PDF

Alors que tout le monde du document numérique semble utiliser PDF (Portable Document Format), il y a bien longtemps que quelqu’un n’a pris le temps de faire le point sur l’évolution du format de représentation de documents et des standards et normes y afférent. C’est chose faire avec un Guide Méthodologique sur le Format de fichier PDF mis à disposition par les Archives de France.

De 1993 à aujourd’hui ce ne sont pas moins de :
– 9 versions (extensions) successives de PDF qui sont succédées pour aboutir au PDF 2.0;
– 6 normes génériques et sectorielle qui ont vu le jour après d’âpres discussions internationales;
– 13 versions d’Acrobat qui ont mis en œuvre les extensions du PDF jusqu’à la dernière version X qui simplifie l’interface utilisateur.

Avec une telle variété, on peut penser que le Guide Méthodologique présente ici suffisamment les évolutions et leurs raisons pour permettra aux D&IM de s’y retrouver:
– pour mieux comprendre le jargon des experts éditique, archivage ou arts graphiques de son entreprise;
– pour contribuer aux meilleurs choix de formats dans les applications métiers;
– pour expliquer que le PDF n’est pas, comme on peut l’imaginer, sans conséquence pour l’avenir, si on ne prend garde à sa version lors de sa génération.

Certes technique, ce Guide doit être lu par les D&IM.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Toujours plus de pression sur les DSI

Une toute récente étude de Vanson Bourne met en évidence que l’accès aux documents  informations d’activité est un enjeu considérable pour les entreprises interrogées:
– 65% veulent une amélioration dans leur département;
– 49% ont déjà engagé une amélioration dans leur département;
– 40% sont informés des améliorations apportées par les équipes de la DSI;
– 72% considèrent que l’amélioration de l’accès aux D&I est plus qu’urgente;
– 47% considèrent que leur projet d’amélioration est indispensable à leur activité;
– 41% affirment que leur DSI n’aide pas les métiers dans l’amélioration indispensable à leur activité;

Si l’étude conduite par Vanson Bourne va bien au-delà de ce que nous avons choisi de mettre en évidence, elle n’en démontre pas moins l’importance d’inventorier et hiérarchiser les besoins en termes de D&I dans l’entreprise. Cela est d’autant plus critique que d’ores et déjà, on sait que tous les projets nécessaires ne pourront pas être menés à bien.

Les D&IM en déduiront qu’ils doivent considérer en urgence la priorisation des projets à soumettre à leur Direction Générale. Il en va de la pérennité de leur organisation !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

2,5 heures par semaine consacrées au reporting

Vous avez désormais l’habitude de lire nos sujets sur « La Gouvernance de l’information et des documents » . Intéressons-nous aujourd’hui à son effet miroir : L’information de pilotage.
L’information de pilotage est souvent envisagée à travers le prisme du système d’information, c’est-à-dire sous un angle essentiellement quantitatif. Pourtant, les informations nécessaires au management opérationnel d’une organisation vont bien au-delà des données brutes. Difficile en effet d’anticiper, de décider, sans des éléments qualitatifs (états d’avancement, faits marquants, alertes, analyses, etc.) qui transitent essentiellement par l’humain.

Une toute récente enquête de la société Systeam, que vous trouverez ici, focalise l’attention du D&IM sur les objectifs et la méthodologie  d’un programme d’information du pilotage, les moyens pour obtenir l’info’ de pilotage, son coût et les problèmes qu’elle peut poser ; peut-on mieux faire et quelles en sont les perspectives.

L’objectif de cette enquête est d’analyser comment l’information de pilotage est produite et utilisée par les managers, dans un secteur où se côtoient nécessité d’innovation et forte pression économique : l’industrie automobile. Des résultats intéressants s’en dégagent, que les D&IM pourront découvrir en parcourant ce rapport.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Consultant DLM (Digital Legal Management) – HUB2B
Vice Président fi-D&IM

XMP… Une norme ISO

La première fois que je rencontre le standard XMP, c’est en 2001 dans les documents produits en PDF 1.4 par Acrobat 3.0. A l’époque je développe avec mon équipe de très nombreux plug-ins pour Adobe Acrobat et XMP est alors un moyen extrêmement efficace et simple pour la structuration et la capture des métadonnées d’identification des PDF.
Je rencontre à nouveau le standard XMP en 2004 mais cette fois la rencontre est très formelle car il s’agit de faire de PDF une norme pour l’archivage long terme de documents: PDF/A. J’interviens à cette époque au sein du comité de normalisation ISO de ce qui deviendra la norme ISO 19005-1.
Lors de ces travaux de normalisation, au-delà de nombreux commentaires, je critique vivement le standard XMP présenté comme un standard mais essentiellement (pour ne pas dire uniquement) défini par Adobe. Je demande alors au nom de la France, que les spécifications de XMP ne soit pas seulement disponibles sur le site Web d’Adobe. L’association AIIM accepte alors d’accueillir aussi sur son site la spécification de XMP. Ce point que je considère comme une faiblesse de la norme PDF/A est resté longtemps en status-quo.
Vous l’avez compris, la situation vient de changer. En effet, XMP est devenue une norme: ISO 16684-1:2012 – Technologie graphique – Spécification de la plate-forme de métadonnées extensibles (XMP) – Partie 1: Modèle de données, mise en série et paramètres principaux. Par la normalisation de l’eXtensible Metadata Platform, Adobe met à disposition de tous, une technologie de balisage des Documents & Informations numériques qui est déjà très répandue dans le monde grâce au format PDF et dont la particularité est d’être intégrée dans les fichiers documents.
Déjà intégrée dans les fichiers produits par les suite logicielle d’Adobe, on peut penser que le passage du statut de standard à celui de norme permettra à de nombreux acteurs de contribuer à sa diffusion. On note d’ailleurs, que si d’ores et déjà PDF/A est destiné à la conservation long terme des documents, la normalisation de XMP ne fait que renforcer l’obligation du PDF/A pour l’archivage électronique. Cela donne beaucoup de sens à l’utilité de cette norme car XMP est aussi très adapté tout au long du cycle de vie des documents & informations.
Il y a donc fort à parier que les D&IM croiseront plus souvent le XMP à l’avenir. Il leur sera très utile de le connaître mieux pour une plus grande facilité pour la traçabilité des Documents & Informations.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

D&IM… Etudiants… C’est la rentrée alors étudiez…

Quelle merveille cette brochure REPERE (Ressources Electroniques Pour les Etudiants, la Recherche et l’Enseignement) !!!

Les D&IM trouveront, dans ce que l’on doit aussi considérer comme un guide d’apprentissage, matière à leur auto-formation pour certains et sources d’approfondissement pour les autres.

Cette brochure offre de nombreux points de départs pour investiguer au fil du temps la planète information. Elle ne prétend pas donner toutes les réponses à tous les cas rencontrés par les D&IM. Elle couvre cependant, avec une originalité motivant la découverte, les bonnes pratiques fondamentales liées aux acteurs, aux comportements, à l’exploitation de l’information recherchée et trouvée avec succès.
Il convient de ne pas manquer de s’organiser et de passer la vingtaine de jours nécessaires au travail minutieux des REPEREs proposés.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’ebook a 40 ans (1971-2011)

Un livre étonnant que celui de Marie Lebert: “l’ebook a 40 ans”.
En effet, plus de 160 pages réunissent pas moins de 60 articles qui retracent l’évolution du livre numérique des débuts de l’internet à l’iPad.

Tant sur le plan culturel que technique, les D&IM trouveront avantage à la lecture de cet ouvrage pour mieux comprendre les bonnes pratiques à mettre en œuvre dans leur organisation.

Bonne lecture !

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Pourquoi faut-il dématérialiser ?

Merci de leur invitation, à la DFCG, l’APDC et l’AFDCC pour leur 8ème Petit Déjeuner annuel « Démat-Finance« .

Etonnamment, les avantages annoncés de la dématérialisation de la facturation (cf. ci-après) restent constants au fil des années années.

Vu à travers le prisme de gouvernance horizontale du D&IM, ils semblent porteurs d’une expérience enrichissante pour l’entreprise. La valeur ajoutée se caractérise en tant que modèle d’amélioration des performances des processus, d’homogénéisation des méthodes et de réplication des systèmes à l’échelle européenne tout au moins.
Au niveau des processus, la dématérialisation optimise les processus métiers. C’est, dans la limite du champs légal, plus d’autonomie, d’industrialisation et de traçabilité. Avec l’EDI c’est, dans la limite de l’interopérabilités des fournisseurs de solutions et de la question de l’archivage à valeur probante, plus de rapidité et de normalisation. La dématérialisation fiscale permet de même, de réduire les coûts et d’augmenter la rapidité des traitements.

Bénéfices
–          Division par cinq du délai de traitement des factures (une forme de D&I)
–          Respect des délais de paiement
–          Escomptes sauvegardés
–          Clôtures accélérées (IFRS)
–          Traçabilité et auditabilité (SOX)
–          Amélioration des relations fournisseurs
–          Amélioration de la valorisation RH
–          Accroissement du développement durable

Enseignements
–          Définition des process en amont
–          Conduite du changement
–          Prise en compte des aspects fonctionnels et des nouvelles technologies sur toute la chaîne de valeur
–          Education des fournisseurs

Impacts
–          Optimisation des moyens et mesures de pilotage de la performance
–          Meilleure viabilité et flexibilité des charges
–          Rationalisation de la chaîne fournisseurs
–          Modernisation de la plateforme technologique
–          Evolution de la fonction comptable à l’inter et à l’externe
–          Responsabilisation des acteurs

Conditions nécessaires d’évolution et de mise en conformité
–          Choix du changement de protocole de relations (bancaires)
–          Transformation des formats existants en SEPA (SCT XML 20-022)
–          Ibanisation des bases de tiers (=amélioration des annuaires)
–          Adaptation des règles de rapprochement bancaire
–          Adaptation des relevés de comptes eu format XML camt 054

Deux tiers des interrogés de la DFCG pensent la dématérialisation est peu efficace. Sans doute est-ce la conscience et la volonté de capitaliser sur l’expérience acquise, et donc d’engager une action stratégique, qui conduit  le tiers des directeurs financiers à annoncer un projet de dématérialisation à 12 mois.

Philippe BLOT-LEFEVRE
Coaching stratégique & Risk Management de l’information

Salon du Document Numérique

 

Le SDN (Salon du Document Numérique) prend place au sein des Salons Solution 2011. Il se tient des 4 au 6 octobre 2011 au CNIT – Paris La Défense. 

Le président de l’organisation des conférences du Salon: Jean-Pierre BLANGER, invite tous les D&IM aux tables rondes spécialement préparées pour eux.

Mercredi 5 Octobre 2011 – 14h30 à15h30
SDN2 – Dématérialisation des flux documentaires
Le numérique progresse dans l’entreprise et la société à des rythmes différents.
Points de difficulté et avancées en solutions et services.
Intervenants à la table ronde:
. Sakarah – Vincent Dreux – Dématérialisation totale (Entreprise à Entreprise)
. Digiposte – Eric Baudrillard – Relation de l’individu à la dématérialisation (Entreprise et le Citoyen)
. Elit Technologies – Xavier Bruns – Dématérialisation du poste de travail (Entreprise)
. CIMAIL – Mathias Dievart – Dématérialisation des documents RH (Individu à Entreprise)
Animateur:  Pierre Fuzeau – Serda

Mardi 4 Octobre 2011 – 14h30 à 15h30
SDN3 – Gouvernance documentaire
Comment piloter la progression du numérique par la maîtrise des organisations, des technologies et des hommes ?
Intervenants à la table ronde
– Hub2b – M. Blot-Lefèvre – Relation des individu à l’usage du document numérique
– Ricoh – Jean-Pierre Blanger – La fonction D&IM
– Consultant – Alexis Blum – Les métiers du numérique
– Activ’Way – Eric Mimoz – Accompagnement au changement
Animateur: JL de La Salle (JLS) – Aurea

Mercredi 5 Octobre 2011 – 9h30 à 10h30
SDN4 – Intelligence des flux Gérez efficacement l’information numérique
Les bonnes pratiques pour la maîtrise du numérique.
Intervenants à la  table- onde
– JLB informatique – Bernard Olivier – Réseau sociaux, Wiki… au service de l’entreprise
– GB Concept – Patrick Dugue – Gestion documentaire et patrimoniale
– Novadys – Patrick Thaunay – Workflow et gestion de processus
– Novaxel – Eric Laduré – Mobilité et accès aux documents
Animateur: Jean-Pierre Blanger – Ricoh

Mercredi 5 Octobre 2011 – 16h30 à 17h30
SDN5 – L’Editique contrôlée par les contenu et impact développement durable – N’imprimez que le nécessaire et envoyez le reste en numérique
Coexistence entre le monde du papier et du numérique pour une communication de valeur.
– Docapost – Arnaud de La Passardière – Transpromo en service
– Tessi – Eric Jamet – Impression multicanal en service
– Canon – Philippe Lazare – Disposer de son équipement d’impression
– Consultant Gabriel BRES – XPlor – Comment prendre un projet d’éditique
Animateur: F. Gouverneur – Xerox – Xplor

Pour vous inscrire aux tables rondes, cliquez sur SDN2, SDN3, SDN4 ou SDN5.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Chief Document Officer

Alors que depuis plusieurs années en France, nous pensons qu’il est important de mettre en fonction au sein de chaque organisation un D&IM (Document & Information Manager), d’autres aux USA prônent la mise en place d’un CDO (Chief Document Officer); lire: Does your Company have a Chief Document Officer?

Si les uns et les autres aboutissent à la même conclusion, c’est parce qu’ils identifient les mêmes besoins et les mêmes exigences économiques au niveau des entreprises .
Le hasard veut que ceux qui décrivent la nécessité d’un CDO sont employés par la société Ricoh comme je le suis moi-même en France. Pour autant, nous n’avons pas jusqu’à ce jour partagé les travaux du groupe D&IM français. S’il est vrai que nous sommes tous au niveau mondial engagé dans la maîtrise des service: MDS (Managed Document Services) la démarche de réflexion du CDO et du D&IM a été conduite de façon tout à fait indépendante.

Documestre au Canada… Chief Document Officer aux USA… D&IM en France… Le nom n’a que peu d’importance quand la fonction est exercée.

Il est très appréciable de mesurer que l’on n’est pas seul à penser avoir raison de défendre la fonction D&IM pour l’amélioration de la compétitivité des organisations. Le groupe de travail D&IM qui a défini le profil de cette fonction vous engage à vous y intéresser au plus vite et à créer le poste de D&IM dans votre entreprise… avant que vos concurrents ne le fassent  :o))

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Facebook contre Google+, quel choix pour les entreprises ? Le D&IM

Cet été la High-Tech a été une fois de plus en ébullition. Au delà des traditionnelles Fusions et Acquisitions dans un monde changeant rapidement, cela a été l’occasion de voir des stratégies documentaires online opposées se dessiner à l’intérieur d’un même métier.

La preuve qu’il n’existe pas de réponse unique à un problème de business donné et que la technologie n’est qu’une fraction de l’affaire.

Ce qui a déclenché ce tohubohu est l’annonce de Google+ et de ses cercles concentriques qui protégeraient « mieux » que Facebook les données et consultations des internautes utilisant Facebook;

Cette concurrence entre les deux géants de la High-tech et des réseaux sociaux veut dire qu’il va falloir faire des choix.

 

Point de départ, une lecture durant l’été d’un blog  

Le mois d’Août a vu l’avènement du nouveau service Google +, qui se veut être la réponse de Google à Facebook.
Et à la mi-Août, un autre évènement est venu perturber l’activité des laboratoires pharmaceutiques sur Facebook : Facebook a enlevé le système de blocage des commentaires  sur les pages fan des laboratoires, sous le prétexte de favoriser un dialogue authentique avec les marques.
Ce changement a mis les laboratoires dans une position très délicate : d’abord vis-à-vis de la règlementation concernant la communication médicale avec le public, très stricte en la matière, mais surtout par le fait que le contrôle 24h/24 des pages s’impose désormais, avec les investissements que cela implique.

Des pages sans commentaires peuvent encore être ouvertes, mais elles ne concernent qu’un médicament, et non le laboratoire.
Les laboratoires ont dû gérer rapidement les conséquences de ces changements.
Ainsi, Novartis a purement et simplement fermé sa page Facebook.
Pfizer, qui s’était fait hacker son compte à la fin du mois de Juillet, explique en détail les conditions de modération des commentaires. Le laboratoire semble hésiter à poursuivre son engagement. Il est vrai que le laboratoire est le plus actif avec plus de 31000 fans, il doit y avoir du travail pour le community manager !!!
Boehringer  et Johnson & Johnson réaffirment, eux, leur engagement à communiquer avec les patients. La démarche de Boehringer semble davantage être couronnée de succès en termes de nombre de commentaires. Les chiffres exacts sont disponibles (en anglais) sur le blog Whydot Pharma.
La question, pour les laboratoires pharmaceutiques, est maintenant : doit-on rester ou se désengager de Facebook ? Les investissements déjà réalisés pour concrétiser la présence du laboratoire sur Facebook valent-ils vraiment-ils la peine d’être poursuivis face à la versatilité de Facebook, qui change unilatéralement du jour au lendemain les conditions d’utilisation ? D’un autre côté, un désengagement signe une perte sèche des sommes déjà investies…

Dans ce contexte, Google + n’apporte-t-il pas aux laboratoires le moyen de poursuivre le travail commencé pour constituer et animer une communauté dans un cadre plus stable, que le système des cercles permet de contrôler plus facilement ? Google + sera-t-il pérenne, ou finira-t-il comme Wave ? Dans ce cas, la bascule vers Google vaut-elle la peine d’être tentée ?

Du point de vue du D&IM, on proposerait d’approcher le problème ainsi:

En partant du principe qu’une une entreprise est présente sur un réseau social pour des raisons propres à son activité et non pour « se faire plaisir »

 On voit rapidement que toute présence sur un réseau A ou B a des avantages et des inconvénients qu’il convient de bien mettre en lumière.

ET il faut parvenir à la conclusion de ne pas participer si les inconvénients l’emportent sur les avantages (nous incluons bien sûr que ne pas communiquer peut être perçu comme un inconvénient en termes d’image)

 ET puis il y a la complexité du secteur et interne à l’entreprise; mon propos se veut plus large que la pharmacie et s’applique à toutes les professions réglementées (banque, assurances, etc…)

1/ Un problème de Marketing et Communication très complexe, car il y a un triangle de communication qui a du mal à se stabiliser entre clients, autorités de réglementation et industrie

·         Le client est raisonnable quand il n’est pas hautement concerné mais hautement agressif si un achat se passe mal. On quitte la sphère du raisonnable pour une émotion exacerbée et les tendances à crier au complot apparaissent rapidement online

·         Les autorités sont soumises au temps court de la réaction à chaud et ne veulent pas toujours assumer la paternité de leurs décisions en cherchant parfois un bouc émissaire.

·         L’industrie n’est pas toujours aussi claire et transparente que souhaitable.

 

2/ C’est hautement technique car il faut des D&IM et des prestataires capables de comprendre la différence entre un Facebook et un Google + et ce avec des changements à haute vitesse. Depuis la parution de ce blog, Facebook a adapté sa stratégie et changé ses conditions.

 

3/ La réglementation s’impose tout de même et à tous; les amendes pour non respect de la règle sont élevées. Par ailleurs toute multinationale vous dira que l’empilement de législations locales,nationales et supra nationales est très complexe à gérer. Vérité ici n’est pas Vérité là bas.

 

Conclusion : Communiquer via les réseaux sociaux ne saurait donc être que technique et sous-traité. Il faut des vrais professionnels avec beaucoup de savoir faire et de connaissances internes à l’entreprise.
Un vrai rôle d’un D&IM et non de repasser le sujet à un jeune community manager stagiaire, parce qu’il est jeune et qu’il comprend Facebook dans sa vie privée.

 

Tout cela coûte cher et l’on voit ces réponses différentes à cette même question apparaître dans un secteur.

Retour aux basiques : quel projet, quel coût et quel bénéfices ?

 

Jean Louis de LA SALLE
Consultant
Vice-Président XPlor

Rencontre autour d’un verre…

Créée en 1978, ADELI est une association qui permet à l’ensemble des professionnels des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) et des Systèmes d’Information (SI) de partager et d’accroître leurs connaissances, de débattre librement de leurs idées et de publier leurs points de vue et retours d’expérience.

Le 9 Mai de 19h00 à 21h00, l’ADELI invite: Jean-Pierre-Blanger, Philippe Blot-Lefèvre, Jean-Louis de la Salle et Alexis Blum à venir échanger avec ses membres autour d’un verre, sur la fonction D&IM.

Pour en savoir plus et vous inscrire, cliquez ici.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

4ème Rencontre Nationale des Directeurs de l’Innovation

Ces deux derniers jours, les 19 et 20 Avril 2011, vient de se dérouler un événement assez exceptionnel pendant lequel l’intelligence collective a été mise à l’honneur.
Marc Giget (Créateur du Club de Paris des Directeurs de l’Innovation), impressionnant d’enthousiasme, nous a conduit dans un ‘Voyage au cœur des écosystèmes d’innovation’  en passant par ‘l’Insertion dans les communautés et la société, relations aux utilisateurs’ et se terminant sur les territoires de la ‘Gestion des écosystèmes d’innovation complexes interconnectés’.

J’aurais vraiment aimé que de nombreux D&IM puissent au fil des étapes de ce voyage puiser leurs sources d’inspirations multiples pour conduire leur mission de gouvernance documentaire de d’animation de leur réseau d’excellence.
En effet, les témoignages d’initiatives internationales ou nationales: O3B, EDF, Sanofi Pasteur, Bouygues Immobilier, BSH, P&G, PSA Novartis, mediconValley, CSEM, Eutelsat, SESIPR, eBay, PayPal, La Poste, Veolia, Ville de Barcelone, Ville de Sevran, CAP Digital,… ont été toutes été aussi révélatrices d’approches innovantes les unes que les autres.
Des sujets très variés ont ainsi été abordés dont quelques-uns très marquants: Diffusion satellitaire internet pour les pays en voie de développement, Immeuble à bilan énergétique positif, construction d’un pont entre deux pays générant la région la plus innovante d’Europe pour le secteur médical, ré-ingénierie de réalisation d’équipements de maison aux bilans énergétique les meilleurs du monde, la modélisation sociale et économique au sein de communautés internet, le changement de modèle éducatif en environnement défavorisé, la création d’évènements sociaux stabilisant les populations défavorisées,… le partage du travail de startups françaises pour générer d’autres initiatives innovantes,… 

Des sujets très disparates apparemment mais qui pourtant font apparaître deux conclusions au milieu de nombreuses autres, qui m’apparaissent se détacher et mériter d’être partagées immédiatement avec les D&IM:
– La première conclusion vient de l’ensemble des présentations qui montrent que l’innovation est le moteur de l’action en rupture avec l’usage et que les chemins de l’innovation sont extrêmement diverses avec des constantes telles qu’un objectif, un esprit fédérateur communautaire, une écoute des acteurs utilisateurs et une approche technologique qui ne néglige pas les aspects économiques.
– La seconde conclusion vient de Jacques Perrin, réalisateur du film OCEANS et d’autres comme Micro-Cosmos ou les Oiseaux migrateurs, qui nous dit: “Pour comprendre les poissons, il faut être au milieu des poissons” et qui explique comment une torpille ‘humaine’ a dû être imaginée et réalisée avec la Marine Nationale pour filmer au cœur des bancs de poissons comme cela n’avait jamais été fait depuis l’avènement de l’humanité.

Le caractère universel de ces conclusions permet aux D&IM de fonder la conduite de leurs missions sur les fondations de l’innovation dont leur quotidien devra s’inspirer pour convaincre au changement les directions opérationnelles et plus globalement leur organisation.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Document & Information : affaire de gouvernance

 J’ai peur que le mot gouvernance ne subisse le même galvaudage que titre de DSI (Directeur des Systèmes d’Information lorsque tant de DI (Directeur informatique) sont montés en hiérarchie par effet de paresse d’une gouvernance qui confondait  l’utilisation des nouvelles technologies de l’information avec la technique informatique. Alors soyons clairs : l’informatique est à l’information ce que la maçonnerie est à l’habitat. Et la gouvernance est à l’entreprise ce que le management est à ses fonctions.

Il me semble dès lors, impropre de parler de « gouvernance documentaire » quand on travaille sur le management documentaire. Pourquoi cette polémique me direz-vous ? Parce que je crois que le management documentaire doit être confié à la gouvernance de l’entreprise (C-level disent les américains) et qu’il serait incompréhensible de parler de gouvernance de la gouvernance documentaire.

Cette rectification faite, félicitons le SerdaLAB pour le livre blanc « La Gouvernance Documentaire dans les Organisations françaises », paru à l’occasion du salon Documation (cliquez sur l’image pour le télécharger).

N’est-il pas rassurant en effet, que 44% des 250 organisations publiques et privées consultées, considèrent que l’information est essentielle à l’élaboration de la stratégie d’entreprise ? Et si 63% des interrogés pensent que la politique documentaire est un moyen de bonne gouvernance, ils sont 10% de moins à la confier aux « spécialistes du management de l’information ».  Il est bien entendu plus difficile de gérer des connaissances (46%) que d’archiver électroniquement (33%) ou de traiter des e-mails (30%) mais la véritable raison n’est-elle pas le charisme et l’omnipotence du gouvernant face à la technique d’un métier, quel qu’il soit ?

Qui décide de « la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation », si ce n’est ce fameux Document & Information Manager que nous évoquions dans un précédent article ? Le Groupe RSD vient de signer la mise en place du Record Management^([i]) de PSA. Et Jean Mourain son VP Strategic Alliances, de nous expliquer en conférence que « le comité de pilotage de la stratégie documentaire doit faire appliquer la politique partout : en central comme en local pour la géographie comme pour les métiers, pour les volumes informatiques comme pour les formats de données, les référentiels, le juridique » ; le Risque Management et l’Intelligence Économique ajouterais-je. Comment appellerait-on le patron de ce comité de pilotage, et quelles seraient ses prérogatives, si ce ne sont celles du D&IM qui manque indiscutablement à la gouvernance des organisations ?

Une entreprise sur dix applique un management documentaire nous dit-on. Saluons ce départ et encourageons toute initiative concourant  à son accroissement,  vertueux pour l’économie nationale.

Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management)
HUB2B 

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[i] Défini comme « Gestion des D&I d’activité » par Pierre Fuzeau, Président de Serda Groupe.

Le D&IM a maintenant son Salon

Il donne suite au Forum des Acteurs du Numérique 2010 et se positionne comme le salon de la Gouvernance documentaire pour la gestion globale du document & de l’information. Il se nomme:

L’entreprise d’aujourd’hui doit maîtriser Information & Documents numériques sur la totalité de sa chaîne de valeur en s’assurant d’une gouvernance documentaire optimisée.

Le document est le support de l’activité des organisations et sa bonne gestion passe par la mise en place d’un environnement technologique cohérent et continu de la capture à l’impression, ou la transmission à un tiers.

PME et grandes entreprises trouveront dans l’espace dédié à l’Entreprise numérique, les équipements et logiciels destinés à leur factures, contrats, bulletins de salaires, dossiers d’études,… disponibles en solutions clés en main achetables pour leur besoin propre ou encore disponibles en mode SaaS mutualisées et payables à l’usage : GEIDE, LAD/RAD, CRM, Archivage Electronique…

Le D&IM trouvera avantage à visiter le SDN car il est intégré à un ensemble de salon orientés métiers.

Avec plus de 6000 visiteurs l’année passée sur l’ensemble de l’espace, le D&IM pourra prendre la mesure des interactions avec de nombreux interlocuteurs.

Il en tirera avantage pour échanger sur les préoccupations des métiers de l’entreprise et ne manquera pas de se renseigner sur les obligations de chacun.

Le SDN proposera aux D&IM et aux visiteurs du Salon des nombreuses conférences que nous aurons l’occasion de relater plus avant ultérieurement mais d’ores et déjà bloquer les dates du 4 au 6 octobre 2011 dans votre agenda.

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D Ricoh

Microsoft, Renault, et les autres ?

Microsoft accuse un de ses anciens dirigeants, Matt Miszewski, d’avoir volé 600 Mo (25 000 pages) d’informations confidentielles au moment de rejoindre son nouvel employeur Salesforce.com. Cette information que publiait Anne Confolant sur ITespresso.fr  le 14 février 2011, nous ramène à la question, non plus au blocage d’accès aux données, mais au traçage de leur usage par la chaîne des accédants.

S’il est en effet normal que le cadre ait eu accès aux données confidentielles dont il avait besoin pour l’exercice de sa fonction, les règles d’accès et d’usage des données auraient dû être associées aux métadonnées utiles à rendre infiniment plus dangereuse leur exploitation dans des conditions non autorisées. Ce fléau pèsera sur les entreprises tant que ne sera pas géré, sans doute sous l’impulsion du D&IM, le droit d’usage des informations.

« Pour éviter la révélation des informations volées, ajoute la journaliste, la justice américaine a octroyé à Microsoft une injonction temporaire, bloquant ainsi l’embauche de l’ancien responsable de l’éditeur chez Salesforce.com, en raison d’une « violation des clauses de confidentialité et de non-concurrence » inscrites dans son contrat »; preuve que le droit intervient de manière utile dans ce type de circonstance. Ce type d’intervention « pompier » coûtera 1 à 2 millions de $ à l’éditeur de Redmond ; sans compter les dommages et intérêts (en dizaines de millions de $) que vont réclamer ses clients. De plus en plus, les assureurs refusent de prendre en charge ce type de risque. Pourquoi ? – Parce que non gérés en amont par une éducation des personnels, et sans traçabilité contextuelle, la notion de « risque » disparaît au profit d’une certitude de dommage à date incertaine. L’investissement dans une stratégie D&IM apparaît alors bien dérisoire ; sinon obligatoire.

Récemment victime , dit-on, d’un vol de données secrètes, Renault n’avait pas encore recruté son D&IM. Cela viendra. Chez Microsoft, l’affaire est plus délicate puisque la firme a opté pour la stratégie sécuritaire de vase clos. En d’autres termes, l’éditeur intègre (par croissance externe notamment) tous types de logiciels-métiers de manière à les rendre interopérables et étanches aux attaques externes. Dans ces circonstances, faut-il un D&IM ? – Pour commencer : aucun D&IM sérieux n’accepterait de mettre ainsi tous ses œufs dans le même panier. Quant au client Microsoft qui se croit protégé par une telle intégration, il aura tôt fait de remarquer qu’il ne s’agit ici que de technique de sécurité ; aucunement de mise en jeu opposable de la responsabilité, donc du droit, des individus.

Philippe Blot-Lefevre
Consultant DLM (Digital Legal Management) 
HUB2B