Le D&IM est une fonction dans l’entreprise visant à l’identification, la valorisation et la maîtrise des processus documentaires (informations & documents) dans l’organisation. Le D&IM est un acteur de la gouvernance de l’entreprise et un leader au service des directions opérationnelles dans leurs activités tant internes qu’externes. Professionnel de la conduite du changement, le D&IM œuvre à l’urbanisation du système documents & informations. Il formalise la politique documentaire de l’organisation par la verbalisation des processus et cycles de vie des informations & documents pour garantir l’entreprise vis-à-vis de son environnement. Il travaille en relation avec les fonctions supports de l’entreprise : DOI, DSI, DAF, RM, RSSI,…
Principes généraux
- La fonction du D&IM est une fonction transversale de l’organisation notamment imposée par :
o l’avantage compétitif apporté par la maîtrise des Informations & Documents (I&D),
o le volume et la complexité croissants de l’information et des supports numériques et papiers à maîtriser au sein de l’organisation,
o la criticité des documents dans l’environnement de l’organisation (technique, légal, règlementaire, valeur capitalistique…),
o la maîtrise des coûts et risques (création, production, outils logiciels et matériels, flux, réutilisation, usage, restitution,… destruction),
o l’obligation technique et économique de maîtriser les cycles de vie des documents,
o la complexité des organisations d’aujourd’hui, quelle que soit leur taille.
- Le D&IM n’a pas nécessairement une position hiérarchique directe vis-à-vis des différents acteurs de l’organisation mais toujours un rôle de gouvernance. Il exerce le leadership local et international sur tous les sujets I&D.
- La position hiérarchique du D&IM dans l’organigramme de l’organisation, est un rattachement direct ou fonctionnel vis-à-vis de la direction générale qui lui confie sa mission.
- Le D&IM a connaissance et peut participer à la définition de la stratégie globale de l’entreprise.
- Le D&IM est garant de l’application d’une politique I&D en adéquation avec la stratégie de l’organisation.
- La fonction du D&IM est reconnue comme incontournable pour la gouvernance de l’organisation par la direction générale et par les directions opérationnelles.
- Le D&IM est le liant entre les acteurs impliqués, chargés de la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie D&I et les acteurs concernés que sont les utilisateurs du patrimoine informationnel :
Figure : « Réseau D&I »
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Le D&IM est
• Au niveau de la direction générale :
– Membre du Comité Directeur : il est directement impliqué dans la stratégie de l’entreprise ;
– Engagé dans le résultat ;
• Au niveau des directions opérationnelles :
– Membre du comité de lancement des projets ;
– Membre du comité de pilotage des projets ;
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Le D&IM n’est pas responsable
• De la mise en œuvre opérationnelle ;
• De la direction des équipes opérationnelles ;
• Des budgets des directions impliquées;
Missions du D&IM
· Garantir la bonne identification des sources documentaires, leurs utilisations, les risques, contraintes et enjeux.
· Définir la stratégie D&I en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise.
· Décliner la stratégie D&I pour l’ensemble du « Réseau D&I » (cf. § Rôle du D&IM) de l’organisation et pour chaque direction opérationnelle.
· Piloter la mise en œuvre de la stratégie D&I.
· Rendre compte à la Direction Générale et au « Réseau D&I ».
· Animer et coordonner le « Réseau D&I ».
· Emettre un avis circonstancié sur les outils techniques et juridiques du « Réseau D&I »
· Qualifier et garantir la maîtrise de la relation D&I avec les tiers de l’organisation
· Contrôler la mise en œuvre et le respect des axes directeurs.
· Proposer des axes d’amélioration et être vecteur de l’innovation documentaire.
Rôle du D&IM
· Au niveau de la Direction Générale
• Décliner et proposer la stratégie de l’entreprise en stratégie D&I et en politique D&I ;
• Etre engagé dans l’atteinte des résultats financiers de la stratégie D&I ;
• Contrôler la stratégie D&I approuvée et mettre en évidence les lacunes avec leurs solutions : Projets de rationalisation D&I dont le D&IM devient le porteur ;
• Promouvoir la fonction D&I en interne et externe.
· Au niveau de la fonction D&IM
• Repérage de la situation existante
– Comprendre l’organisation actuelle et ses caractéristiques ;
– Réaliser la cartographie du patrimoine informationnel de l’organisation ;
– Identifier les facteurs de risques et facteurs de succès liés à la fonction D&I ;
– Etudier les opportunités et les menaces (D&I) vis-à-vis de l’écosystème de l’organisation ;
– Identifier les facteurs de performance, de coûts et de rentabilité .
• Construction du devenir
– Définir les référentiels communs ;
– Définir les scenarii organisationnels du réseau D&I ;
– Organiser les flux et les processus fonctionnels (urbanisation):
• Architecture globale du patrimoine informationnel de l’organisation ;
• Standardisation des méthodes et des usages D&I par les utilisateurs ;
• Rendre visible les cycles de vie des D&I.
– Affiner, communiquer sur l’évolution des périmètre et champ d’intervention de la fonction;
– Identifier les impacts et risques des adaptations et évolutions envisagées sur le devenir;
– Superviser, manager et/ou piloter les projets de gestion de l’existant, de gestion des connaissances (KM), d’Intelligence économique (IE) et de dématérialisation D&I; ainsi que tout projet afférent aux D&I.
• Mobilisation des ressources
– Réseau interne
• Management : le D&IM développe les partenariats internes pour impliquer le management dans la stratégie D&I ;
• Supports : le D&IM définit et légitime les supports D&I (officialisation) et les mobilise ;
• Utilisateurs : le D&IM forme et responsabilise les utilisateurs.
– Réseau externe
• Connaissance : le D&IM constitue son réseau de connaissances (correspondants, experts, associations, sources d’informations,…etc.) ;
• Fournisseurs : le D&IM identifie et sélectionne les candidats fournisseurs de solutions et services.
– Technologies
• Le D&IM a droit de veto sur les orientations relatives à l’investissement ou au paiement à l’usage par externalisation (SaaS ou FM) ;
• Le D&IM est le référent pour tous les projets D&I de l’organisation.
– Economie et finances
• Le D&IM est porteur du projet de rationalisation (budgétaire, financière, technologique, technique) de la fonction D&I dans l’organisation.
· Au niveau des directions / services opérationnels
• Déclinaison de la stratégie D&I en un programme d’actions par direction/service opérationnel (= tactique pour la mise en œuvre de la stratégie D&I) concrétisé par des objectifs mesurables à court et moyen termes, réalisé en collaboration avec les directions/services opérationnels et les tiers ;
• Mise en place de tableaux de bord, comprenant des indicateurs de performance (suivi de la réalisation des objectifs et de la performance) ;
• Actualisation de la stratégie en fonction des indicateurs (humains, temps, financiers, etc.) ;
• Coordination D&I des directions/services opérationnels (équivalent à un comité directeur D&I) ;
• Suivi et contrôle des programmes d’action D&I (garant du respect de la stratégie) : participation aux comités de pilotage, suivi des tableaux de bord, etc.
• Contrôle du respect des référentiels D&I communs ;
• Conduite du changement : animation du réseau D&I (rôle de fédération des acteurs) : communication / promotion/éducation de la fonction, mise en place d’une communauté de pratique D&I, propositions éventuelles de formations, séminaires, etc.
· Au niveau des directions / services utilisateurs
• Promotion de la fonction D&I ;
• Remontée d’informations sur les besoins et les attentes en matière de D&I ;
• En fonction des besoins : création d’un comité d’utilisateurs ;
• Conduite du changement : sensibilisation, information, formation.
· Au niveau des instances extérieures
• Partenaires institutionnels
– Surveillance des évolutions législatives et règlementaires (lois, métiers, fiscales,…) ;
– Veille quant aux évolutions prévisibles des métiers ;
– Connaissance des pratiques reconnues et des pratiques susceptibles de remise en cause ;
– Connaissance des normes à appliquer pour la confiance ;
– Contribution active à l’établissement de la valeur des actifs immatériels D&I et à l’établissement de la valeur des moyens nécessaires au maintien des actifs immatériels D&I.
• Fournisseurs
– Contrôle l’exigence de mise en œuvre de bonnes pratiques D&I chez les fournisseurs ;
– Veille sur l’offre du marché en méthodologies, technologies et formations ;
– Evalue le risque D&I de l’offre fournisseur.
• Clients
– Facilite la compréhension de la politique D&I auprès des clients ;
– Anticipe au niveau des contrats, l’inclusion des pratiques de la politique D&I ;
– Surveille les clauses contractuelles et leurs évolutions ;
– Veille à l’existence de trace des échanges ;
– Contrôle l’adéquation de la fourniture D&I vers les clients avec la politique D&I de l’organisation ;
– Répond à l’obligation de compréhension des modèles et processus documentaires de certains clients et/ou secteurs ;
– Facilite la définition des interfaces D&I entre les clients et l’organisation.
• Environnement marché
– S’assure que l’organisation veille.
Relation avec les directions / services opérationnels
Remarque : il s’agira pour un D&IM de définir clairement le mode relationnel entre sa fonction et les directions / services impliquées en matière de D&I, en fonction de l’organisation, la culture et les valeurs de son organisation.
Ce mode relationnel se formalise par une charte ou un contrat entre les différentes entités indiquant notamment :
· Au niveau d’une direction
• Définition du périmètre d’intervention et de responsabilité ;
• Corrélation et cohérence entre la stratégie de la direction et celle du D&IM ;
• Définition des missions et rôles de chaque acteur.
· Au niveau des services
• Lien avec la direction dont dépend le service (cohérence du programme d’action) ;
• Définition du périmètre d’intervention et de responsabilité ;
• Définition des missions et des rôles de chaque acteur
– Direction du service opérationnel
• Responsabilité hiérarchique ;
• Management ;
• Contrôle et suivi ;
– Service
• Rôle opérationnel ;
– D&IM
• Animation ;
• Coordination des travaux du service avec le reste du réseau ;
• Contrôle et suivi.
Focus sur des interactions spécifiques avec les directions suivantes
· Relations avec la DSI
• Le D&IM donne un éclairage spécifique D&I au DSI.
• Le D&IM participe à l’urbanisation de l’information en coopération avec le DSI qui urbanise le système d’information.
• Le D&IM est le garant de l’adéquation des moyens informatiques mis en œuvre avec les obligations D&I.
· Relations avec les Documentalistes
• Le D&IM est le garant de l’adéquation des moyens mis en œuvre auprès des Documentalistes pour mener à bien leur mission.
· Relations avec les RM (Records Manager) et/ou Archives
• Les services de RM/Archives sont les partenaires opérationnels privilégiés du D&IM et sont souvent sous la responsabilité du D&IM.
• Le D&IM est le lien des RM/Archives avec la Direction Générale.
• Le D&IM veille à la disponibilité des moyens (techniques, formation…) auprès des RM/Archives pour mener à bien leurs missions.
· Relations avec RSSI
• Le D&IM est garant de l’application des obligations définie par le RSSI en matière de Sécurité D&I.
• Le D&IM est conduit à imposer au RSSI des contraintes de sécurité D&I.
· Relation avec RH
• Le D&IM sollicite les RH dans la définition des rôles D&I lorsque les contraintes opérationnelles l’exigent.
· Relation avec Juriste
• Le D&IM sollicite le service juridique pour l’ensemble des exigences liées à la fonction D&I.
· Relations avec la DAF
• Le D&IM identifie et fournit les éléments de valorisation du capital immatériel (et matériel le cas échéant).
· Relation avec le représentant CNIL
• Le D&IM s’appuie sur le représentant CNIL.
· Relation avec le Responsable Propriété Industrielle/Intellectuelle
• Le D&IM doit contribuer à la bonne circulation des déclarations pour applications des droits des marques et propriété industrielle/intellectuelle.
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Ressources
· Le D&IM doit disposer des ressources en relation avec les objectifs retenus dans ses missions pour l’organisation :
• Ressources externes, internes et financières
• Réseau,
• Personnel,
• Fonctionnement (Exploitation, R&D,…),
• Investissement.
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Qualités requises du D&IM
· Anticiper, Faciliter, Négocier, Suggérer, Eduquer, Convaincre, Traduire, Coordonner, Décider, Animer, Organiser
· Anglais lu, parlé, écrit
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Traduction française du nom
Manager de l’Information & du Document (MI&D)
Manager de l’Information & des Documents (MI&D)
Manager des Informations & Documents (MI&D)
Manager des Informations & des Documents (MI&D)
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Acronymes
SaaS – Software as a Services
FM – Facilities Management
KM – Knowledge Management
RM – Records Management
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Groupe de travail D&IM
Jean-Pierre BLANGER – Ricoh – Aproged – Expert Total Document Management * Philippe BLOT LEFEVRE – Hub2B DLM – Expert en droit d’usage du numérique * Alexis BLUM – XPlor – Consultant en Ingénieries Documentaire et Editique * Gérard GODART – Concept Doc * Jean-Pierre LIBERT – Xplor – Consultant Editique * Aude de MONTGOLFIER – Bureau Van Dijk – Aproged – Conseil * Cyrille de TURENNE – Areva – Didier BIOCHE – XPlor – Consultant en Impression Professionnelle
Document & Information Manager 