L’impact des processus documentaires au sein des entreprises

Un nouveau livre blanc Ricoh relatif aux processus docu-mentaires et aux document critique de l’entreprise.
Menée par Coleman Parkes Research pour Ricoh en Belgique, en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, en Suède, en Finlande, en Norvège, au Danemark, en Espagne, en Suisse et au Royaume-Uni, l’étude permet d’identifier les axes d’amélioration en termes de processus documentaires et ses effets économiques au regard des défis à venir: les changements démographiques, les enjeux du développement durable, la mondialisation et les nouvelles technologies.

L’étude révèle que le traitement des documents critiques représente pour les entreprises, un investissement significatif d’environ 147 milliards d’euros par an. L’optimisation des processus documentaires génèrerait un bénéfice de 46 milliards d’euros pour l’ensemble des entreprises européennes.

Mais ces 46 milliards qui intéressent les entreprises dorment, parce que pour 45% des personnes interrogées, le manque de temps constitue le principal frein à l’optimisation des processus documentaires.

Quel D&IM responsable peut laisser perdurer une telle situation dans un contexte économique tendu ?

Jean-Pierre BLANGER
Membre Aproged et Clusif
Directeur R&D et des Offres de Services Ricoh

CAO

Wikipédia nous précise «  La conception assistée par ordinateur (CAO), comprend l’ensemble des logiciels et des techniques de modélisation géométrique permettant de concevoir, de tester virtuellement – à l’aide d’un ordinateur et des techniques de simulation numérique – et de réaliser des produits manufacturés et les outils pour les fabriquer ». 

Selon une enquête menée par Project Lightning  auprès de 3800 utilisateurs et publiée le 28 octobre 2010:

• 32% des utilisateurs se plaignent d’une conception CAO lorsqu’elle émane d’autres utilisateurs. Ce qu’un D&IM interprète comme un manque d’écoute et de prise en compte des besoins utilisateurs, de la part de la maitrise d’ouvrage à l’origine du logiciel.
• 19% considèrent ne pas pouvoir utiliser les données produite par la CAO. Ce qu’un D&IM interprète comme un manque d’appréciation de l’éditeur quant à l’utilité du logiciel, lequel n’est pas une fin en soi mais un moyen mis à la disposition des utilisateurs finaux : des humains !
• 14% éprouvent des difficultés à créer/valider plusieurs configurations de grands produit complexes. Ce qu’un D&IM considère comme un manque de professionnalisme du fournisseur, attendu que les utilisateurs ont un besoin impératif de choisir les outils qui les rendent les plus performants; Intérêt in fine du fournisseur.
• 10% correspondent à des demandes d’autres services qui accaparent votre temps. Ce qu’un D&IM admet, soit comme une insuffisante précision des besoins utilisateurs, soit comme une trop grande imprécision des prestations rendues par le système aux utilisateurs finaux.
• 9% regrettent que la formation et l’accompagnement des utilisateurs soient assurés par des individus moins expérimentés qu’eux. Ce que le D&IM contribue à anticiper en amont des contrats conclus avec les fournisseurs.

Faut-il rappeler que la valeur de l’information tient de son usage par les individus dans leur fonction ?

Professionnel de la qualité de l’information tant dans son acquisition que dans son utilisation, le D&IM veille au respect des éléments constitutifs d’une confiance qui est aussi indispensable à la performance de l’entreprise que nécessaire à la relation utilisateur-éditeurs : apprécier les réels besoins utilisateurs, permettre de comparer pour arbitrer, ne rien produire qui ne soit utile et réutilisable en vue d’améliorer les processus métiers, accepter de partager les compétences-métiers entre le fournisseur et le client ; car l’apprentissage réciproque est vertueux.

Philippe Blot-Lefèvre
Conseil en Digital Legal Management