Archives mensuelles : janvier 2010

Livre Vert : le télétravail au service du développement Durable

Le 20 janvier 2010, Syntec informatique a publié son deuxième volume du Livre Vert Green IT qui donne suite au premier volume: Dématérialisation, levier de développement durable. Ce second volume: Le télétravail au service du développement durable, est consacré au télétravail et démontre comment l’informatique « verte » s’inscrit dans une logique de développement durable pour l’environnement, l’entreprise et le salarié.

Dans le premier livre vert, le D&IM trouve de nombreuses pistes pour la dématérialisation des documents et des processus. Dans le second livre, plusieurs aspects du télétravail sont au centre des préoccupations du D&IM.
Citons notamment:
3.2. Réduction des flux papier
Le fait de pouvoir accéder à son environnement de travail et à ses applications métier en situation de mobilité d’échanger en temps réel des informations numérisées, stockées et partagées entre les différents services et ainsi de réaliser des économies de papier.
La mise en place d’une solution d’accès à distance pour l’équipe d’une société de 160 collaborateurs, 10 sites, implantée dans 6 pays et représentée par 25 distributeurs dans le monde a permis, dès la première année d’utilisation, une économie de papier estimée à plus de 50 000 pages.
….
4.1. La sécurité et ses contraintes : gérer des risques et établir la confiance

La mise en place de nouveaux environnements et de nouvelles pratiques de travail n’est pas un but en soi. C’est souvent une conséquence de décisions stratégiques et de facteurs plus opérationnels, liés au contexte. L’humain n’est jamais absent, il est presque toujours prépondérant. Que l’entreprise ou l’administration souhaite créer de la valeur, réduire les coûts, améliorer son image ou promouvoir une culture de la performance durable, cela implique des choix qui peuvent entrer en résonance – ou en dissonance – avec le renouvellement des façons de travailler.
L’étude préalable de l’adaptation de l’organisation du travail, grâce à des technologies numériques, peut conduire à identifier des risques humains, juridiques, opérationnels ou sur les systèmes d’information. Ces risques peuvent être réduits par la mise en place de mesures appropriées. Pour autant, cela ne suffit pas à créer le climat de confiance indispensable aux nouvelles pratiques de travail.”

Dans ses fonctions, le D&IM s’intéresse particulièrement aux conditions d’optimisation et de circulation des flux Informations & Document en interne comme à l’extérieur de l’entreprise. Le télétravail est l’objet de nombreux avantages mais aussi de nombreux risques directement liés aux Document & Informations numériques. Le D&IM éclaire l’entreprise dans ses choix, au regard de son savoir-faire et du référentiel D&I dont il a la charge.

Jean-Pierre BLANGER pour le D&IM

Publicités

Gouvernance documentaire

L’importance de la Gouvernance documentaire a été mise en évidence par une récente étude européenne.
Demandée par Ricoh auprès de Coleman Parkes Research, l’étude montre que la fonction documentaire est actuellement très répartie sur les fonctions de l’entreprise:
image

L’étude montre par ailleurs la nécessité de la centralisation de la fonction Gouvernance Documentaire.
La fonction D&IM proposée dans le profil de fonction du présent site est candidate à la conduite de la Gouvernance Documentaire.
L’enjeu de la création de la fonction D&IM est alors clairement exprimé par les résultats de l’étude suivants:
image
77% des entreprises estiment qu’une Gouvernance Documentaire optimisée est source de réduction de gestion des coûts des documents.

Pour plus d’information, l’étude est téléchargeable sur le site de Ricoh (www.ricoh.fr) qui a commandé l’étude.

Jean-Pierre BLANGER
Directeur R&D RICOH France
Membre Aproged

L’information essentielle au management qui DOIT prendre connaissance de cette fonction de l’entreprise.

Le Cloud Computing va se développer sans arrêt.  VP IT Services d’Orange Business Services, Gérard Garnier précise qu’il ne s’agit pas, cette fois çi, d’une mode : parce qu’il permet aux utilisateurs d’aller à l’info’ dont ils ont besoin, là où elle est et via le réseau. Aucune entreprise n’est prête à ce changement inéluctable parce que déjà opérationnel dans le grand public; et c’est comme çà que ça marche désormais!

Qui est responsable du document dans l’entreprise? – Tout le monde (DG, DF, DC, DRH, RSSI, etc…) donc : personne !

Il est de la responsabilité de la DG de reprendre les rennes de l’information et de la protection des actifs de son actionnariat en nommant UN RESPONSABLE, interlocuteur, partenaire et partie prenante de la Gouvernance.

Le document est matériel mais sa valeur relevant dans son usage par les individus, elle est purement humaine.

Le Document & I information Manager n’est donc pas une nouvelle donne mais LE moyen humain nécessaire de l’Organisation dans son nouveau contexte techno-juridique et opérationnel.

Le profil D&IM décrit bien cela en termes de besoin et de solutions.

Bravo au groupe et merci de m’avoir, pendant deux années, permis de travailler, en son sein.
Le sujet n’est plus avant-gardiste comme lors de nos premières réunions. Il est dans l’actualité  de l’entreprise de 2010.

Philippe Blot-Lefèvre
Risk Manager de l’information
Conseil en gestion du droit d’usage, par les utilisateur, de l’information (www.hub2b.com)

Profil D&IM

Le D&IM est une fonction dans l’entreprise visant à l’identification, la valorisation et la maîtrise des processus documentaires (informations & documents) dans l’organisation. Le D&IM est un acteur de la gouvernance de l’entreprise et un leader au service des directions opérationnelles dans leurs activités tant internes qu’externes. Professionnel de la conduite du changement, le D&IM œuvre à l’urbanisation du système documents & informations. Il formalise la politique documentaire de l’organisation par la verbalisation des processus et cycles de vie des informations & documents pour garantir l’entreprise vis-à-vis de son environnement. Il travaille en relation avec les fonctions supports de l’entreprise : DOI, DSI, DAF, RM, RSSI,…

Principes généraux

  • La fonction du D&IM est une fonction transversale de l’organisation notamment imposée par :
    o l’avantage compétitif apporté par la maîtrise des Informations & Documents (I&D),
    o le volume et la complexité croissants de l’information et des supports numériques et papiers à maîtriser au sein de l’organisation,
    o la criticité des documents dans l’environnement de l’organisation (technique, légal, règlementaire, valeur capitalistique…),
    o la maîtrise des coûts et risques (création, production, outils logiciels et matériels, flux, réutilisation, usage, restitution,… destruction),
    o l’obligation technique et économique de maîtriser les cycles de vie des documents,
    o la complexité des organisations d’aujourd’hui, quelle que soit leur taille.
  • Le D&IM n’a pas nécessairement une position hiérarchique directe vis-à-vis des différents acteurs de l’organisation mais toujours un rôle de gouvernance. Il exerce le leadership local et international sur tous les sujets I&D.
  • La position hiérarchique du D&IM dans l’organigramme de l’organisation, est un rattachement direct ou fonctionnel vis-à-vis de la direction générale qui lui confie sa mission.
  • Le D&IM a connaissance et peut participer à la définition de la stratégie globale de l’entreprise.
  • Le D&IM est garant de l’application d’une politique I&D en adéquation avec la stratégie de l’organisation.
  • La fonction du D&IM est reconnue comme incontournable pour la gouvernance de l’organisation par la direction générale et par les directions opérationnelles.
  • Le D&IM est le liant entre les acteurs impliqués, chargés de la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie D&I et les acteurs concernés que sont les utilisateurs du patrimoine informationnel :

clip_image002

Figure : « Réseau D&I »

  • Le D&IM est
    • Au niveau de la direction générale :
    – Membre du Comité Directeur : il est directement impliqué dans la stratégie de l’entreprise ;
    – Engagé dans le résultat ;
    • Au niveau des directions opérationnelles :
    – Membre du comité de lancement des projets ;
    – Membre du comité de pilotage des projets ;
  • Le D&IM n’est pas responsable
    • De la mise en œuvre opérationnelle ;
    • De la direction des équipes opérationnelles ;
    • Des budgets des directions impliquées;

Missions du D&IM
· Garantir la bonne identification des sources documentaires, leurs utilisations, les risques, contraintes et enjeux.
· Définir la stratégie D&I en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise.
· Décliner la stratégie D&I pour l’ensemble du « Réseau D&I » (cf. § Rôle du D&IM) de l’organisation et pour chaque direction opérationnelle.
· Piloter la mise en œuvre de la stratégie D&I.
· Rendre compte à la Direction Générale et au « Réseau D&I ».
· Animer et coordonner le « Réseau D&I ».
· Emettre un avis circonstancié sur les outils techniques et juridiques du « Réseau D&I »
· Qualifier et garantir la maîtrise de la relation D&I avec les tiers de l’organisation
· Contrôler la mise en œuvre et le respect des axes directeurs.
· Proposer des axes d’amélioration et être vecteur de l’innovation documentaire.

Rôle du D&IM
· Au niveau de la Direction Générale

  • Décliner et proposer la stratégie de l’entreprise en stratégie D&I et en politique D&I ;
  • Etre engagé dans l’atteinte des résultats financiers de la stratégie D&I ;
  • Contrôler la stratégie D&I approuvée et mettre en évidence les lacunes avec leurs solutions : Projets de rationalisation D&I dont le D&IM devient le porteur ;
  • Promouvoir la fonction D&I en interne et externe.
· Au niveau de la fonction D&IM
  • Repérage de la situation existante
    – Comprendre l’organisation actuelle et ses caractéristiques ;
    – Réaliser la cartographie du patrimoine informationnel de l’organisation ;
    – Identifier les facteurs de risques et facteurs de succès liés à la fonction D&I ;
    – Etudier les opportunités et les menaces (D&I) vis-à-vis de l’écosystème de l’organisation ;
    – Identifier les facteurs de performance, de coûts et de rentabilité .
  • Construction du devenir
    – Définir les référentiels communs ;
    – Définir les scenarii organisationnels du réseau D&I ;
    – Organiser les flux et les processus fonctionnels (urbanisation):
  • Architecture globale du patrimoine informationnel de l’organisation ;
  • Standardisation des méthodes et des usages D&I par les utilisateurs ;
  • Rendre visible les cycles de vie des D&I.
    – Affiner, communiquer sur l’évolution des périmètre et champ d’intervention de la fonction;
    – Identifier les impacts et risques des adaptations et évolutions envisagées sur le devenir;
    – Superviser, manager et/ou piloter les projets de gestion de l’existant, de gestion des connaissances (KM), d’Intelligence économique (IE) et de dématérialisation D&I; ainsi que tout projet afférent aux D&I.
  • Mobilisation des ressources
    –
Réseau interne
      • Management : le D&IM développe les partenariats internes pour impliquer le management dans la stratégie D&I ;
      • Supports : le D&IM définit et légitime les supports D&I (officialisation) et les mobilise ;
      • Utilisateurs : le D&IM forme et responsabilise les utilisateurs.
    –
Réseau externe
      • Connaissance : le D&IM constitue son réseau de connaissances (correspondants, experts, associations, sources d’informations,…etc.) ;
      • Fournisseurs : le D&IM identifie et sélectionne les candidats fournisseurs de solutions et services.
    –
Technologies
      • Le D&IM a droit de veto sur les orientations relatives à l’investissement ou au paiement à l’usage par externalisation (SaaS ou FM) ;
      • Le D&IM est le référent pour tous les projets D&I de l’organisation.
    –
Economie et finances
      • Le D&IM est porteur du projet de rationalisation (budgétaire, financière, technologique, technique) de la fonction D&I dans l’organisation.
· Au niveau des directions / services opérationnels
  • Déclinaison de la stratégie D&I en un programme d’actions par direction/service opérationnel (= tactique pour la mise en œuvre de la stratégie D&I) concrétisé par des objectifs mesurables à court et moyen termes, réalisé en collaboration avec les directions/services opérationnels et les tiers ;
  • Mise en place de tableaux de bord, comprenant des indicateurs de performance (suivi de la réalisation des objectifs et de la performance) ;
  • Actualisation de la stratégie en fonction des indicateurs (humains, temps, financiers, etc.) ;
  • Coordination D&I des directions/services opérationnels (équivalent à un comité directeur D&I) ;
  • Suivi et contrôle des programmes d’action D&I (garant du respect de la stratégie) : participation aux comités de pilotage, suivi des tableaux de bord, etc.
  • Contrôle du respect des référentiels D&I communs ;
  • Conduite du changement : animation du réseau D&I (rôle de fédération des acteurs) : communication / promotion/éducation de la fonction, mise en place d’une communauté de pratique D&I, propositions éventuelles de formations, séminaires, etc.
· Au niveau des directions / services utilisateurs
  • Promotion de la fonction D&I ;
  • Remontée d’informations sur les besoins et les attentes en matière de D&I ;
  • En fonction des besoins : création d’un comité d’utilisateurs ;
  • Conduite du changement : sensibilisation, information, formation.
· Au niveau des instances extérieures
  • Partenaires institutionnels
    – Surveillance des évolutions législatives et règlementaires (lois, métiers, fiscales,…) ;
    – Veille quant aux évolutions prévisibles des métiers ;
    – Connaissance des pratiques reconnues et des pratiques susceptibles de remise en cause ;
    – Connaissance des normes à appliquer pour la confiance ;
    – Contribution active à l’établissement de la valeur des actifs immatériels D&I et à l’établissement de la valeur des moyens nécessaires au maintien des actifs immatériels D&I.
  • Fournisseurs
    – Contrôle l’exigence de mise en œuvre de bonnes pratiques D&I chez les fournisseurs ;
    – Veille sur l’offre du marché en méthodologies, technologies et formations ;
    – Evalue le risque D&I de l’offre fournisseur.
  • Clients
    – Facilite la compréhension de la politique D&I auprès des clients ;
    – Anticipe au niveau des contrats, l’inclusion des pratiques de la politique D&I ;
    – Surveille les clauses contractuelles et leurs évolutions ;
    – Veille à l’existence de trace des échanges ;
    – Contrôle l’adéquation de la fourniture D&I vers les clients avec la politique D&I de l’organisation ;
    – Répond à l’obligation de compréhension des modèles et processus documentaires de certains clients et/ou secteurs ;
    – Facilite la définition des interfaces D&I entre les clients et l’organisation.
  • Environnement marché
    – S’assure que l’organisation veille.

Relation avec les directions / services opérationnels
Remarque : il s’agira pour un D&IM de définir clairement le mode relationnel entre sa fonction et les directions / services impliquées en matière de D&I, en fonction de l’organisation, la culture et les valeurs de son organisation.

Ce mode relationnel se formalise par une charte ou un contrat entre les différentes entités indiquant notamment :
·
Au niveau d’une direction
 
Définition du périmètre d’intervention et de responsabilité ;
 
Corrélation et cohérence entre la stratégie de la direction et celle du D&IM ;
 
Définition des missions et rôles de chaque acteur.
·
Au niveau des services
 
Lien avec la direction dont dépend le service (cohérence du programme d’action) ;
 
Définition du périmètre d’intervention et de responsabilité ;
 
Définition des missions et des rôles de chaque acteur
   
Direction du service opérationnel
 
Responsabilité hiérarchique ;
 
Management ;
 
Contrôle et suivi ;
   
Service
 
Rôle opérationnel ;
   
D&IM
 
Animation ;
 
Coordination des travaux du service avec le reste du réseau ;
 
Contrôle et suivi.

Focus sur des interactions spécifiques avec les directions suivantes
· Relations avec la DSI

  • Le D&IM donne un éclairage spécifique D&I au DSI.
  • Le D&IM participe à l’urbanisation de l’information en coopération avec le DSI qui urbanise le système d’information.
  • Le D&IM est le garant de l’adéquation des moyens informatiques mis en œuvre avec les obligations D&I.
· Relations avec les Documentalistes
  • Le D&IM est le garant de l’adéquation des moyens mis en œuvre auprès des Documentalistes pour mener à bien leur mission.
· Relations avec les RM (Records Manager) et/ou Archives
  • Les services de RM/Archives sont les partenaires opérationnels privilégiés du D&IM et sont souvent sous la responsabilité du D&IM.
  • Le D&IM est le lien des RM/Archives avec la Direction Générale.
  • Le D&IM veille à la disponibilité des moyens (techniques, formation…) auprès des RM/Archives pour mener à bien leurs missions.
· Relations avec RSSI
  • Le D&IM est garant de l’application des obligations définie par le RSSI en matière de Sécurité D&I.
  • Le D&IM est conduit à imposer au RSSI des contraintes de sécurité D&I.
· Relation avec RH
  • Le D&IM sollicite les RH dans la définition des rôles D&I lorsque les contraintes opérationnelles l’exigent.
· Relation avec Juriste
  • Le D&IM sollicite le service juridique pour l’ensemble des exigences liées à la fonction D&I.
· Relations avec la DAF
  • Le D&IM identifie et fournit les éléments de valorisation du capital immatériel (et matériel le cas échéant).
· Relation avec le représentant CNIL
  • Le D&IM s’appuie sur le représentant CNIL.
· Relation avec le Responsable Propriété Industrielle/Intellectuelle
  • Le D&IM doit contribuer à la bonne circulation des déclarations pour applications des droits des marques et propriété industrielle/intellectuelle.

——————————————————

Ressources
· Le D&IM doit disposer des ressources en relation avec les objectifs retenus dans ses missions pour l’organisation :
  • Ressources externes, internes et financières
  • Réseau,
  • Personnel,
  • Fonctionnement (Exploitation, R&D,…),
  • Investissement.

——————————————————

Qualités requises du D&IM
· Anticiper, Faciliter, Négocier, Suggérer, Eduquer, Convaincre, Traduire, Coordonner, Décider, Animer, Organiser
· Anglais lu, parlé, écrit

——————————————————

Traduction française du nom
  Manager de l’Information & du Document (MI&D)
  Manager de l’Information & des Documents (MI&D)
  Manager des Informations & Documents (MI&D)
  Manager des Informations & des Documents (MI&D)

——————————————————

Acronymes
SaaS – Software as a Services
FM – Facilities Management
KM – Knowledge Management
RM – Records Management

——————————————————

Groupe de travail D&IM
Jean-Pierre BLANGER – Ricoh – Aproged – Expert Total Document Management * Philippe BLOT LEFEVRE – Hub2B DLM – Expert en droit d’usage du numérique * Alexis BLUM – XPlor – Consultant en Ingénieries Documentaire et Editique * Gérard GODART – Concept Doc * Jean-Pierre LIBERT – Xplor – Consultant Editique * Aude de MONTGOLFIER – Bureau Van Dijk – Aproged – Conseil * Cyrille de TURENNE – Areva – Didier BIOCHE – XPlor – Consultant en Impression Professionnelle

Creative Commons License