Un aide mémoire sur la Couleur

La société Paper Leaf propose au D&IM un aide mémoire sur la Couleur que nous vous reproduisons ici:

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Identité numérique

Vous êtes-vous déjà demandé ce qu’est votre identité numérique ou celle de vos collègues ou de vos proches ?

Cette étude impressionnante conduite par Adeline Lory de Pole Documentation va vous aider à répondre à cette question.

Elle a recensé pour vous les outils de recherche d’information sur des personnes dans un livre blanc pour la recherche:
– de personnes: pas moins de 27 sites de recherche que vous pouvez immédiatement exploiter;
– de photos
– d’information sur annuaires inversés;
– dans des réseaux sociaux:
– de CV en ligne;
– d’adresses email;
– d’adresses IP;
– d’ancêtre, d’amis et proches…
Autant d’outils permettant de mesurer clairement une e-Réputation.

Les D&IM pourront faire bon usage… modéré… des conseils et outils mis à disposition.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Comment les dirigeants intelligents transforment une stratégie en actions

Nous l’avons plusieurs fois mentionné, le D&IM est responsable de la définition et de la conduite de la politique documentaire de l’entreprise auprès de la direction générale. Il rencontre dès lors toutes les difficultés des dirigeants en charge des déploiements de stratégies, sans toujours bien savoir comment les affronter.

Cette situation n’a pas échappé à Randall H. Russel, qui propose une démarche pour la bonne exécution de stratégies dans le blog du magazine: Harvard Business Review.

A partir de l’étude de 150 cas en entreprise, il conseille les étapes suivantes:
– Piloter une équipe constituée pour conduire l’alignement stratégique de façon transverse,
– Partager l’histoire de la stratégie auprès de tous en communiquant des objectifs mesurables,
– Améliorer le feedback sur la performance stratégique en se focalisant sur 15 à 20 mesures au maximum,
et ajoute quelques recommandations très pertinentes.

Cette analyse est de nature à rendre service aux D&IM dont la mission ne peut être conduite de façon isolée. Elle doit au contraire s’inscrire dans une dynamique d’entreprise que les conseils de Randall H. Russel permettront de faciliter la mise en œuvre.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Toujours plus de pression sur les DSI

Une toute récente étude de Vanson Bourne met en évidence que l’accès aux documents  informations d’activité est un enjeu considérable pour les entreprises interrogées:
– 65% veulent une amélioration dans leur département;
– 49% ont déjà engagé une amélioration dans leur département;
– 40% sont informés des améliorations apportées par les équipes de la DSI;
– 72% considèrent que l’amélioration de l’accès aux D&I est plus qu’urgente;
– 47% considèrent que leur projet d’amélioration est indispensable à leur activité;
– 41% affirment que leur DSI n’aide pas les métiers dans l’amélioration indispensable à leur activité;

Si l’étude conduite par Vanson Bourne va bien au-delà de ce que nous avons choisi de mettre en évidence, elle n’en démontre pas moins l’importance d’inventorier et hiérarchiser les besoins en termes de D&I dans l’entreprise. Cela est d’autant plus critique que d’ores et déjà, on sait que tous les projets nécessaires ne pourront pas être menés à bien.

Les D&IM en déduiront qu’ils doivent considérer en urgence la priorisation des projets à soumettre à leur Direction Générale. Il en va de la pérennité de leur organisation !

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Le service fait la différence

Sabine Hübner, considérée en Allemagne par la chaîne de télévision Pro 7 comme l’“Experte No 1 du Service”, nous propose un livre blanc que les D&IM ne manqueront pas d’apprécier. Il nous propose une explication sur la façon dont les entreprises peuvent et doivent aborder leur orientation Service pour rendre des clients heureux.

Quelques recommandations au fil de la lecture:
– Définir des lignes directives en collectif et les communiquer au collaborateurs;
– Définir les Points de Contacts et les exigences;
– Remplacer le raisonnement vertical par le raisonnement horizontal;
– Aller au-delà des lignes directives et des paquets de services, l’orientation client des services est à rechercher et à mettre en œuvre au-delà de la demande;
– Définir un plan de services reposant sur une analyse de qualité et formuler l’offre de services répondant non seulement à la satisfaction mais surtout à l’enthousiasme.
– …
Pour ce qui nous concerne en termes de Documents & Informations, la Gouvernance Documentaire consiste notamment à optimiser les flux entre les acteurs de l’entreprise. L’approche Service décrite dans ce livre blanc est donc la bienvenue pour supporter les D&IM et la voie à suivre pour rendre des utilisateurs heureux.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Maturité de l’e-Discovery et de l’e-Disclosure

Vous êtes peut-être familier de ce terme d’e-Discovery ou d’e-Disclosure. Si vous ne l’êtes pas, disons que l’e-Discovery est la capacité à retrouver la ou les informations numériques utiles, la ou les pièces (documents numériques) utiles,  pour justifier une position dans une procédure de contrôle de conformité. L’e-Disclosure est la même chose en ajoutant la capacité à produire les Documents & Informations numériques.
A l’évidence ces sujets sont au cœur des préoccupations des D&IM mais sont-ils aussi au cœur des préoccupations des entreprises. La société Epiq Sytems a décidé de se poser la question et a conduit une étude sur la maturité en matière d’e-Discovery auprès de plus de 1000 entreprises en France, Angleterre, Allemagne et aux USA.
Avant de d’analyser quelques pistes d’importance pour les D&IM,  pour gagner en maturité quant à l’e-Discovery, le mémo de la société Epiq Systems donne deux chiffres édifiants:
– Plus de 58% des entreprises n’auraient pas la certitude d’accéder aux documents clés avec efficacité;
– 69% des entreprises françaises n’auraient pas la certitude d’accéder aux documents clés avec efficacité.
Les directions générales des entreprises françaises trouveront donc avantage à rapidement confier une mission d’audit à leur D&IM afin qu’il propose un plan d’amélioration pour une meilleure capacité d’e-Discovery.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

Quelles écopratiques au bureau ?

L’association Riposte Verte, association pour un environnement tertiaire responsable, s’est donnée trois principaux objectifs:
. Évaluer l’éco-responsabilité du secteur tertiaire,
. Apporter des solutions innovantes et citoyennes,
. Promouvoir un développement durable et solidaire.

Pour atteindre ses objectifs, elle conduit de nombreuses actions de sensibilisation pour le secteur tertiaire public et privé, visant la prise de conscience des entreprises/organisations et de leurs employés.
A ce titre, Riposte Verte a récemment produit une version actualisée en 2012 de son étude de 2010 sur le ‘Papier’, qui montre principalement que:
– Les papiers utilisés sont de grammages plus faibles que par le passé;
– Les imprimeurs sont engagés dans une démarche éco-responsable;
– Si les pratiques sont parfois contraire au bon sens, les utilisateurs sont de plus en plus impliqués dans la mise en œuvre d’éco-pratiques;
– La taille de l’entreprise n’a pas d’influence sur le comportement des utilisateurs;
– L’accompagnement au changement des pratiques est le point clé méritant plus de gouvernance, de plans d’action, de mesures,…

Les D&IM qui ont pris en charge la dimension gouvernance green inhérente à leur fonction, pourront exploiter au mieux cette étude pour juger de leur situation et justifier d’efforts éventuels à conduire.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

L’OAIS est toujours vivant…

Le comité consultatif pour les systèmes d’information des industries de l’espace (CCSDS – Consultative Committee for Space Data Systems) publie une nouvelle mise à jour de son: Reference Model for An Open Archival Information System (OAIS).

Le document présente la recommandation des bonnes pratiques à appliquer pour la conservation des informations sur le long terme. Il résulte du travail et du consensus d’organisations internationales agissant dans le secteur des industries spatiales.

Publié dans sa première version en 2002, l’OAIS a marqué le secteur de l’archivage électroniques. Cette mise à jour de juin 2012 apporte plus de précisions sur de nombreux sujets abordés dans la norme et ajoute une annexe relative à la Sécurité.

Nul D&IM ne peut échapper à la lecture de cette norme qui expose de nombreuses bonnes pratiques à appliquer immédiatement dans toutes les organisations même dans celles qui ne manipulent pas les fusées et/ou les satellites…

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

La numérisation des documents

Nombreux sont ceux qui vont se demander si un article sur la Numérisation des documents a sa encore place dans un site où l’on évoque plutôt la Gouvernance documentaire que les techniques mises en œuvre pour la gestion des documents dématérialisés ou en passe de l’être.

La lecture du document préparé par la Bibliothèque et Archives Nationales du Québec, répondra facilement à cette question. Il s’agit en effet d’un recueil de  synthèse des bonnes pratiques auxquelles toutes les les opérations de numérisation de documents devraient se référer même si l’on n’a pas la chance d’habiter la belle région de Québec. Evidemment, on ne tiendra pas compte des lois et règlements qui sont mentionnés dans ce document mais on cherchera tout de même leurs équivalences françaises. Dans nos non moins belles régions, ce document servira de référence à ceux qui ne pas accoutumés à la numérisation des documents et de guide à ceux qui conduisent un projet de numérisation.

En complément du document relatif à la numérisation de documents, les D&IM peuvent aussi consulter les synthèse de la BNF (Bibliothèque Nationale de France) pour compléter leurs connaissances:
– Numérisation de masse: Qualité et formats utilisés pour garantir la conservation;
– Le processus technique de numérisation;
– Numérisation: choix technologiques.

Voilà qui constitue un bon début pour les D&IM qui sont plus habitués à la dématérialisation totale qu’à la conversion de supports d’information en documents & informations numériques.

Jean-Pierre BLANGER
Vice-président fi-D&IM
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh