisément le D&IM sera au croisement de ces enjeux par sa compréhension stratégique de l’efficacité de l’entreprise.

Une dizaine de présentations (voir la liste ci-après), toutes forts intéressantes, et couvrant les domaines techniques, organisationnels et juridiques ont suivies pour réaliser un Congrès professionnel et réussi.

Jean-Louis de la Salle                                       Alexis Blum
Vice-président Xplor                                       Consultant
Aurea Performance SAS                                Membre Xplor

Si vous désirez recevoir les présentations PowerPoint des différents intervenants, merci de les demander  par mail à la FedISA:
1. Dématérialisation de factures, enjeux et solutions, Thierry Blanc (STS Group)
2. Archivage des e-mails, Alain Heurtebise (Messaging Architects)
3. Signature électronique, rétrospectives et enjeux, Thibault de Valroger (Keynectis)
4. L’horodatage au service de l’archivage, Julien Stern (Cryptolog)
5. Quelle gouvernance face a l’augmentation des données et des contraintes règlementaires, (Sair Naji)
6. Archivage électronique, historique et exemples, Dominique Lhopital (Arcsys Software)
7. Le dépôt électronique notarial, Jacques Binard (Chambre des Notaires de Paris)
8. Dématérialisation et automatisation des flux entrants et sortants, Bruno Lamard (ACMN VIE), Alain Navaro (Kofax)
9. Collectivités et RGS, Francis Kuhn (Sictiam), Florence Esselin (ANSSI)
10. Financement du risque, Jean-Laurent Santoni (Gras Savoye Sageris)

Archivage Electronique, Cloud Computing et valeur probante

Un intéressant Petit Déjeuner a eu lieu ce matin Mardi 28 septembre 2010 sous la houlette de la FEDISA et qui avait pour titre: Archivage Électronique, Cloud Computing et valeur probante.

Microsoft Participaient à cette manifestation Microsoft dont les interventions sur le Cloud sont toujours attendues et CIMAIL qui présentait son produit Easyfolder SAE qui s’intègre dans SharePoint 2010.

Fedisa_ La FEDISA par l’intermédiaire de son Vice Président a rapidement rappelé les enjeux. Puis est venue la présentation de Microsoft qui a été un peu décevante. Il s’agissait d’une avalanche de slides produits (record battu de 47 en 20 minutes !!!) et n’avait que peu avoir avec le thème de la manifestation. On attendait plutôt quelque chose qui montrait que Microsoft comprenait les enjeux du Cloud en particulier en termes de localisation de données et donc d’engagement contractuels associés.

Cimail Enfin CIMAIL Solutions  a fait une présentation très propre en trois parties. Un premier intervenant a bien décrit les questions que pose le Cloud en matière d’archivage, un deuxième a présenté des cas concrets de déploiement même s’il n’apparaissait pas clairement que l’on faisait appel à la valeur probante dans un Cloud. Enfin une série de Questions&Réponses a permis d’échanger avec la salle où les questions ont porté sur la mise en œuvre de tels systèmes, de leur stabilité dans le temps et de leur réversibilité si on désire changer de fournisseur.

Les présentations sont à obtenir auprès de la FEDISA.

Jean Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor